Mindkét világ legjobbja: hogyan lehet megszervezni a munkanapját kétféleképpen

gyakran rohan körül, hogy megpróbálja valahova eljutni, vagy elkapni a határidőt? Ha úgy érzi, hogy folyamatosan késik, nem tud lépést tartani a kötelezettségeivel, akkor gondoljon arra, hogy megvizsgálja a munka tervezésének módját, és összehangolja a szervezeti készségeket.

megfelelő szervezés nélkül nem lesz képes élvezni a teljes és kiegyensúlyozott napot (és talán még az életmódot is). Lehet, hogy a motiváció és a hangulatváltozás hiánya is szenved. És ez egyáltalán nem hangzik túl vonzónak.

de a kérdés az, hogyan javíthatja napi tervezését? Annyi tipp és trükk az egész interneten, nehéz lehet eldönteni, hogy melyik lesz hatékony. És a nap folyamán fellépő stressz miatt nehéz lehet jó időt kitűzni a kezdéshez.

ne aggódj, fedezünk. Ez a cikk két nagyszerű módszert tartalmaz az idő tervezéséhez, valamint a szervezendő tippeket és mutatókat arról, hogyan lehet megszervezni a napot, hogy produktívabb legyen. Ez segíthet az indulásban és az út minden lépésében!

A nap megszervezése: a leghatékonyabb módszerek

a nap megszervezésének különböző megközelítései vannak. Két kiemelkedő megközelítést alkalmaztunk, amelyek közül az egyik nagyon népszerű, is. Mindkettő használatával kezelheti munkaidejét,figyelembe véve az egész napot.

1. módszer: a dolgok elvégzése (GTD)

Ön:

• túlterheltnek érzi magát a követendő feladatok száma miatt?
• aggódik a kis részletek elfelejtése miatt?
• sok kalapot visel a munkája és az élete során?
• sok projektet indít, de nehezen tudja befejezni őket?

akkor meg kell, hogy néhány mutatót David Allen, az alkotó GTD, és megtanulják, hogyan kell megszervezni a munka feladatok (és minden más feladat) a helyes utat!

a GTD feladatkezelő rendszer egy egyszerű igazságon alapul: minél több feladat van a listán, annál nehezebb eldönteni, hogy mire van szükség. Ez is dob a hype körül to-do listák egyenesen az ablakon, mert lehet kényszeríteni, hogy több időt gondolkodni a feladatokat, mint csinál őket. Ennek eredményeként, akkor a végén, hogy hangsúlyozta ki, és túlterheltek.Allen észrevette, hogy az emberi agy sokkal jobban képes feldolgozni az információt, mint tárolni, és ezt a lényeges részletet a GTD módszertanába helyezte, amellyel segít megszabadulni minden mentális rendetlenségtől és időben elvégezni a dolgokat. Ez magában foglalja a munkafolyamat beállítását, és ha ezt megteszi, akkor képes lesz azonosítani azokat a feladatokat, amelyeken az adott pillanatban dolgoznia kell, anélkül, hogy aggódna, hogy valamit el fog felejteni.

a GTD módszer öt egyszerű gyakorlatból áll, amelyek segítenek az agy rendetlenségének rendszerezésében és a nap megszervezésében:

• elfog mindent. Az “ezt meg kell tennem” vagy “ennek abban az időben meg kell történnie, bármi is keresztezi az elmédet, ami cselekvés vagy követelmény, ragadja meg. Ha elkerüli a notebookot, elkerüli a figyelmét.

• tisztázza. A munka révén mindent elfog (csak ne próbálja befejezni csak még!) és tervezze meg a következő lépéseket. Döntse el, hogy az elem melyik kategóriába illik a legjobban: referencia, projekt vagy következő művelet?

• szervez. Tegyen mindent oda, ahová tartozik. Adjon hozzá fontos dátumokat a naptárához, rendeljen feladatokat más személyekhez, és rendezze a sajátjait.

• áttekintés. Tartsa füleket a listákon, és ne felejtse el felülvizsgálni és frissíteni őket.

• Bekapcsolás. Kezdje el dolgozni a legfontosabb feladatokon!

a GTD megköveteli, hogy megtanulják, hogyan kell előre tervezni és szervezni. De, hosszú távon mindenképpen megtérül. Ezzel a módszerrel soha nem kell aggódnia, hogy hiányzik egy értekezlet vagy elfelejti a határidőt. Ehelyett minden feladatot elrendez, és képes lesz arra, hogy megfelelően rangsorolja az idejét.

most vizsgáljuk meg részletesen az egyes gyakorlatokat!

