Comment Améliorer Le Taux de Clôture de La DP De Votre Équipe de Vente
Quelle est votre équipe de vente taux de clôture actuel de la DP? Que ce soit ou non aussi élevé que vous le souhaitez, vous serez peut-être surpris d’apprendre que Ganesh Shankar de RFPIO déclare que « le taux de victoire commun pour les RFP est inférieur à 5%. »
Suivant ces chiffres, pour 20 propositions envoyées par le fournisseur moyen, une seule sera retenue. Et avec de nombreuses entreprises qui investissent de 20 à 40 heures dans chaque réponse à la DP, cela représente beaucoup de temps et d’argent perdus.
Par exemple, supposons que vous ayez un représentant technique des ventes Interne qui complète des appels d’offres pour votre équipe, et que ce représentant gagne un salaire de 50 mille dollars par an (environ l’équivalent de 24 dollars par heure).
Si la taille moyenne de vos propositions est de 25 mille dollars et que vous clôturez avec succès une proposition sur 20, vous avez gagné 25 mille dollars en nouvelles affaires nettes. Mais vous avez également perdu en moyenne 30 heures pour chacune des 19 autres propositions.
À un taux horaire moyen de 24 dollars, cela représente une perte de 13 680 dollars (avant prise en compte des coûts d’opportunité, des frais généraux et d’autres variables).
Bien qu’il soit peu probable que vous atteigniez un taux de réussite à cent pour cent, la réduction du nombre de propositions infructueuses envoyées permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent.
Dans cet article, vous trouverez une liste de suggestions et de bonnes pratiques pour aider les responsables des ventes à améliorer les taux de clôture des appels d’offres de leur équipe de vente.
Avoir un point de désactivation « Go / No-Go »
Voici un moyen très simple d’améliorer votre taux de fermeture de la DP: ne s’applique qu’aux projets que vous êtes susceptible d’obtenir.
Imaginez un lot de 20 appels d’offres. Dans ce document, peut-être que cinq conviendront bien à votre entreprise. Les 15 autres sont soit de mauvaises opportunités, soit des projets que vous devrez étirer pour terminer, en termes d’adéquation du projet ou de ressources requises pour soumettre une DP.
- Si vous postulez à tous les 20 et en gagnez un, votre taux de clôture sera de 5%.
- Si vous éliminez les 15 qui ne conviennent pas et que vous gagnez l’un des cinq autres, votre taux de clôture sera de 20%.
Non seulement vous avez augmenté votre taux de clôture, mais vous avez également économisé tout le temps et l’argent que vous auriez gaspillés sur des propositions inappropriées.
Adam Boyd, dans un article de LinkedIn Pulse, le décrit ainsi:
« Toutes les demandes de propositions ne sont pas créées égales, et vous n’avez pas une chance égale de les gagner toutes. Sachez quand dire‘ « Ce n’est pas dans notre timonerie, et c’est une utilisation trop coûteuse du temps à poursuivre.”
Par exemple:
- Si vous postulez à tous les 20 et en gagnez un:
Votre taux de clôture sera de 5% et vous avez gagné 25 mille dollars en nouvelles affaires nettes. Vous aurez investi 600 heures (30 heures par DP) et 14 440 dollars (24 dollars par heure). Le taux de productivité de votre appel d’offres (total des nouvelles affaires divisé par le nombre d’heures de travail) est de 42 dollars l’heure. - Si vous éliminez les 15 propositions inaptes, postulez pour cinq et gagnez une:
Votre taux de clôture sera de 20% et vous avez gagné 25 mille dollars en nouvelles affaires nettes. Vous aurez investi 150 heures et 3 600 dollars. Parce que vous étiez plus sélectif, votre RFP
le taux de productivité est maintenant de 166,67 $ par heure.
Le développement d’une liste de contrôle interne ou d’un système de notation pour évaluer les opportunités de DP peut vous aider à déterminer où se situe votre point de retrait. Bob Lohfeld, PDG de Lohfeld Consulting Group, suggère de poser les sept questions suivantes pour filtrer les appels d’offres en conséquence:
- Comprenons-nous la mission du client et le travail à effectuer?
- Avons-nous une solution qui aidera le client à atteindre sa mission et ses objectifs contractuels?
