To nejlepší z obou světů: jak uspořádat svůj den v práci dvěma způsoby

často spěcháte kolem a snažíte se to někde udělat nebo chytit termín? Pokud máte pocit, že jste neustále běží pozdě, schopen držet krok s své povinnosti, pak byste měli přemýšlet o zkoumání způsob, jak jít o plánování své práce a levelování na své organizační schopnosti.

bez řádné organizace si nebudete moci užít plný a vyvážený den(a možná i životní styl). Můžete také trpět nedostatkem motivace a posunů nálady. A to vůbec nezní moc lákavě.

Otázkou však je, jak zlepšíte své každodenní plánování? S tolika tipy a triky po celém internetu může být obtížné rozhodnout, které z nich budou účinné. A se vším stresem během dne, může být pro vás těžké stanovit vhodný čas pro začátek.

nebojte se, máme vás vztahuje. Tento článek obsahuje dvě skvělé metody pro plánování vašeho času, stejně jako tipy, které je třeba uspořádat, a ukazatele, jak uspořádat svůj den tak, aby byl produktivnější. To vám může pomoci začít a vést vás na každém kroku!

jak uspořádat svůj den: nejúčinnější metody

existují různé přístupy k organizaci vašeho dne. Zvolili jsme dva významné přístupy, z nichž jeden je také velmi populární. Pomocí obou, můžete spravovat svou pracovní dobu, s ohledem na vnímavý celý den.

Metoda #1: Getting things done (GTD)

:

• Pocit, ohromen počtem úkolů, které musíte dodržovat?
• Bojíte se zapomenout na malé detaily?
• noste mnoho klobouků ve své práci a životě?
• spusťte mnoho projektů, ale máte potíže s jejich dokončením?

pak musíte vzít několik ukazatelů od Davida Allena, tvůrce GTD, a naučit se organizovat své pracovní úkoly (a všechny ostatní úkoly) správným způsobem!

systém správy úloh GTD je založen na jednoduché pravdě: čím více úkolů máte na svém seznamu, tím obtížnější je pro vás rozhodnout, co potřebuje pozornost. To také hodí humbuk kolem seznamů úkolů přímo z okna, protože by vás mohly donutit trávit více času přemýšlením o svých úkolech, než je dělat. V důsledku toho můžete skončit ve stresu a ohromeni.

Allen si všiml, že lidský mozek je mnohem lepší na zpracování informací, než je ukládání a položil tuto zásadní zprávu do GTD metodiky, které by vám měly pomoci zbavit se všech duševní nepořádek a dostat věci udělat včas. To zahrnuje nastavení pracovního postupu, a jakmile to uděláte, budete schopni identifikovat úkoly, které by měly být pracoval na v daném okamžiku, bez obav, že budete zapomenout na něco.

GTD metoda se skládá z pěti jednoduchých postupů, které vám pomohou systemizaci nepořádek ve vašem mozku a organizovat svůj den:

• Zachytit všechno. V duchu „musím to udělat „nebo“ to by se mělo stát v té době, ať už vás napadne cokoli, je to akce nebo požadavek, zachyťte to. Pokud unikne vašemu notebooku, unikne vaší pozornosti.

• objasnit. Práce přes vše, co zachytit (prostě se nesnažte dokončit to ještě ne!) a naplánovat další kroky. Rozhodněte se, do jaké kategorie se položka nejlépe hodí: je to odkaz, projekt nebo Další akce?

• organizovat. Dejte všechno tam, kam patří. Přidejte do kalendáře důležitá data, přiřaďte úkoly ostatním lidem a vyřešte si vlastní.

• recenze. Mějte přehled o svých seznamech a nezapomeňte je revidovat a aktualizovat.

• zapojit. Začněte pracovat na úkolech, na kterých záleží nejvíce!

GTD vyžaduje učení, jak plánovat a organizovat předem. Ale, z dlouhodobého hlediska se to určitě vyplatí. S touto metodou se nikdy nebudete muset starat o zmeškání schůzky nebo zapomenutí termínu. Místo toho budete mít všechny své úkoly vyřešeny a budete moci správně upřednostnit svůj čas.

nyní podrobně prozkoumejme každou praxi!

