så här anpassar du Outlook för ökad produktivitet
alla använder e-post på arbetsplatsen idag, och det gör nästan alla galna. Du får förmodligen hundratals e-postmeddelanden varje dag. Om du inte är markerad kan denna spärr av e-post ta över din dag och minska din produktivitet.
Tack och lov, med vissa justeringar kan du förhindra att det händer. Låt oss ta en titt på några specifika tips som hjälper dig att ta kontroll över din e-post.
viktiga råd: Ställ in tider för att kontrollera e-post
om det finns ett tips du omsätter, borde det vara det här:
Ställ in specifika tider för att kontrollera din e-post och hålla fast vid dem.
ett inkommande e-postmeddelande kan helt kasta dig av din nuvarande uppgift och förstöra din fart. När du är i djup tanke över ett kalkylblad och ett e-postmeddelande dyker upp, byter du till Outlook kommer att fokusera dig på något som inte är lika viktigt. I nästan alla fall är ingen e-post så viktig att den inte kan vänta lite.
prova ett tidsintervall för att kontrollera e-post som passar din arbetsdag. Detta beror på hur ofta du behöver svara på e-postmeddelanden. För vissa kan det fungera bra att kontrollera e-post en gång efter lunch och en gång innan du lämnar. Andra kan behöva kontrollera sin inkorg högst upp i varje timme.
om det alls är möjligt i ditt jobb rekommenderar vi att du undviker e-post först på morgonen. Du bör ägna de första minuterna av din dag till de viktigaste aktiviteterna på din att göra-lista. I de flesta fall kan e-post vänta och det är inte värt att bli distraherad så snart du kommer till jobbet.
det finns ingen bästa tid som kommer att fungera för alla. Men att flytta e-postkontroll till specifika tider gör att du kan flytta snabbt genom din inkorg och fokusera på det, istället för att bryta dig bort från din nuvarande uppgift var femte minut för att svara på ett meddelande.
anpassa Microsoft Outlook för e-post Sanity
eftersom många av våra läsare använder Microsoft Outlook, låt oss granska några Outlook-inställningar som kan hjälpa dig att göra e-post mindre av en distraktion och hjälpa dig att få ut mer av Outlook.
inaktivera nya meddelandevarningar
som standard använder Outlook flera metoder för att fånga din uppmärksamhet när ett nytt meddelande kommer. Om du kontrollerar e-post vid specifika tider kommer dessa meddelanden bara att distrahera dig. I Outlook, gå till fil> alternativ och välj fliken Mail till vänster. Avmarkera sedan alla alternativ i avsnittet meddelande ankomst.
detta inaktiverar ljud, popup-fönster och kuvertikonen som visas på Outlook-genvägen i Aktivitetsfältet längst ner på skärmen.
ta bort inklistrad textformatering
Du har säkert märkt att när du klistrar in text från ett annat program i ett e-postmeddelande behåller Outlook formateringen. Om du till exempel kopierar Storlek 72 teckensnitt röd text från en webbplats ser du det exakt så när du klistrar in i ett e-postmeddelande. Vanligtvis vill du bara ha själva texten, inte formateringen.
för att inaktivera formatering av kopiering, besök File > alternativ och välj fliken Mail. Klicka på knappen redigeringsalternativ… under Skriv meddelanden. Välj sedan fliken Avancerat till vänster. Bläddra ner till avsnittet Klipp ut, kopiera och klistra in och ställ in alternativet Klistra in från andra program för att bara behålla Text. Klicka på OK för att spara dina ändringar.
Nu behöver du inte oroa dig för att klistra in alla typer av konstiga textstilar i dina e-postmeddelanden.
Stäng Originalmeddelanden när du svarar
om du ofta svarar på eller vidarebefordrar e-postmeddelanden har du förmodligen många meddelanderutor som flyter runt. Att stänga dessa när du redan är klar med dem är slöseri med tid. Du kan vända en inställning och få Outlook att stänga ett meddelandefönster automatiskt när du klickar på Svara eller vidarebefordra, vilket minskar röran.
för att göra det, gå till Arkiv > alternativ > Mail och bläddra till avsnittet svar och framåt. Markera rutan som säger stäng det ursprungliga meddelandefönstret när du svarar eller vidarebefordrar.
starta Outlook i kalendervyn
För att hålla dig från att bli distraherad av din inkorg, varför inte ha Outlook Visa din kalender när den startar? Det är mer användbart att se dina kommande händelser när du öppnar Outlook än att bli överväldigad via e-post.
Du kan ändra Outlook startsida genom att besöka fil > alternativ > Avancerat. I avsnittet Start och avsluta i Outlook klickar du på Bläddra … bredvid rutan starta Outlook i den här mappen:. Välj kalender och klicka på OK.
