Comptabilité des stocks

Qu’est-ce que la comptabilité des stocks?

La comptabilité d’inventaire consiste à montrer à une entreprise le stock qu’elle détient dans ses registres financiers – bilans, rapports de profits & perte (P&L), etc. Ceci est généralement plus complexe qu’il n’y paraît car les stocks sont souvent un « chiffre réel » qui change constamment à mesure que les ventes sont effectuées et que davantage de stocks sont achetés.

Dans le commerce de détail, cela peut couvrir trois types de phases d’inventaire ou de production:

1. Matières premières.
2. Éléments en cours.
3. Produits finis prêts à la vente.

Votre inventaire invendu en main doit être inclus comme actif dans les registres financiers de fin d’année. Ce qui signifie que le nœud du problème dans tout cela est de suivre correctement à la fois le coût de tout inventaire vendu et de placer une valeur précise sur l’inventaire invendu détenu à la fin de chaque période comptable.

Toute augmentation ou diminution de la valeur des marchandises affecte votre chiffre de valeur d’inventaire. Cela affecte ensuite la valeur de votre entreprise dans son ensemble.

Termes clés de la comptabilité des stocks

Il y a deux termes clés que les détaillants doivent connaître lorsqu’il s’agit de la comptabilité des stocks:

1. Coût des marchandises vendues (ROUAGES). Les coûts directs de production de tout bien vendu par une entreprise.
2. Inventaire final (EI). La valeur de tout inventaire invendu en main à la fin d’une période comptable.

Examinons de plus près chacun de ces éléments

1)Coût des marchandises vendues (ROUAGES)

Le coût des marchandises vendues (ROUAGES) est un élément essentiel de la mesure de la rentabilité et de la valeur des stocks d’une entreprise de détail.

Comme son nom l’indique, les ROUAGES désignent le montant qu’il en coûte à une entreprise pour fabriquer les produits qu’elle vend, y compris tout ce qui y est entré – matériaux, main-d’œuvre, outils utilisés, etc. Mais (surtout) sans tenir compte des coûts non directement liés au processus de production – comme les frais d’expédition, de publicité et de force de vente, etc.

En conséquence, COGS vous aide à déterminer le montant du bénéfice brut réalisé dans une ou plusieurs ventes.

Par exemple:

Si vous vendez un article d’une valeur de 50 $ et que le rouage est de 30 $, votre entreprise a réalisé un bénéfice brut de 20 $. C’est une formule simple, bien qu’elle puisse devenir plus complexe si vous fabriquez vos propres produits.

Tous les stocks vendus seront répertoriés sous le compte COGS dans votre compte de résultat à la fin de chaque exercice.

Calcul des ROUAGES

Pour calculer le coût des marchandises vendues (ROUAGES) pour une période comptable, vous devez:

1. Déterminer quels coûts peuvent être associés au processus de production de vos produits spécifiques – comme la main-d’œuvre, les matières premières, les outils, etc.
2. Prenez le coût du début de l’inventaire (BI).
3. Ajoutez le coût des stocks nouvellement achetés pendant la période en question.
4. Soustrayez les stocks invendus restants à la fin de la période comptable.

2)Inventaire de fin (EI)

Il est fort probable qu’une entreprise ne vendra pas la totalité de son inventaire à la fin de chaque période comptable. Ce qui signifie que tout stock invendu disponible devient un actif qui doit être évalué et inclus dans les états financiers.

Ceci est appelé inventaire de fin (EI), et est en fait assez simple à première vue.

1. Prendre l’inventaire initial (les unités reportées de la fin de l’exercice précédent).
2. Ajoutez tout inventaire nouvellement acheté tout au long de la période comptable.
3. Soustrayez toutes les unités vendues.
4. Et cela laisse le chiffre d’inventaire final à inclure en tant qu’actif de l’entreprise.

Cependant:

Nous devons attribuer une valeur réelle au chiffre d’inventaire invendu (c’est-à-dire combien cet actif de l’entreprise vaut en termes monétaires). Et c’est là que cela peut devenir beaucoup plus compliqué.

En effet:

• De nombreux achats de nouveaux stocks et de matières premières sont généralement effectués au cours d’une période comptable typique de 12 mois.
• Chaque achat peut avoir un coût unitaire différent.
• Des ventes sont également effectuées en même temps, transformant les stocks en espèces.

Alors, quel chiffre de coût par unité utilisez-vous pour évaluer les stocks invendus lorsqu’il y a autant de pièces mobiles au cours d’une période comptable typique?

C’est là que les méthodes d’évaluation des stocks entrent en jeu.

Méthodes d’évaluation des stocks

S’en tenir à une méthode spécifique d’évaluation des stocks est essentiel pour des états financiers cohérents, précis et (surtout) juridiquement acceptables.

