Embaucher des entrepreneurs indépendants Pour vos besoins de main-d’œuvre

De nombreux propriétaires de petites entreprises n’ont pas le besoin ou le désir d’embaucher des employés traditionnels pour travailler pour leur entreprise. Ceux qui le font ne le font souvent que pour les fonctions essentielles de leur entreprise. Mais même pour ces entreprises, il y a des moments où une main-d’œuvre est nécessaire. C’est pour ces situations que le recours à des entrepreneurs indépendants est une excellente solution.

Qu’est-ce qui est si avantageux d’embaucher des entrepreneurs indépendants? L’embauche d’entrepreneurs indépendants vous permet d’avoir une main-d’œuvre uniquement lorsque et si vous en avez besoin. Avec des entrepreneurs indépendants, il est possible d’avoir du personnel pour travailler sur (ou hors) vos locaux sans être soumis aux charges sociales ou à de nombreuses lois fédérales et fédérales sur le travail.

Avertissement

Traditionnellement, le gouvernement ne favorise pas le traitement des travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, de sorte qu’il existe plusieurs tests fédéraux complexes pour s’assurer que la personne est réellement qualifiée d’entrepreneur indépendant et n’est pas un employé.

La classification incorrecte des employés en tant que contractants indépendants fait l’objet d’un examen approfondi par l’Internal Revenue Service (IRS) et le département du Travail (DOL). Ce n’est pas un domaine où vous pouvez espérer passer sous le radar, alors assurez-vous de classer correctement vos travailleurs pour éviter des amendes et des pénalités coûteuses.

De nombreux consultants conseillent aux entreprises de sous-traiter toute fonction qui n’est pas directement liée à la production des produits ou services de base de l’entreprise. Par exemple, de nombreuses entreprises de type cols blancs sous-traitent leurs travaux d’entretien de bâtiments ou leurs fonctions de restauration.

Les entrepreneurs indépendants sont également particulièrement utiles lorsque vous avez besoin d’une compétence spécifique ou de connaissances techniques pour un projet spécial qui devrait durer relativement peu de temps.

Si vous pensez que le recours à des entrepreneurs indépendants pourrait convenir à votre entreprise, tenez compte des éléments suivants :

• Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant au juste? Quelles catégories d’emplois pourraient se prêter à un tel traitement?
• Quels sont les avantages et les inconvénients du recours à des entrepreneurs indépendants?
• Quels sont les conseils pour utiliser avec succès des entrepreneurs indépendants?

Définition d’un entrepreneur indépendant

Les entrepreneurs indépendants travaillent pour eux-mêmes — ils sont traités comme s’ils géraient leur propre entreprise. Ainsi, vous n’êtes pas l’employeur d’un entrepreneur indépendant, et vous n’êtes pas responsable des charges sociales ou des avantages sociaux pour eux, et ils ne sont pas non plus protégés par l’indemnisation des travailleurs ou la plupart des lois du travail.

Les entrepreneurs indépendants contrôlent l’exécution du travail en fonction de leur expérience, de leur licence spéciale ou de l’éducation ou de la formation spéciales requises pour le travail.

Dans la plupart des cas, vous leur indiquez les grandes lignes du projet à réaliser et la date d’échéance, et ils déterminent comment le réaliser, selon leur propre calendrier. L’entrepreneur indépendant fournit les connaissances, l’expérience et la main-d’œuvre nécessaires pour effectuer le travail ou fournit d’autres personnes pour exécuter le travail contracté. Les entrepreneurs indépendants sont généralement rémunérés en fonction de leurs résultats (p. ex., un taux forfaitaire par travail, ou un taux par unité terminée) plutôt que le temps qu’ils ont mis.

Règles de l’IRS. D’une manière générale, aux fins de l’impôt, la question clé de savoir si une personne est qualifiée d’entrepreneur indépendant est le degré de contrôle que vous pouvez exercer sur le travailleur. Le travailleur sera traité comme un employé si l’entreprise a le droit de déterminer non seulement ce qu’il fait, mais quand, où ou comment il le fait.

L’IRS a un test à 20 facteurs qu’il utilise pour déterminer si un employé est un entrepreneur indépendant ou un employé déguisé. Les facteurs peuvent avoir des poids différents, selon la situation factuelle. De manière générale, si le travailleur est considéré comme un employé en vertu d’au moins 10 des facteurs, vous devez le traiter comme un employé.

L’IRS désapprouve l’utilisation d’entrepreneurs indépendants, en partie parce que ces travailleurs sont responsables du paiement de leurs propres charges sociales et qu’il est beaucoup plus difficile de s’assurer qu’ils le font.

