Allt du behöver veta när du anställer utländska oberoende entreprenörer

hur man betalar utländska oberoende entreprenörer

att betala utländska oberoende entreprenörer är mycket mer komplicerat att skicka pengar till deras bankkonto. Du måste bedöma olika betalningsalternativ som är vettiga för både dig och den oberoende entreprenören. Ta en titt på ut komplett guide om hur man betalar utländska oberoende entreprenörer för en översikt över metoder samt för-och nackdelar med varje.

lär dig om rapportering av inkomst-och skatteansvar

oberoende entreprenörsskatter är vanligtvis deras enda ansvar, eftersom vi pratar om egenföretagande skatter, och de anställande företagen är fria från detta ansvar. Beroende på entreprenörens land kan företaget dock vara involverat i processen att sammanställa och rapportera ersättning, även om entreprenören betalar sina egna skatter för egenföretagande. Se till att ditt företag inte är ansvarigt för skatterna eftersom det kan utgöra en risk för ditt företag.

Rapporteringsinkomst för icke – amerikanska medborgare som bor utanför USA

den amerikanska skattesatsen gäller för alla som har gjort inkomst i USA, oavsett medborgarskap. Det betyder att om en oberoende entreprenör inte är en amerikansk medborgare men har gjort inkomst i USA måste man fortfarande betala skatt enligt de amerikanska priserna. I vissa fall har ett skatteavtal upprättats mellan USA och ett land.

enligt IRS, ”enligt dessa fördrag beskattas invånare (inte nödvändigtvis medborgare) i utlandet till en reducerad skattesats eller är befriade från amerikanska skatter på vissa inkomstposter som de får från källor inom USA.”

för en fullständig lista över länder som har ett skatteavtal, se IRS-webbplatsen.

hur man bestämmer om inkomsten är amerikansk eller inte?

enligt IRS bestäms källinkomsten genom att erbjuda tjänster av den plats där tjänsterna utförs. Som sagt, även om en utländsk oberoende entreprenör arbetar för ett amerikanskt företag, anses de inkomster de får inte vara amerikanska inkomster så länge som varje aspekt av Tjänsten utförs utanför USA. I så fall bör ett amerikanskt företag inte hålla tillbaka eller rapportera skatter. Om en utländsk oberoende entreprenör bedriver någon del av sina tjänster i USA måste vissa villkor vara uppfyllda för att undvika skatteskyldighet:

• entreprenören var närvarande i USA i högst 90 dagar under ett skatteår;
• betalningen till entreprenören är lägre än $ 3,000;
• betalningen till entreprenören är för tjänster som utförs för en enhet eller ett kontor som underhålls i ett främmande land.

hur man samlar in skatteblanketter för entreprenörer som krävs av IRS?

om ett USA-baserat företag anställer USA-baserade entreprenörer som tjänar mer än $600 inom ett år, ska de lämna in IRS-formulär 1099-NEC (icke-anställd ersättning) till IRS. Från och med skatteåret 2020 använder företag som arbetar med entreprenörer Form 1099-NEC för att lämna in entreprenörsbetalningar istället för Form 1099-MISC, som användes tidigare år. Effektivt för skatteåret 2020, vad som brukade vara Ruta 7 på formuläret 1099-MISC blir ruta 1 på formuläret 1099-NEC, och Ruta 7 på 1099-MISC kommer att tas bort.
Form 1099-NEC användes senast 1982 och är nu väcks till liv av IRS. På denna blankett rapporterar arbetsgivarna de totala betalningarna som gjorts under året till varje entreprenör som fick mer än 600 dollar. Form 1099-NEC ska lämnas in till IRS senast den 31 januari för föregående år.

form 1099-MISC fortsätter dock att existera, så se till att kontrollera skillnaderna mellan 1099 NEC och 1099 MISC-formulär.

Vid rapportering av icke-anställd ersättning på blankett 1099-NEC förklarar IRS att betalning måste rapporteras om alla fyra av dessa villkor är uppfyllda:

• Det görs till någon som inte är din anställd
• Det görs för tjänster i samband med din handel eller verksamhet
• Det gjordes till en individ, partnerskap, egendom eller i vissa fall ett företag
• betalningarna till den betalningsmottagaren var minst $600 eller mer för året

hur man samlar IRS Form W-9 för 1099 entreprenörer?

amerikanska företag använder IRS-formulär W-9 (begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering) för att få information från oberoende entreprenörer som de anställer som är baserade i USA.

Form W-9 innehåller namn, adress och personnummer (eller skatteidentifikationsnummer, känt som TIN) för 1099-entreprenören i fråga. Tänk på att ibland entreprenörer som agerar som företagare kan ge dig deras arbetsgivare identifikationsnummer (EIN) istället. Arbetsgivare behöver bara be om ett ifyllt formulär W-9 från entreprenörer som de betalade mer än $ 600 till under ett år. Varken arbetsgivaren eller entreprenören behöver skicka in detta formulär till IRS eftersom det bara är en förutsättning för att fylla i formulär 1099-NEC.

hur man samlar IRS Form W-8BEN (eller W-8BEN-E) för utländska oberoende entreprenörer?

motsvarande formulär W-9 för utländska entreprenörer är IRS-formuläret W-8BEN. Den har två varianter: Form W-8BEN för individer och Form W-8BEN-E för enheter (utländska företag, eller egenföretagare som verkar under en affärsenhet). Entreprenörens status bestämmer formuläret som behöver samlas in.

dessa formulär används för att bevisa att en person (eller enhet) inte är en amerikansk medborgare. Det anställande företaget har rätt att förlita sig på kraven på dessa formulär för att fastställa skyldigheter avseende skatterapportering och källskatt. Om informationen på formuläret skiljer sig från fakta och arbetstagaren inte kvalificerar sig som utländsk oberoende entreprenör, är företaget fritt från ansvar för att inte uppfylla skattekraven.

