Tout ce que vous devez savoir Lors de l’embauche d’entrepreneurs indépendants étrangers

Comment payer des entrepreneurs indépendants étrangers

Payer des entrepreneurs indépendants étrangers est beaucoup plus complexe que d’envoyer de l’argent sur leur compte bancaire. Vous devez évaluer différentes options de paiement qui ont du sens pour vous et pour l’entrepreneur indépendant. Jetez un coup d’œil au guide complet sur la façon de payer les entrepreneurs indépendants étrangers pour un aperçu des méthodes ainsi que des avantages et des inconvénients de chacune.

En savoir plus sur la déclaration des responsabilités fiscales et fiscales

Les impôts des entrepreneurs indépendants sont généralement de leur seule responsabilité, car nous parlons d’impôts sur le travail indépendant, et les entreprises d’embauche sont libres de cette responsabilité. Cependant, selon le pays de l’entrepreneur, l’entreprise peut être impliquée dans le processus de compilation et de déclaration de l’indemnisation, même si l’entrepreneur paie ses propres impôts sur le travail indépendant. Assurez-vous que votre entreprise n’est pas responsable des taxes, car cela peut présenter un risque pour votre entreprise.

Déclaration du revenu des citoyens non américains vivant en dehors des États-Unis

Le taux d’imposition américain s’applique à toute personne qui a gagné un revenu aux États-Unis, quelle que soit sa nationalité. Cela signifie que si un entrepreneur indépendant n’est pas un citoyen américain mais a gagné des revenus aux États-Unis, il doit toujours payer des impôts selon les taux américains. Dans certains cas, une convention fiscale a été établie entre les États-Unis et un pays.

Selon l’IRS, « en vertu de ces traités, les résidents (pas nécessairement les citoyens) de pays étrangers sont imposés à un taux réduit ou sont exonérés d’impôts américains sur certains revenus qu’ils reçoivent de sources situées aux États-Unis. »

Pour une liste complète des pays qui ont une convention fiscale, consultez le site Web de l’IRS.

Comment déterminer si le revenu provient ou non des États-Unis?

Selon l’IRS, le revenu de source gagné en offrant des services est déterminé par le lieu où les services sont exécutés. Cela dit, même si un entrepreneur indépendant étranger travaille pour une entreprise américaine, les revenus qu’il reçoit ne sont pas considérés comme des revenus provenant des États-Unis tant que chaque aspect du service est effectué en dehors des États-Unis. Dans ce cas, une entreprise américaine ne devrait pas retenir ou déclarer d’impôts. Dans le cas où un entrepreneur indépendant étranger effectue une partie de ses services aux États-Unis, certaines conditions doivent être remplies pour éviter l’obligation fiscale:

• L’entrepreneur était présent aux États-Unis pendant au plus 90 jours au cours d’une année d’imposition;
• Le paiement à l’entrepreneur est inférieur à 3 000 $;
• Le paiement à l’entrepreneur est pour des services exécutés pour une entité ou un bureau maintenu dans un pays étranger.

Comment collecter les formulaires fiscaux pour les entrepreneurs requis par l’IRS?

Si une entreprise basée aux États-Unis embauche des entrepreneurs basés aux États-Unis qui gagnent plus de 600 within en un an, ils doivent déposer le formulaire IRS 1099-NEC (Rémunération des non-employés) à l’IRS. À partir de l’année d’imposition 2020, les entreprises travaillant avec des entrepreneurs utilisent le formulaire 1099-NEC pour déposer les paiements des entrepreneurs au lieu du formulaire 1099-DIVERS, qui était utilisé les années précédentes. En effet, pour l’année d’imposition 2020, ce qui était la Case 7 du Formulaire 1099-DIVERS devient la Case 1 du Formulaire 1099-NEC, et la Case 7 du formulaire 1099-DIVERS sera supprimée.
Le formulaire 1099-NEC a été utilisé pour la dernière fois en 1982 et est maintenant ramené à la vie par l’IRS. Sur ce formulaire, les employeurs déclarent le total des paiements effectués au cours de l’année à chaque entrepreneur qui a reçu plus de 600 $. Le formulaire 1099-NEC doit être déposé à l’IRS d’ici le 31 janvier pour l’année précédente.

