hur du kan förbättra ditt säljteams RFP Close Rate
vad är din försäljning lagets nuvarande RFP Stängningsfrekvens? Oavsett om det är så högt som du vill, kan du bli förvånad över att höra att Ganesh Shankar från RFPIO säger att ”den gemensamma vinstfrekvensen för RFP är mindre än 5%.”
Efter dessa siffror, för varje 20 förslag som den genomsnittliga leverantören skickar, kommer endast en att lyckas. Och med många företag som investerar 20-40 timmar i varje RFP-svar är det mycket bortkastad tid och pengar.
anta till exempel att du har en teknisk säljare som fyller RFP för ditt team, och denna rep tjänar en lön på 50 tusen dollar årligen (ungefär motsvarande 24 dollar per timme).
om den genomsnittliga storleken på dina förslag är 25 tusen dollar och du framgångsrikt stänger ett förslag av 20, har du fått 25 tusen dollar i netto nya affärer. Men du har också förlorat i genomsnitt 30 timmar för var och en av de andra 19 förslagen.
med en genomsnittlig timpris på 24 dollar är det en förlust på 13 680 dollar (innan man tar hänsyn till alternativkostnader, omkostnader och andra variabler).
även om det är osannolikt att du kommer att uppnå en hundra procent stängd vinst, minskar antalet misslyckade förslag som skickas ditt företag både tid och pengar.
i den här artikeln hittar du en lista med förslag och bästa praxis för att hjälpa försäljningsledare att förbättra sitt säljteams RFP-stängningspriser.
har en” Go/No-Go ” Opt-Out punkt
Här är ett riktigt enkelt sätt att förbättra din RFP nära hastighet: ansök bara till projekt du sannolikt kommer att få.
Föreställ dig en sats på 20 RFP. I det kanske fem passar bra för ditt företag. De andra 15 är antingen dåliga möjligheter eller projekt som du måste sträcka för att slutföra, när det gäller projektpassning eller resurser som krävs för att skicka in en RFP.
- om du ansöker om alla 20 och vinner en, blir din stängningsfrekvens 5%.
- om du rensar ut de 15 som inte passar bra och vinner en av de återstående fem, blir din stängningsfrekvens 20%.
inte bara har du höjt din nära takt, du har också sparat all tid och pengar du skulle ha slösat bort på olämpliga förslag.
Adam Boyd, i en LinkedIn Pulse-artikel, beskriver det så här:
”inte alla RFP: er skapas lika, och du har inte ett lika skott för att vinna dem alla. Vet när du ska säga, ’Detta är inte i vår styrhytten, och är för dyrt användning av tid att fullfölja.”
till exempel:
- om du ansöker om alla 20 och vinner en:
din nära kurs blir 5 procent och du har tjänat 25 tusen dollar i netto nya affärer. Du har investerat 600 timmar (30 timmar per RFP) och 14 440 Dollar (24 dollar per timme). Din RFP-produktivitetsgrad (total ny verksamhet dividerad med arbetstid) är 42 dollar per timme. - om du sålla bort de 15 olämpliga förslag, ansöka om fem och vinna en:
din nära takt kommer att vara 20 procent och du har tjänat 25 tusen dollar i netto nya affärer. Du kommer att ha investerat 150 timmar och 3600 Dollar. Eftersom du var mer selektiv, är du RFP
produktivitetsgraden nu $166.67 per timme.
utveckla en egen checklista eller poängsystem för att utvärdera RFP möjligheter kan hjälpa dig att avgöra var din opt-out punkt ligger. Bob Lohfeld, VD för Lohfeld Consulting Group, föreslår att du ställer följande sju frågor för att filtrera RFP: er i enlighet därmed:
- förstår vi kundens uppdrag och det arbete som ska utföras?
- har vi en lösning som hjälper kunden att uppnå sitt uppdrag och kontraktsmål?
- har vi en relation med denna kund genom möten eller tidigare avtal?
