Le meilleur logiciel de paie en ligne pour 2021
Tout le monde aime les jours de paie — sauf, c’est-à-dire, l’administrateur de la paie. Payer les employés (ainsi que les entrepreneurs et les pigistes) est l’élément le plus complexe de la comptabilité des petites entreprises. C’est aussi le plus effrayant. Non seulement vous devez produire des chèques et des dépôts directs exacts à 100%, mais vous devez également vous assurer que les calculs sous—jacents — impôts, avantages et autres retenues – sont également corrects jusqu’au centime. En outre, vous devez soumettre des taxes et des déclarations à l’IRS et à d’autres agences fiscales.
Les applications de paie basées sur le cloud peuvent aider à garantir que toutes ces obligations sont remplies avec précision et rapidité. Nous avons passé en revue huit des services de comptabilité des petites entreprises en ligne les plus populaires. Certains existent depuis des années, notamment Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll et SurePayroll. La nouveauté de notre tour d’horizon cette année est Hourly, un service de paie conçu pour les entrepreneurs, mais adapté aux autres petites entreprises. Notez qu’il est disponible uniquement pour la Californie à cette écriture. Workful est un autre site Web de paie plus récent, qui n’apparaît ici que pour la deuxième fois; il est conçu pour le suivi des employés horaires.
Cette année, nous attribuons les choix des rédacteurs à deux sites Web de paie: Gusto est un gagnant de retour; il offre une expérience utilisateur exceptionnelle et quatre niveaux d’abonnement différents, afin que les entreprises puissent grandir avec elle. Nous le recommandons fortement aux administrateurs de paie novices et chevronnés. Notre deuxième choix de rédacteurs, OnPay, est également un excellent choix pour les petites entreprises, mais il soutient également les industries verticales comme l’agriculture et les organisations à but non lucratif, ainsi que les entreprises de plus de 100 employés.
Ce qui n’est pas ici
Il y a des dizaines de sites Web de paie que nous aurions pu examiner, certains de noms familiers comme ADP et Paychex. Ces deux entreprises offrent des services de paie de BRICOLAGE d’entrée de gamme. Ils manquent cependant de certaines des fonctionnalités trouvées dans les sites que nous avons examinés, et ils sont légèrement plus chers (les deux facturent 59 $ par mois plus 44 par employé par mois). ADP limite son site de paie bas de gamme à deux employés, et les deux exigent que vous leur fournissiez beaucoup d’informations sur votre entreprise avant qu’ils ne vous soumettent un devis pour des services plus complets. Cependant, ils peuvent facilement évoluer, ce qui peut être un bon choix pour les grandes entreprises ou celles qui s’attendent à se développer rapidement — ou les entreprises qui veulent simplement porter un nom bien connu. Cela dit, ils sont coûteux et la mise en route peut être une entreprise considérable, en particulier avec ADP.
À l’autre extrémité du spectre se trouvent des sites pour les entreprises qui ont des besoins de paie plus complexes ou qui souhaitent obtenir leur paie dans le cadre d’un logiciel de gestion des ressources humaines ou d’un service d’administration des avantages sociaux. L’ondulation est l’un des meilleurs d’entre eux. Il est étonnamment abordable et offre une expérience utilisateur exceptionnelle. Il fournit également tous les outils dont vous avez besoin pour l’intégration, le traitement de la paie, la déclaration de revenus et la déclaration. Les fonctionnalités avancées incluent le coût des tâches, des rapports hautement personnalisables et la paie globale. Zenefits serait également un bon choix pour un responsable de la paie ou des ressources humaines inexpérimenté qui doit se tenir au courant des innombrables problèmes de conformité qui existent sur le lieu de travail d’aujourd’hui. Les Ondulations et les Zenefits sont les gagnants du choix des éditeurs. Ce sont d’excellents services, mais si vous voulez juste obtenir la paie, ils peuvent être plus que ce dont vous avez besoin.
Nous avons choisi d’examiner les services que nous jugeons les mieux adaptés aux petites entreprises qui traitent la rémunération de 10 travailleurs ou moins — les entreprises, en outre, qui ont des besoins modestes en ressources humaines et en administration des avantages sociaux.
La précision est primordiale
Si vous faites toujours la paie de votre entreprise manuellement, vous savez à quel point ce processus est complexe, exigeant et axé sur les délais. Vos employés comptent sur vous pour envoyer leurs chèques de paie et autoriser les dépôts directs les jours de paie prévus. Ils s’attendent à ce que vous sachiez combien retenir pour toutes les taxes que vous devez et les avantages que vous offrez.
Il y a énormément de détails à suivre, surtout si vous essayez de tout faire sur papier. Les erreurs ne sont pas bien tolérées par les personnes impliquées. Les agences fiscales peuvent imposer des amendes sévères si les déclarations de paie et les taxes ne sont pas reçues aux dates prévues. Les fournisseurs de prestations peuvent couper des services comme l’assurance maladie si vous prenez du retard sur les paiements.