Cependant, le formulaire 1099-MISC continue d’exister, alors assurez-vous de vérifier les différences entre les formulaires 1099 NEC et 1099 MISC.

Lors de la déclaration de la rémunération des non-employés sur le formulaire 1099-NEC, l’IRS explique que le paiement doit être déclaré si les quatre conditions suivantes sont remplies:

• Il est effectué à quelqu’un qui n’est pas votre employé
• Il est effectué pour des services dans le cadre de votre métier ou de votre entreprise
• Il a été effectué à un particulier, une société de personnes, une succession ou, dans certains cas, une société
• Les paiements effectués à ce bénéficiaire étaient au moins $ 600 ou plus pour l’année

Comment collecter le formulaire IRS W-9 pour 1099 entrepreneurs?

Les entreprises américaines utilisent le formulaire IRS W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) pour obtenir des informations auprès d’entrepreneurs indépendants qu’elles embauchent et qui sont basés aux États-Unis.

Le formulaire W-9 contient le nom, l’adresse et le Numéro de Sécurité Sociale (ou Numéro d’identification Fiscale, connu sous le nom de NIF) de l’entrepreneur 1099 en question. Gardez à l’esprit que parfois, les entrepreneurs agissant en tant que propriétaires d’entreprise peuvent vous donner leur numéro d’identification d’employeur (EIN) à la place. Les employeurs n’ont qu’à demander un formulaire W-9 rempli aux entrepreneurs auxquels ils ont versé plus de 600 $ au cours d’une année. Ni l’employeur ni l’entrepreneur n’ont besoin de soumettre ce formulaire à l’IRS car il ne s’agit que d’une condition préalable pour remplir le formulaire 1099-NEC.

Comment collecter le formulaire IRS W-8BEN (ou W-8BEN-E) pour les entrepreneurs indépendants étrangers?

L’équivalent du formulaire W-9 pour les entrepreneurs étrangers est le formulaire IRS W-8BEN. Il a deux variantes: le formulaire W-8BEN pour les particuliers et le formulaire W-8BEN-E pour les entités (sociétés étrangères ou travailleurs indépendants opérant sous une entité commerciale). Le statut de l’entrepreneur détermine le formulaire à collecter.

Ces formulaires sont utilisés pour prouver qu’une personne (ou une entité) n’est pas, en fait, un citoyen américain. L’entreprise de location est en droit de se fonder sur les réclamations faites sur ces formulaires pour déterminer les obligations en matière de déclaration fiscale et de retenue à la source. Si les informations sur le formulaire diffèrent des faits et que le travailleur n’est pas qualifié en tant qu’entrepreneur indépendant étranger, l’entreprise est exonérée de toute responsabilité pour non-respect des exigences fiscales.

Ces formulaires sont valables trois ans et doivent être renouvelés si la relation se poursuit au-delà de cette période. Vous pouvez en savoir plus sur les formulaires W-8BEN sur la page W-8BEN de l’IRS.

Implications fiscales pour les entreprises américaines embauchant des entrepreneurs indépendants

Embauche d’un entrepreneur indépendant qui est un citoyen américain vivant aux États-Unis (1099 entrepreneurs)

Du point de vue d’une entreprise américaine, il s’agit de la configuration la plus simple. La première étape consiste à demander à l’entrepreneur de fournir le formulaire W-9. L’entreprise qui a embauché l’entrepreneur devra émettre un formulaire 1099-NEC d’ici le 31 janvier pour déclarer les paiements supérieurs à 600 in au cours de l’année précédente. L’entreprise n’a pas à retenir d’impôt avant d’effectuer un paiement à l’entrepreneur. N’oubliez pas que l’entreprise ne paie pas de charges sociales, d’assurance maladie, d’assurance contre les accidents du travail ou d’autres taxes FICA.