- Avons-nous une relation avec ce client par le biais de réunions ou de l’exécution préalable du contrat?
- Savons-nous contre qui nous sommes en compétition et pouvons-nous les battre?
- Avons-nous une stratégie d’équipe et pouvons-nous trouver les bons sous-traitants?
- Savons-nous quel prix nous devons offrir pour gagner et pouvons-nous y parvenir de manière rentable?
- Avons-nous une stratégie de victoire convaincante?
Si vous craignez de manquer des projets potentiellement bons, considérez les conseils du directeur de Sales Benchmark Index, John Auer:
« Dans certains cas, l’opting-out peut en fait être un différenciateur plus efficace que de participer à la DP. Par exemple, les prospects peuvent montrer leur main et avouer qu’ils attendaient votre proposition avec impatience. Si tel est le cas, vous venez d’apprendre une information précieuse qui pourrait très bien aboutir à une victoire.”
Si vous ne recevez pas une telle confession, vous avez gagné du temps; mais si vous le faites, vous avez un aperçu précieux de la question de savoir si l’appel d’offres sera ou non un investissement de temps efficace. C’est gagnant-gagnant.
Travaillez à partir d’un modèle de proposition
En réduisant le nombre de demandes de propositions auxquelles vous répondez réellement, vous pouvez gagner encore plus de temps en développant un modèle de proposition. Cela minimisera le temps que vous consacrez à « réinventer la roue” pour développer chaque réponse.
Vous ne pourrez pas anticiper chaque Q&A que vous rencontrerez à l’avance. Mais le développement d’une copie de stock pour votre résumé et l’ajout de nouvelles réponses Q&A à un document central – dont vous pourrez à nouveau tirer à l’avenir – peuvent réduire considérablement votre processus d’appel d’offres.
Par exemple, travailler à partir d’un modèle réduit le temps moyen requis pour remplir et soumettre une proposition de 30 heures par DP à 10 heures. Cette diminution du temps augmenterait le taux de productivité de votre appel d’offres à 500 dollars par heure (selon les mesures fournies au début de l’article.
Pour calculer le taux de productivité de votre DP, utilisez la formule ci-dessous:
Montant net de la nouvelle entreprise / (nombre de demandes de propositions x nombre total d’heures travaillées)
Utilisez un processus de réponse non traditionnel
Cela dit, ce n’est pas parce que vous travaillez à partir d’un modèle de proposition de demande de propositions que vos réponses doivent apparaître comme une formule. Un processus de réponse non traditionnel peut minimiser le fardeau de l’achèvement de la DP pour les membres de votre équipe, tout en aidant votre entreprise à se démarquer des autres candidats.
Selon Mike Drapeau, associé chez Sales Benchmark Index :
» Pensez à George Costanza. Rappelez-vous l’épisode où il a fait le contraire de tout ce que son instinct lui disait de faire et les résultats étaient hors des cartes? C’est l’approche que vous devriez utiliser pour élaborer votre stratégie de DP. La sagesse conventionnelle est totalement fausse.
Alors, à quoi ressemble un processus de réponse non traditionnel? Les idées possibles incluent:
- Une section de résumé très abrégée qui élimine le nombrilisme des entreprises au profit de la hiérarchisation des déclarations de valeur ciblées sur les destinataires.
- Appelant les exigences qui manquent à la DP (probablement parce qu’elles ont été négligées par un comité d’approvisionnement) pour établir rapidement une expertise.
- Offrant des réponses Q&extrêmement détaillées qui sont susceptibles de dépasser les propositions des concurrents et d’impressionner les entreprises par leur nature complète.
Une autre option de réponse à la demande de propositions non traditionnelle provient de Board Studios, qui propose trois suggestions pour intégrer des médias enrichis dans vos demandes de propositions:
- Créez un mini-site simple qui montre votre USP et répond aux questions clés.
- Utilisez des infographies ou des images de flux de processus conçues par des professionnels dans vos propositions.
- Produisez une vidéo explicative à la place de votre résumé.
Certaines industries – les entreprises technologiques, par exemple, par rapport aux services bancaires et juridiques plus guindés – peuvent être plus réceptives à l’utilisation des nouveaux médias que d’autres. Mais n’ayez pas peur d’expérimenter en repoussant les limites. Se démarquer peut être suffisant pour que votre proposition soit lue de près qu’elle ne recevrait pas autrement.