Il existe trois principales méthodes d’évaluation utilisées par les entreprises de détail pour la comptabilité des stocks:

1. Premier entré, Premier sorti (FIFO).
2. Dernière entrée, Première sortie (LIFO).
3. Méthode du coût moyen.

Il vous suffit de préciser lequel est utilisé lors de la soumission des documents financiers et des comptes.

1) FIFO

FIFO est une technique de gestion des stocks utile à utiliser dans la gestion des stocks dans votre entrepôt. Mais c’est aussi une méthode d’évaluation des stocks invendus.

Il suppose que l’inventaire qui a été acheté en premier, est également le premier à être vendu. Ainsi, le plus ancien inventaire disponible est celui qui sera utilisé pour exécuter une commande.

La méthode FIFO présente un certain nombre d’avantages. Principalement, les entreprises qui vendent des produits périssables (aliments et boissons) courent moins de risques que leurs produits se gâtent ou ne franchissent la date de péremption. Ils peuvent établir une chaîne d’approvisionnement fluide et s’assurer que leurs clients reçoivent les articles les plus frais de leur inventaire.

Tous les produits reçus et vendus doivent être enregistrés individuellement lors de l’utilisation de la méthode de comptabilité FIFO. Il est possible que le système FIFO puisse amener les entreprises à sous-estimer ou à surestimer la valeur des stocks à l’avenir, en raison des changements du marché.

2)LIFO

L’approche LIFO repose sur l’hypothèse que les produits les plus récents ajoutés à votre inventaire sont les premiers à être vendus en premier.

Ce système fonctionne bien pour les commerces de détail spécialisés dans les produits non périssables ou ceux à faible risque d’obsolescence. Cela peut également augmenter les ROUAGES et diminuer le bénéfice net (réduisant ainsi l’impôt annuel à payer) si les biens achetés plus récemment sont plus chers.

Remarque: Le LIFO est une méthode de comptabilité des stocks acceptable aux États-Unis uniquement.

Vous pouvez en savoir plus sur LIFO vs FIFO dans cette vidéo:

3)Coût moyen

La méthode de comptabilisation du coût moyen (ou moyenne pondérée) des stocks est totalement différente des deux précédentes.

Ceci s’applique aux entreprises qui choisissent de ne pas suivre le coût par unité de stock pour chaque livraison d’achat distincte. Au lieu de cela, la valeur d’inventaire est basée sur le coût moyen des articles tout au long de la période concernée.

Vous pouvez calculer le coût moyen en divisant simplement le coût global des produits à vendre par le nombre total dans l’inventaire.

Vous pouvez en savoir plus sur la méthode du coût moyen dans cette vidéo:

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité d’inventaire

La comptabilité d’inventaire peut être un processus fastidieux et frustrant pour les entreprises de détail, en particulier les petites équipes ou les équipes indépendantes.

Mais cela ne doit pas nécessairement être une ruée de feuilles de calcul et de reçus papier la semaine précédant chaque date limite fiscale. Il existe un logiciel de comptabilité fiable pour aider à automatiser et numériser autant que possible, les deux principaux étant:

1. Xero
2. QuickBooks

Ces programmes ne feront pas vos comptes pour vous. Mais ils simplifieront beaucoup l’organisation et la présentation à la fin de l’année fiscale.

Xero et QuickBooks ont également des outils disponibles pour aider avec le côté inventaire de la comptabilité.

Cependant :

Ce sont des logiciels comptables à cœur. Ce qui signifie que la fonctionnalité de gestion des stocks en leur sein est relativement basique et sous-développée.

Ainsi, pour les entreprises de commerce de détail et de commerce électronique en croissance, il est recommandé:

1. D’utiliser un logiciel de gestion des stocks de haute qualité en tant que maître des stocks.
2. Assurez-vous que ce logiciel dispose d’une intégration Xero directe ou d’une intégration QuickBooks pour transmettre les données pertinentes.

Cela vous laisse le meilleur des deux mondes – deux logiciels de haute qualité automatisant autant que possible vos processus d’inventaire et de comptabilité.

Espérons que ce chapitre vous donnera un bon aperçu des meilleures pratiques de comptabilité des stocks.

Cela dit, cela peut encore être une tâche extrêmement compliquée pour les détaillants. Nous vous recommandons donc fortement de faire appel aux services d’un comptable professionnel et / ou d’un comptable agréé lorsqu’il s’agit de compiler des documents financiers et de soumettre des déclarations de revenus.

Dans notre prochain et dernier chapitre, nous examinerons les systèmes de gestion des stocks, notamment la façon de déterminer quand il est temps de commencer à utiliser un système automatisé et de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.