Den bästa online-Löneprogramvaran för 2021

alla älskar lönedag—förutom det vill säga löneadministratören. Betalande anställda (såväl som entreprenörer och frilansare) är det mest komplexa elementet i småföretag redovisning. Det är också det läskigaste. Inte bara måste du producera kontroller och direkta insättningar som är 100 procent korrekta, men du måste också se till att de underliggande beräkningarna—skatter, förmåner och annan källskatt—också är korrekta ner till öre. Dessutom måste du skicka in skatter och anmälningar till IRS och andra skattebyråer.

molnbaserade löneapplikationer kan hjälpa till att säkerställa att alla dessa skyldigheter uppfylls med precision och aktualitet. Vi granskade åtta av de mest populära online-bokföringstjänsterna för småföretag. Vissa har funnits i flera år, inklusive Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll och SurePayroll. Nytt för vår roundup i år är timme, en lönetjänst avsedd för entreprenörer men lämplig för andra småföretag. Observera att den endast är tillgänglig för Kalifornien vid detta skrivande. Workful är en annan nyare lönewebbplats, som bara visas här för andra gången; den är byggd för att spåra timme anställda.

i år tilldelar vi redaktörernas val till två lönewebbplatser: Gusto är en återkommande vinnare; det ger en exceptionell användarupplevelse och fyra olika prenumerationsnivåer, så företag kan växa med det. Vi rekommenderar det mycket för både nybörjare och erfarna löneadministratörer. Vårt andra redaktörsval, OnPay, är också ett utmärkt val för småföretag, men det stöder också vertikala industrier som jordbruk och ideella organisationer mycket kapabelt, liksom företag med mer än 100 anställda.

Vad är inte här

det finns dussintals lönewebbplatser som vi kunde ha granskat, några från hushållsnamn som ADP och Paychex. Båda dessa företag erbjuder DIY-lönetjänster på grundnivå. De saknar några av de funktioner som finns på de webbplatser Vi granskade, och de är lite pricier (båda tar ut $59 per månad plus $4 per anställd per månad). ADP begränsar sin låga löneplats till två anställda, och båda kräver att du ger dem mycket information om ditt företag innan de ger dig en offert för mer expansiva tjänster. De kan skala upp lätt, men så att de kan vara bra val för större företag eller de som förväntar sig att växa snabbt—eller företag som helt enkelt vill gå med ett välkänt namn. Som sagt, de är dyra och att komma igång kan vara ett betydande företag—särskilt med ADP.

i andra änden av spektrumet finns webbplatser för företag som har mer komplexa lönebehov eller vill få sin lön som en del av allomfattande HR-programvara eller förmånsadministrationstjänst. Krusning är en av de bästa av dessa. Det är förvånansvärt prisvärt och erbjuder en exceptionell användarupplevelse. Det ger också alla de verktyg du behöver för onboarding, lönehantering, skatt arkivering, och rapportering. Avancerade funktioner inkluderar jobbkostnad, mycket anpassningsbara rapporter och global lön. Zenefits skulle också vara ett bra val för även en oerfaren löne-eller HR-chef som måste hålla sig uppdaterad med de otaliga efterlevnadsproblem som finns på dagens arbetsplats. Både porlande och Zenefits är Editors’ Choice vinnare. Det här är utmärkta tjänster, men om du bara vill få ut lönen kan de vara mer än du behöver.

vi valde att granska de tjänster vi bedömer bäst lämpade för småföretag som behandlar ersättning för 10 anställda eller färre—företag, dessutom, som har blygsamma mänskliga resurser och fördelar administrationsbehov.

Precision är avgörande

Om du fortfarande gör ditt företags lön manuellt är du väl medveten om hur komplex, krävande och deadline-driven denna process är. Dina anställda räknar med att du skickar sina lönecheckar och godkänner direkta insättningar på schemalagda lönedagar. De förväntar sig att du vet hur mycket du ska hålla tillbaka för alla skatter du är skyldig och de fördelar du erbjuder.

det finns en enorm mängd detaljer att spåra, speciellt om du försöker göra allt på papper. Misstag tolereras inte väl av någon inblandad. Skattebyråer kan bedöma styva böter om löneansökningar och skatter inte tas emot av de schemalagda datumen. Fördelar leverantörer kan skära av tjänster som sjukförsäkring om du hamnar efter på betalningar.