- vet vi vem vi tävlar mot och kan vi slå dem?
- har vi en teamingstrategi och kan vi få rätt underleverantörer?
- vet vi vilket pris vi behöver bjuda för att vinna och kan vi uppnå det lönsamt?
- har vi en övertygande vinststrategi?
om du är orolig för att missa potentiellt bra projekt, överväga råd från Sales Benchmark Indexs huvudman, John Auer:
” i vissa fall kan opting-out faktiskt vara en effektivare differentiator än att delta i RFP. Till exempel kan utsikterna visa sin hand och erkänna att de såg fram emot ditt förslag. Om så är fallet har du just lärt dig en värdefull information som mycket väl kan resultera i en vinst.”
Om du inte får en sådan bekännelse har du sparat tid; men om du gör det har du fått värdefull inblick i huruvida RFP kommer att vara en effektiv tidsinvestering. Det är en win-win.
arbeta från en Förslagsmall
När du parar ner antalet RFP du faktiskt svarar på kan du spara ännu mer tid genom att utveckla en förslagsmall. Detta kommer att minimera den tid du spenderar ”återuppfinna hjulet” för att utveckla varje svar.
du kommer inte att kunna förutse varje Q&a du kommer att stöta på i förväg. Men att utveckla lagerkopia för din sammanfattning och lägga till nya Q&a svar på ett centralt dokument – som du kan dra från igen i framtiden – kan trimma stora mängder tid från din RFP-process.
att arbeta från en mall minskar till exempel den genomsnittliga tiden som krävs för att slutföra och lämna in ett förslag från 30 timmar per RFP till 10 timmar. Denna tidsminskning skulle öka din RFP-produktivitetshastighet till 500 dollar per timme (baserat på mätvärdena i början av artikeln.
för att beräkna din RFP-produktivitetshastighet, använd formeln nedan:
netto nytt affärsbelopp / (antal RFP x totala arbetade timmar)
använd en icke-traditionell Svarsprocess
som sagt, bara för att du arbetar från en RFP-förslagsmall betyder inte att dina svar måste komma över som formel. En icke-traditionell svarsprocess kan minimera bördan av RFP-slutförande på dina teammedlemmar, samtidigt som du hjälper ditt företag att sticka ut från andra sökande.
enligt Mike Drapeau, Partner vid Försäljningsindex:
” Tänk George Costanza. Kom ihåg avsnittet när han gjorde motsatsen till allt som hans instinkt berättade för honom att göra och resultaten var utanför diagrammen? Det är det tillvägagångssätt du bör använda för att utveckla din RFP-strategi. Konventionell visdom är död fel.
Så hur ser en icke-traditionell svarsprocess ut? Möjliga ideer inkluderar:
- ett mycket förkortat sammanfattningsavsnitt som eliminerar företags navel-blickar till förmån för att prioritera värdeuttalanden riktade till mottagare.
- ringer ut krav som saknas från RFP (sannolikt för att de förbises av en upphandlingsutskott) för att snabbt etablera expertis.
- erbjuder extremt detaljerade Q&a-svar som sannolikt kommer att överträffa konkurrenternas förslag och imponera på företag med sin omfattande karaktär.
ett annat icke-traditionellt RFP-svarsalternativ kommer från Board Studios, som erbjuder tre förslag för att integrera rich media i dina RFP:
- skapa en enkel mini-webbplats som visar upp din USP och svarar på viktiga frågor.
- använd infografik eller professionellt utformade processflödesbilder i dina förslag.
- producera en förklaringsvideo i stället för din sammanfattning.
vissa branscher – teknikföretag, till exempel, kontra mer lugnare bank – och juridiska tjänster-kan vara mer mottagliga för användningen av nya medier än andra. Men var inte rädd för att experimentera genom att trycka gränser. Att sticka ut kan vara tillräckligt för att få ditt förslag den nära läsning som det annars inte skulle få.
Tänk på hur förslag vanligtvis hanteras i din bransch, och sedan – som George Costanza-överväga att göra motsatsen.
