A legjobb online bérszámfejtési szoftver 2021-re
mindenki szereti a fizetésnapot-kivéve, vagyis a bérszámfejtési adminisztrátort. A fizető alkalmazottak (valamint a vállalkozók és szabadúszók) a kisvállalkozások könyvelésének legösszetettebb eleme. Ez is a legijesztőbb. Nem csak 100 százalékos pontosságú csekkeket és közvetlen betéteket kell készítenie, hanem azt is meg kell győződnie arról, hogy az alapul szolgáló számítások—adók, juttatások és egyéb visszatartások—szintén helyesek a fillérig. Ezenkívül adókat és bejelentéseket kell benyújtania az IRS-nek és más adóügynökségeknek.
a felhőalapú bérszámfejtési alkalmazások segíthetnek biztosítani, hogy ezek a kötelezettségek pontosan és időben teljesüljenek. Áttekintettük a nyolc legnépszerűbb online kisvállalkozási számviteli szolgáltatást. Néhányan már évek óta léteznek, köztük a Gusto, az OnPay, A Patriot Software Full Service Payroll, a QuickBooks Payroll, a Square Payroll és a SurePayroll. Az idei roundup újdonsága Óránkénti, a vállalkozók számára tervezett, de más kisvállalkozások számára megfelelő bérszámfejtési szolgáltatás. Vegye figyelembe, hogy csak Kaliforniában érhető el ebben az írásban. A Workful egy újabb bérszámfejtési webhely, amely csak másodszor jelenik meg itt; óránkénti alkalmazottak nyomon követésére készült.
ebben az évben két bérszámfejtési weboldalnak ítéljük oda a szerkesztők választási lehetőségeit: a gusto visszatérő nyertes; kivételes felhasználói élményt és négy különböző előfizetési szintet biztosít, így a vállalatok növekedhetnek vele. Nagyon ajánljuk mind a kezdő, mind a tapasztalt bérszámfejtők számára. Második szerkesztői választásunk, az OnPay kiváló választás a kisvállalkozások számára is, de nagyon hatékonyan támogatja a vertikális iparágakat, például a mezőgazdaságot és a nonprofit szervezeteket, valamint a több mint 100 alkalmazottat foglalkoztató vállalatokat.
mi nincs itt
Több tucat bérszámfejtési webhely van, amelyeket áttekinthettünk volna, néhányat olyan háztartási nevekből, mint az ADP és a Paychex. Mindkét vállalat belépő szintű barkácsolási bérszámfejtési szolgáltatásokat kínál. Hiányoznak azonban az általunk áttekintett Webhelyeken található funkciók, és kissé drágábbak (mindkettő havi 59 dollárt, plusz havi 4 dollárt számít fel alkalmazottanként). Az ADP az alacsony szintű bérszámfejtési webhelyet két alkalmazottra korlátozza, és mindkettő megköveteli, hogy sok információt adjon nekik a vállalkozásáról, mielőtt árajánlatot adnának a kiterjedtebb szolgáltatásokról. Ők képesek skálázni könnyen, bár, így lehet jó választás a nagyobb vállalkozások, vagy azok, akik elvárják, hogy gyorsan növekszik—vagy a vállalatok, amelyek egyszerűen csak akar menni egy jól ismert nevet. Ez azt jelenti, hogy drágák, és az indulás jelentős vállalkozás lehet—különösen az ADP-vel.
a spektrum másik végén olyan webhelyek találhatók, amelyek a vállalkozások számára összetettebb bérszámfejtési igényekkel rendelkeznek, vagy a bérszámfejtést a mindenre kiterjedő HR szoftver vagy előnyök adminisztrációs szolgáltatás részeként szeretnék megszerezni. A hullámzás az egyik legjobb ezek közül. Meglepően megfizethető és kivételes felhasználói élményt nyújt. Azt is előírja az összes szükséges eszközöket onboarding, bérszámfejtés feldolgozás, adóbevallás, és a jelentéstétel. A fejlett funkciók közé tartozik a munkaköltség, a nagymértékben testreszabható jelentések és a globális bérszámfejtés. A Zenefits is jó választás lenne még egy tapasztalatlan bérszámfejtő vagy HR menedzser számára is, akinek naprakésznek kell maradnia a mai munkahelyen létező számtalan megfelelőségi kérdéssel. Mind a Rippling, mind a Zenefits a szerkesztők választási nyertesei. Ezek kiváló szolgáltatások, de ha csak azt, hogy a bérszámfejtés ki, lehet, hogy több, mint amire szüksége van.
