Le meilleur des deux mondes: Comment organiser Votre journée de travail de deux façons

Vous vous précipitez souvent pour essayer de vous rendre quelque part ou d’attraper une date limite? Si vous sentez que vous êtes constamment en retard, incapable de respecter vos obligations, alors vous devriez penser à examiner la façon dont vous planifiez votre travail et à améliorer vos compétences organisationnelles.

Sans une bonne organisation, vous ne pourrez pas profiter d’une journée complète et équilibrée (et peut-être même d’un style de vie). Vous pourriez également souffrir d’un manque de motivation et de changements d’humeur. Et cela ne semble pas très attrayant du tout.

Mais, la question est, comment améliorez-vous votre planification quotidienne? Avec tant de trucs et astuces sur Internet, il peut être difficile de décider lesquels seront efficaces. Et, avec tout le stress de votre journée, vous aurez peut-être du mal à trouver un bon moment pour commencer.

Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu’il vous faut. Cet article contient deux excellentes méthodes pour planifier votre temps, ainsi que des conseils pour être organisé et des conseils sur la façon d’organiser votre journée pour être plus productif. Cela peut vous aider à démarrer et vous guider à chaque étape du chemin!

Comment organiser votre journée: Méthodes les plus efficaces

Il existe différentes approches pour organiser votre journée. Nous avons adopté deux approches de premier plan, dont l’une est également très populaire. En utilisant les deux, vous pouvez gérer vos heures de travail, en tenant compte de votre journée entière.

Méthode #1: Faire avancer les choses (GTD)

Vous :

• Vous sentez-vous dépassé par le nombre de tâches que vous devez suivre?
• Vous craignez d’oublier de petits détails?
• Portez de nombreux chapeaux dans votre travail et votre vie?
• Démarrer de nombreux projets mais avoir du mal à les terminer?

Ensuite, vous devez prendre quelques conseils de David Allen, le créateur de GTD, et apprendre à organiser vos tâches de travail (et toutes les autres tâches) de la bonne façon!

Le système de gestion des tâches GTD est basé sur une vérité simple: plus vous avez de tâches sur votre liste, plus il est difficile pour vous de décider de ce qui nécessite de l’attention. Cela jette également le battage médiatique autour des listes de tâches directement par la fenêtre car elles pourraient vous forcer à passer plus de temps à réfléchir à vos tâches qu’à les faire. En conséquence, vous pouvez finir par être stressé et dépassé.

Allen a remarqué que le cerveau humain traite beaucoup mieux l’information que de la stocker et il a mis ce détail essentiel dans la méthodologie GTD, par laquelle il devrait vous aider à vous débarrasser de tout l’encombrement mental et à faire les choses à temps. Cela implique la mise en place d’un flux de travail, et une fois que vous le ferez, vous pourrez identifier les tâches sur lesquelles vous devriez travailler à un moment donné, sans vous soucier d’oublier quelque chose.

La méthode GTD se compose de cinq pratiques simples qui vous aideront à systématiser l’encombrement de votre cerveau et à organiser votre journée:

• Capturez tout. Dans la veine de « Je dois faire ceci » ou « Cela devrait arriver à ce moment-là, tout ce qui vous traverse l’esprit qui est une action ou une exigence, capturez-le. S’il échappe à votre carnet, il échappe à votre attention.

• Clarifier. Travaillez à travers tout ce que vous capturez (n’essayez pas de le terminer pour l’instant!) et planifiez les prochaines étapes. Décidez quelle catégorie correspond le mieux à l’élément : s’agit-il d’une référence, d’un projet ou d’une action suivante?

• Organiser. Mettez tout là où il appartient. Ajoutez des dates importantes à votre calendrier, attribuez des tâches à d’autres personnes et triez les vôtres.

• Examen. Gardez un œil sur vos listes et n’oubliez pas de les réviser et de les mettre à jour.

• Engager. Commencez à travailler sur les tâches qui comptent le plus!

Le GTD nécessite d’apprendre à planifier et à organiser à l’avance. Mais, cela sera certainement payant à long terme. Avec cette méthode, vous n’aurez jamais à vous soucier de manquer une réunion ou d’oublier une date limite. Au lieu de cela, vous aurez toutes vos tâches triées et vous pourrez prioriser correctement votre temps.