Bygg relationer före RFP-svar
i de flesta fall får du inte kontakta företagsrepresentanter för att göra en personlig överklagande under RFP-processen. Därför är det viktigt att du ständigt investerar i att utöka ditt nätverk innan processen börjar.
företag behöver veta vem du är innan de får ditt förslag. Enligt uppgifter som samlats in av Seibert-gruppen kommer 40 procent av din framgång till dina pre-RFP-försäljningsinsatser:
”Du måste aktivt sälja till köparen under 12 till 18 månader innan RFP släpps. Om de inte känner dig före RFP är dina chanser att vinna låga.”
i praktiken innebär detta aktivt nätverk med framtidsutsikter, med både direkta och indirekta metoder. Kalla samtal och en aktiv närvaro vid branschevenemang är viktiga, men det kan också vara bra att använda innehållsmarknadsföring, marknadsföring av sociala medier och andra kampanjer för att bygga tankeledarskap runt ditt företag.
Stephanie Czajka, projektledare på Weidert Group, föreslår att:
”ju mer du redan finns i prospects ögon på grund av ditt innehåll, desto mer kommer ditt företag att inkluderas på köparens ”korta listor.”I digitala termer kan du tänka på detta som en sökprocess. När framtidsutsikter letar efter svar på sina frågor relaterade till ditt företag kommer de att fråga Google, och om din innehållsartikel dyker upp är det mer troligt att de läser om dig och det är mer troligt att du ingår i deras korta lista.”
vidare, Czajka hävdar, omvandla ditt företag till en respekterad tanke ledare genom korrekt inkommande marknadsföring kan ta bort RFP från ekvationen helt. ”I de fall där en RFP är valfri kommer köparen naturligtvis att flytta till det subjektiva valet av en betrodd rådgivare eller resurs.”
enkelt uttryckt, om en köpare behöver en leverantör men bestämmer sig för att inte fortsätta med RFP-processen, kommer det tankeledarskap du har byggt runt ditt varumärke att göra dig till en naturlig kandidat för att fylla platsen.
övervaka din RFP-framgångsgrad
oavsett vilken av ovanstående strategier du väljer att implementera är en av de bästa sakerna ditt säljteam kan göra att övervaka mätvärdena kring din RFP-process.
specifika variabler att spåra inkluderar:
- antal mottagna RFP: er
- antal RFP: er svarade på vs. valt bort
- antal RFP: er stängda
- värdet av stängda RFPs vs. värdet av misslyckade RFPs
- genomsnittlig tid som krävs för att slutföra RFPs
de data du samlar här kan spela en roll för att förbättra din nära hastighet, om du använder den effektivt.
Antag att du märker att från Q1 till Q2 föll ditt antal slutna vunna projekt från 30 till 20. Om du samtidigt har spårat det totala antalet timmar som investerats i varje förslag och funnit att det också minskade från 20 timmar per RFP till 10 timmar, är det en signal att du behöver investera mer tid i din förslagsprocess.
Förslagsanalysprogram kan vara användbara för att identifiera dessa typer av trender. Men även om du väljer att köra dina beräkningar för hand kommer du att sätta dig framför konkurrenter som inte är lika investerade i att övervaka sina RFP-mätvärden.
var Smart om RFPs för att öka din nära hastighet
framgång med RFPs kommer ner till att närma sig processen mer eftertänksamt än dina konkurrenter.
använd data till din fördel när du experimenterar med icke-traditionella RFP-strategier och pågående nätverk. Din 5% eller mindre nära kurs kommer snabbt att bli en sak av det förflutna.
- Om
- Senaste inlägg
Peak Sales Recruiting
senaste inlägg av Peak Sales Recruiting (se alla)
- VP Försäljningslöner efter bransch – December 17, 2018
- en statistisk titt på Torontos Sales Hiring Landscape – May 25, 2018
- hur du förbättrar din försäljning lagets RFP close rate – oktober 11, 2017