La simplification des solutions complexes de paie basées sur le Cloud peut vous aider à organiser et à automatiser cette tâche onéreuse. Certains d’entre eux proposent des assistants étape par étape pour vous guider tout au long du processus fastidieux de création d’enregistrements pour les employés et de fourniture des informations nécessaires à la rétention. Ils vous permettent d’établir vos propres calendriers de paie. Ils font tous les calculs requis, et la plupart d’entre eux soumettent réellement vos impôts sur la masse salariale et vos déclarations aux agences appropriées.
Ces sites vous guident à travers chaque cycle de paie et vous indiquent combien chacun vous coûtera. Ils fournissent des modèles de rapports et proposent des portails en ligne et des applications mobiles pour les employés qui affichent des données de talon de paie actuelles et historiques, et plus encore dans certains cas. Sans surprise, ils sont équipés d’options de soutien généreuses. Et ils ne sont pas trop chers: Ils coûtent généralement entre 25 et 40 dollars par mois pour les frais de base et facturent quelques dollars supplémentaires par mois pour chaque employé.
Les avantages sont évidents. Vous gagnez du temps et minimisez la frustration. Vous n’avez pas à suivre les tableaux d’impôt sur la masse salariale ni à faire face aux innombrables problèmes de conformité associés à la rémunération des employés. Vous pouvez modifier vos enregistrements rapidement, et vous avez un accès instantané aux moindres détails. Vous êtes beaucoup moins susceptible de faire des erreurs en utilisant l’un de ces services.
Configuration de votre paie
Bien que chaque site de paie que nous avons examiné offre sa propre expérience utilisateur unique, ils partagent tous des structures similaires. Ils commencent par le processus de configuration, qui est de loin l’élément le plus chronophage et le plus détaillé du paiement de votre personnel. Bien que l’ordre exact varie, certains d’entre eux vous guident à travers des pages de questions de manière ordonnée, étape par étape. D’autres fournissent des assistants de configuration partiels et vous laissent le reste. Le logiciel Patriot offre le processus le plus complet de ceux que nous avons testés. Ces assistants de configuration vous demandent des informations sur votre entreprise, telles que son adresse et son numéro d’identification d’employé (EIN). Vous sélectionnez votre calendrier de paie (généralement hebdomadaire ou bihebdomadaire) et nommez votre administrateur de paie et votre signataire.
Si votre entreprise offre des avantages tels que l’assurance maladie et les régimes de retraite, vous pouvez créer des enregistrements pour eux qui contiennent des informations sur le coût pour les employés et les cotisations de l’entreprise. Les fonds seront ensuite déduits pendant le processus de paie. Vous devez également créer des enregistrements détaillés pour chaque employé, tels que les coordonnées, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, le salaire ou le taux de rémunération horaire et le nombre d’allocations à partir du formulaire W-4. Étant donné que la plupart de ces sites soumettent vos charges sociales et prennent en charge le dépôt direct de la rémunération, vous devez fournir des informations de compte bancaire pour établir une connexion.
Vous devez également entrer tout historique de paie existant si vous avez déjà indemnisé des employés. Cela peut être une corvée ardue, qui peut nécessiter l’aide des spécialistes de l’intégration du site.
Si vous proposez des types de paie supplémentaires comme les congés payés (PTO) et les indemnités de maladie, vous pouvez définir vos politiques pour accumuler ces avantages; les services en gardent une trace pour vous. Les bonus et les commissions peuvent également être payés lors d’une course de paie régulière, ou vous pouvez les émettre en créant une paie « hors cycle ». Besoin d’inclure des saisies-arrêts comme une pension alimentaire pour enfants sur les chèques de paie? Ces sites soutiennent une telle retenue. En fait, la plupart offrent des types de paiement personnalisés, de sorte que vous pouvez créer les vôtres, parfois même lorsque vous êtes au milieu d’une course de paiement.
Exécution de votre paie
Une fois la configuration terminée, vous ne pouvez généralement pas revenir aux outils de configuration dédiés, il est donc important de bien faire les choses la première fois. Cela dit, chaque service que nous avons testé dispose d’une section de paramètres complète où vous pouvez modifier et ajouter aux informations de paie que vous avez déjà entrées.
Configuration terminée, vous êtes prêt à exécuter votre première paie. C’est la partie facile. Bien qu’il y ait quelques différences, ces sites fonctionnent de la même manière pendant la course de paie réelle. Lorsque vous lancez une paie, ils affichent une liste d’employés ainsi que leurs taux de rémunération. Vous vérifiez d’abord que la période de paie et la date de paie sont correctes. Ensuite, il vous suffit d’entrer le nombre d’heures travaillées (le cas échéant) dans les cases de type de paye appropriées (régulier, heures supplémentaires, vacances, etc.). La plupart des sites vous permettent d’ajouter des dollars pour d’autres types de gains et remboursements sur cette même page.