Maintenant, examinons chaque pratique en détail!

Étape 1:Capture

La première et la plus importante étape de GTD consiste à arrêter de stocker toutes les informations et vos tâches quotidiennes dans votre cerveau. Au lieu de cela, capturez et stockez toutes vos tâches, idées et tâches dans une « boîte de réception” – un cahier physique ou une application numérique, telle qu’un planificateur, un calendrier ou une application de gestion des tâches.

En capturant vos pensées, vous pourrez enfin réduire l’encombrement mental. Ne vous inquiétez pas encore de l’organisation de ces tâches et éléments! Nous y arriverons dans l’une des étapes suivantes.

Conseil: Lorsque vous débutez avec GTD, il est recommandé d’écrire tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour vous occuper à l’avenir et de le stocker dans votre boîte de réception.

Étape 2:Clarifiez

Maintenant, nous arrivons à la partie où vous apprenez à organiser votre journée de travail et à tout trier dans votre boîte de réception. Parcourez chaque élément de votre boîte de réception et appliquez-y l’une des méthodes suivantes :

• Si la tâche prend moins de 2 minutes, terminez-la immédiatement.
• Si la tâche peut être déléguée, attribuez-la à quelqu’un d’autre.
• Notez la date d’échéance si l’article doit être terminé à une date ou une heure spécifique.
• Si la tâche est complexe, identifiez la ou les prochaines actions et étapes à suivre pour aller de l’avant.

Assurez-vous toujours d’ajouter autant d’informations que possible à vos tâches et de les rendre exploitables.

Étape 3:Organisez

Après avoir noté toutes vos tâches et ajouté autant d’informations que possible, il est temps de les trier. Il existe de nombreuses façons d’organiser vos tâches avec la méthode GTD, mais la plus courante consiste à utiliser une combinaison de projets et d’étiquettes, comme dans Todoist ou Asana.

Vous devez séparer les éléments en tâches et projets uniques. Selon la philosophie GTD, un projet est toute tâche qui nécessite plus d’étapes à accomplir. Assurez-vous d’écrire vos prochaines étapes pour chaque tâche et d’ajouter une date d’échéance (s’il y en a une). Par exemple, dans Asana, cette étape serait reflétée dans la création d’une fiche de tâches et de sous-tâches à l’intérieur de celle-ci.

Étape 4:Examen

Cette étape est assez explicite. Réservez du temps chaque semaine pour examiner toutes vos tâches, rayer tout ce que vous avez terminé, ajouter et organiser de nouvelles tâches et identifier les prochaines actions. Allen appelle cette étape un « facteur critique de succès. »La révision et la mise à jour constantes de vos tâches veilleront à ce que vous ne vous contentiez pas de faire avancer les choses. Tu fais les bonnes choses.

Étape 5: Engagez

C’est la partie où tout le temps que vous mettez de côté pour planifier votre travail paie. À cette étape, vous devriez avoir développé un système plein de tâches exploitables organisées en catégories logiques.

Ainsi, lorsque vous commencerez à travailler, vous ne vous demanderez pas « Que dois-je faire ensuite?”. Vous avez pris cette réflexion de l’image en obtenant toutes vos tâches sur papier physique ou numérique et en les arrangeant dans un plan exploitable. Pour couronner le tout, vous vous êtes débarrassé de tout l’encombrement mental qui vous stressait.

Outils GTD

Voici quelques conseils supplémentaires pour être organisé et des outils GTD qui vous aideront à maîtriser cette méthode plus rapidement.

Listes GTD

Pour commencer avec GTD, vous devez clarifier et organiser efficacement vos tâches. La meilleure façon de le faire est de faire des listes, soit sur papier, soit en utilisant un logiciel de gestion des tâches sur votre téléphone ou votre ordinateur portable. Il existe plusieurs types de listes que vous pouvez créer:

• La liste « in”. C’est la première liste de base que vous faites. Utilisez-le pour capturer les pensées et les tâches telles qu’elles vous arrivent. N’hésitez pas à tout noter dans un ordinateur portable ou votre smartphone. Vous pouvez même avoir plusieurs listes ”in »; par exemple, une dans un planificateur et une sur votre téléphone. Une fois que vous avez toutes vos tâches écrites, commencez à les organiser par priorité.
• La liste « actions suivantes ». La liste « actions suivantes » doit contenir des éléments que vous devez effectuer dès que possible. Vous pouvez organiser les éléments de cette liste en fonction de leur priorité, de leur date d’échéance ou peut-être de la date à laquelle vous pourrez les faire. N’oubliez pas que vous devez toujours effectuer des tâches courtes (celles qui prennent moins de deux minutes) immédiatement.
• La liste ”en attente ». Cette liste doit être utilisée pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d’autres ou des tâches qui ne peuvent pas encore être terminées car quelqu’un doit d’abord faire autre chose. Voici un conseil utile pour cette liste. Notez toujours la date actuelle lorsque vous écrivez la tâche. De cette façon, vous pouvez envoyer un e-mail à vos collègues et dire quelque chose comme « J’attends toujours le rapport que vous avez dit que vous finiriez bientôt. C’était il y a 18 jours!”
• La liste « un jour/ peut”être ». Cette liste concerne tous les projets que vous souhaitez réaliser un jour, mais ils ne sont pas d’une grande importance. Vous pouvez écrire des éléments comme « remplacer la peinture laide dans le salon » ou « créer votre propre blog » sur cette liste. Même si les tâches de cette liste ne sont pas de la plus haute importance, vous devriez quand même revoir cette liste chaque semaine, assurez-vous de ne pas oublier ces tâches et commencez à y travailler lorsque vous aurez du temps!

Calendrier

Le calendrier est idéal pour toutes les tâches sensibles à l’heure et à la date. De cette façon, vous pourrez mieux hiérarchiser vos tâches. Les tâches qui n’ont pas besoin d’être effectuées bientôt resteront sur votre liste des « prochaines actions”, vous pourrez donc les traiter plus tard. Si vous n’aimez pas garder un calendrier sur votre mur ou votre bureau, vous devriez essayer d’utiliser Google Agenda pour rester organisé.

Dossier de lecture / révision

Il est fort probable que vous ayez plusieurs tâches de « lecture” sur l’une de vos listes. Un dossier de lecture / révision sera utile dans de tels cas. Il peut s’agir d’un dossier physique ou numérique qui contiendra tous les documents, papiers ou livres que vous devez lire. L’idée derrière ce dossier est de toujours avoir ce matériel à votre disposition lorsque vous avez quelques minutes à tuer en attendant votre nourriture ou chez le médecin.

GTD est une méthodologie de productivité qui peut transformer votre vie d’un désordre chaotique en un style de vie équilibré et épanoui. GTD vous aidera à organiser vos tâches de travail ainsi que le reste de votre journée, car cela affecte également la qualité de votre travail.

Méthode #2: Le Calendrier Da Vinci

Le Calendrier Da Vinci est la deuxième méthode qui vous aidera à apprendre à planifier et à organiser plus efficacement. Développée par Adrian Iliopoulus, cette méthode vous permettra de créer des horaires qui rendront votre vie plus utile, amusante et créative.

L’idée principale derrière le « Da Vinci Schedule” est d’apprendre à:

• Être créatif et entrer dans le flux tous les jours.
• Ne laissez pas les interruptions ruiner votre flux.
• Arrêtez de tergiverser et faites avancer les choses.
• Assurez-vous de ne pas souffrir d’épuisement professionnel.
• Équilibrez correctement le travail et le jeu.

Le saviez-vous ? Il faut 23 minutes et 15 secondes pour se remettre sur la bonne voie une fois interrompu.

Le Da Vinci Schedule peut vous aider à vous assurer que vous n’êtes pas submergé par le travail, car il organise vos activités quotidiennes d’une manière où vous avez du temps pour des tâches plus difficiles et plus faciles, mais aussi suffisamment de temps pour des activités de détente tous les jours.

Comment Organiser sa journée avec l’horaire Da Vinci

Beaucoup de gens vous suggèrent de commencer à planifier votre semaine le lundi mais est-ce la meilleure idée? Le créateur de l’horaire Da Vinci recommande de commencer la planification le dimanche soir. Comme il l’a souligné, le lundi est l’équivalent des premières heures du matin, mais pour la semaine. Notre esprit est toujours reposé le matin et peut offrir une plus grande productivité. Les ”premières heures » de la semaine sont les lundi, mardi et mercredi. Donc, pour profiter de ces jours, vous devez planifier vos tâches le dimanche.