úgy döntöttünk, hogy áttekintjük azokat a szolgáltatásokat, amelyeket a kisvállalkozások számára a legalkalmasabbnak ítélünk, amelyek 10 vagy annál kevesebb munkavállaló kompenzációját dolgozzák fel—az üzleti vállalkozások, továbbá, amelyek szerény emberi erőforrásokkal és juttatásokkal rendelkeznek adminisztrációs igények.
A pontosság a legfontosabb
Ha továbbra is manuálisan végzi a vállalat bérszámfejtését, akkor tisztában van azzal, hogy ez a folyamat mennyire összetett, szigorú és határidős. Az alkalmazottak számítanak arra, hogy elküldik fizetési csekkjeiket, és engedélyezik a közvetlen befizetéseket az ütemezett fizetési napokon. Elvárják, hogy tudja, mennyit kell visszatartania az összes adóért, amellyel tartozik, és az Ön által kínált előnyökért.
hatalmas mennyiségű részletet kell nyomon követni, különösen, ha mindezt papíron próbálod megtenni. A hibákat senki sem tolerálja jól. Az adóügynökségek értékelhetik a szigorú bírságokat, ha a bérszámfejtés és az adók nem érkeznek meg a tervezett időpontokig. Az ellátások szolgáltatói megszakíthatják az olyan szolgáltatásokat, mint az egészségbiztosítás, ha lemaradnak a kifizetésekről.
A komplex
felhőalapú bérszámfejtési megoldások egyszerűsítése segíthet megszervezni és automatizálni ezt a nehéz feladatot. Néhányuk lépésről-lépésre varázslókat kínál, amelyek végigvezetik Önt az alkalmazottak számára nyilvántartások létrehozásának időigényes folyamatán és a visszatartáshoz szükséges információk biztosításán. Lehetővé teszik, hogy saját bérszámfejtési ütemtervet készítsen. Elvégzik az összes szükséges számítást, és a legtöbbjük ténylegesen benyújtja a bérszámfejtési adókat és bejelentéseket a megfelelő ügynökségeknek.
ezek a webhelyek végigvezetik Önt az egyes bérszámfejtési futtatásokon, és megmondják, hogy mindegyik mennyibe fog kerülni. Jelentéssablonokat és online portálokat és mobilalkalmazásokat kínálnak az alkalmazottak számára, amelyek aktuális és korábbi fizetési adatokat jelenítenek meg, és bizonyos esetekben még többet. Nem meglepő, hogy nagylelkű támogatási lehetőségekkel vannak felszerelve. És nem túl drágák: Többnyire havonta 25 és 40 dollár között futnak az alapdíjért, és havonta néhány extra dollárt számítanak fel minden alkalmazottért.
az előnyök nyilvánvalóak. Időt takarít meg és minimalizálja a frusztrációt. Nem kell lépést tartania a bérszámfejtési táblázatokkal, és nem kell foglalkoznia a munkavállalói kompenzációval kapcsolatos számtalan megfelelőségi kérdéssel. Gyorsan módosíthatja rekordjait, és azonnal hozzáférhet a legkisebb részletekhez. Sokkal kevésbé valószínű, hogy hibákat követ el ezen szolgáltatások egyikével.
A bérszámfejtés beállítása
bár minden bérszámfejtési oldal, amelyet megnéztünk, saját egyedi felhasználói élményt nyújt, mindegyik hasonló struktúrával rendelkezik. A telepítési folyamattal kezdődnek, amely messze a leginkább időigényes és részletorientált eleme a személyzet fizetésének. Bár a pontos sorrend változó, némelyikük rendezett módon végigvezeti a kérdések oldalain, lépésről lépésre. Mások részleges beállítási varázslókat biztosítanak, a többit pedig rád bízzák. Patriot szoftver kínálja a legátfogóbb folyamat azok teszteltük. Ezek a beállítási varázslók információkat kérnek a vállalatáról, például a címét és az alkalmazottak azonosító számát (ein). Kiválasztja a bérszámfejtési ütemtervet (általában hetente vagy kéthetente), és megnevezi a bérszámfejtési adminisztrátort és az aláírót.