Une fois que vous avez saisi tout ce qui est nécessaire, vous voyez ensuite un aperçu de votre paie. Les différents services gèrent cela légèrement différemment, mais vous pourrez voir le salaire brut et net de chaque employé; vous verrez également la retenue d’impôt, les avantages sociaux et les cotisations de l’entreprise. Le site de paie vous indique ensuite le montant total d’argent qui sera retiré de votre compte bancaire pour les dépôts directs et les impôts, ainsi que la date exacte à laquelle il sera débité.
Une fois que vous avez approuvé votre paie, des tableaux ou des rapports supplémentaires peuvent afficher absolument tous les détails du cycle de paie.
Si vous avez peu d’employés ou une paie très simple, le traitement proprement dit ne devrait pas prendre plus de quelques minutes. Selon le site que vous utilisez, vous pourrez peut-être laisser les bulletins de paie se traiter automatiquement (en supposant, bien sûr, qu’il n’y ait aucun changement par rapport à l’exécution précédente). Certains offrent même la paie le jour même.
Amélioration du support RH
Dans les grandes entreprises, l’administration de la paie et des avantages sociaux est généralement gérée par des départements distincts. Dans votre petite entreprise, cependant, ces deux responsabilités peuvent atterrir sur votre bureau ou sur celui d’un autre employé. Heureusement, la plupart des sites de paie que nous avons examinés offrent des composants RH de base, tels que des formulaires W-4 et I-9 en ligne, des rapports sur les nouveaux employés, des modèles de documents et le stockage de documents. Les signatures électroniques sont souvent autorisées, tout comme la participation des employés au processus de saisie des données.
OnPay a considérablement augmenté ses capacités RH depuis notre dernier examen, en ajoutant des audits de conformité, une bibliothèque de ressources RH, des flux d’intégration automatisés et une messagerie directe. QuickBooks Payroll s’est associé à SimplyInsured pour offrir des options d’assurance médicale, dentaire et visuelle, ainsi que l’administration des avantages sociaux. Gusto offre un service similaire.
Support COVID-19
Les développeurs de sites Web de paie ont vraiment dû se démener au printemps et à l’été dernier pour suivre l’évolution du paysage de la paie provoquée par la pandémie de COVID-19. De nouvelles règles législatives ont dû être intégrées aux structures de paie existantes de ces sites. Par exemple, toute entreprise qui a reçu un prêt du Programme de protection des chèques de paie (PPP), qui fait partie de la Loi sur l’Aide, l’Aide et la sécurité économique (CARES) pour les coronavirus, devait être en mesure d’exécuter les rapports spéciaux requis. Certains services de paie inclus ici ont même servi de prêteur pour ces prêts ou se sont associés à des prêteurs tiers afin que les utilisateurs puissent postuler directement par leur intermédiaire.
D’autres lois ont dû être intégrées aux sites Web eux-mêmes, comme le report de l’impôt sur la masse salariale des employés, de nouveaux crédits d’impôt et des lois sur les congés payés par le biais de la Loi sur la réponse au coronavirus Families First (FFCRA). La plupart des sites incluaient un contenu éducatif supplémentaire pour aider les gestionnaires de paie à comprendre les nouvelles lois et leur impact sur la paie; OnPay était particulièrement doué pour cela.
Deux gagnants clairs
Tous les services de paie examinés ici proviennent d’entreprises réputées avec des années, voire des décennies d’expérience derrière leurs outils. Je n’hésiterais pas à faire confiance à l’un d’eux pour cette tâche critique. Ils partagent tous des parties similaires, bien que leurs expériences utilisateur soient très différentes, et chacun a un ensemble d’extras légèrement différent. Ils sont tous conçus pour une utilisation générale pour les petites entreprises, bien qu’OnPay aille au-delà en offrant une assistance pour plusieurs industries verticales, y compris l’agriculture et la restauration. C’est l’une des raisons pour lesquelles OnPay remporte son premier prix du choix des rédacteurs cette année; il est également hautement personnalisable dans les domaines de la paie et des ressources humaines, et sa convivialité est de premier ordre.
Gusto, lui aussi, reçoit un choix de la rédaction cette année. Il atteint le point idéal pour la paie, offrant suffisamment de fonctionnalités pour plaire à une grande variété de petites entreprises, tout en ne surchargeant pas de fonctionnalités et de frais supplémentaires. Son interface utilisateur et son système de navigation sont parmi les meilleurs, et sa structure de tarification à quatre niveaux offre aux utilisateurs potentiels de multiples options. Dans un groupe difficile de concurrents, c’est un choix judicieux.
Une fois que votre paie fonctionne bien, jetez un coup d’œil à nos services de comptabilité en ligne et à nos rounds de logiciels fiscaux.