En cas de doute, consultez le formulaire SS-8 de l’IRS, qui est le formulaire utilisé par l’IRS pour déterminer le statut individuel aux fins de l’impôt sur le revenu et l’emploi.

Loi sur les normes du travail équitables (LSF). La Fair Labor Standards Act (FLSA) est une autre loi fédérale importante régissant votre traitement des travailleurs. Malheureusement, il a sa propre définition d’entrepreneur indépendant qui est légèrement différente de la définition de l’IRS.

Pour être vraiment sûr que vous êtes en sécurité dans le traitement des travailleurs comme indépendants, vous devez répondre aux deux définitions.

En vertu de la LSF, les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés et n’ont donc pas droit à la protection du salaire minimum et des heures supplémentaires. Il y a six facteurs pour déterminer si un travailleur est un employé sous la LSF, par opposition à un entrepreneur indépendant:

• le degré du droit de l’employeur présumé de contrôler la manière dont le travail est effectué
• la possibilité pour l’employé présumé de réaliser des profits ou des pertes en fonction des compétences de gestion
• l’investissement de l’employé présumé dans l’équipement ou le matériel requis pour le travail
• si le service rendu nécessite des compétences spéciales
• le degré de permanence de la relation de travail
• si le service rendu par le travailleur fait partie intégrante de l’entreprise de l’employeur présumé

Aucun facteur n’est plus important que les autres dans déterminer le statut d’entrepreneur indépendant. Lorsque la question est soulevée devant les tribunaux, le juge doit déterminer si, du point de vue de la réalité économique, un travailleur dépend de l’entreprise à laquelle un service est rendu pour poursuivre son travail. Plus la dépendance est grande, plus le travailleursera considéré comme un employé.

Contrats d’entrepreneurs indépendants. Il est extrêmement important de réaliser que le fait qu’un travailleur signe un contrat d’entrepreneur indépendant ne créera pas automatiquement un tel statut si le travailleur ne répond pas aux exigences des tests décrits ci-dessus.

Tip

Bien qu’un contrat d’entrepreneur indépendant ne crée pas le statut, lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants, il est judicieux d’élaborer un contrat écrit abandonnant le droit de contrôle et spécifiant que le travailleur ne sera pas traité comme un employé aux fins de l’impôt fédéral. Les employeurs doivent également produire des déclarations d’information (1099 MISC) pour leurs entrepreneurs indépendants et se conformer aux lois de l’État en matière d’indemnisation des travailleurs et d’indemnisation du chômage.

Un contrat avec un entrepreneur indépendant devrait également inclure des conditions de résiliation de la relation. Étant donné que les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés, la résiliation se ferait conformément aux dispositions du contrat. Étant donné qu’une entreprise et un entrepreneur indépendant ont une relation contractuelle et non une relation de travail, tout malentendu sur la performance au travail ou la résiliation de la relation est régi par le droit des contrats.

Quel est le statut des travailleurs employés par un entrepreneur indépendant? Les travailleurs employés par un entrepreneur indépendant ne sont pas des employés de l’organisation au service de l’entrepreneur — ce sont des employés de l’entrepreneur.

Avantages et inconvénients du recours à des entrepreneurs indépendants

Il existe de nombreux avantages à faire appel à des entrepreneurs indépendants pour vos besoins en personnel, mais vous devez également être conscient des inconvénients qui existent.

Le recours à des entrepreneurs indépendants offre aux employeurs des avantages fiscaux et non fiscaux importants. Étant donné que les employeurs sont tenus de payer certains avantages et impôts au nom de leurs employés, les avantages financiers d’avoir une main-d’œuvre indépendante importante peuvent être importants.

Par exemple, en classant les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, les employeurs peuvent être en mesure d’éviter toute responsabilité en vertu de:

• la Loi fédérale sur les cotisations d’Assurance (FICA) ou l’impôt sur la Sécurité sociale
• la Loi fédérale sur l’Impôt sur le chômage (FUTA)
• la Loi de Réconciliation budgétaire Omnibus consolidée (COBRA)
• accidents du travail
• régimes de retraite

Toutes les charges sociales et les prestations sont maintenues par le contractant individuel, qui ne participe pas aux régimes d’avantages offerts par votre entreprise.