förenkla komplexa

molnbaserade lönelösningar kan hjälpa dig att organisera och automatisera denna betungande uppgift. Några av dem erbjuder steg-för-steg-guider för att vägleda dig genom den tidskrävande processen att skapa poster för anställda och tillhandahålla den information som behövs för att hålla tillbaka. De låter dig skapa dina egna löneplaner. De gör alla nödvändiga beräkningar, och de flesta av dem skickar faktiskt dina löneskatter och anmälningar till lämpliga byråer.

dessa webbplatser går igenom varje lönekörning och berättar hur mycket varje kommer att kosta dig. De tillhandahåller rapportmallar och erbjuder onlineportaler och mobilappar för anställda som visar aktuella och historiska lönestubbdata, och mer i vissa fall. Inte överraskande är de utrustade med generösa supportalternativ. Och de är inte alltför dyra: De kör oftast mellan $25 och $40 per månad för grundavgiften och tar ut några extra dollar per månad för varje anställd.

fördelarna är uppenbara. Du sparar tid och minimerar frustration. Du behöver inte hålla jämna steg med löneskattetabeller eller ta itu med de otaliga efterlevnadsproblem som är förknippade med anställdas ersättning. Du kan ändra dina poster snabbt, och du har omedelbar tillgång till de minsta detaljerna. Du är mycket mindre benägna att göra fel med en av dessa tjänster.

ställa in din lön

även om varje löneplats vi tittade på ger sin egen unika användarupplevelse, delar de alla liknande strukturer. De börjar med installationsprocessen, som är den i särklass mest tidskrävande och detaljorienterad del av att betala din personal. Även om den exakta ordningen varierar, några av dem går igenom sidor med frågor på ett ordnat, steg för steg sätt. Andra ger partiella installationsguider och lämnar resten till dig. Patriot Software erbjuder den mest omfattande processen av dem vi testat. Dessa installationsguider ber om information om ditt företag, till exempel dess adress och anställdas identifikationsnummer (EIN). Du väljer ditt löneschema (vanligtvis varje vecka eller varannan vecka) och namnger din löneadministratör och undertecknare.

Om ditt företag erbjuder förmåner som sjukförsäkring och pensionsplaner kan du skapa poster för dem som innehåller information om kostnaden för anställda och eventuella företagsbidrag. Medel kommer då att dras av under löneprocessen. Du måste också skapa detaljerade register för varje anställd, till exempel kontaktinformation, födelsedatum, personnummer, lön eller timlön och antal ersättningar från W-4-formuläret. Eftersom de flesta av dessa platser lämna dina löneskatter och stödja direkt insättning av ersättning, du behöver för att lämna bankkontoinformation för att göra en anslutning.

Du måste också ange någon lönehistorik som finns om du redan har kompenserat anställda. Detta kan vara en mödosam syssla, en som kan kräva hjälp från Webbplatsens onboarding specialister.

Om du erbjuder ytterligare lönetyper som betald ledighet (PTO) och sjuklön kan du definiera dina policyer för att uppnå dessa fördelar.tjänsterna håller reda på dem för dig. Bonusar och provisioner kan också betalas under en vanlig lönekörning, eller du kan utfärda dem genom att skapa en ”off-cycle” lön. Behöver du inkludera garnishments som barnbidrag på lönecheckar? Dessa platser stöder sådan undanhållande. Faktum är att de flesta erbjuder anpassade lönetyper, så att du kan skapa din egen—ibland även när du är mitt i en lönekörning.

Kör din lön

När du har slutfört installationen kan du i allmänhet inte återgå till de dedikerade installationsverktygen, så det är viktigt att få det rätt första gången. Som sagt, varje tjänst vi testat har ett omfattande inställningsavsnitt där du kan ändra och lägga till den löneinformation du redan har angett.

inställning klar, du är redo att köra din första lön. Detta är den enkla delen. Även om det finns vissa skillnader, fungerar dessa webbplatser på samma sätt under den faktiska lönekörningen. När du startar en lön visar de en lista över anställda tillsammans med deras lönesatser. Du kontrollerar först för att se till att löneperioden och betalningsdatumet är korrekta. Sedan anger du helt enkelt antalet arbetade timmar (i förekommande fall) i lämpliga lönetypslådor (vanlig, övertid, semester och så vidare). De flesta webbplatser låter dig lägga till dollar för andra inkomsttyper och ersättningar på samma sida.

