Comment personnaliser Outlook Pour une Plus Grande Productivité

Tout le monde utilise le courrier électronique sur le lieu de travail de nos jours, et cela rend presque tout le monde fou. Vous recevez probablement des centaines de messages électroniques chaque jour. Sans contrôle, ce barrage d’e-mails peut prendre le dessus sur votre journée et réduire votre productivité.

Heureusement, avec quelques ajustements, vous pouvez empêcher cela de se produire. Jetons un coup d’œil à quelques conseils spécifiques qui vous aideront à prendre le contrôle de votre courrier électronique.

Conseils essentiels: Définissez des heures pour vérifier les e-mails

S’il y a une astuce que vous mettez en pratique, ce devrait être celle-ci:

Définissez des heures spécifiques pour vérifier vos e-mails et respectez-les.

Un e-mail entrant peut vous jeter complètement hors de votre tâche actuelle et ruiner votre élan. Lorsque vous êtes en réflexion approfondie sur une feuille de calcul et qu’une notification par e-mail apparaît, le passage à Outlook vous recentrera sur quelque chose qui n’est pas aussi important. Dans presque tous les cas, aucun e-mail n’est si important qu’il ne peut pas attendre un peu.

Essayez un intervalle de temps pour vérifier les e-mails correspondant à votre journée de travail. Cela dépendra de la fréquence à laquelle vous devez répondre aux e-mails. Pour certains, vérifier les e-mails une fois après le déjeuner et une fois avant votre départ pourrait bien fonctionner. D’autres pourraient avoir besoin de vérifier leur boîte de réception en haut de chaque heure.

Si possible dans votre travail, nous vous recommandons d’éviter les e-mails dès le matin. Vous devriez consacrer les premières minutes de votre journée aux activités les plus importantes de votre liste de tâches. Dans la plupart des cas, le courrier électronique peut attendre et il ne vaut pas la peine de se laisser distraire dès votre arrivée au travail.

Il n’y a pas de meilleur moment qui fonctionnera pour tout le monde. Mais reléguer la vérification des e-mails à des heures spécifiques vous permettra de parcourir rapidement votre boîte de réception et de vous concentrer sur cela, au lieu de vous détacher de votre tâche actuelle toutes les quinze minutes pour répondre à un message.

Personnaliser Microsoft Outlook pour la santé mentale des e-mails

Étant donné que beaucoup de nos lecteurs utilisent Microsoft Outlook, passons en revue certains paramètres Outlook qui peuvent vous aider à réduire la distraction des e-mails et à tirer le meilleur parti d’Outlook.

Désactiver les alertes de nouveaux messages

Par défaut, Outlook gets utilise plusieurs méthodes pour attirer votre attention lorsqu’un nouveau message arrive. Si vous consultez les e-mails à des moments précis, ces notifications ne feront que vous distraire. Dans Outlook, dirigez-vous vers les options de fichier > et sélectionnez l’onglet Courrier à gauche. Ensuite, dans la section Arrivée du message, décochez toutes les options.

Cela désactivera les sons, les fenêtres contextuelles et l’icône d’enveloppe qui apparaît sur le raccourci Outlook dans la barre des tâches en bas de votre écran.

Supprimer le formatage du texte collé

Vous avez probablement remarqué que lorsque vous collez du texte d’un autre programme dans un e-mail, Outlook conserve son formatage. Par exemple, si vous copiez du texte rouge de police de taille 72 à partir d’un site Web, vous le verrez exactement comme cela lorsque vous le collerez dans un message électronique. Habituellement, vous ne voulez que le texte lui-même, pas la mise en forme.

Pour désactiver la copie de formatage, visitez les options de fichier > et sélectionnez l’onglet Courrier. Cliquez sur le bouton Options de l’éditeur under sous Composer des messages. Ensuite, sélectionnez l’onglet Avancé à gauche. Faites défiler jusqu’à la section Couper, copier et coller, et définissez l’option Coller à partir d’autres programmes pour ne conserver que du texte. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Maintenant, vous n’avez plus à vous soucier de coller toutes sortes de styles de texte étranges dans vos e-mails.

Fermez les messages d’origine Lors de la réponse

Si vous répondez ou transférez souvent des e-mails, vous avez probablement beaucoup de boîtes de messages qui flottent. Les fermer lorsque vous en avez déjà terminé est une perte de temps. Vous pouvez inverser un paramètre et faire en sorte qu’Outlook ferme automatiquement une fenêtre de message lorsque vous cliquez sur Répondre ou Transférer, ce qui réduit l’encombrement.

Pour ce faire, allez dans le fichier >Options >Mail et faites défiler jusqu’à la section Réponses et transferts. Cochez la case qui indique Fermer la fenêtre de message d’origine lors de la réponse ou du transfert.

Démarrer Outlook dans la vue Calendrier

Pour ne pas vous laisser distraire par votre boîte de réception, pourquoi ne pas avoir Outlook afficher votre calendrier au démarrage? Il est plus utile de voir vos événements à venir lorsque vous ouvrez Outlook que de vous laisser submerger par e-mail.

Vous pouvez modifier la page de démarrage d’Outlook en visitant le fichier >Options >Avancé. Dans la section Démarrer et quitter Outlook, cliquez sur Parcourir… à côté de la zone Démarrer Outlook dans ce dossier :. Sélectionnez Calendrier et cliquez sur OK.

Modifier le comportement du volet de lecture

La fonction du volet de lecture d’Outlook affiche un message électronique directement dans votre boîte de réception lorsque vous cliquez dessus. Cela vous permet de vérifier facilement votre e-mail sans double-cliquer sur un message pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

C’est assez utile; cependant, le volet de lecture permet de marquer facilement les messages comme lus accidentellement. Par défaut, Outlook marquera un message comme lu dès que vous cliquez dessus, puis cliquez sur autre chose. Cela signifie que si vous faites défiler les messages rapidement, vous pouvez marquer quelque chose comme lu sans même vous en rendre compte.