De plus, votre propre exemption de nombreuses lois fédérales et étatiques sur l’emploi est basée sur le nombre d’employés que vous avez dans votre main-d’œuvre. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas comptés comme des employés. Ainsi, si vous contractez avec des entrepreneurs indépendants au lieu d’embaucher des employés réguliers à temps plein, vous risquez de ne pas être couvert par certaines de ces lois. Ces lois comprennent:

• l’Americans with Disabilities Act
• la Loi sur les congés familiaux et médicaux
• Titre VII de la Loi sur les droits civils de 1964
• la Loi sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi

Désavantages des entrepreneurs indépendants. Le principal inconvénient du recours à des indépendants est que vous devez vous tenir au courant de ce qui qualifie exactement quelqu’un en tant qu’entrepreneur indépendant. Si vous classez quelqu’un comme entrepreneur indépendant qui ne l’est pas, les pénalités peuvent être extrêmement coûteuses.

De plus, les entrepreneurs indépendants, par définition, sont autorisés à travailler pour un certain nombre d’entreprises différentes à la fois. Vous n’aurez pas autant de contrôle sur le temps, les efforts et la loyauté du travailleur qu’avec un employé permanent.

De plus, certains contrats permettent à l’entrepreneur indépendant de se substituer à une autre personne pour n’importe quel travail, de sorte que vous ne pouvez même pas être sûr de qui va finalement faire le travail pour vous.

Enfin, les entrepreneurs indépendants s’engagent à travailler pour vous pendant toute la durée du contrat, et c’est tout. Si vous aimez leur travail et souhaitez poursuivre la relation, vous devrez peut-être renégocier l’accord (y compris leur taux de paiement).

Vous devez savoir qu’il existe différentes mesures que vous pouvez prendre pour faciliter votre recours à des entrepreneurs indépendants. Voici certaines choses que vous pouvez faire pour vous assurer que ceux qui travaillent pour vous sont admissibles au statut d’entrepreneur indépendant et que vous pouvez gagner tous les défis de nos arrangements:

• Faites attention, lorsque vous faites de la publicité pour des entrepreneurs indépendants, à éviter d’utiliser des expressions telles que salaire, salaire ou travail régulier lorsque vous recrutez. Essayez de rechercher des entrepreneurs indépendants qui ont placé leurs propres annonces sous « Situations recherchées » ou « Services commerciaux ». »
• Lors de l’établissement de la relation, évitez de définir un modèle régulier d’heures quotidiennes ou hebdomadaires. Un travailleur indépendant a vraisemblablement la possibilité de choisir quand et où il travaillera par rapport à tous ses clients.
• Permettre aux entrepreneurs de fournir leurs propres outils, fournitures et équipements dans la mesure du possible dans l’exécution des services requis. Cela démontrera qu’il existe un risque de perte ainsi qu’une opportunité de profit.
• Utilisez des sous-traitants qui annoncent normalement leurs services d’une manière ou d’une autre. Gardez dans vos dossiers les cartes de visite, les circulaires ou même les annonces d’annuaire téléphonique.
• Permettre aux entrepreneurs d’embaucher leurs propres assistants, si nécessaire. Insister pour que l’entrepreneur paie les charges sociales normalement requises pour ces employés.
• N’incluez pas les entrepreneurs sous la couverture d’assurance pour les accidents du travail, l’assurance maladie ou d’autres avantages fournis aux employés.
• Si possible, indemniser ces entrepreneurs indépendants sur une base par emploi plutôt que par heure ou par semaine.
• Demandez toujours une facture ou un relevé avant de payer tout travail effectué. Si possible, faites des chèques payables à une entreprise plutôt qu’à un particulier.
• Ne remboursez pas directement les entrepreneurs pour les dépenses qu’ils pourraient avoir, pour l’essence, les repas, etc. Ces dépenses devraient faire partie des honoraires fixés par l’entrepreneur.
• Rappelez-vous qu’en théorie, vous ne pouvez pas décharger un entrepreneur de son emploi. Si vous n’êtes pas satisfait de la performance d’un entrepreneur, consultez votre contrat pour trouver un remède. S’il n’y a pas de contrat, rompez les relations avec l’entrepreneur en n’offrant plus de travail.
• Mettez-le par écrit! Il est préférable, bien sûr, d’avoir un contrat écrit avec un entrepreneur indépendant. Cela peut être utilisé en votre nom pour démontrer la validité d’une relation d’entrepreneur indépendant, bien qu’il ne s’agisse pas d’une preuve concluante d’une relation.

Outils à utiliser

Les Outils commerciaux comprennent un exemple d’accord d’entrepreneur indépendant pour votre utilisation.

• Dans de nombreux États, un accord est nécessaire pour établir une relation d’entrepreneur indépendant.

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