Comment créer une politique de griefs des employés
Dans toute entreprise, il y aura des désaccords et des conflits entre les personnes. Mettre la tête dans le sable et prétendre que tout est parfait peut exacerber le mécontentement de vos employés. C’est pourquoi vous devriez créer une politique de griefs des employés.
Au-delà de votre match de cris typique, les conflits peuvent entraîner une foule d’autres problèmes. Qu’il s’agisse d’une responsabilité accrue et d’une publicité négative, de poursuites judiciaires et de vérifications supplémentaires, un conflit en milieu de travail peut vous priver de temps et d’argent précieux.
S’ils ont l’impression que vous ne les écoutez pas, vos employés iront probablement chercher quelqu’un d’autre qui le fera – d’autres employés. Souvent, cela peut entraîner une augmentation des ragots et une diminution de la productivité. Ils peuvent également intenter une action en justice contre votre organisation.
Une procédure de règlement des griefs des employés fournit à vos employés un moyen constructif d’exprimer leurs préoccupations afin que vous puissiez résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent plus une distraction sur le lieu de travail. La résolution de toutes les préoccupations encourage également une meilleure culture dans votre bureau.
Suivez ces étapes pour créer une politique efficace de règlement des griefs des employés que vous et vos employés apprécierez.
Identifier les points de contact clés
Tout le monde dans votre entreprise n’est pas qualifié pour gérer les problèmes liés aux employés. Un point de contact doit assumer le rôle de leadership approprié ou avoir l’expérience appropriée pour répondre aux préoccupations des employés.
Vous avez également la possibilité de créer un comité de griefs, qui serait composé d’un groupe de personnes dans toute l’entreprise. Ce comité serait chargé de traiter tous les griefs qui sont signalés.
Une fois que vous avez désigné une personne ou un comité, assurez-vous que tous vos employés savent comment les contacter. Incluez leurs coordonnées dans votre manuel de l’employé ou dans les lignes directrices de l’entreprise.
Décrivez les étapes à suivre par les employés avant de déposer un grief
Les processus de règlement des griefs des employés ne sont pas tous les mêmes. Ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de s’adresser directement aux autres personnes concernées avant de déposer un grief. Si cela ne fonctionne pas ou si l’employé n’est pas à l’aise de le faire, vous pouvez demander à vos employés de contacter leur superviseur.
Si le problème ne peut toujours pas être résolu en parlant aux personnes ou à leur superviseur, les employés doivent contacter la personne ou le comité approprié que vous avez identifié à la première étape.
Quel que soit votre processus, assurez-vous qu’il est documenté et facilement accessible à tous vos employés.
Déterminez comment traiter le dépôt d’un grief
Chaque fois qu’un grief est déposé, vous devrez enquêter sur celui-ci, que vous pensiez que la préoccupation est valide ou non. Les parties concernées devraient être contactées après chaque enquête, quels que soient les résultats. Les personnes qui ont déposé le grief devraient être tenues informées de l’état de l’enquête afin qu’elles sachent qu’elle est traitée et qu’elles ne sont pas ignorées.
Par exemple, après avoir effectué une enquête approfondie, assurez-vous de débriefer les employés qui ont déposé le grief. Faites-leur savoir que leur préoccupation a fait l’objet d’une enquête, le résultat qui en a résulté et les prochaines étapes nécessaires.
Bien que ces conversations puissent être difficiles, il est essentiel que vous répondiez aux préoccupations de vos employés de manière équitable et rapide. Ignorer ces problèmes pourrait déranger vos employés et les amener à remettre en question votre loyauté.
Documentez la politique sur les griefs et ajoutez-la à votre manuel de l’employé
Il est important d’inclure votre politique sur les griefs dans le manuel de l’employé afin que les employés sachent quoi faire lorsqu’ils rencontrent un problème.
De plus, vous devriez demander à tous vos employés de signer un accusé de réception indiquant qu’ils ont reçu et lu la politique.
Ensemble, ces documents peuvent aider votre entreprise à se défendre si un employé dépose une accusation ou une poursuite réglementaire.
Faites passer le mot
Partagez votre nouvelle politique de griefs avec vos employés. Assurez-vous que tout le monde connaît les étapes et les procédures correctes pour signaler un problème. Une réunion ou une discussion en personne montrera à vos employés que vous croyez en votre politique de règlement des griefs et permettra de répondre à toutes les questions ou préoccupations.
Suivre
Abandonner votre police après l’avoir créée peut nuire au moral des employés plus que si vous n’en aviez jamais du tout.
Tenez-vous-en. Montrez à vos employés que vous voulez vraiment entendre parler d’eux.
Répondez à toutes les préoccupations portées à votre attention, qu’il s’agisse d’un vrai problème ou d’un employé qui passe une mauvaise journée.
Ayez un véritable environnement de travail ouvert
Votre politique de règlement des griefs ne sera efficace que si vos employés se sentent à l’aise de signaler les problèmes qu’ils rencontrent.
Si vos employés craignent des représailles, ils peuvent ne pas soulever de préoccupations. En fin de compte, cela pourrait entraîner la démission d’un employé ou le dépôt d’une accusation réglementaire ou d’une poursuite contre votre organisation pour un problème qui aurait pu être facilement résolu si vous en aviez eu connaissance.
Les canaux de communication anonymes tels que les hotlines ou les sondages sur le Web sont d’autres options, mais si vos employés ont le sentiment d’être autorisés à communiquer ouvertement à tout moment, ils se sentiront probablement mieux en parler.
Perpétuer la communication ouverte de manière continue en ayant des conversations d’enregistrement avec les employés. N’attendez pas qu’ils viennent à la direction et signalent leurs préoccupations. En ayant une communication continue, vous semblerez plus accessible et les employés seront plus susceptibles de faire part de leurs préoccupations.
Si un employé fait part d’une préoccupation à la direction, assurez-vous qu’il est remercié d’avoir partagé les commentaires et assurez-vous de prendre une résolution pour résoudre le problème. Même si ce n’est pas quelque chose qui doit être abordé avec un autre employé, vous devez en discuter avec l’employé et le partenaire concernés pour trouver un moyen de résoudre le problème.
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