Que puis-je réclamer sur l’impôt? Un guide des dépenses d’entreprise admissibles pour les travailleurs indépendants

Vous pouvez soustraire vos dépenses d’entreprise admissibles de votre chiffre d’affaires lorsque vous déterminez le montant d’impôt que vous devez payer chaque année.

Mais toutes les dépenses d’entreprise ne sont pas des dépenses admissibles, il est donc important de savoir quels coûts vous pouvez demander dans votre déclaration de revenus.

Comprendre les dépenses admissibles

Comme mentionné, vous ne pouvez pas aller de l’avant et soustraire toutes vos dépenses de travail indépendant. HMRC a des règles claires sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas inclure, c’est pourquoi les coûts que vous pouvez inclure dans votre calcul sont appelés « dépenses admissibles ».

En définissant les dépenses admissibles, HMRC essaie de s’assurer que vous ne déduisez que les dépenses strictement liées à votre entreprise.

Il est important de comprendre quelles dépenses de votre travailleur indépendant sont admissibles et de calculer votre bénéfice avec précision pour vous assurer de payer le bon montant d’impôt.

Voici un exemple :

Votre entreprise gagne 25 000 £ au cours d’une année d’imposition, mais vos dépenses admissibles s’élèvent à 5 000 £. Vous devez seulement payer l’impôt sur £ 20,000, qui est votre bénéfice imposable.

Dépenses admissibles et remplir votre déclaration de revenus 2019-2020

La date limite pour l’auto-évaluation fiscale pour l’année d’imposition 2019-20 est le 31 janvier 2021.

Les dépenses admissibles vous aident à déterminer le montant d’impôt que vous devez payer – et le gouvernement a annoncé des mesures de soutien pour les entreprises qui ont du mal à payer en raison du coronavirus.

Cela inclut un report du paiement intégral de votre taxe d’auto-évaluation jusqu’au 31 janvier 2022, pour des factures allant jusqu’à 30 000 £. Vous devrez utiliser le service de paiement en ligne de HMRC pour postuler.

Gardez à l’esprit que si vous pouvez payer votre facture, vous devriez – notamment parce que des intérêts seront appliqués au solde impayé à partir du 1er février 2021.

Quelles sont les dépenses admissibles pour les travailleurs indépendants?

Lorsque vous remplissez votre déclaration de revenus, ce sont quelques-uns des coûts qui comptent généralement comme des dépenses d’entreprise admissibles.

Frais de bureau

Vous pouvez demander des frais d’entreprise pour des articles que vous utiliseriez habituellement pendant moins de deux ans. Cela inclut la papeterie d’affaires comme:

• factures de téléphone, de téléphone portable, de fax et d’Internet
• affranchissement
• papeterie
• impression
• encre et cartouches d’imprimante
• logiciels informatiques utilisés par votre entreprise depuis moins de deux ans
• logiciel si votre entreprise effectue des paiements réguliers pour renouveler la licence (même si vous l’utilisez pendant plus de deux ans)

Vous pouvez également inclure du matériel professionnel que vous conserverez plus longtemps, comme des ordinateurs, des imprimantes et d’autres logiciels, mais vous devrez peut-être réclamer il s’agit de provisions pour capital si vous n’utilisez pas la comptabilité de caisse.

Locaux commerciaux

Vous pouvez réclamer des dépenses pour:

• loyer
• entretien et réparation
• factures de services publics
• assurance de biens
• sécurité

Vous ne pouvez pas réclamer de frais pour l’achat ou la construction de vos locaux commerciaux.

Si vous dirigez votre entreprise depuis votre domicile, vous pouvez inclure une partie de vos factures de services publics, mais vous devez déterminer la proportion de votre maison utilisée pour les affaires et la proportion du mois où elle est utilisée à des fins commerciales.

Gov.uk donne un exemple de méthode de division des coûts par le nombre de chambres. Disons que vous avez quatre pièces dans la maison et que vous en utilisez une comme bureau. Si votre facture d’électricité pour l’année est de 800 £ et que chaque chambre utilise une quantité égale d’électricité, vous pouvez diviser la facture par quatre pour réclamer 200 £ de frais professionnels admissibles.

Si vous travaillez à domicile au moins 25 heures par mois, vous pouvez utiliser les « dépenses simplifiées », qui sont un taux mensuel fixe calculé par le gouvernement.

Voyage

Vous pouvez demander des frais de voiture ou de fourgonnette liés à votre entreprise sur votre déclaration de revenus, y compris:

• assurance véhicule
• carburant
• frais de location
• réparations
• entretien
• couverture de panne

Les dépenses de véhicule peuvent être difficiles à calculer , vous pouvez donc utiliser les « frais de véhicule simplifiés », qui sont un taux forfaitaire fourni par le gouvernement.

Vous pouvez également inclure des voyages d’affaires en train, en bus, en avion ou en taxi, ainsi que des chambres d’hôtel et des repas lors de voyages d’affaires d’une nuit.

Gardez à l’esprit que les voyages pour des choses comme les réunions et les visites de sites sont inclus, mais vous ne pouvez pas réclamer le coût du voyage entre le domicile et le travail – donc les déplacements quotidiens ou les déplacements dans vos locaux commerciaux ne comptent pas.

