5S på den japanska arbetsplatsen – seiton redo (del 2 av 5)

hjälpa leverantörer att få kanten

bland våra kunder finns amerikanska företag som vill öka sin andel av japanska affärer i USA.vi lär dem de kulturella skillnaderna bakom japanska och amerikanska arbetsmetoder och hur man kan förutse sina kunders krav. Att känna till det kulturella sammanhanget gör det inte bara möjligt för dem att uppfylla sina kunders förväntningar, utan de identifierar också proaktivt sätt att öka värdet på relationen.

5S, som ofta förklaras som Seiri = sortering, Seiton = organisering, Seiso = rengöring, Seiketsu = sanering och Shitsuke = sustaining, är en arbetsplatsmetodik introducerad av japanska företag. 5S bygger på grundläggande japanska ”sunt förnuft”, vilket är en anledning till att de har svårt att förklara det för icke-japanska. I förra månadens nummer (februari 2011) gav vi en översikt över 5S och några tankar om Seiri. Denna månad tar en ny titt på Seiton.

Seiton: grunderna

kopp erbjuder ett sätt att beskriva seiton.
” organisera. Ställ in alla nödvändiga föremål på ett snyggt ordnat sätt så att de kan lokaliseras och hämtas säkert och snabbt. Store-allt på sin plats.”Hon råder japanska ingenjörer att använda uttrycket” en plats för allt och allt på sin plats”, myntat av vem annat än Benjamin Franklin,”den typiska amerikanen”!

Seiton-(XHamster)

låt oss titta på de subtilare betydelserna av seiton. Det första tecknet,” organisation” eller ordning”, är detsamma som det första tecknet i seiri, det första 5S-konceptet. I själva verket två ord används ofta tillsammans för att beskriva allmänt ordning, som i ” seiri seiton.”Men deras betydelser är ganska olika. Seiri betyder att sortera, separera och avvisa (och behålla). Seiton betyder att organisera och vara redo. Om vi helt enkelt fokuserar på att lägga bort saker kan vi glömma varför vi lägger bort saker, vilket är att kunna hämta dem snabbt när vi behöver dem. Seiton innebär att bestämma var och när objekt behövs, och placera dem på ett sätt som främjar ett effektivt arbetsflöde. En arbetare ska inte behöva jaga efter nödvändiga verktyg eller gå till ett annat område för att få tillgång till ofta använda föremål.

TV-serien med den röriga garderoben

för några år sedan pratade en japansk kollega och jag om våra favorit amerikanska Barns TV-program. Jag nämnde en vetenskapsshow som sändes vid den tiden på offentlig TV. Det innehöll två riktigt coola killar som gick på vetenskapliga äventyr med sitt husdjur lemur. ”Åh,” sa han, ” Jag gillar inte min dotter att titta på den showen. Dessa två killar är inte ett bra exempel.”Jag undrade,” hur kunde han inte tycka om showen?”Då kom jag ihåg. Det var ett löpande skämt om att ” gå till garderoben.”När de satte sig för sitt äventyr, skulle de gå till sin garderob för att få sina redskap. Garderoben var fylld så full att när de öppnade dörren föll en lavin av alla slags utrustning på huvudet. ”Riktiga forskare har seiton” sa min kollega. ”Han har rätt”, tänkte jag för mig själv. Men jag tänkte på amerikanska barn som tittade på showen, den röriga garderoben lade bara till brödernas svalhet. På något sätt verkar seiton inte allt det-ja, coolt. Besök en Japansk skola, och du kommer att se hur seiton lärs ut och förstärks från dag ett.

visuell kommunikation av seiton

visuell identifiering och kommunikation är också avgörande för seiton-implementering. Objekt som används regelbundet är ofta märkta för att dokumentera Datum för användning för att bestämma platsens prioritet. Verktyg är märkta så att rätt används. Skuggmärkning (ritning av objektets kontur på den plats där den ska läggas bort) kommunicerar tydligt rätt plats. Golvmärkning identifierar platser där utrustningen hör hemma. Det identifierar också var människor hör hemma och platser som inte är säkra och de inte hör hemma.

Seiton och människor

vi tänker ofta på seiton som att applicera på objekt som verktyg, delar och utrustning, men den ursprungliga betydelsen av seiton inkluderar också att klä sig ordentligt enligt sin roll. En uniform är en typ av visuell kommunikation. På ett japanskt företag kan du snabbt se vem som är entreprenörer och inte vanliga anställda, och även vilken entreprenör de arbetar för, helt enkelt från uniformens färg. På samma sätt bär japaner som går på vandring vandringsutrustning, även på en enkel dagsutflykt där rent tekniskt sett vanliga kläder räcker. Att anpassa kostymen till aktiviteten är viktigare för Japanska än för amerikaner.

plats och tid

Japanska har ett ord,” ba”, som anger både tid och plats. Japanska är känsliga för att anpassa aktiviteter till deras lämpliga ” ba.”Ett element i seiton är att anpassa scheman. Säg till exempel att japanerna behöver ringa ett krismöte klockan 1:00, de kan vara ganska säkra på att de människor som behöver delta kommer att vara där. Det beror på att japanska företag gör den logistiska ansträngningen för att ge alla samma lunchpaus från 12:00 till 1:00. Så de är förvånade över att ringa ett improviserat möte klockan 1: 00 i USA och upptäcker att många arbetare inte ens är i byggnaden. När de hör, ”jag kan inte hitta Joe. Han måste ha gått ut för att ta en bit att äta” de undrar om amerikanerna menar allvar med sitt arbete. Mitt råd: Ta reda på när japanerna tar lunch och tar det samtidigt.

ett annat element i seiton är att anpassa beteendet med lämplig ” ba.”Det finns en tid och plats för allt. Möten är ” ba ” för seriös diskussion. De är inte platser för att skämta runt. Middag och drycker är ”ba” för att skämta och lära känna varandra.

förbereds

Seiton skiljer sig från att helt enkelt ha ett snyggt butiksgolv eller kontor. Det ultimata syftet med seiton är beredskap, för objekt att vara redo när det behövs. Objekt som används faktiska arbetsprocesser analyseras ur synvinkel av frekvens och närhet innan de tilldelas en plats.

ett vanligt klagomål jag hör från japanerna är att amerikanerna inte är beredda på möten. Stöddata bör tas med, antingen som papperskopior eller i ett elektroniskt format som snabbt kan hämtas. Var inte i stånd att säga, ”Jag är ledsen, jag vet att kalkylbladet är någonstans i nätverket…” se till att du upptäcker eventuella avvikelser i uppgifterna innan de gör det och att ditt team är förberett och överens innan du kommer till mötet.

Seiton—alla nödvändiga objekt placeras så att de kan placeras och redo när de behövs.