Krok 1: Zachyťte

prvním a nejdůležitějším krokem k GTD je zastavit ukládání všech informací a vašich každodenních úkolů do mozku. Místo toho zachyťte a uložte všechny úkoly, nápady, úkoly do „doručené pošty“ — fyzického notebooku nebo digitální aplikace, jako je plánovač, kalendář nebo aplikace pro správu úloh.

zachycením svých myšlenek budete konečně schopni snížit duševní nepořádek. Nebojte se o organizaci těchto úkolů a položek ještě! K tomu se dostaneme v jednom z následujících kroků.

Tip: když právě začínáte s GTD, doporučujeme si zapsat vše, o co se budete muset v budoucnu postarat, a uložit jej do doručené pošty.

Krok 2: Objasnit,

Nyní se dostáváme k části, kde se naučíte, jak organizovat své pracovní den a vše urovnat do složky doručená pošta. Projít každou položku ve složce doručená pošta a použít jednu z následujících metod:

• Pokud úkol trvá méně než 2 minut, vyplňte jej okamžitě.
• pokud lze úlohu delegovat, přiřaďte ji někomu jinému.
• zapište datum splatnosti, pokud je třeba položku dokončit v určitém datu nebo čase.
• pokud je úkol složitý, identifikujte další akce a kroky, které musíte podniknout, abyste se s ním mohli pohnout kupředu.

vždy se ujistěte, že přidat co nejvíce informací do svých úkolů, jak je to možné a aby vaše úkoly žalovatelné.

Krok 3: Uspořádejte

po zapsání všech úkolů a přidání co nejvíce informací je čas je vyřešit. Existuje mnoho způsobů, jak organizovat své úkoly pomocí metody GTD, ale nejběžnější je použití kombinace projektů a štítků, jako v Todoist nebo Asana.

je třeba oddělit položky do jednorázových úkolů a projektů. Podle filozofie GTD je projekt jakýkoli úkol, který vyžaduje více kroků k dokončení. Nezapomeňte si zapsat další kroky pro každý úkol a přidat datum splatnosti(pokud existuje). Například v asaně by se tento krok projevil při vytváření karty úkolů a dílčích úkolů v ní.

Krok 4: recenze

Tento krok je zcela samozřejmý. Vynětí půdy z produkce čas každý týden, aby se podívat přes všechny své úkoly, vyškrtnout všechno, co jste úspěšně absolvováno, přidat a uspořádat nové úkoly, a identifikovat další akce. Allen nazývá tento krok “ kritickým faktorem úspěchu.“Neustálé přezkoumání a aktualizace vašich úkolů zajistí, že nebudete jen dělat věci. Děláš správné věci.

Krok 5: zapojte

Toto je část, kdy se vyplatí veškerý čas, který jste vyčlenili na plánování vaší práce. Tímto krokem byste měli vyvinout systém plný žalovatelných úkolů, které jsou uspořádány do logických kategorií.

takže když začnete pracovat, nebudete se divit “ co mám dělat dál?”. Vzal jste si, že myšlení mimo obraz tím, že všechny své úkoly na fyzické nebo digitální papír a je uspořádána do žalovatelné plán. Na začátek, zbavili jste se veškerého duševního nepořádku, který vás stresoval.

GTD Nástroje,

Zde je několik dalších tipů, jak být organizovány a GTD nástroje, které vám pomohou dostat na kloub této metody rychlejší.

GTD seznamy

Chcete-li začít s GTD je třeba vyjasnit a organizovat své úkoly efektivně. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je vytváření seznamů, buď na papíře, nebo pomocí softwaru pro správu úloh v telefonu nebo notebooku. Existuje několik typů seznamů, které můžete vytvořit:

• seznam“ in“. Toto je první, základní, chaotický seznam, který vytvoříte. Použijte jej k zachycení myšlenek a úkolů, které se vám vyskytnou. Nebojte se zapisovat vše do notebooku nebo smartphonu. Můžete mít dokonce několik“ in “ seznamy; např jeden v plánovači a jeden v telefonu. Jakmile budete mít všechny své úkoly zapsány, začněte je organizovat podle priority.
• seznam“ Další akce“. Seznam „Další akce“ by měl obsahovat položky, které byste měli udělat co nejdříve. Položky v tomto seznamu můžete uspořádat na základě jejich priority, datum splatnosti, nebo možná, jak brzy je můžete udělat. Nezapomeňte, že byste měli vždy dokončit krátké úkoly (ty, které trvají méně než dvě minuty) okamžitě.
• seznam“ čekání na“. Tento seznam by měl být použit pro všechny úkoly přenesené na ostatní, nebo úkoly, které nemůže být dokončena, protože někdo musí dělat něco jiného. Zde je jeden užitečný tip pro tento seznam. Při zápisu úlohy si vždy zapište aktuální datum. Tímto způsobem můžete poslat e-mailem svým spolupracovníkům a říct něco jako „stále čekám na zprávu, kterou jste řekli, že brzy skončíte. To bylo před 18 dny!“
• seznam“ někdy/možná“. Tento seznam je určen pro všechny projekty, které chcete jednoho dne realizovat, ale nemají velký význam. Na tomto seznamu můžete zapsat položky jako „nahradit ošklivý obraz v obývacím pokoji“ nebo „založit svůj vlastní blog“. I když úkoly na tomto seznamu nejsou nanejvýš důležité, měli byste tento seznam zkontrolovat každý týden, nezapomeňte na tyto úkoly a začněte na nich pracovat, až budete mít nějaký čas!

kalendář

kalendář je ideální pro všechny ty úkoly, které jsou citlivé na čas a datum. Tímto způsobem budete moci lépe upřednostňovat své úkoly. Úkoly, které není třeba provést brzy, zůstanou na vašem seznamu „Další akce“, takže se s nimi můžete vypořádat později. Pokud se vám nelíbí vedení kalendáře na zdi nebo na stole, měli byste zkusit pomocí Kalendáře Google zůstat organizovaní.

Read/Review Folder

je docela pravděpodobné, že na jednom ze svých seznamů budete mít několik „přečtených“ úkolů. V takových případech se hodí složka pro čtení/kontrolu. Může to být fyzická nebo digitální složka, která bude obsahovat všechny dokumenty, dokumenty nebo knihy, které potřebujete přečíst. Myšlenkou této složky je mít vždy k dispozici tento materiál, když máte několik minut na zabití při čekání na jídlo nebo v ordinaci lékaře.

GTD je metodika produktivity, která může změnit váš život z chaotického nepořádku na vyvážený a naplněný životní styl. GTD vám pomůže uspořádat vaše pracovní úkoly, stejně jako zbytek vašeho dne, protože to také ovlivňuje, jak dobře děláte svou práci.

Metoda #2: Plán Da Vinci

plán Da Vinci je druhá metoda, která vám pomůže naučit se efektivněji plánovat a organizovat. Vyvinut Adrian Iliopoulus, tato metoda vám umožní vytvořit plány, které bude váš život více účelné, zábavné a kreativní.

hlavní myšlenkou „Da Vinci Schedule“ je naučit se:

• Buďte kreativní a zadejte tok každý den.
• neumožňuje přerušení zničit váš tok.
• Stop procrastinating a get things done.
• ujistěte se, že nemáte vyhoření.
• správně vyvážit práci a hrát.

Věděli jste? Po přerušení trvá 23 minut a 15 sekund, než se vrátíte na trať.

Da Vinci Plán vám může pomoci ujistěte se, že nejste zahlceni prací jako kaplani své každodenní činnosti tak, kde máte výrazný čas na těžší a lehčí úkoly, ale také dostatek času pro relaxační aktivity každý den.

Jak Organizovat Svůj Den s Da Vinci Plán

Mnoho lidí, doporučuji vám začít plánovat svůj týden v pondělí, ale je to nejlepší nápad? Tvůrce plánu Da Vinci doporučuje zahájit plánování v neděli večer. Jak upozornil, pondělí je ekvivalentem časných ranních hodin, ale za týden. Naše mysl je vždy ráno odpočatá a může přinést větší produktivitu. „Časné hodiny“ pro tento týden jsou pondělí, úterý a středa. Chcete-li využít těchto dnů, měli byste si naplánovat své úkoly v neděli.

