Hur man skapar en anställdas klagomålspolicy
i alla företag kommer det att finnas oenigheter och konflikter mellan människor. Att sticka huvudet i sanden och låtsas att allt är perfekt kan förvärra dina anställdas missnöje. Det är därför du borde skapa en policy för anställdas klagomål.
utöver din typiska skrikmatch kan konflikter leda till en mängd andra problem. Från ökat ansvar och negativ publicitet till rättegångar och ytterligare revisioner kan en arbetsplatskonflikt beröva dig dyrbar tid och pengar.
om de känner att du inte lyssnar på dem kommer dina anställda sannolikt att leta efter någon annan som kommer – andra anställda. Ofta kan detta leda till ökad skvaller och minskad produktivitet. De kan också väcka talan mot din organisation.
en anställd klagomålsprocess ger dina anställda ett konstruktivt sätt att uttrycka sina bekymmer så att du kan ta itu med problemen innan de blir mer av en distraktion på arbetsplatsen. Att lösa eventuella problem uppmuntrar också en bättre kultur på ditt kontor.
följ dessa steg för att skapa en effektiv policy för anställdas klagomål som du och dina anställda kommer att uppskatta.
identifiera viktiga kontaktpunkter
inte alla i ditt företag är kvalificerade att hantera medarbetarrelaterade frågor. En kontaktpunkt måste vara i lämplig ledarroll eller ha rätt erfarenhet för att ta itu med anställdas problem.
Du har också möjlighet att skapa en klagomålsutskott, som skulle bestå av en grupp människor i hela företaget. Detta utskott skulle ha ansvaret för att hantera alla klagomål som rapporteras.
När du har tilldelat en poängperson eller utskott, se till att alla dina anställda vet hur de ska kontakta dem. Inkludera deras kontaktinformation i din medarbetarhandbok eller företagsriktlinjer.
Beskriv de steg som anställda bör vidta innan de lämnar in ett klagomål
inte alla processer för anställdas klagomål är desamma. Det som fungerar för ett företag kanske inte fungerar för ditt företag.
Du kan till exempel be dina anställda att direkt adressera de andra berörda personerna innan du lämnar in ett klagomål. Om det inte fungerar, eller om arbetstagaren inte är bekväm att göra det, kan du instruera dina anställda att kontakta sin handledare.
Om problemet fortfarande inte kan lösas genom att prata med individerna eller deras handledare, ska de anställda kontakta lämplig punktperson eller utskott som du identifierade i steg ett.
oavsett vad din process är, Se till att den är dokumenterad och lätt tillgänglig för alla dina anställda.
Bestäm hur du ska hantera inlämnandet av ett klagomål
När som helst ett klagomål lämnas in måste du undersöka det, oavsett om du tror att problemet är giltigt. De berörda parterna bör behandlas efter varje undersökning, oavsett resultaten. De personer som lämnat in klagomålet bör hållas informerade om utredningens status så att de är medvetna om att den hanteras och inte ignoreras.
till exempel, efter att du har utfört en grundlig utredning, var noga med att debriefera anställda som lämnade klagomålet. Låt dem veta att deras oro undersöktes, det resulterande resultatet och eventuella nästa steg som behövs.
även om dessa kan vara svåra samtal, är det viktigt att du tar itu med dina anställdas oro rättvist och snabbt. Att ignorera dessa problem kan störa dina anställda och få dem att ifrågasätta din lojalitet.
dokumentera klagomålspolicyn och Lägg till den i din medarbetarhandbok
inklusive din klagomålspolicy i medarbetarhandboken är viktigt så att anställda vet vad de ska göra när de stöter på ett problem.
dessutom bör du låta alla dina anställda underteckna en bekräftelse på att de har fått och läsa policyn.tillsammans kan dessa dokument hjälpa ditt företag att försvara sig om en anställd lämnar in en lagstadgad avgift eller rättegång.
sprid ordet
dela din nya klagomålspolicy med dina anställda. Se till att alla känner till rätt steg och procedurer för att rapportera ett problem. Ett möte eller diskussion ansikte mot ansikte visar dina anställda att du tror på din klagomålspolicy och möjliggör eventuella frågor eller problem.
Följ igenom
att överge din policy efter att du har skapat det kan skada anställdas moral mer än om du aldrig haft en alls.
håll fast vid det. Visa dina anställda att du verkligen vill höra från dem.
adressera alla problem som uppmärksammas, oavsett om det är en sann fråga eller en anställd som har en dålig dag.
ha en riktig öppen dörrmiljö på din arbetsplats
din klagomålspolicy kommer bara att vara effektiv om dina anställda känner sig bekväma att rapportera problem de har.
om dina anställda är oroliga för vedergällning kanske de inte väcker oro. I slutändan kan detta leda till att en anställd avgår eller lämnar in en lagstadgad avgift eller rättegång mot din organisation över ett problem som lätt kan ha lösts om du hade varit medveten om det.
anonyma kommunikationskanaler som hotlines eller webbaserade undersökningar är andra alternativ, men om dina anställda känner att de får öppet kommunicera när som helst, kommer de sannolikt att känna sig bättre att tala upp.
upprätthålla den öppna kommunikationen på ett löpande sätt genom att ha incheckningssamtal med anställda. Vänta inte bara på att de kommer till ledningen och rapporterar problem. Genom att ha pågående kommunikation, du kommer att verka mer lättillgänglig och anställda kommer att vara mer benägna att få oro för ljus.
om en anställd ger en oro för ledningen, se till att de tackas för att dela feedbacken och se till att du följer upp med en resolution för att stänga oroen. Även om det inte är något som behöver åtgärdas med en annan anställd, bör du diskutera det med den berörda medarbetaren och partnern för att hitta ett sätt att lösa problemet.
en anställd klagomål politik är bara en av flera HR bästa praxis du inte har råd att förbise. Ladda ner vår gratis e-bok, 7 vanligaste HR-misstag och hur man undviker dem, för att upptäcka vad som annars kan saknas i din personalstrategi.
ladda ner din gratis e-bok