Bäst av två världar: hur man organiserar din dag på jobbet två sätt

rusar du ofta runt och försöker göra det någonstans eller fånga en tidsfrist? Om du känner att du ständigt kör sent, oförmögen att hålla jämna steg med dina skyldigheter, så ska du tänka på att granska hur du går om att planera ditt arbete och utjämning upp på din organisation färdigheter.

utan ordentlig organisation kommer du inte att kunna njuta av en full och balanserad dag (och kanske till och med livsstil). Du kan också drabbas av brist på motivation och humörskift. Och det låter inte särskilt tilltalande alls.

men frågan är, hur förbättrar du din dagliga planering? Med så många tips och tricks över hela Internet kan det vara svårt att bestämma vilka som kommer att vara effektiva. Och med all stress under dagen kan det vara svårt att ställa in en bra tid för att börja.

oroa dig inte, vi har täckt dig. Den här artikeln innehåller två bra metoder för att planera din tid, samt tips som ska organiseras och tips om hur du organiserar din dag för att bli mer produktiv. Detta kan hjälpa dig att komma igång och leda dig varje steg på vägen!

hur man organiserar din dag: mest effektiva metoder

det finns olika sätt att organisera din dag. Vi har tagit två framträdande tillvägagångssätt, varav en är också mycket populär. Med båda kan du hantera dina arbetstider och ta hänsyn till uppfattande hela dagen.

Metod # 1: Få saker gjorda (GTD)

gör du:

• känner dig överväldigad av antalet uppgifter du behöver följa?
• oroa dig för att glömma små detaljer?
• bär många hattar i ditt jobb och liv?
• starta många projekt men har problem med att avsluta dem?

då måste du ta några tips från David Allen, skaparen av GTD, och lära dig hur du organiserar dina arbetsuppgifter (och alla andra uppgifter) på rätt sätt!

GTD-uppgiftshanteringssystemet är baserat på en enkel sanning: ju fler uppgifter du har på din lista, desto svårare blir det för dig att bestämma vad som behöver uppmärksamhet. Detta kastar också hype runt att göra-listor rakt ut genom fönstret eftersom de kan tvinga dig att spendera mer tid på att tänka på dina uppgifter än att göra dem. Som ett resultat kan du bli stressad och överväldigad.Allen märkte att den mänskliga hjärnan är mycket bättre på att bearbeta information än att lagra den och han satte denna viktiga detalj i GTD-metoden, genom vilken den skulle hjälpa dig att bli av med all mental rodnad och få saker gjorda i tid. Det handlar om att skapa ett arbetsflöde, och när du gör det kan du identifiera de uppgifter du borde arbeta med när som helst, utan att oroa dig för att du kommer att glömma något.

GTD-metoden består av fem enkla metoder som hjälper dig att systematisera röran i din hjärna och organisera din dag:

• fånga allt. I venen av” Jag behöver göra det här ”eller” detta borde hända vid den tiden, oavsett vad du tänker på som är en handling eller ett krav, fånga det. Om det undgår din anteckningsbok, undgår det din uppmärksamhet.

• klargör. Arbeta igenom allt du fångar (Försök bara inte slutföra det ännu!) och planera nästa steg. Bestäm vilken kategori passar objektet bäst: är det en referens, projekt eller nästa åtgärd?

• organisera. Sätt allt där det hör hemma. Lägg till viktiga datum i din kalender, tilldela uppgifter till andra människor och sortera ut dina egna.

• recension. Håll koll på dina listor och glöm inte att revidera och uppdatera dem.

• engagera. Börja arbeta med uppgifter som betyder mest!

GTD kräver att lära sig att planera och organisera i förväg. Men det kommer definitivt att löna sig på lång sikt. Med den här metoden behöver du aldrig oroa dig för att missa ett möte eller glömma en tidsfrist. Istället har du alla dina uppgifter sorterade och du kan prioritera din tid ordentligt.

låt oss nu undersöka varje övning i detalj!

Steg 1: fånga

det första och viktigaste steget till GTD är att sluta lagra all information och dina dagliga uppgifter i din hjärna. Fånga och lagra alla uppgifter, ideer, uppgifter i en ”inkorg”-en fysisk anteckningsbok eller digital app, till exempel en planerare, kalender eller en uppgiftshanteringsapp.

genom att fånga dina tankar kommer du äntligen att kunna minska den mentala röran. Oroa dig inte för att organisera dessa uppgifter och objekt ännu! Vi kommer till det i ett av följande steg.