När du har angett allt som behövs ser du nästa förhandsvisning av din lön. De olika tjänsterna hanterar detta lite annorlunda, men du kan se varje anställds brutto-och nettolön.du ser också källskatt för skatter, förmåner och eventuella företagsbidrag. Lönesidan visar sedan det totala beloppet som kommer att tas ut från ditt bankkonto för direkta insättningar och skatter, samt det exakta datumet det debiteras.

När du har godkänt din lön kan ytterligare tabeller eller rapporter visa absolut alla detaljer i lönekörningen.

om du har få anställda eller en mycket enkel lön, bör det inte ta mer än några minuter att göra den faktiska behandlingen. Beroende på vilken webbplats du använder kan du kanske låta lönelistor bearbeta automatiskt (förutsatt att det naturligtvis inte finns några ändringar från föregående körning). Vissa erbjuder även samma dag lön.

HR Support förbättra

i större företag hanteras lön och förmånsadministration vanligtvis av separata avdelningar. I ditt lilla företag kan båda dessa ansvarsområden landa på ditt skrivbord eller en annan anställds skrivbord. Lyckligtvis erbjuder de flesta av de lönesidor vi granskade grundläggande HR-komponenter, till exempel Online W-4 och i-9-formulär, rapportering av ny hyra, dokumentmallar och dokumentlagring. Elektroniska signaturer är ofta tillåtna, liksom anställdas deltagande i datainmatningsprocessen.

OnPay sparkade sin HR kapacitet upp med en hel del sedan vår senaste granskning, lägga efterlevnad revisioner, en HR resursbibliotek, automatiserade onboarding flöden, och direktmeddelanden. QuickBooks Payroll har samarbetat med SimplyInsured för att erbjuda medicinska, dentala och visionförsäkringsalternativ samt förmånsadministration. Gusto erbjuder en liknande tjänst.

COVID-19-Support

webbutvecklare för löner var verkligen tvungna att klättra förra våren och sommaren för att hålla jämna steg med det förändrade lönelandskapet som COVID-19-pandemin orsakade. Nya lagstiftningsregler måste införlivas i de befintliga lönestrukturerna på dessa webbplatser. Till exempel måste alla företag som fick ett PPP-lån (Paycheck Protection Program), en del av lagen om Coronavirus Aid, Relief och Economic Security (CARES), kunna köra de särskilda rapporter som krävs. Vissa lönetjänster som ingår här fungerade till och med som långivare för dessa lån eller samarbetade med tredjepartslångivare så att användarna kunde ansöka direkt via dem.

annan lagstiftning måste byggas in på webbplatserna själva, som uppskjuten löneskatt för anställda, nya skattekrediter och lagar om betald ledighet genom Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). De flesta webbplatser inkluderade extra pedagogiskt innehåll för att hjälpa lönechefer att förstå de nya lagarna och deras lönepåverkan.OnPay var särskilt bra på detta.

två tydliga vinnare

alla lönetjänster som granskas här kommer från välrenommerade företag med år eller till och med årtionden av erfarenhet bakom sina verktyg. Jag skulle inte tveka att lita på någon av dem med denna kritiska uppgift. De delar alla liknande delar, även om deras användarupplevelser är väldigt olika, och var och en har en något annorlunda uppsättning extrafunktioner. De är alla utformade för allmän användning av småföretag, men OnPay går utöver genom att erbjuda stöd för flera vertikala industrier, inklusive jordbruk och matservice. Det är en anledning till att OnPay vinner sitt första Editors ’ Choice award i år; det är också mycket anpassningsbart inom både löne-och HR-områden, och dess användbarhet är förstklassig.

Gusto får också ett redaktörsval i år. Det träffar sweet spot för löner, erbjuder tillräckligt med funktionalitet för att behaga en mängd olika småföretag, men inte överväldigande med ytterligare funktioner och avgifter. Dess användargränssnitt och Navigationssystem är bland de bästa, och dess fyra nivåer prissättning struktur ger potentiella användare flera alternativ. I en tuff grupp konkurrenter är det ett smart val.

När du har fått din lön att fungera smidigt, ta en titt på våra online bokföringstjänster och skatteprogramvarunundups.