5S sur le lieu de travail japonais – seiton prêt (partie 2 sur 5)

Aider les fournisseurs à se démarquer

Parmi nos clients, il y a des entreprises américaines qui veulent augmenter leur part des activités japonaises aux États-Unis. Nous leur apprenons les différences culturelles derrière les pratiques de travail japonaises et américaines, et comment anticiper les exigences de leurs clients. La connaissance du contexte culturel leur permet non seulement de répondre aux attentes de leurs clients, mais aussi d’identifier de manière proactive les moyens d’ajouter de la valeur à la relation.

5S, souvent expliqué comme Seiri=tri, Seiton=organisation, Seiso= nettoyage, Seiketsu= assainissement et Shitsuke= maintien, est une méthodologie de travail introduite par les entreprises japonaises. 5S est basé sur le « bon sens » japonais fondamental, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles ils ont du mal à l’expliquer aux non-Japonais. Dans le numéro du mois dernier (février 2011), nous avons donné un aperçu des 5S et quelques idées sur Seiri. Ce mois-ci jette un nouveau regard sur Seiton.

Seiton:les bases

Dans son livre « のの語語表現 (Seizo gemba no eigo hyogen) (Communication efficace pour les ingénieurs) », qui aide les ingénieurs japonais à communiquer en anglais dans les paramètres techniques, Rochelle Kopp propose un moyen de décrire seiton.
 » Organisation. Définissez tous les éléments nécessaires de manière ordonnée afin qu’ils puissent être localisés et récupérés en toute sécurité et rapidement. Magasin – tout à sa place. » Elle conseille aux ingénieurs japonais d’utiliser l’expression « Une place pour tout et tout à sa place”, inventée par qui d’autre que Benjamin Franklin, « l’Américain par excellence”!

Seiton-(整頓)

Regardons les significations plus subtiles de seiton. Le premier caractère, « organisation » ou ordre, »est le même que le premier caractère de seiri, le premier concept des 5S. En fait, les deux mots sont souvent utilisés ensemble pour décrire l’ordre général, comme dans « seiri seiton. »Cependant, leurs significations sont très différentes. Seiri signifie trier, séparer et rejeter (et garder). Seiton signifie s’organiser et être prêt. Si nous nous concentrons simplement sur le rangement des objets, nous pouvons perdre de vue pourquoi nous les rangeons, c’est-à-dire pouvoir les récupérer rapidement lorsque nous en avons besoin. Seiton signifie déterminer où et quand les articles sont nécessaires et les placer de manière à favoriser un flux de travail efficace. Un travailleur ne devrait pas avoir à chercher les outils nécessaires ou à marcher dans une autre zone pour accéder à des objets souvent utilisés.

L’émission de télévision avec le placard en désordre

Il y a quelques années, un collègue japonais et moi parlions de nos émissions de télévision pour enfants américaines préférées. J’ai mentionné une émission scientifique qui était diffusée à l’époque à la télévision publique. Il présentait deux gars vraiment sympas qui partaient à l’aventure scientifique avec leur lémurien de compagnie. « Oh, dit-il, je n’aime pas que ma fille regarde cette émission. Ces deux gars ne donnent pas le bon exemple. »Je me suis demandé: « Comment pourrait-il ne pas aimer le spectacle? »Puis je me suis souvenu. Il y avait une blague à propos de « aller au placard. »Quand ils partaient pour leur aventure, ils allaient dans leur placard pour récupérer leur équipement. Le placard était tellement rempli que lorsqu’ils ont ouvert la porte, une avalanche d’équipements de toutes sortes leur est tombée sur la tête. ”Les vrais scientifiques ont seiton », a déclaré mon collègue. « Il a raison », me suis-je dit. Mais j’ai pensé que pour les enfants américains qui regardaient le spectacle, le placard en désordre ajoutait à la fraîcheur des frères. D’une certaine manière, seiton ne semble pas tout ça – eh bien, cool. Visitez une école japonaise et vous verrez comment le seiton est enseigné et renforcé dès le premier jour.

Communication visuelle de seiton

L’identification visuelle et la communication sont également essentielles à la mise en œuvre de seiton. Les éléments utilisés régulièrement sont souvent étiquetés pour documenter les dates d’utilisation afin de déterminer la priorité de l’emplacement. Les outils sont étiquetés de sorte que le bon soit utilisé. L’étiquetage des ombres (dessiner le contour de l’article à l’endroit où il doit être rangé) communique clairement l’emplacement correct. L’étiquetage au sol identifie les emplacements où l’équipement appartient. Il identifie également la place des gens et les endroits qui ne sont pas sûrs et qui n’appartiennent pas.

Seiton et les humains

Nous pensons souvent que seiton s’applique à des objets tels que des outils, des pièces et des équipements, mais la signification originale de seiton inclut également de s’habiller correctement en fonction de son rôle. Un uniforme est un type de communication visuelle. Dans une entreprise japonaise, vous pouvez savoir en un coup d’œil qui sont des entrepreneurs et non des employés réguliers, ainsi que pour quel entrepreneur ils travaillent, simplement à partir de la couleur de l’uniforme. De même, les Japonais qui font de la randonnée portent du matériel de randonnée, même lors d’une simple sortie d’une journée où d’un point de vue purement technique, des vêtements ordinaires suffiront. Aligner le costume avec l’activité est plus important pour les Japonais que pour les Américains.

Emplacement et heure

Le japonais a un mot, « ba”, qui indique à la fois l’heure et le lieu. Les Japonais sont sensibles à l’alignement des activités sur leur « ba » approprié. »Un élément de seiton est l’alignement des horaires. Disons, par exemple, que les Japonais doivent convoquer une réunion d’urgence à 13h00, ils peuvent être assez confiants que les personnes qui doivent y assister seront là. En effet, les entreprises japonaises font l’effort logistique pour donner à tout le monde la même pause déjeuner de 12h00 à 13h00. Ils sont donc surpris de convoquer une réunion impromptue à 13h00 aux États-Unis et de constater que de nombreux travailleurs ne sont même pas dans le bâtiment. Quand ils entendent : « Je ne trouve pas Joe. Il a dû sortir pour manger un morceau ” ils se demandent si les Américains sont sérieux dans leur travail. Mes conseils: Découvrez quand les Japonais prennent le déjeuner et le prennent en même temps.

Un autre élément de seiton consiste à aligner le comportement avec « ba » approprié. »Il y a un temps et un lieu pour tout. Les réunions sont « ba » pour une discussion sérieuse. Ce ne sont pas des endroits pour plaisanter. Le dîner et les boissons sont « ba » pour plaisanter et apprendre à se connaître.

En préparation

Seiton est différent du simple fait d’avoir un atelier ou un bureau soigné. Le but ultime de seiton est la préparation, pour que les articles soient prêts en cas de besoin. Éléments utilisés les processus de travail réels sont analysés du point de vue de la fréquence et de la proximité avant de se voir attribuer un emplacement.

Une plainte commune que j’entends des Japonais est que les Américains ne sont pas préparés aux réunions. Les données à l’appui doivent être fournies, que ce soit sous forme de copies papier ou sous forme électronique qui peut être rapidement récupérée. Ne soyez pas en position de dire: « Je suis désolé, je sais que la feuille de calcul se trouve quelque part sur le réseau…” Assurez-vous de découvrir des divergences dans les données avant qu’elles ne le soient et que votre équipe est prête et d’accord avant d’arriver à la réunion.

Seiton – tous les éléments nécessaires placés de sorte qu’ils puissent être localisés et prêts quand ils sont nécessaires.

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