Tips: När du precis börjar med GTD rekommenderas att du skriver ner allt som du kan behöva ta hand om i din framtid och lagra det i din inkorg.

steg 2: förtydliga

nu kommer vi till den del där du lär dig att organisera din arbetsdag och sortera allt i din inkorg. Gå igenom varje objekt i din inkorg och använd en av följande metoder på den:

• om uppgiften tar mindre än 2 minuter, slutför den omedelbart.
• om uppgiften kan delegeras, tilldela den till någon annan.
• skriv ner förfallodagen om objektet måste fyllas i vid ett visst datum eller tid.
• om uppgiften är komplex, identifiera sedan nästa åtgärd(er) och steg(er) du behöver ta för att gå vidare med den.

Se alltid till att lägga till så mycket information till dina uppgifter som möjligt och göra dina uppgifter handlingsbara.

steg 3: organisera

När du har skrivit ner alla dina uppgifter och lagt till så mycket information som möjligt är det dags att sortera dem. Det finns många sätt att organisera dina uppgifter med GTD-metoden, men det vanligaste är att använda en kombination av projekt och etiketter, som i Todoist eller Asana.

Du måste separera objekt i engångsuppgifter och projekt. Enligt GTD-filosofin är ett projekt alla uppgifter som kräver fler steg för att slutföra. Se till att skriva ner dina nästa steg för varje uppgift och Lägg till ett förfallodatum (om det finns en). Till exempel i Asana skulle detta steg återspeglas i att skapa ett uppgiftskort och underaktiviteter inom det.

steg 4: Granska

detta steg är ganska självförklarande. Avsätt tid varje vecka för att titta över alla dina uppgifter, korsa allt du slutfört, lägga till och organisera nya uppgifter och identifiera nästa åtgärder. Allen kallar detta steg en ” kritisk faktor för framgång.”Konstant granskning och uppdatering av dina uppgifter kommer att se till att du inte bara får saker gjorda. Du får rätt saker gjorda.

Steg 5: engagera

det här är den del när hela tiden du avsätter för att planera ditt arbete lönar sig. Genom detta steg borde du ha utvecklat ett system fullt av handlingsbara uppgifter som är organiserade i logiska kategorier.

så när du börjar jobba kommer du inte att undra ”Vad ska jag göra nästa?”. Du tog det tänkandet ur bilden genom att få alla dina uppgifter på fysiskt eller digitalt papper och ordnade dem till en handlingsbar plan. Till råga på, du blev av med alla mentala röran som har stressat dig.

Gtd Tools

Här är några fler tips som ska organiseras och GTD-verktyg som hjälper dig att få tag på den här metoden snabbare.

Gtd-listor

för att komma igång med GTD måste du förtydliga och organisera dina uppgifter effektivt. Det bästa sättet att göra det är genom att göra listor, antingen på papper eller genom att använda uppgiftshanteringsprogram på din telefon eller laptop. Det finns flera typer av listor Du kan göra:

• listan ”in”. Detta är den första, grundläggande, rörig lista du gör. Använd den för att fånga tankar och uppgifter när de uppstår för dig. Skriv gärna ner allt i en anteckningsbok eller din smartphone. Du kan till och med ha flera ”In” – listor; t.ex. en i en planerare och en på din telefon. När du har skrivit ner alla dina uppgifter börjar du organisera dem efter prioritet.
• listan ”nästa åtgärder”. Listan ”nästa åtgärder” ska innehålla objekt som du ska göra så snart som möjligt. Du kan organisera objekten i den här listan baserat på deras prioritet, förfallodatum eller kanske hur snart du kan få dem gjort. Kom ihåg att du alltid ska slutföra korta uppgifter (de som tar mindre än två minuter) omedelbart.
• listan ”väntar på”. Den här listan ska användas för alla uppgifter du delegerat till andra eller uppgifter som inte kan slutföras ännu eftersom någon behöver göra något annat först. Här är ett användbart tips för den här listan. Skriv alltid ner det aktuella datumet när du skriver ner uppgiften. På så sätt kan du maila dina kollegor och säga något som ”jag väntar fortfarande på rapporten du sa att du skulle avsluta snart. Det var 18 dagar sedan!”
• listan ”someday/maybe”. Denna lista är för alla projekt som du vill förverkliga en dag, men de är inte av stor betydelse. Du kan skriva ner saker som ”byt ut den fula målningen i vardagsrummet” eller ”starta din egen blogg” på den här listan. Även om uppgifterna på den här listan inte är av yttersta vikt, bör du fortfarande granska den här listan varje vecka, se till att du inte glömmer bort dessa uppgifter och börja arbeta med dem när du har lite tid!

Kalender

kalendern är perfekt för alla de uppgifter som är tid och datum känsliga. På så sätt kan du prioritera dina uppgifter bättre. De uppgifter som inte behöver göras snart kommer att ligga på din ”nästa åtgärder” – lista, så att du kan hantera dem senare. Om du inte gillar att hålla en kalender på din vägg eller skrivbord, bör du försöka använda Google Kalender för att hålla dig organiserad.