Comme le souligne Adrian, la partie la plus délicate de la planification est la priorisation. Il vous recommande d’être honnête avec vous-même et de classer soigneusement les tâches en fonction de leur importance et de la quantité de travail que vous devez faire pour les terminer.

Voici à quoi ressemble l’horaire quotidien et hebdomadaire d’Adrian.

Crédit: Calendrier Da Vinci d’Adrian Iliopoulus

Comme vous pouvez le voir, chaque jour se compose des mêmes éléments:

• Routine matinale
• div>Travail Profond Hardcore
• Travail Profond doux
• Travail d’administrateur
• Exercice
• Social
• Play

Maintenant, expliquons chacun plus en détail.

Routine matinale

Il est important de bien commencer chaque journée. Au lieu de dormir et de vous précipiter au travail, proposez une routine qui vous aidera à vous réveiller et à faire tout ce qui vous plaît — prendre le petit déjeuner, boire un café ou même courir. Ce sont les petites choses qui peuvent faire une différence significative dans votre journée. Vous pouvez également proposer une routine de nuit qui vous aidera à vous détendre avant d’aller vous coucher. Toutes les personnes qui réussissent ont une routine de nuit, et vous devriez le faire!

Travail profond

Le travail profond est divisé en deux catégories: le travail dur et le travail doux. Le travail acharné fait référence à toutes les tâches que vous trouvez difficiles, tandis que le travail doux est toutes les tâches plus faciles à réaliser. Assurez-vous de faire un travail acharné du lundi au mercredi, et un travail doux le jeudi et le vendredi.

Le travail d’administrateur

Le travail d’administrateur comprend des tâches telles que répondre aux e-mails, planifier et assister à des réunions, organiser des documents, commander des fournitures, etc. Il est important de calculer le temps nécessaire à l’exécution de ces tâches, afin que vous puissiez leur réserver du temps chaque jour.

Faire de l’exercice, socialiser et jouer

Pour éviter l’épuisement professionnel, vous devez réserver du temps tous les jours pour vous détendre, passer du temps avec vos amis et votre famille et jouer. Jouer signifie faire toutes les activités qui vous plaisent, de jouer littéralement à regarder des films ou à lire un livre.

L’horaire Da Vinci est un peu différent de la méthode GTD, car il englobe toute la journée et vous permet de créer une routine quotidienne. Cependant, cette méthode ne s’attaque pas à l’organisation des tâches en détail pendant votre journée de travail, ce que GTD fait. Ainsi, en combinant les deux méthodes, vous serez en mesure de créer un système d’organisation de votre journée entière de manière plus équilibrée, où vous faites les choses dans le temps réservé au travail et vous détendez dans une routine matinale et une récréation pour vous assurer de ne pas vous épuiser.

5 Conseils simples pour Mieux Organiser Votre journée de travail

Si vous n’avez pas envie des deux méthodes, voici d’autres conseils sur la façon d’organiser les tâches de travail.

Ecrivez

Prenez 5 à 10 minutes à la fin de votre journée de travail pour écrire dans un journal et évaluer la journée. Il se passe tellement de choses dans nos têtes qu’il est presque impossible de traiter et de rassembler des pensées sans une forme d’exutoire. À la fin de la journée de travail, la plupart veulent courir pour les collines — et ce faisant — ramener leur travail et les stress associés à la maison avec eux. Une étude menée par des psychologues de l’UCLA a révélé qu’en verbalisant vos sentiments — que vous parliez à quelqu’un ou que vous les écriviez — vous aidera à vous assurer que les émotions négatives associées sont beaucoup moins intenses. Donc, au lieu d’apporter de la colère ou du stress à la maison avec vous, laissez-le dans votre bloc-notes.

En plus de cela, en notant les défis spécifiques auxquels vous êtes confrontés, votre subconscient se mettra au travail pour trouver des solutions correctives pendant que vous dormez la nuit afin que vous puissiez vous réveiller frais et motivé pour aborder la journée.