Jak Adrian zdůrazňuje, nejsložitější částí plánování je upřednostňování. On doporučuje, že byste měli být upřímní sami se sebou a pečlivě roztřídit úkoly podle jejich důležitosti a množství práce, kterou musíte udělat, je dokončit.

zde je, jak Adrian denní a týdenní plán vypadá.

Kredit: Adriana Iliopoulus‘ Da Vinci Plán

Jak můžete vidět, každý den se skládá ze stejných prvků:

• Ranní Rutina
• Hardcore Hluboko Práce
• Měkké Hluboké Práce
• Admin
• Cvičení
• Sociální
• Hrát

Nyní, pojďme vysvětlit, každý z nich podrobněji.

ranní rutina

je důležité začít každý den správně. Místo toho, abyste spali a spěchali do práce, přijďte s rutinou, která vám pomůže probudit se a dělat vše, co vás potěší — jíst snídani, pít kávu nebo dokonce jít na běh. Jsou to malé věci, které mohou ve vašem dni výrazně změnit. Můžete také přijít s noční rutinou,která vám pomůže relaxovat před spaním. Všichni úspěšní lidé mají noční rutinu,a tak byste měli!

hluboká práce

hluboká práce je rozdělena do dvou kategorií-tvrdá práce a měkká práce. Tvrdá práce se týká všech úkolů, které považujete za náročné, zatímco měkká práce jsou všechny ty úkoly, které se snáze provádějí. Ujistěte se, že děláte hlubokou tvrdou práci od pondělí do středy a měkkou práci ve čtvrtek a pátek.

Admin Work

Admin work zahrnuje úkoly, jako je odpovídání na e-maily, plánování a účast na schůzkách, organizace dokumentů, objednávání dodávek atd. Je důležité vypočítat, kolik času tyto úkoly potřebují k dokončení, takže si na ně můžete každý den vyhradit čas.

Cvičení, Sociální, a Hrát

Aby se zabránilo vyhoření, je třeba nastavit stranou čas každý den, takže můžete relaxovat, trávit čas s rodinou a přáteli, a hrát. Hrát znamená dělat všechny činnosti, které prosím vás, doslova z hraní, sledování filmů nebo čtení knihy.

plán Da Vinci se trochu liší od metody GTD, protože zahrnuje celý den a umožňuje vám vytvořit každodenní rutinu. Tato metoda však během pracovního dne příliš podrobně neřeší organizování úkolů, což GTD dělá. Takže tím, že kombinuje dvě metody, budete moci vytvořit systém organizování celý den ve více vyváženým způsobem, kde dostanete to, co dělal v době vyhrazené pro práci a relaxaci v ranní vstávání a hraní, aby zajistily nechcete vyhořet.

5 jednoduchých tipů, jak lépe uspořádat pracovní den

Pokud se vám tyto dvě metody nelíbí, je zde další rada, jak organizovat pracovní úkoly.

napište

vezměte 5-10 minut na konci pracovního dne, abyste napsali do deníku a vyhodnotili den. V našich hlavách se toho děje tolik, že je téměř nemožné zpracovat a shromáždit myšlenky bez nějaké formy výstupu. Na konci pracovního dne, většina z nich chce běžet do kopců-a tím-přinést svou práci a související stresy domů s nimi. Studie UCLA psychologů odhalila, že tím, že slovně své pocity—ať už budete mluvit s někým, nebo napište je dolů—pomůže zajistit veškeré související negativní emoce jsou mnohem méně intenzivní. Takže místo toho, abyste s sebou přinesli jakýkoli hněv nebo stres, nechte to v poznámkovém bloku.

Na vrcholu se, že tím, že píše se stanoví zvláštní výzvy, kterým čelíte, vaše podvědomí bude pracovat na vymýšlení nápravná řešení, zatímco budete spát v noci, takže můžete probudit svěží a motivovaný řešit den.