Läs / granska mapp

det är ganska troligt att du kommer att ha flera ”läs” uppgifter på en av dina listor. En läs – / granskningsmapp kommer att vara till nytta för sådana fall. Det kan vara en fysisk eller digital mapp som innehåller alla dokument, papper eller böcker du behöver läsa. Tanken bakom den här mappen är att alltid ha detta material tillgängligt för dig när du har några minuter att döda medan du väntar på din mat eller på läkarmottagningen.

GTD är en produktivitetsmetodik som kan förvandla ditt liv från en kaotisk röra till en balanserad och uppfylld livsstil. GTD hjälper dig att organisera dina arbetsuppgifter och resten av dagen eftersom det också påverkar hur bra du gör ditt arbete.

Metod # 2: Da Vinci-schemat

Da Vinci-schemat är den andra metoden som hjälper dig att lära dig att planera och organisera mer effektivt. Utvecklad av Adrian Iliopoulus, med den här metoden kan du skapa scheman som gör ditt liv mer målmedvetet, roligt och kreativt.

huvudtanken bakom ”Da Vinci-schemat”är att lära sig att:

• var kreativ och gå in i flöde varje dag.
• Låt inte avbrott förstöra ditt flöde.
• sluta skjuta upp och få saker gjorda.
• se till att du inte upplever utbrändhet.
• balansera arbete och lek ordentligt.

visste du det? Det tar 23 minuter och 15 sekunder att komma tillbaka på rätt spår en gång avbruten.

Da Vinci-schemat kan hjälpa dig att se till att du inte blir överväldigad av arbete eftersom det kuraterar dina dagliga aktiviteter på ett sätt där du har distinkt tid för hårdare och enklare uppgifter, men också tillräckligt med tid för avkopplande aktiviteter varje dag.

hur man organiserar din dag med Da Vinci-schemat

många föreslår att du börjar planera din vecka på måndag men är det den bästa tanken? Skaparen av Da Vinci-schemat rekommenderar att man börjar planera på söndag kväll. Som han påpekade motsvarar Måndag de tidiga timmarna på morgonen, men för veckan. Våra sinnen är alltid vilade på morgonen och kan leverera större produktivitet. De” tidiga timmarna ” för veckan är måndag, tisdag och onsdag. Så, för att dra nytta av dessa dagar, bör du planera dina uppgifter på söndag.

som Adrian påpekar är den svåraste delen av planeringen prioritering. Han rekommenderar att du ska vara ärlig mot dig själv och noggrant kategorisera uppgifter efter deras betydelse och hur mycket arbete du behöver göra för att slutföra dem.

Så här ser Adrians dagliga och veckovisa schema ut.

kredit: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci-schema

som du kan se består varje dag av samma element:

• morgonrutin
• hardcore djupt arbete
• mjukt djupt arbete
• admin arbete
• utövar
• social
• spela

låt oss nu förklara var och en mer detaljerat.

morgonrutin

det är viktigt att börja varje dag rätt. Istället för att sova i och rusa till jobbet, kom med en rutin som hjälper dig att vakna och göra allt som behagar dig — äta frukost, dricka kaffe eller till och med springa. Det är de små sakerna som kan göra en betydande skillnad i din dag. Du kan också komma med en nattrutin som hjälper dig att slappna av innan du lägger dig. Alla framgångsrika människor har en nattrutin, och det borde du också!

djupt arbete

djupt arbete är indelat i två kategorier — hårt arbete och mjukt arbete. Hårt arbete avser alla uppgifter som du tycker är utmanande, medan mjukt arbete är alla de uppgifter som är lättare att utföra. Se till att göra djupt hårt arbete från måndag till onsdag och mjukt arbete på torsdag och fredag.

Administratörsarbete

Administratörsarbete inkluderar uppgifter som att svara på e-post, schemalägga och delta i möten, dokumentorganisation, beställa leveranser etc. Det är viktigt att beräkna hur mycket tid dessa uppgifter tar att slutföra, så att du kan avsätta tid för dem varje dag.

träna, socialt och spela

för att förhindra utbrändhet måste du avsätta tid varje dag så att du kan koppla av, spendera tid med dina vänner och familj och spela. Spela betyder att du gör alla aktiviteter som glädjer dig, från att bokstavligen spela för att titta på filmer eller läsa en bok.

Da Vinci-schemat skiljer sig lite från GTD-metoden, eftersom det omfattar hela dagen och låter dig skapa en daglig rutin. Men den här metoden hanterar inte att organisera uppgifter i detalj under din arbetsdag, vilket GTD gör. Så genom att kombinera de två metoderna kan du skapa ett system för att organisera hela dagen på ett mer balanserat sätt, där du får saker gjorda i den tid som är reserverad för arbete och koppla av i en morgonrutin och speltid för att säkerställa att du inte brinner ut.