dessa formulär är giltiga i tre år och bör förnyas om förhållandet fortsätter efter den tiden. Du kan läsa mer om W-8BEN formulär på IRS’ W-8BEN sida.

skattekonsekvenser för amerikanska företag som anställer oberoende entreprenörer

anställer en oberoende entreprenör som är en amerikansk medborgare som bor i USA (1099 entreprenör)

ur ett amerikanskt företags perspektiv är detta den enklaste installationen. Det första steget är att begära att entreprenören tillhandahåller formulär W-9. Företaget som anställde entreprenören måste utfärda ett formulär 1099-NEC senast den 31 januari för att rapportera betalningar högre än 600 dollar föregående år. Företaget behöver inte hålla inne skatt innan en betalning till entreprenören. Kom ihåg att företaget inte betalar några löneskatter, sjukförsäkring, arbetstagarnas ersättningsförsäkring eller andra FICA-skatter.

anställa en utländsk oberoende entreprenör som bor utanför USA

det amerikanska företaget behöver inte rapportera de betalningar de gjort till den utländska oberoende entreprenören till IRS om de inte är amerikanska inkomster. Företaget behöver inte heller hålla tillbaka någon skatt. Företaget behöver dock samla in W-8BEN (E) som bevis på entreprenörens status.

en oberoende leverantör som bor i USA med ett visum som tillåter dem att arbeta i USA

viseringen i sig är inte en avgörande faktor för att avgöra om beskattningen gäller. Platsen där tjänsten utförs bestämmer inkomstkällan. Om den utländska entreprenören bor och levererar sina tjänster i USA anses inkomsterna vara amerikanska och företaget måste hålla inne 30% enligt utländska skattesatser. Dessa regler gäller dock inte om det finns ett skatteavtal mellan länderna (som nämns tidigare i denna artikel) eller om en person blir bosatt.

förutom källskatt måste företaget lämna in formulär 1042, årlig källskatt för amerikanska inkomster för utländska personer, senast den 15 mars det följande året. Läs mer om formuläret och kraven här. Om det finns ett skatteavtal mellan USA och entreprenörens land, ska entreprenören lämna in formulär 8233, undantag från att hålla tillbaka ersättning för oberoende (och vissa beroende) personliga tjänster av en utländsk utlänning.

ett amerikanskt företag som anställer oberoende leverantörer i Kanada

ett av de mest populära länderna för amerikanska företag att anlita entreprenörer från är Kanada; det delade språket, kulturen och närheten gör kanadensiska frilansare till det föredragna valet av HR-avdelningar. Om du anställer en kanadensisk entreprenör för att tillhandahålla tjänster till ditt företag på distans, gäller alla samma regler och formulär som för invånare i något annat främmande land. Se till att kontrollera reglerna och förordningarna för Kanadas motsvarighet till IRS, CRA (Canada Revenue Agency). Liksom sin amerikanska motsvarighet ålägger CRA påföljder för felklassificering av anställda, men i fall där företag inte har närvaro i Kanada faller bördan av påföljderna på entreprenören.

slutligen, medborgare i Kanada (och Mexiko) är också tillåtet att arbeta i USA tillfälligt utan visum. Om en person gjort USA-sourced inkomst som en icke-bosatt, måste hyra företaget hålla inne 30% innan betalning sker och lämna in ett formulär 1042 (årlig källskatt avkastning för amerikanska inkomstkälla utländska personer). Vid skatteavtal måste formulär 8233 fyllas i för att kräva undantag.

Läs mer om hur man anställa och betala arbetstagare i Kanada som en amerikansk arbetsgivare.

hur man anställer en oberoende entreprenör som är amerikansk medborgare men bor utomlands

den allmänna regeln är att amerikanska medborgare omfattas av samma skatteregler oavsett plats. IRS kommer fortfarande att överväga en oberoende entreprenör som amerikansk medborgare om tjänsten tillhandahålls utomlands, och även om entreprenören har spenderat tillräckligt med tid för att betraktas som en skatt bosatt i ett annat land. Med detta sagt bör företaget utfärda ett formulär 1099-NEC (med tanke på att de betalade entreprenören mer än $600 inom ett år) som det skulle till alla amerikanska bosatta entreprenörer. Det finns några fall där skattekonsekvenserna ändras, så vi rekommenderar dig att ta en titt på IRS: s skatteguide för amerikanska medborgare och bosatta utlänningar utomlands eller konsultera deras FAQ-sida om internationella enskilda skattefrågor.

Streamline arbeta med oberoende entreprenörer med Deel worldwide

Deel är fast beslutna att hjälpa företag att effektivisera onboarding och arbeta med fjärr talang oavsett var de befinner sig.

vår allt-i-ett-lösning täcker:

• lokala arbetsrättsliga överensstämmande provkontrakt som tar hänsyn till båda parternas länder
• samla formulär W-9, W-8BEN och 1099 och fylla dem elektroniskt direkt till IRS
• den enkla betalningsprocessen med flera betalningsmetoder, lokala utbetalningar och 100 valutor som täcker 150+ länder
• samla efterlevnadsdokument enligt varje lands krav för att mildra felklassificeringsrisker
• Om du behöver anställa en full-tid anställd eller byta en oberoende entreprenör till en anställd status, Deel arbetsgivare rekordtjänster kan enkelt hjälpa dig ombord arbetare snabbt, hålla allt under ett tak.

Läs mer om hur Deel fungerar på våra produktsidor och schemalägg en demo för att se den i aktion.