Réfléchissez à la façon dont les propositions sont généralement traitées dans votre industrie, puis – comme George Costanza – envisagez de faire le contraire.
Établissez des relations Avant les réponses à la DP
Dans la plupart des cas, vous n’êtes pas autorisé à contacter les représentants de l’entreprise pour faire un appel personnel pendant le processus de la DP. C’est pourquoi il est important que vous investissiez continuellement dans l’expansion de votre réseau avant le début du processus.
Les entreprises doivent savoir qui vous êtes avant de recevoir votre proposition. Selon les données recueillies par le groupe Seibert, 40% de votre succès se résume à vos efforts de vente avant l’appel d’offres:
« Vous devez vendre activement à l’acheteur dans les 12 à 18 mois précédant la publication de l’appel d’offres. S’ils ne vous connaissent pas avant la DP, vos chances de gagner sont faibles. »
Dans la pratique, cela signifie une mise en réseau active avec les perspectives d’avenir, en utilisant des approches directes et indirectes. Les appels à froid et une présence active aux événements de l’industrie sont importants, mais vous pouvez également trouver utile d’utiliser le marketing de contenu, le marketing sur les médias sociaux et d’autres campagnes pour développer un leadership éclairé autour de votre entreprise.
Stephanie Czajka, Chef de projet au Groupe Weidert, suggère que:
« Plus vous êtes déjà présent aux yeux des prospects à cause de votre contenu, plus votre entreprise sera incluse dans les « short lists » des acheteurs. »En termes numériques, vous pouvez considérer cela comme un processus de recherche. Lorsque les prospects recherchent des réponses à leurs questions liées à votre entreprise, ils interrogent Google, et si votre article de contenu apparaît, ils sont plus susceptibles de lire sur vous et vous êtes plus susceptible d’être inclus dans leur liste restreinte. »
De plus, affirme Czajka, transformer votre entreprise en un leader d’opinion respecté grâce à un marketing entrant approprié peut supprimer complètement l’appel d’offres de l’équation. « Dans les cas où une DP est facultative, l’acheteur optera naturellement pour le choix subjectif d’un conseiller ou d’une ressource de confiance. »
En termes simples, si un acheteur a besoin d’un fournisseur mais décide de ne pas poursuivre le processus d’appel d’offres, le leadership éclairé que vous avez construit autour de votre marque fera de vous un candidat naturel pour occuper cette place.
Surveillez votre taux de réussite de la DP
Quelle que soit la stratégie ci-dessus que vous choisissez de mettre en œuvre, l’une des meilleures choses que votre équipe de vente puisse faire est de surveiller les métriques entourant votre processus de DP.
Les variables spécifiques à suivre incluent:
- Quantité de demandes de propositions reçues
- Nombre de demandes de propositions auxquelles on a répondu par rapport au refus de
- Nombre de demandes de propositions fermées
- Valeur des RFP fermées par rapport à la valeur des RFP infructueuses
- Durée moyenne nécessaire pour compléter les RFP
Les données que vous collectez ici peuvent jouer un rôle dans l’amélioration de votre taux de clôture, si vous les utilisez efficacement.
Supposons que vous remarquiez que du 1er au 2e trimestre, votre nombre de projets remportés par la clôture est passé de 30 à 20. Si, en même temps, vous avez suivi le nombre total d’heures investies dans chaque proposition et que vous avez constaté qu’il était également passé de 20 heures par DP à 10 heures, cela indique que vous devez investir plus de temps dans votre processus de proposition.
Les programmes d’analyse des propositions peuvent être utiles pour identifier ces types de tendances. Mais même en choisissant d’exécuter vos calculs à la main, vous devancerez vos concurrents qui ne sont pas aussi investis dans la surveillance de leurs métriques de DP.
Soyez intelligent sur les appels d’offres pour augmenter Votre taux de clôture
Le succès des appels d’offres se résume à aborder le processus de manière plus réfléchie que vos concurrents.
Utilisez les données à portée de main à votre avantage lorsque vous expérimentez des stratégies de DP non traditionnelles et un réseau continu. Votre taux proche de 5% ou moins appartiendra rapidement au passé.
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