ha vállalkozása olyan előnyöket kínál, mint az egészségbiztosítás és a nyugdíjazási tervek, rekordokat hozhat létre számukra, amelyek információkat tartalmaznak az alkalmazottak költségeiről és a vállalati hozzájárulásokról. A pénzeszközöket ezután levonják a bérszámfejtési folyamat során. Részletes nyilvántartást kell készítenie minden alkalmazottról, például kapcsolattartási adatokat, születési dátumot, társadalombiztosítási számot, fizetést vagy óradíjat, valamint a W-4 formanyomtatványon szereplő juttatások számát. Mivel ezeknek a webhelyeknek a többsége benyújtja a bérszámfejtési adókat és támogatja a kompenzáció közvetlen befizetését, a kapcsolat létrehozásához bankszámlaadatokat kell megadnia.
meg kell adnia minden olyan bérszámfejtési előzményt is, amely létezik, ha már kompenzálta az alkalmazottakat. Ez nehéz feladat lehet, amelyhez segítségre lehet szükség a webhely fedélzeti szakembereitől.
Ha további bérszámfejtési típusokat kínál, mint például a fizetett szabadság (PTO) és a táppénz, meghatározhatja az ezen előnyök felhalmozására vonatkozó politikáit; a szolgáltatások nyomon követik őket az Ön számára. A bónuszokat és jutalékokat rendszeres fizetési futtatás során is meg lehet fizetni, vagy kiadhatja őket egy “cikluson kívüli” bérszámfejtés létrehozásával. Be kell vonni a köreteket, például a gyermektartást a Fizetési csekkekbe? Ezek a webhelyek támogatják az ilyen visszatartást. Valójában a legtöbb egyéni fizetési típusokat kínál, így létrehozhat saját—néha még akkor is, ha a Fizetési futás közepén van.
A bérszámfejtés futtatása
miután befejezte a telepítést, általában nem térhet vissza a dedikált beállítási eszközökhöz, ezért fontos, hogy az első alkalommal megfelelő legyen. Ennek ellenére minden általunk tesztelt szolgáltatásnak van egy átfogó beállítási szakasza, ahol módosíthatja és hozzáadhatja a már megadott bérszámfejtési információkat.
beállítás kész, készen áll az első bérszámfejtés futtatására. Ez a könnyű rész. Bár vannak különbségek, ezek a webhelyek hasonlóan működnek a tényleges fizetés során. Amikor elindít egy bérszámfejtést, megjeleníti az alkalmazottak listáját a Fizetési arányukkal együtt. Először ellenőrizze, hogy a fizetési időszak és a fizetési dátum helyes-e. Ezután egyszerűen írja be a ledolgozott órák számát (adott esetben) a megfelelő fizetési típusú dobozokba (rendszeres, túlóra, nyaralás stb.). A legtöbb webhely lehetővé teszi, hogy dollárt adjon hozzá más jövedelemtípusokhoz és visszatérítésekhez ugyanazon az oldalon.
miután megadta mindent, ami szükséges, akkor a következő látni egy előnézeti a bérszámfejtés. A különböző szolgáltatások ezt kissé eltérően kezelik, de láthatja az egyes alkalmazottak bruttó és nettó fizetését; az adók, juttatások és a vállalati hozzájárulások visszatartását is. A bérszámfejtési oldal ezután megmutatja a bankszámlájáról a közvetlen betétekre és adókra vonatkozó teljes összeget, valamint a terhelés pontos dátumát.
miután jóváhagyta a bérszámfejtést, további táblázatok vagy jelentések megjeleníthetik a fizetés minden részletét.
ha kevés alkalmazottja van, vagy nagyon egyszerű bérszámfejtése van, akkor a tényleges feldolgozás nem tarthat néhány percnél tovább. Attól függően, hogy melyik webhelyet használja, lehetővé teheti a bérszámfejtők automatikus feldolgozását (feltételezve, hogy természetesen nincs változás az előző futtatáshoz képest). Néhányan még aznapi bérszámfejtést is kínálják.
