hogyan szabhatjuk testre az Outlook for Greater Productivity

manapság mindenki e-mailt használ a munkahelyen, és szinte mindenkit megőrjít. Valószínűleg naponta több száz e-mail üzenetet kap. Ha nincs bejelölve, ez az e-mail vízlépcső átveheti a napot, és csökkentheti termelékenységét.

szerencsére néhány módosítással megakadályozhatja, hogy ez megtörténjen. Vessünk egy pillantást néhány konkrét tippre, amelyek segítenek átvenni az e-mail irányítását.

létfontosságú tanácsok: Állítsa be az e-mail ellenőrzésének idejét

Ha van egy tipp, amelyet a gyakorlatban alkalmaz, akkor ez legyen:

állítson be konkrét időpontokat az e-mail ellenőrzéséhez, és tartsa be őket.

egy bejövő e-mail teljesen eldobhatja az aktuális feladatot, és tönkreteheti a lendületet. Amikor alaposan átgondolja a táblázatot, és megjelenik egy e-mail értesítés, az Outlookra való váltás átirányítja Önt valamire, ami nem olyan fontos. Szinte minden esetben egyetlen e-mail sem olyan fontos, hogy egy kicsit sem várhat.

próbáljon ki egy időintervallumot az e-mail ellenőrzéséhez, amely megfelel a munkanapjának. Ez attól függ, hogy milyen gyakran kell válaszolnia az e-mailekre. Egyesek számára az e-mailek ellenőrzése ebéd után és egyszer távozás előtt jól működhet. Lehet, hogy másoknak óránként ellenőrizniük kell a beérkező leveleket.

ha egyáltalán lehetséges a munkádban, javasoljuk, hogy reggel kerüld az e-mailt. A nap első perceit a teendők listájának legfontosabb tevékenységeire kell fordítania. A legtöbb esetben az e-mail várhat, és nem érdemes elterelni a figyelmét, amint megérkezik a munkahelyére.

nincs a legjobb idő, hogy működni fog mindenki számára. De az e-mailek ellenőrzése bizonyos időpontokra történő áthelyezése lehetővé teszi, hogy gyorsan mozogjon a beérkező levelek között, és erre összpontosítson, ahelyett, hogy tizenöt percenként elszakadna az aktuális feladatától, hogy válaszoljon egy üzenetre.

A Microsoft Outlook testreszabása az e-mail józanság érdekében

mivel sok olvasónk használja a Microsoft Outlookot, nézzük meg néhány Outlook-beállítást, amelyek segítenek abban, hogy az e-mail kevésbé zavarja a figyelmet, és segítsen többet kihozni az Outlookból.

új Üzenetjelzések letiltása

alapértelmezés szerint az Outlook gets számos módszert használ, hogy felhívja a figyelmet, amikor új üzenet érkezik. Ha bizonyos időpontokban ellenőrzi az e-maileket, ezek az értesítések csak elvonják a figyelmét. Az Outlook programban válassza a fájl > Opciók lehetőséget, majd válassza a bal oldali Mail fület. Ezután az üzenet érkezése szakaszban törölje az összes lehetőség jelölését.

ez letiltja a hangokat, az előugró ablakokat és a boríték ikont, amely a képernyő alján található tálcán található Outlook parancsikonon jelenik meg.

beillesztett Szövegformázás eltávolítása

valószínűleg észrevette, hogy amikor egy másik programból szöveget illeszt be egy e-mailbe, az Outlook megtartja a formázást. Például, ha a 72-es méretű piros szöveget másolja egy webhelyről, akkor pontosan így fogja látni, amikor beilleszt egy e-mail üzenetbe. Általában csak magát a szöveget akarja, a formázást nem.

a formázási másolás letiltásához látogasson el a File > Options oldalra, majd válassza a Mail fület. Kattintson a szerkesztő beállításai … gombra az Üzenetek írása alatt. Ezután válassza a bal oldali Speciális fület. Görgessen le a kivágás, másolás és beillesztés szakaszig, és állítsa be a beillesztés más programokból beállítást úgy, hogy csak szöveg maradjon. Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.

