4 az emberi erőforrás információs rendszerek (HRIS) fő típusai
az emberi erőforrás menedzsment területe az elmúlt két évtizedben fejlődött, és a technológia elterjedése jelentősen átalakította a területet. Összpontosítsunk az emberi erőforrások egyik elemére, nevezetesen az emberi erőforrás információs rendszerekre (HRIS).
az emberi erőforrás információs rendszerek (HRIS) jól definiált szoftverprogramok, amelyek lehetővé teszik a HR szakemberek számára, hogy hatalmas mennyiségű adatot tároljanak és szervezzenek a munkavállalói információkkal kapcsolatban.
különböző típusú HRI-k vannak, amelyeket minden szervezet felhasznál az alkalmazottak irányításának napi feladatainak elvégzéséhez. Tehát mik ezek a különböző típusú HRI-k? Itt egy pillantást:
I. operatív HRIS
operatív HRIS óriási segítséget a menedzser. Ez biztosítja a menedzser számára az összes szükséges adatot a rutinszerű és ismétlődő emberi erőforrás-döntések támogatásához. Számos operatív szintű emberi erőforrás rendszer gyűjti és jelenti az emberi erőforrás adatait. Ezek a rendszerek általában információkat tartalmaznak a szervezet alkalmazottairól és pozíciójáról, valamint a kormányzati szabályozásokról. Az operatív HRIS két fő alosztálya a következőket tartalmazza:
- munkavállalói Információs Rendszerek
a munkavállalói információs rendszerek az operatív HRIS jelentős részét képezik. A szervezeteknek nyomon kell követniük az alkalmazottak nyilvántartását és adatait, amelyek mindenféle személyes és szakmai adatot tartalmaznak, beleértve a nevet, a címet, a nemet, a kisebbségi státuszt, az állampolgárságot, az oktatást, a múltbeli szakmai tapasztalatokat és még sok mást.
2. Pozícióvezérlő rendszerek
a pozícióvezérlő rendszerek fogalmát egy szervezetben vezetik be annak érdekében, hogy azonosítsák az egyes pozíciókat a szervezeten belül; a beosztás, amelyen belül a pozíciót besorolják; és a jelenleg a pozícióhoz rendelt alkalmazott. A pozícióvezérlő rendszerekre hivatkozva a HR menedzser azonosíthatja a betöltetlen pozíció részleteit.
3. Teljesítménymenedzsment Információs Rendszerek
a teljesítménymenedzsment információs rendszerek közé tartoznak a teljesítményértékelési adatok és a termelékenységi információs adatok. Ezt a rendszert gyakran használják bizonyítékként a munkavállalói panasz ügyekben. Az alkalmazottak teljesítményének gondos dokumentálása, valamint a teljesítmény mérésének és jelentésének módja kritikus fontosságú az értékelési információk elfogadásához a panasz meghallgatása során. A teljesítménymenedzsment rendszerek számos olyan döntéshez vezethetnek, amelyek nem csupán a munkavállaló megtartására, előléptetésére, áthelyezésére vagy felmondására vonatkozó döntések.
II. taktikai HRIS
a taktikai emberi erőforrás információs rendszerek támogatást nyújtanak a vezetőknek az erőforrások elosztását hangsúlyozó döntésekhez. A HR területén belül ezek közé tartoznak a toborzási döntések, a munkaelemzés és a tervezési döntések, a képzés és a fejlesztés, valamint a munkavállalói kompenzációs tervek. A taktikai HRIS-nek van néhány alrésze is, amelyeket az alábbiakban ismertetünk:
- Job analysis and design information system
a job analysis and design information system bemenetei tartalmazzák az adatlap-felügyelőket és a munkavállalókat, valamint a megerősítő cselekvési irányelveket. Az inputok külső forrásokból, például szakszervezetekből, versenytársakból és kormányzati szervekből származó információkat is tartalmaznak.
2. Toborzási információs rendszerek
a toborzási funkció irányításához a szervezetnek megfelelő toborzási tervet kell kidolgoznia. A terv célja az olyan hiányosságok kezelése,mint a betöltendő üres pozíciók és az alkalmazottak számára szükséges készségek. Ha ezt a tervet végre kell hajtani, akkor egy megfelelő toborzási információs rendszerre van szükség, hogy mindent megfelelő könnyedséggel hajtsanak végre.
3. Kompenzációs és juttatási információs rendszerek
Ez az információs rendszer számos taktikai HR döntést támogathat, különösen a kompenzációs és juttatási rendszerek esetében. A kompenzáció és juttatások fontos szerepet játszanak a szervezet általános termelékenységében.
4. Munkavállalói képzési és fejlesztési rendszerek
egy másik fontos szempont, ahol a HRIS széles körben megvalósul, a munkavállalói képzés és fejlesztés területe. A képzést azoknak az egyéneknek kell irányítani, akik nemcsak érdekeltek, hanem képesek is profitálni belőle.
III. Stratégiai HRIS
a stratégiai HRIS a munkaügyi tárgyalások, a munkaerő-tervezés és bizonyos speciális emberi erőforrás szoftverek támogatására összpontosít. Ennek fő célja, hogy átfogó képet kapjunk a munkaerő-erőforrásokról és a munkaerő-tervezésről. A stratégiai HRI-k fő típusai a következők:
- a hosszú távú stratégiai tervezésben részt vevő szervezeteknek, például azoknak, akik új piaci területekre kívánnak terjeszkedni, gyárakat vagy irodákat építenek új helyszíneken, vagy új termékeket adnak hozzá, szükségük lesz információkra a rendelkezésre álló munkaerő mennyiségéről és minőségéről céljaik elérése érdekében. A munkaerő-tervezést támogató információs rendszerek ezt a célt szolgálják.
2. Speciális emberi erőforrás információs rendszerek szoftver
nagyon sok olyan szoftver létezik, amelyet az emberi erőforrások megfelelő működéséhez terveztek. A kifejezetten az emberi erőforrás menedzsment funkcióra tervezett szoftverek két alapvető kategóriába sorolhatók: átfogó emberi erőforrás információs rendszerek szoftverei és korlátozott funkciójú csomagok, amelyek egy vagy néhány emberi erőforrás tevékenységet támogatnak.
IV. átfogó HRIS
a HRIS számítógépesítése az emberi erőforrás fájlok integrált adatbázisát eredményezte., munkavállalói fájlok, pozíció, készségleltár-fájlok, megerősítő cselekvési fájlok, munkaelemzési és tervezési fájlok, munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági fájlok és sok más emberi erőforrás-fájl összehangolt módon épül fel az adatbázis-kezelő rendszerek szoftverével, hogy az alkalmazásprogramok jelentéseket készíthessenek bármely vagy az összes fájlból.