Planifiez à l’avance

Maintenant que vous avez libéré toute colère et frustration, vous êtes en mesure de planifier la journée à venir pour augmenter les chances que cela se passe bien. Sortez un autre bloc-notes et notez vos tâches pour demain par ordre d’importance, et quittez le bureau en sachant que votre subconscient s’occupera du reste et s’assurera que vous êtes bien en avance sur vous lorsque vous arriverez au travail demain. Des défis et des distractions surgiront toujours, alors soyez réaliste dans vos objectifs — et si vous ne réussissez pas — ne vous battez pas. Assurez-vous de le placer en haut de la liste de demain.

Désencombrez votre espace de travail

Un espace de travail encombré = un esprit encombré. Si votre bureau est en désordre, comment pouvez-vous vous attendre à ce que votre journée de travail se déroule sans distractions indésirables? Organisez votre bureau de la même manière que vous souhaitez organiser votre esprit: sans encombrement ni distractions.

Il en va de même pour votre bureau. Gardez votre bureau sans encombrement pour vous frayer un chemin facilement dans vos tâches, y compris votre courrier électronique.

Ne pas effectuer plusieurs tâches

Selon une étude de l’Université de Californie à Irvine, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à une tâche une fois que vous en avez retiré votre concentration. Donc, lorsque vous vous apprêtez à accomplir une tâche, assurez-vous de vous libérer de toutes les distractions. Cela signifie pas de médias sociaux, de courrier électronique, d’Internet, etc. jusqu’à ce que la tâche soit terminée ou que le temps imparti pour y travailler soit écoulé. Utilisez une minuterie et commencez par une heure de travail ininterrompu. Si le bruit ambiant est trop important, écoutez de la musique pour éliminer les distractions et vous aider à vous concentrer. Dites à vos collègues ce que vous faites et demandez-leur de ne pas vous déranger à moins que cela ne puisse pas attendre.

Faites confiance à la règle du 80-20

La plupart de ce que nous faisons n’est pas si important, mais parce que c’est plus facile et peut nous fournir ce coup instantané de dopamine, nous avons tendance à passer trop de temps sur des tâches simples tout en procrastinant sur les tâches les plus exigeantes et les plus importantes. Cela crée une lutte inutile. En abordant d’abord les choses les plus importantes, lorsqu’il s’agit d’accomplir les autres tâches moins significatives, vous pourrez le faire avec un plus grand sentiment d’accomplissement et de contentement.

Gérer votre e-mail

L’e-mail est une entreprise désordonnée, et comme beaucoup d’autres tâches est rarement urgente. Prenez le temps d’organiser le vôtre afin que lorsque vous y allez, tout fonctionne efficacement et organisé en termes d’importance. Les clients de bureau de messagerie comme Mailbird (Windows) ou Airmail (Mac) sont d’excellents outils pour cela et sont utiles, en particulier pour les personnes qui doivent gérer plusieurs comptes de messagerie.

Conclusion

En appliquant ces conseils simples pour mieux organiser votre journée de travail, vous bénéficierez d’une gamme d’avantages pour vous assurer de laisser votre travail au travail, de sortir à l’heure et de dormir la nuit. À moins que les tâches ne soient de la plus haute importance, n’emportez pas votre travail à la maison avec vous. Ce temps pour décompresser, s’amuser et faire ce que vous aimez est tout aussi important que le temps nécessaire pour payer les factures. Vous rencontrerez très probablement une résistance de votre part au départ, mais si vous vous en tenez à cela, avec le temps, vous verrez votre productivité et votre qualité de travail augmenter ainsi que votre qualité de vie. Un gagnant-gagnant pour tout le monde.

Vous avez aimé ce post ? Découvrez la deuxième partie « 7 conseils pour réduire le stress » et partagez-le avec vos amis (stressés).

À propos de l’auteur:

Nicky Cullen est écrivain et coach en anxiété. Ayant souffert d’anxiété, d’attaques de panique et de dépression pendant une décennie: il utilise son expérience pour enseigner à ses clients les solutions qu’il souhaite que quelqu’un lui enseigne il y a 15 ans. Vous pouvez en savoir plus en cliquant ici.