5 Enkla Tips för att bättre organisera din arbetsdag

Om du inte vill ha de två metoderna, här är mer råd om hur du organiserar arbetsuppgifter.

skriv

ta 5-10 minuter i slutet av din arbetsdag för att skriva i en tidskrift och utvärdera dagen. Det händer så mycket i våra huvuden att det är nästan omöjligt att bearbeta och samla tankar utan någon form av utlopp. I slutet av arbetsdagen vill de flesta springa för kullarna—och genom att göra det—ta med sig sitt arbete och tillhörande påfrestningar hem. En studie av UCLA-psykologer avslöjade att genom att verbalisera dina känslor—oavsett om du pratar med någon eller skriver ner dem—kommer det att bidra till att alla associerade negativa känslor är mycket mindre intensiva. Så, istället för att ta med dig någon ilska eller stress hem, lämna den i din anteckningsblock.dessutom, genom att skriva ner specifika utmaningar du står inför, kommer ditt undermedvetna sinne att arbeta med att komma med korrigerande lösningar medan du sover på natten så att du kan vakna fräsch och motiverad för att ta itu med dagen.

planera framåt

Nu när du har släppt all ilska och frustration kan du planera dagen framåt för att öka sannolikheten för att det går smidigt. Ta ut en annan anteckningsblock och skriv ner dina uppgifter för imorgon i storleksordning och lämna kontoret och veta att ditt undermedvetna kommer att ta hand om resten och se till att du är långt före dig själv när du kommer till jobbet imorgon. Utmaningar och distraktioner kommer alltid att uppstå så var realistisk i dina mål—och om du misslyckas—slå inte dig själv. Se bara till att stöta den till toppen av morgondagens lista.

Declutter din arbetsyta

en rörig arbetsyta = ett rörigt sinne. Om ditt skrivbord är en röra, hur kan du förvänta dig att din arbetsdag flyter utan ovälkomna distraktioner? Organisera ditt skrivbord på samma sätt som du vill organisera ditt sinne: fri från röran och distraktioner.

samma sak gäller för skrivbordet. Håll skrivbordet röran-fri att enkelt arbeta dig igenom dina uppgifter, inklusive din e-post.

gör inte multi-task

Enligt en studie av University of California Irvine tar det i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder att komma tillbaka till en uppgift när du har tagit din koncentration bort från den. Så när du bestämmer dig för att slutföra en uppgift, var noga med att befria dig från alla distraktioner. Det betyder inga sociala medier, e-post, internet etc. tills uppgiften är klar eller den tilldelade tiden att arbeta med den har gått. Använd en timer och börja med en timmes oavbrutet arbete. Om det omgivande bruset är för mycket, spela lite musik för att tvätta bort distraktioner och hjälpa dig att fokusera. Berätta för dina kollegor vad du gör och be dem att inte störa dig om det inte kan vänta.

lita på 80-20-regeln

det mesta av det vi gör är inte så viktigt, men eftersom det är lättare och kan ge oss den omedelbara träffen av dopamin, har vi en tendens att spendera för mycket tid på enkla uppgifter medan vi fördröjer de mer krävande, viktiga. Detta skapar en onödig kamp. Genom att ta itu med de viktigare sakerna först, när det gäller att slutföra de andra mindre meningsfulla uppgifterna, kommer du att kunna göra det med en större känsla av prestation och tillfredsställelse.

hantera din e-post

e-post är ett rörigt företag, och som många andra uppgifter är det sällan brådskande. Ta dig tid att organisera din så när du går in där, allt körs effektivt och organiserat när det gäller betydelse. E-postskrivbordsklienter som Mailbird (Windows) eller Airmail (Mac) är bra verktyg för detta och är till nytta speciellt för personer som måste hantera flera e-postkonton.

slutsats

genom att tillämpa dessa enkla tips för att bättre organisera din dag på jobbet, kommer du att uppleva en rad fördelar för att säkerställa att du lämnar ditt arbete på jobbet, komma ut i tid och sova på natten. Om inte uppgifter är av yttersta vikt, ta inte ditt arbete hem med dig. Den tiden att dekomprimera, ha kul och göra det du älskar är lika viktigt som den tid som krävs för att betala räkningarna. Du kommer sannolikt att möta motstånd från dig själv börjar, men om du håller dig till detta, i tid, du kommer att se din produktivitet och kvalitet på arbetet gå upp liksom din livskvalitet. En win-win för alla.

gillade du det här inlägget? Kolla in den andra delen ”7 Tips om hur du minskar stress” och dela den med dina (stressade) vänner.

om författaren:

Nicky Cullen är en författare och ångestcoach. Efter att ha lidit av ångest, panikattacker och depression i ett decennium: han använder sin erfarenhet för att lära sina kunder de lösningar han önskar att någon lärde honom för 15 år sedan. Du kan läsa mer genom att klicka här.