Embauche d’un entrepreneur indépendant étranger vivant en dehors des États-Unis

La société américaine n’a pas besoin de déclarer à l’IRS les paiements qu’elle a effectués à l’entrepreneur indépendant étranger s’il ne s’agit pas de revenus provenant des États-Unis. L’entreprise n’a pas non plus besoin de retenir d’impôt. Cependant, la société doit collecter W-8BEN (E) comme preuve du statut de l’entrepreneur.

Un entrepreneur indépendant qui vit aux États-Unis avec un visa qui lui permet de travailler aux États-Unis

Le visa lui-même n’est pas un facteur déterminant pour décider si la fiscalité s’applique. Le lieu où le service est effectué détermine la source du revenu. Si l’entrepreneur étranger vit et fournit ses services aux États-Unis, le revenu est considéré comme provenant des États-Unis et la société doit retenir 30% selon les taux d’imposition des non-résidents. Cependant, ces règles ne s’appliquent pas dans le cas où une convention fiscale existe entre les pays (mentionnée plus haut dans cet article) ou si une personne devient un résident.

En plus de la retenue d’impôt, la société doit produire le Formulaire 1042, Déclaration annuelle de Retenue d’impôt pour les Revenus de Source américaine de Personnes étrangères, au plus tard le 15 mars de l’année suivante. En savoir plus sur le formulaire et les exigences ici. S’il existe une convention fiscale entre les États-Unis et le pays de l’entrepreneur, celui-ci doit déposer le formulaire 8233, Exemption de la retenue à la source sur l’Indemnisation pour les Services personnels Indépendants (et Certains Dépendants) d’un Particulier Étranger Non résident.

Une entreprise américaine qui embauche des entrepreneurs indépendants au Canada

Le Canada est l’un des pays les plus populaires pour les entreprises américaines qui embauchent des entrepreneurs; la langue, la culture et la proximité partagées font des pigistes canadiens le choix préféré des départements des ressources humaines. Si vous embauchez un entrepreneur canadien pour fournir des services à votre entreprise à distance, les mêmes règles et formulaires s’appliquent aux résidents de tout autre pays étranger. Assurez-vous de vérifier les règles et règlements de l’équivalent canadien de l’IRS, l’ARC (Agence du revenu du Canada). Comme son homologue américain, l’ARC impose des pénalités en cas de classification erronée des employés, mais dans les cas où les entreprises n’ont pas de présence au Canada, le fardeau des pénalités incombe à l’entrepreneur.

Enfin, les citoyens du Canada (et du Mexique) sont également autorisés à travailler temporairement aux États-Unis sans visa. Si une personne a réalisé un revenu d’origine américaine en tant que non-résident, l’entreprise de location doit retenir 30% avant le paiement et produire un Formulaire 1042 (Déclaration de Retenue d’impôt annuelle pour les Revenus de Source américaine de Personnes étrangères). Dans le cas d’une convention fiscale, le formulaire 8233 doit être rempli pour demander l’exonération.

En savoir plus sur la façon d’embaucher et de payer des travailleurs au Canada en tant qu’employeur américain.

Comment embaucher un entrepreneur indépendant qui est un citoyen américain mais vit à l’étranger

La règle générale est que les citoyens américains sont soumis aux mêmes règles fiscales quel que soit leur emplacement. L’IRS considérera toujours un entrepreneur indépendant comme un citoyen américain si le service est fourni à l’étranger, et même si l’entrepreneur a passé suffisamment de temps pour être considéré comme un résident fiscal d’un autre pays. Cela dit, la société devrait émettre un formulaire 1099-NEC (étant donné qu’elle a payé à l’entrepreneur plus de 600 within en un an) comme elle le ferait à tous les entrepreneurs résidents américains. Il y a des cas où les implications fiscales changent, nous vous conseillons donc de consulter le Guide Fiscal de l’IRS pour les Citoyens américains et les Étrangers Résidents à l’étranger ou de consulter leur page FAQ sur les Questions Fiscales internationales des Particuliers.

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