Hur man hanterar inköpsorder som en Pro

e-posttrådar och verbala löften med dina leverantörer kan ha fungerat när du först började. Men nu när ditt företag blomstrar, sourcing leveranser kan vara svårare att hantera.

om det här låter som ditt nuvarande affärsläge kanske du vill överväga att använda inköpsorder. Här är vad du behöver veta.

Vad är en inköpsorder?

en inköpsorder är det officiella dokumentet mellan en leverantör och en köpare som kommunicerar produktspecifikationer och definierar förväntningarna på affärstransaktionen. Inköpsorder kan detalj en mängd olika krav, inklusive typ av produkt, kvantitet, pris, och en översikt över leverans.oavsett om du är köpare eller säljare är detta juridiskt bindande avtal avsett att skydda alla inblandade parter. Säljaren är skyddad om köparen vägrar betalning. Det skyddar också köparen i det fall att säljaren inte levererar varorna eller tjänsterna.

Du kan använda en inköpsorder, eller PO, för att köpa produkter eller tjänster från en extern leverantör. Eller så kan du vara den externa leverantören och få en PO när någon köper från dig.

varför ska du använda inköpsorder?

inköpsorder kommunicerar köparens behov och definierar förväntningarna på affärstransaktionen. Eftersom det är ett bindande avtal skyddar det säljaren om köparen vägrar betalning. Det skyddar också köparen om säljaren inte levererar varorna eller Tjänsterna (eller om de levererar fel varor eller tjänster). Eftersom en inköpsorder är juridiskt bindande, se till att du rådgör med en juridisk expert för att se till att alla inköpsorder du arbetar med uppfyller dina specifika behov.

hur fungerar en inköpsorder?

vanligtvis förbereder köparen en inköpsorder. Det bör innehålla PO-numret som är associerat med den beställningen, leveransdatum, faktureringsadress, leveransadress, produktförfrågan, kvantitet, pris och annan information som är avgörande för att slutföra beställningen.

om du är köparen ska du skapa PO och sedan skicka den till din leverantör. När du har fått inventeringen eller tjänsterna från Leverantören ska den loggas in i ditt system och markeras som bearbetad. Slutligen, om inventeringen eller tjänsterna uppfyller dina förväntningar, betala leverantören för att slutföra inköpsorderprocessen.

vad är skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura?

inköpsorder och fakturor är viktiga dokument för alla företag, och ändå är de ofta förvirrade.

huvudskillnaden mellan en PO och en faktura är vem som skapar dokumentet. En köpare skapar en inköpsorder som ska uppfyllas av en leverantör. En leverantör eller säljare förbereder en faktura för tjänsten och betalas sedan för dessa tjänster.

När det används korrekt kan fakturor få ditt företag betalt snabbare. En faktura är ett register över de varor eller tjänster du tillhandahållit din kund, och det är en metod för dem att betala dig för ditt arbete.

det är viktigt att skicka fakturor snabbt så att människor faktureras i tid. Men eftersom fakturor kan göras online nu är det enklare än någonsin.

hantera inköpsorder

även om det låter ganska enkelt kan en inköpsorder komplicera din leveranskedjeprocess. Som köpare är det viktigt att investera i din lagerhantering och lära dig hur du effektivt hanterar dina leverantörer.

Här är några tips som kan hjälpa dig att göra detta:

• utnyttja teknik
  investera i en detaljhandel-specifik point-of-sale med inköpsorderhantering. Square for retail POS spårar pågående inköpsorder och, när de är uppfyllda, markerar systemet inköpsordern som uppnådd. Att skapa och ta emot inköpsorder är enkelt och säkerställer att all inköpsorderinformation kan lagras på ett ställe och är lättillgänglig.

• Go big
  beställning i bulk kan hjälpa dig att få ut det mesta av rabatter och spara mycket pengar. Och när det görs på rätt sätt, kommer du att kunna sänka kostnaden per enhet av dina objekt. Naturligtvis innebär beställning i bulk att spendera mer på framsidan, så du vill bara göra detta om ditt företag är stabilt.

• var snabb
  skicka dina fakturor, inköpsorder och leverantörsserviceavtal i tid. Det är viktigt att få dessa dokument i dina partners händer eftersom de definierar avtalsvillkoren och skyddar ditt företag. Dessutom visar omedelbart att skicka dokument en viss professionalism som kommer att ge förtroende för dina partners.

• Empower employees
  försök att implementera ett inköpsrekvisitionssystem i ditt företag. Detta gör det möjligt för anställda att begära det material de behöver för att göra sina jobb. Detta stärker inte bara ditt team, men det ger dig också en bättre uppfattning om det material som behövs för att driva ditt företag.