HR támogatás javítása
nagyobb vállalatoknál a bérszámfejtés és juttatások adminisztrációját általában külön osztályok kezelik. A kisvállalkozásban azonban mindkét felelősség az íróasztalra vagy egy másik alkalmazottra szállhat. Szerencsére az általunk áttekintett bérszámfejtési oldalak többsége alapvető HR összetevőket kínál, például online W-4 és I-9 űrlapokat, új bérleti jelentéseket, dokumentumsablonokat és dokumentumtárolókat. Az elektronikus aláírások gyakran megengedettek, csakúgy, mint a munkavállalók részvétele az adatbeviteli folyamatban.
az OnPay a legutóbbi felülvizsgálat óta egy kicsit növelte HR képességeit, hozzáadva a megfelelőségi ellenőrzéseket, a HR erőforrás-könyvtárat, az automatizált onboarding folyamatokat és a közvetlen üzenetküldést. A QuickBooks Payroll együttműködött a SimplyInsured céggel, hogy orvosi, fogászati és látásbiztosítási lehetőségeket kínáljon, valamint az ellátások adminisztrációját. A Gusto hasonló szolgáltatást kínál.
COVID-19 támogatás
a bérszámfejtési webhely fejlesztőinek tavaly tavasszal és nyáron valóban meg kellett küzdeniük, hogy lépést tartsanak a COVID-19 világjárvány által előidézett változó bérszámfejtési tájjal. Új jogszabályi szabályokat kellett beépíteni e helyszínek meglévő bérszámfejtési struktúrájába. Például minden olyan vállalkozásnak, amely megkapta a Paycheck Protection Program (PPP) kölcsönt, amely a koronavírus-segélyről, segélyről és gazdasági biztonságról (CARES) szóló törvény része volt, képesnek kellett lennie a szükséges külön jelentések elkészítésére. Néhány bérszámfejtési szolgáltatások ide is szolgált a hitelező ezeket a kölcsönöket, vagy partneri harmadik fél hitelezők, hogy a felhasználók is alkalmazni közvetlenül rajtuk keresztül.
egyéb jogszabályokat kellett beépíteni magukba a weboldalakba, mint például az alkalmazottak bérszámfejtési adójának halasztása, új adójóváírások, valamint a fizetett szabadságról szóló törvények a családok első koronavírus-reagálási törvényén (FFCRA) keresztül. A legtöbb webhely extra oktatási tartalmat tartalmazott, hogy segítsen a bérszámfejtőknek megérteni az új törvényeket és azok bérszámfejtési hatását; az OnPay ebben különösen jó volt.
két egyértelmű nyertes
az itt áttekintett bérszámfejtési szolgáltatások jó hírű vállalatoktól származnak, amelyek eszközeik mögött évek vagy akár évtizedek tapasztalata áll. Nem haboznék bármelyikükre bízni ezt a kritikus feladatot. Mindannyian hasonló részeket osztanak meg, bár a felhasználói élményük nagyon eltérő, és mindegyik kissé eltérő extrákkal rendelkezik. Mindegyiket általános kisvállalkozások számára tervezték, bár az OnPay túlmutat azon, hogy támogatást nyújt több vertikális iparágnak, beleértve a mezőgazdaságot és az élelmiszer-szolgáltatást. Ez az egyik oka annak, hogy az OnPay idén elnyeri az első Editors ‘ Choice díjat; nagymértékben testreszabható mind a bérszámfejtés, mind a HR területén, használhatósága pedig csúcsminőségű.
Gusto is kap egy szerkesztői választás ebben az évben. Eléri a bérszámfejtés édes helyét, elegendő funkcionalitást kínálva a kisvállalkozások széles választékának, miközben nem terheli a további funkciókat és díjakat. Felhasználói felülete és navigációs rendszere a legjobbak közé tartozik, négyszintű árstruktúrája pedig számos lehetőséget kínál a potenciális felhasználóknak. A versenytársak kemény csoportjában ez okos választás.
miután megkapta a bérszámfejtés zökkenőmentesen, vessen egy pillantást az online számviteli szolgáltatások és adó szoftver roundups.