most már nem kell aggódnia, hogy mindenféle furcsa szövegstílust beilleszt az e-mailjeibe.

zárja be az eredeti üzeneteket, amikor válaszol

Ha gyakran válaszol vagy továbbít e-maileket, valószínűleg sok üzenetdoboz lebeg körül. Ezek bezárása, amikor már végzett velük, időpocsékolás. Megfordíthat egy beállítást, és az Outlook automatikusan bezárhatja az üzenetablakot, amikor a válasz vagy a Továbbítás gombra kattint, csökkentve ezzel a rendetlenséget.

ehhez lépjen a fájlba > Options > mail és görgessen a válaszok és továbbítások szakaszhoz. Jelölje be az eredeti üzenetablak bezárása jelölőnégyzetet válaszadás vagy továbbítás közben.

indítsa el az Outlookot a naptár nézetben

annak érdekében, hogy ne zavarja a beérkező levelek figyelmét, miért nem jeleníti meg az Outlook a naptárat, amikor elindul? Hasznosabb látni a közelgő eseményeket az Outlook megnyitásakor, mint az e-mail elárasztása.

Az Outlook kezdőlapját a következő fájlban módosíthatja: >Options > speciális. Az Outlook indítása és kilépése szakaszban kattintson a Tallózás … elemre az Outlook indítása ebben a mappában: mező mellett. Válassza a Naptár lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

az olvasóablak viselkedésének módosítása

Az Outlook olvasóablak funkciója egy e-mail üzenetet jelenít meg közvetlenül a beérkező levelek között, amikor rákattint. Ez lehetővé teszi az e-mail egyszerű ellenőrzését anélkül, hogy duplán kattintana egy üzenetre, hogy új ablakban nyissa meg.

Ez nagyon hasznos; az olvasóablak azonban megkönnyíti az üzenetek véletlen olvasottként történő megjelölését. Alapértelmezés szerint az Outlook az üzenetet olvasottként jelöli meg, amint rákattint, majd kattintson valami másra. Ez azt jelenti, hogy ha gyorsan végiggörgeti az üzeneteket, megjelölhet valamit olvasottnak anélkül, hogy észrevenné.

Ha továbbra is használni szeretné az Olvasóablakot, módosíthatja ezt. Kattintson az Outlook tetején található Nézet fülre, majd az elrendezés szakaszban kattintson az ablaktábla olvasása elemre. Válassza az Opciók … lehetőséget, és megjelenik néhány beállítás az olvasóablakban.

jelölje be az elemeket olvasottként, amikor az olvasóablakban megtekintik. Az alábbiakban beírhat egy számot a várakozás melletti mezőbe – ez az, hogy hány másodpercet kell megtekintenie egy üzenetet, mielőtt az Outlook olvasottként jelöli meg. Ha inkább az összes üzenetet önmagában olvasottként jelölné meg, törölje a jelölést az elem megjelölése olvasottként, amikor a kiválasztás megváltozik. Ez megakadályozza, hogy az Outlook az üzeneteket olvasottként jelölje meg, amikor rákattint tőlük.

Ha szeretné, teljesen letilthatja az Olvasóablakot. Válassza a Nézet fület, majd kattintson az olvasóablak gombra. Válassza ki, és az Outlook eltávolítja az Olvasóablakot. Ehelyett megjelenik az összes e-mail listája, és duplán kattintva megnyithatja azt.

mindig jelenítse meg a Titkos másolat mezőt

valószínűleg tudja, hogy a Titkos másolat mező lehetővé teszi, hogy üzeneteket küldjön bizonyos címzetteknek anélkül, hogy látnák a többiek címét. Ha gyakran használja, megmondhatja az Outlook-nak, hogy mindig mutassa meg, így egy kattintást takaríthat meg.

ehhez indítson el egy új e-mailt a Kezdőlap fül alatt az új E-Mail gombra kattintva, vagy használja a CTRL + N billentyűparancsot. Ezután kattintson a Titkos másolat gombra a mezők megjelenítése szakaszban. Ez véglegesen megjeleníti a Titkos másolat mezőt az összes új üzenethez és válaszhoz.