ändra läsfönstret beteende
Outlook läsfönstret funktionen visar ett e-postmeddelande direkt i inkorgen när du klickar på den. Detta gör att du enkelt kontrollera din e-post utan att dubbelklicka på ett meddelande för att öppna den i ett nytt fönster.
detta är ganska användbart; läsfönstret gör det dock enkelt att markera meddelanden som lästa av misstag. Som standard markerar Outlook ett meddelande som läst så snart du klickar på det och klickar sedan på något annat. Det betyder att om du snabbt bläddrar igenom meddelanden kan du markera något som läst utan att ens inse det.
om du fortfarande vill använda läsfönstret kan du ändra detta. Klicka på fliken Visa högst upp i Outlook och klicka sedan på läsfönstret i avsnittet Layout. Välj Alternativ… och du får se några inställningar för läsfönstret.
markera objekten som lästa när de visas i rutan läsfönster. Nedan kan du ange ett nummer i rutan bredvid vänta – det här är hur många sekunder du måste visa ett meddelande innan Outlook markerar det som läst. Om du hellre vill markera alla meddelanden som lästa på egen hand, avmarkera bara alternativet Markera som läst när valet ändras. Detta hindrar Outlook från att markera meddelanden som lästa när du klickar bort från dem.
om du hellre vill kan du helt inaktivera läsfönstret. Välj fliken Visa och klicka sedan på knappen läsfönster. Välj Av och Outlook tar bort läsfönstret. Du ser istället en lista över alla dina e-postmeddelanden och kan dubbelklicka på en för att öppna den.
Visa alltid Bcc-fältet
Du vet förmodligen att Bcc-fältet låter dig skicka meddelanden till vissa mottagare utan att de ser andras adresser. Om du använder det ofta kan du berätta för Outlook att alltid visa det, vilket sparar ett klick.
för att göra det, starta ett nytt e-postmeddelande genom att klicka på nytt e-postmeddelande under fliken Hem eller använd kortkommandot CTRL + N. I fönstret Nytt e-postmeddelande väljer du fliken Alternativ högst upp. Klicka sedan på Bcc-knappen i avsnittet Visa fält. Detta visar permanent Bcc-rutan för alla nya meddelanden och svar.
använd Att göra-fältet
bortsett från e-post kan Outlook också hålla dina kontakter, kalender och att göra-lista. Du kan växla mellan dessa flikar när som helst, men Outlook erbjuder också en panel som låter dig kontrollera dem med en överblick.
för att aktivera det, klicka på fliken Visa högst upp i Outlook och välj sedan att göra-fältet i avsnittet Layout. Du kan visa din kalender, personer och uppgifter här. Det är upp till dig vilka som är mest användbara. Om du aktiverar kalendern kommer den att visa dina kommande evenemang. Fliken Personer ger dig enkel åtkomst till de personer du kontaktar mest, och du kan använda uppgifter för att hålla reda på din att göra-lista.
Delay Meddelandeleverans
Ibland vill du inte skicka ett meddelande direkt. Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande i slutet av en arbetsdag kan det begravas i mottagarens inkorg och minska deras chanser att se det och svara. Att skicka meddelandet första på morgonen skulle vara bättre, men vad händer om du glömmer imorgon?
lösningen är schemaläggning av meddelanden. Detta låter dig skriva ditt meddelande när det är bekvämt, men Outlook levererar det inte förrän den tid du anger.
för att göra detta, skapa ett nytt meddelande och skriv ut din e-post som vanligt. När du är klar klickar du på fliken Alternativ längst upp i fältet istället för att klicka på Skicka. Under avsnittet Fler alternativ väljer du Delay Delivery. Ett nytt fönster kommer att dyka upp.
här väljer du leverera inte före och välj datum och tid i listrutorna. När du klickar på Stäng har du schemalagt ditt meddelande.
tagga e-postmeddelanden för uppföljning
det är enkelt att skicka ett mail med en specifik förfrågan och glömma att du någonsin skickar den. Outlook inbyggda uppföljningsfunktion kan hjälpa dig att komma ihåg att checka in på Viktigt meddelande så att du alltid får ett svar.
När du skriver ett e-postmeddelande väljer du fliken Meddelande högst upp i fönstret. Klicka på Följ upp under avsnittet taggar. Du kommer att se en rullgardinslista med snabba alternativ som idag, imorgon och nästa vecka.
om du klickar på Anpassad kan du ställa in ett exakt datum och tid som Outlook påminner dig om att följa upp. Det är bra att kolla in Påminnelselådan också, så att du får en pop up när det är dags att följa upp.
Outlook ger dig också möjlighet att flagga för mottagare, som automatiskt flaggar meddelandet i slutet för uppföljning. Du borde förmodligen inte använda detta om du inte är bekant med personen du kontaktar.
se till att du kan se dina uppföljningsflaggor så att du inte glömmer dem! Följ stegen ovan i avsnittet Använd att göra-fältet för att visa dina uppgifter på höger sida av Outlook, eller klicka på knappen uppgifter för att visa dem i ett helt fönster.
redo för ökad produktivitet i utsikterna?
förhoppningsvis hjälper dessa tips dig att minska distraktionen av e-post och få Outlook att fungera bättre för dina behov. E-post behöver inte vara en massiv huvudvärk-ta kontroll med dessa och andra tweaks kommer att göra din upplevelse mycket smidigare.
För mer hjälp med e-post, kolla in våra tips för bättre e-postformatering.