Notez également que si vous faites un voyage pour des raisons personnelles et professionnelles, vous devez être en mesure de séparer le coût de l’entreprise afin de l’inclure.

Vous ne pouvez pas prétendre recevoir des clients, des fournisseurs et des clients, ni recevoir des événements.

Enfin, si vous achetez un véhicule pour votre entreprise et utilisez la comptabilité traditionnelle, vous pouvez le réclamer comme déduction pour capital.

Si vous utilisez la comptabilité de caisse et que vous achetez une voiture pour votre entreprise, vous pouvez la réclamer comme déduction pour capital (si vous n’utilisez pas de dépenses simplifiées). Réclamez d’autres types de véhicules comme dépenses admissibles.

Stock et matériaux

Vous pouvez inclure le coût de votre stock, de vos matières premières et les coûts directs liés à la production de vos marchandises.

Vous ne pouvez pas réclamer de biens ou de matériaux achetés pour un usage privé, ni de dépréciation d’équipement.

Frais juridiques et financiers

Si vous avez besoin d’embaucher un professionnel comme un comptable, un avocat, un géomètre ou un architecte pour des raisons commerciales, vous pouvez inclure le coût dans votre calcul.

Vous pouvez également inclure les frais bancaires, de découvert et de carte de crédit, les intérêts sur les prêts bancaires et commerciaux, les intérêts de location et les paiements de crédit-bail. Notez que si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous ne pouvez réclamer que jusqu’à 500 £ d’intérêts et de frais bancaires.

Si vous utilisez la comptabilité traditionnelle, vous pouvez réclamer de l’argent que vous ne recevrez pas et que vous ne pensez pas recevoir un jour (créances irrécouvrables). En effet, avec la comptabilité traditionnelle, vous incluez cette dette dans votre chiffre d’affaires. Mais vous ne pouvez pas réclamer:

• dettes non incluses dans le chiffre d’affaires
• dettes liées à la cession d’immobilisations, par exemple terrains, bâtiments, machines
• créances irrécouvrables qui ne sont pas correctement calculées – vous ne pouvez pas simplement estimer que vos dettes sont égales à cinq pour cent de votre chiffre d’affaires

Vous ne pouvez pas réclamer de dette de cette manière lors de la comptabilité de caisse, car vous ne pouvez enregistrez le revenu que vous avez effectivement reçu dans votre déclaration de revenus.

Enfin, vous ne pouvez pas réclamer d’amende pour avoir enfreint la loi en tant que frais d’entreprise, ou pour le remboursement de prêts, de découverts et d’arrangements financiers.

Assurance entreprise

Vous pouvez inclure le coût de l’assurance entreprise, par exemple:

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur nos pages FAQ.

Marketing

Le coût du marketing, y compris la publicité dans les journaux, les listes d’annuaires, les envois postaux, les échantillons gratuits et les coûts du site Web, peut être réclamé.

Vêtements

Vous pouvez inclure le coût de l’uniforme, des vêtements de protection nécessaires ou des costumes pour les acteurs ou les artistes, mais vous ne pouvez pas inclure le coût des vêtements de tous les jours que vous portez au travail.

Dépenses de personnel

Les salaires des employés et du personnel sont considérés comme des dépenses admissibles, tout comme:

• primes
• cotisations de retraite
• avantages
• honoraires d’agence
• cotisations d’assurance nationale de l’employeur
• cours de formation liés à votre entreprise

Abonnements

Vous pouvez inclure le coût de l’adhésion à des organisations professionnelles ou professionnelles si elles sont pertinentes pour votre entreprise, et le coût des abonnements à des revues professionnelles ou professionnelles.

Calcul de vos dépenses d’entreprise pour votre déclaration de revenus

Lorsque vous remplissez votre déclaration de revenus, vous pouvez avoir la possibilité de donner un chiffre unique pour vos dépenses admissibles ou de donner une ventilation détaillée. Si vous choisissez d’entrer un seul chiffre, vous devez toujours calculer toutes vos dépenses avec précision et tenir un registre de votre fonctionnement au cas où HMRC interrogerait vos chiffres.

Vous devez également conserver des reçus ou une autre preuve d’achat. Vous n’avez pas besoin de les inclure dans votre déclaration de revenus, mais vous devrez peut-être les présenter si vous faites l’objet d’une enquête fiscale.

Découvrez comment remplir votre déclaration de revenus.

Frais de société à responsabilité limitée

Les règles sont différentes pour les frais de société à responsabilité limitée. Si vous entrez dans cette catégorie, passez à notre guide des dépenses admissibles pour une société anonyme.

Réserver a gov.uk séance d’explication des dépenses

Le HMRC organise des réunions régulières et gratuites de points de discussion, conçues pour aider les agents fiscaux à se familiariser avec la préparation des déclarations au nom de leurs clients, ainsi que d’autres questions. Jetez un coup d’œil pour voir la gamme de sessions disponibles.

L’impôt peut être compliqué, et vous pouvez faire face à des amendes si vous faites une erreur sur votre déclaration de revenus, alors regardez le consultez les lignes directrices sur le site Web du gouvernement et demandez conseil à un professionnel si vous en avez besoin.