használja a To-Do sávot

az e-mailen kívül az Outlook is tárolhatja a névjegyeket, a naptárat és a teendők listáját. Bármikor válthat ezek között a lapok között, de az Outlook egy panelt is kínál, amely lehetővé teszi, hogy egy pillanat alatt ellenőrizze őket.

engedélyezéséhez kattintson az Outlook tetején található Nézet fülre, majd az elrendezés szakaszban válassza a tennivaló sáv lehetőséget. A naptárat, az embereket és a feladatokat itt jelenítheti meg. Rajtad múlik, hogy melyik a leghasznosabb. Ha engedélyezi a naptárat, akkor megmutatja a közelgő eseményeket. Az emberek lap könnyű hozzáférést biztosít azokhoz az emberekhez, akikkel a leggyakrabban kapcsolatba lép, és a feladatok segítségével nyomon követheti a teendők listáját.

késlelteti az üzenet kézbesítését

néha nem akar azonnal üzenetet küldeni. Például, ha egy munkanap végén küld egy e-mailt, az eltemetheti a címzett postaládájába, és csökkentheti annak esélyét, hogy lássa és válaszoljon. Jobb lenne reggel elküldeni az üzenetet, de mi van, ha elfelejti a holnapot?

a megoldás az üzenetek ütemezése. Ez lehetővé teszi az üzenet összeállítását, amikor kényelmes, de az Outlook valójában csak a megadott időpontig fogja kézbesíteni.

ehhez hozzon létre egy új üzenetet, és írja be az e-mailt a szokásos módon. Ha végzett, a küldés helyett kattintson a felső sáv mentén található Beállítások fülre. A További lehetőségek részben válassza a delay Delivery lehetőséget. Egy új ablak jelenik meg.

itt válassza a Do not deliver before lehetőséget, majd válassza ki a dátumot és az időt a legördülő mezőkből. Miután rákattintott a Bezárás gombra, ütemezte az üzenetet.

címkézze meg az e-maileket a nyomon követéshez

könnyű e-mailt küldeni egy adott kéréssel, és elfelejteni, hogy valaha is elküldte. Az Outlook beépített nyomon követési funkciója segíthet abban, hogy emlékezzen a fontos üzenet bejelentkezésére, így mindig választ kap.

e-mail írásakor válassza az ablak tetején található üzenet fület. A címkék részben kattintson a nyomon követés gombra. Megjelenik egy legördülő lista gyors opciókkal, például Ma, Holnap és jövő héten.

Ha az egyéni gombra kattint, beállíthat egy pontos dátumot és időt, amelyet az Outlook emlékeztet a nyomon követésre. Jó ötlet az emlékeztető négyzetet is bejelölni, hogy felbukkanjon, amikor ideje nyomon követni.

Az Outlook lehetőséget ad a címzettek megjelölésére is, amely automatikusan megjelöli az üzenetet a végén nyomon követés céljából. Valószínűleg nem szabad ezt használni, hacsak nem ismeri azt a személyt, akivel kapcsolatba lép, bár.

győződjön meg róla, hogy láthatja a nyomon követési zászlókat, hogy ne felejtse el őket! Kövesse a fenti lépéseket a teendők használata szakaszban a feladatok megjelenítéséhez az Outlook jobb oldalán, vagy kattintson a feladatok gombra a teljes ablakban történő megjelenítéshez.

készen áll a nagyobb Outlook termelékenységre?

remélhetőleg ezek a tippek segítenek csökkenteni az e-mailek zavarását, és az Outlook jobban működik az Ön igényeinek megfelelően. Az e-mailnek nem kell hatalmas fejfájásnak lennie-ezekkel és más csípésekkel való irányítás sokkal simábbá teszi az élményt.

az e-mailekkel kapcsolatos további segítségért olvassa el tippjeinket a jobb e-mail formázáshoz.