Si vous souhaitez toujours utiliser le volet de lecture, vous pouvez le modifier. Cliquez sur l’onglet Affichage en haut d’Outlook, puis cliquez sur Volet de lecture dans la section Mise en page. Sélectionnez Options and et vous verrez quelques paramètres pour le volet de lecture.

Cochez les éléments lus lorsqu’ils sont affichés dans la zone du volet de lecture. Ci-dessous, vous pouvez entrer un nombre dans la case à côté de Attendre this c’est le nombre de secondes que vous devez afficher un message avant qu’Outlook ne le marque comme lu. Si vous préférez marquer tous les messages comme lus par vous-même, décochez simplement l’option Marquer l’élément comme lu lorsque la sélection change. Cela empêchera Outlook de marquer les messages comme lus lorsque vous cliquez loin d’eux.

Si vous préférez, vous pouvez désactiver complètement le volet de lecture. Sélectionnez l’onglet Affichage, puis cliquez sur le bouton Volet de lecture. Sélectionnez Désactivé et Outlook supprimera le volet de lecture. Vous verrez à la place une liste de tous vos e-mails et pourrez double-cliquer sur l’un d’eux pour l’ouvrir.

Toujours afficher le champ Bcc

Vous savez probablement que le champ Bcc vous permet d’envoyer des messages à certains destinataires sans qu’ils voient les adresses des autres. Si vous l’utilisez souvent, vous pouvez dire à Outlook de toujours l’afficher, ce qui vous permet d’économiser un clic.

Pour ce faire, démarrez un nouvel e-mail en cliquant sur Nouvel e-mail sous l’onglet Accueil, ou utilisez le raccourci clavier CTRL + N. Dans la fenêtre nouvel e-mail, sélectionnez l’onglet Options en haut. Cliquez ensuite sur le bouton Bcc dans la section Afficher les champs. Cela affichera en permanence la boîte Bcc pour tous les nouveaux messages et réponses.

Utilisez la barre de tâches

Outre le courrier électronique, Outlook peut également contenir vos contacts, votre calendrier et votre liste de tâches. Vous pouvez basculer entre ces onglets à tout moment, mais Outlook propose également un panneau qui vous permet de les vérifier en un coup d’œil.

Pour l’activer, cliquez sur l’onglet Affichage en haut d’Outlook, puis sélectionnez Barre de tâches dans la section Mise en page. Vous pouvez afficher votre Calendrier, vos personnes et vos tâches ici. C’est à vous de décider lesquels sont les plus utiles. Si vous activez le calendrier, il affichera vos événements à venir. L’onglet Personnes vous donne un accès facile aux personnes que vous contactez le plus, et vous pouvez utiliser des tâches pour suivre votre liste de tâches.

Retarder la livraison du message

Parfois, vous ne voulez pas envoyer de message tout de suite. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à la fin d’une journée de travail, il pourrait être enterré dans la boîte de réception du destinataire et réduire ses chances de le voir et de répondre. Envoyer le message dès le matin serait mieux, mais que se passe-t-il si vous oubliez demain?

La solution planifie les messages. Cela vous permet de composer votre message lorsque cela vous convient, mais Outlook ne le livrera réellement qu’à l’heure que vous spécifiez.

Pour ce faire, créez un nouveau message et tapez votre e-mail comme d’habitude. Lorsque vous avez terminé, au lieu de cliquer sur Envoyer, cliquez sur l’onglet Options dans la barre supérieure. Dans la section Plus d’options, sélectionnez Retarder la livraison. Une nouvelle fenêtre apparaîtra.

Ici, sélectionnez Ne pas livrer avant et sélectionnez une date et une heure dans les zones déroulantes. Une fois que vous avez cliqué sur Fermer, vous avez planifié votre message.

Tag E-mails pour le suivi

Il est facile d’envoyer un e-mail avec une demande spécifique et d’oublier que vous l’envoyez jamais. La fonction de suivi intégrée d’Outlook peut vous aider à vous rappeler de vérifier le message important afin d’obtenir toujours une réponse.

Lors de la composition d’un e-mail, sélectionnez l’onglet Message en haut de la fenêtre. Sous la section Tags, cliquez sur Suivre. Vous verrez une liste déroulante avec des options rapides comme Aujourd’hui, demain et la semaine prochaine.

Si vous cliquez sur Personnalisé, vous pouvez définir une date et une heure exactes auxquelles Outlook vous rappellera de suivre. C’est une bonne idée de cocher la case de rappel aussi, afin que vous obteniez une fenêtre contextuelle lorsqu’il est temps de faire un suivi.

Outlook vous donne également la possibilité de signaler les destinataires, ce qui marquera automatiquement le message de leur côté pour le suivi. Vous ne devriez probablement pas l’utiliser à moins que vous ne connaissiez la personne que vous contactez.

Assurez-vous de voir vos indicateurs de suivi pour ne pas les oublier! Suivez les étapes ci-dessus dans la section Utiliser la barre de tâches pour afficher vos tâches sur le côté droit d’Outlook, ou cliquez sur le bouton Tâches pour les afficher dans une fenêtre complète.

Prêt Pour Une Plus Grande Productivité Outlook?

J’espère que ces conseils vous aideront à réduire la distraction des e-mails et à améliorer le fonctionnement d’Outlook pour vos besoins. L’e-mail ne doit pas être un casse-tête massif – prendre le contrôle avec ces modifications et d’autres rendra votre expérience beaucoup plus fluide.

Pour plus d’aide avec les e-mails, consultez nos conseils pour une meilleure mise en forme des e-mails.