Comment gérer les commandes d’achat Comme un Pro

Les fils de discussion par e-mail et les promesses verbales avec vos fournisseurs ont peut-être fonctionné lorsque vous avez commencé. Mais maintenant que votre entreprise est en plein essor, l’approvisionnement en fournitures pourrait être plus difficile à gérer.

Si cela ressemble à l’état actuel de votre entreprise, vous pouvez envisager d’utiliser des bons de commande. Voici ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est le document officiel entre un fournisseur et un acheteur qui communique les spécifications du produit et définit les attentes de la transaction commerciale. Les bons de commande peuvent détailler une variété d’exigences, y compris le type de produit, la quantité, le prix et un aperçu de la livraison.

Que vous soyez acheteur ou vendeur, ce contrat juridiquement contraignant vise à protéger toutes les parties impliquées. Le vendeur est protégé si l’acheteur refuse le paiement. Il protège également l’acheteur dans le cas où le vendeur ne livre pas les biens ou les services.

Vous pouvez utiliser un bon de commande, ou bon de commande, pour acheter des produits ou des services auprès d’un fournisseur externe. Ou vous pourriez être le fournisseur externe et recevoir un bon de commande lorsque quelqu’un achète chez vous.

Pourquoi devriez-vous utiliser les bons de commande ?

Les bons de commande communiquent les besoins de l’acheteur et définissent les attentes de la transaction commerciale. Comme il s’agit d’un contrat contraignant, il protège le vendeur si l’acheteur refuse le paiement. Il protège également l’acheteur si le vendeur ne livre pas les biens ou services (ou s’il livre les mauvais biens ou services). Puisqu’un bon de commande est juridiquement contraignant, assurez-vous de consulter un expert juridique pour vous assurer que tout bon de commande avec lequel vous travaillez répond à vos besoins spécifiques.

Comment fonctionne un bon de commande ?

Habituellement, l’acheteur prépare un bon de commande. Il doit inclure le numéro de bon de commande associé à cette commande, la date d’expédition, l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, la demande de produit, la quantité, le prix et toute autre information essentielle pour terminer la commande.

Si vous êtes l’acheteur, vous devez créer le bon de commande, puis l’envoyer à votre fournisseur. Une fois que vous avez reçu l’inventaire ou les services du fournisseur, il doit être connecté à votre système et marqué comme traité. Enfin, si l’inventaire ou les services répondent à vos attentes, payez le fournisseur pour terminer le processus de commande.

Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?

Les bons de commande et les factures sont des documents importants pour toute entreprise, et pourtant ils sont fréquemment confondus.

La principale différence entre un bon de commande et une facture est de savoir qui crée le document. Un acheteur crée un bon de commande à exécuter par un fournisseur. Un fournisseur ou un vendeur établit une facture pour le service et est ensuite payé pour ces services.

Lorsqu’elles sont utilisées correctement, les factures peuvent accélérer le paiement de votre entreprise. Une facture est un enregistrement des biens ou services que vous avez fournis à votre client, et c’est une méthode pour lui de vous payer pour votre travail.

Il est important d’envoyer les factures rapidement afin que les gens soient facturés en temps opportun. Mais puisque les factures peuvent être faites en ligne maintenant, c’est plus facile que jamais.

Gestion des bons de commande

Bien que cela semble assez simple, un bon de commande peut compliquer votre processus de chaîne d’approvisionnement. En tant qu’acheteur, il est important d’investir dans la gestion de vos stocks de détail et d’apprendre à gérer efficacement vos fournisseurs.

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à le faire:

• Utiliser la technologie
  Investissez dans un point de vente spécifique à la vente au détail avec la gestion des bons de commande. Square for retail POS suit les bons de commande en cours et, une fois remplis, le système marque le bon de commande comme atteint. La création et la réception de bons de commande sont faciles et garantissent que toutes les informations relatives aux bons de commande peuvent être stockées au même endroit et sont facilement accessibles.

• Go big
  Commander en vrac peut vous aider à tirer le meilleur parti des réductions et à économiser beaucoup d’argent. Et une fois cela fait correctement, vous pourrez réduire le coût unitaire de vos articles. Bien sûr, commander en vrac signifie dépenser plus à l’avance, vous ne voulez donc le faire que si votre entreprise est stable.

• Soyez rapide
  Envoyez vos factures, bons de commande et contrats de service fournisseur en temps opportun. Il est important d’avoir ces documents entre les mains de vos partenaires car ils définissent les termes de l’accord et protègent votre entreprise. De plus, l’envoi rapide de documents montre un degré de professionnalisme qui inculquera la confiance à vos partenaires.

• Responsabiliser les employés
  Essayez d’implémenter un système de demande d’achat dans votre entreprise. Cela permet aux employés de demander le matériel dont ils ont besoin pour faire leur travail. Non seulement cela habilite votre équipe, mais cela vous donne également une meilleure idée des matériaux nécessaires à la gestion de votre entreprise.