Plánovat dopředu

Nyní, že jste uvolnit všechny hněv a frustrace, jste v pozici, aby naplánovat den dopředu, aby zvýšit pravděpodobnost, že to půjde hladce. Další poznámkový blok a zapište si své úkoly na zítra v pořadí důležitosti, a opustit kancelář s vědomím, vaše podvědomí se postará o zbytek a zajistit, že jste daleko před sebe, když přijedete ráno do práce. Výzvy a rozptýlení vždy vyvstanou, takže buďte realističtí ve svých cílech-a pokud nedosáhnete-nebijte se. Jen se ujistěte, že to narazíte na začátek zítřejšího seznamu.

Declutter váš pracovní prostor

přeplněný pracovní prostor = zaplněný mysli. Pokud je váš stůl nepořádek, jak můžete očekávat, že Váš pracovní den bude plynout bez nevítaných rozptýlení? Uspořádejte svůj stůl podobně, jak byste chtěli uspořádat svou mysl: bez nepořádku a rozptýlení.

totéž platí pro pracovní plochu. Udržujte svůj desktop nepořádek-free snadno pracovat si cestu přes své úkoly, včetně e-mailu.

nedělejte více úkolů

podle studie Kalifornské univerzity Irvine trvá průměrně 23 minut a 15 sekund, než se vrátíte k úkolu, jakmile od něj odeberete svou koncentraci. Když se tedy vydáte na dokončení úkolu, nezapomeňte se osvobodit od všech rozptýlení. To znamená žádné sociální média, e-mailem, internet, atd. dokud není úkol dokončen nebo neuplyne přidělený čas na jeho práci. Použijte časovač a začněte s jednou hodinou nepřetržité práce. Pokud je okolní hluk příliš velký, Zahrajte si nějakou hudbu, abyste odplavili rozptýlení a pomohli vám soustředit se. Řekněte svým kolegům, co děláte, a požádejte je, aby vás nerušili, pokud to nemůže počkat.

Věřit 80-20 pravidlo

Většina toho, co děláme, není tak důležité, ale protože je to jednodušší, a může nám poskytnout to okamžitý hit dopaminu, máme tendenci trávit příliš mnoho času na jednoduché úkoly, zatímco odkládání na náročnější, ty důležité. To vytváří zbytečný boj. Tím, že řeší důležitější věci jako první, když přijde na dokončení jiné méně smysluplné úkoly, budete mít možnost tak učinit s větší pocit úspěchu a spokojenosti.

Spravujte svůj e-mail

e-mail je chaotický obchod a stejně jako mnoho jiných úkolů je zřídka naléhavý. Udělejte si čas na organizaci, takže když tam jdete, vše běží efektivně a organizovaně z hlediska důležitosti. E-mailové klienty pro stolní počítače, jako je Mailbird (Windows) nebo Airmail (Mac), jsou pro to skvělými nástroji a hodí se zejména pro lidi, kteří musí spravovat více e-mailových účtů.

Závěr

při použití těchto jednoduchých tipů, aby lépe organizovat svůj den v práci, budete zažít řadu výhod, které pomohou zajistit, že budete svou práci nechte v práci, dostat se na čas, a v noci spát. Pokud úkoly nejsou nanejvýš důležité, neberte si práci domů s sebou. Ten čas dekomprimovat, bavit se a dělat to, co máte rádi, je stejně důležitý jako čas potřebný k zaplacení účtů. Budete s největší pravděpodobností setkat s odporem od sebe začíná, ale pokud se budete držet toho, v době, uvidíte vaši produktivitu a kvalitu práce, stejně jako kvalitu vašeho života. Výhra pro všechny.

Líbilo se vám tento příspěvek? Podívejte se na druhou část „7 tipů, jak snížit stres“ a sdílejte ji se svými (stresovanými) přáteli.

o autorovi:

Nicky Cullen je spisovatel a trenér úzkosti. Trpěl úzkostí, záchvaty paniky, a deprese po dobu deseti let: své zkušenosti využívá k tomu, aby své klienty naučil řešení, která si přeje, aby ho někdo naučil před 15 lety. Více se dozvíte kliknutím zde.