1. lépés: Capture

a GTD első és legfontosabb lépése az, hogy abbahagyja az összes információ és a napi feladatok tárolását az agyában. Ehelyett rögzítse és tárolja az összes feladatot, ötletet, feladatot egy “beérkező levelek” mappában-egy fizikai jegyzetfüzetben vagy digitális alkalmazásban, például egy tervezőben, naptárban vagy egy feladatkezelő alkalmazásban.

a gondolatok rögzítésével végre képes lesz csökkenteni a mentális rendetlenséget. Ne aggódjon ezen feladatok és elemek megszervezésével még! Erre a következő lépések egyikével fogunk eljutni.

tipp: amikor még csak most kezded a GTD-t, javasoljuk, hogy írj le mindent, amire a jövőben szükséged lehet, és tárold a Postaládádban.

2.lépés: tisztázza

most arra a részre érkezünk, ahol megtanulod, hogyan szervezd meg a munkanapodat, és rendezz mindent a Postaládádban. Keresse meg a beérkező levelek minden elemét, és alkalmazza az alábbi módszerek egyikét:

• ha a feladat kevesebb, mint 2 percet vesz igénybe, azonnal végezze el.
• ha a feladat átruházható, rendelje hozzá valaki máshoz.
• írja le az esedékesség dátumát, ha az elemet egy adott időpontban vagy időpontban kell kitölteni.
• ha a feladat összetett, akkor azonosítsa a következő lépéseket és lépéseket, amelyeket meg kell tennie a továbblépéshez.

mindig győződjön meg róla, hogy a lehető legtöbb információt hozzáadja a feladatokhoz, és a feladatokat végrehajthatóvá teszi.

3. lépés: Szervezze

miután leírta az összes feladatot, és a lehető legtöbb információt hozzáadta, itt az ideje rendezni őket. Számos módja van a feladatok megszervezésének a GTD módszerrel,de a leggyakoribb a projektek és címkék kombinációjának használata, mint például a Todoist vagy az Asana.

az elemeket külön kell választani egyszeri feladatokra és projektekre. A GTD filozófiája szerint a projekt minden olyan feladat, amelynek végrehajtásához több lépés szükséges. Ügyeljen arra, hogy minden tevékenységhez írja le a következő lépéseket, és adjon meg egy esedékességi dátumot (ha van ilyen). Például az Asana-ban ez a lépés tükröződne egy feladatkártya és részfeladatok létrehozásában.

4. lépés: áttekintés

Ez a lépés meglehetősen magától értetődő. Minden héten szánjon időt arra, hogy átnézze az összes feladatát, áthúzza mindazt, amit befejezett, új feladatokat adjon hozzá és szervezzen, és azonosítsa a következő műveleteket. Allen ezt a lépést “a siker kritikus tényezőjének” nevezi.”A feladatok folyamatos felülvizsgálata és frissítése biztosítja, hogy ne csak a dolgokat végezze el. A megfelelő dolgokat csinálod.

5. lépés: Engage

Ez az a rész, amikor minden idő, amit a munka tervezésére fordít, megtérül. Ezzel a lépéssel ki kellett volna fejlesztenie egy olyan rendszert, amely tele van cselekvhető feladatokkal, amelyek logikai kategóriákba vannak rendezve.

tehát amikor elkezdi a munkát, nem találja magát azon, hogy “mit tegyek ezután?”. Kivette ezt a gondolkodást a képből azáltal, hogy minden feladatát fizikai vagy digitális papírra helyezte, és egy megvalósítható tervbe rendezte őket. Ráadásul megszabadult az összes mentális rendetlenségtől, amely stresszelt téged.

GTD eszközök

íme néhány további tipp a szervezéshez és a GTD eszközökhöz, amelyek segítenek gyorsabban megismerni ezt a módszert.

Gtd listák

a GTD használatának megkezdéséhez hatékonyan kell tisztáznia és megszerveznie a feladatait. Ennek legjobb módja a listák készítése, akár papíron, akár Feladatkezelő szoftver használatával a telefonon vagy a laptopon. Többféle listát készíthet:

• az” in ” lista. Ez az első, alapvető, rendetlen lista, amelyet készít. Használd, hogy elfog gondolatok és feladatok, mint azok előfordulnak az Ön számára. Nyugodtan írjon le mindent egy notebookba vagy okostelefonjára. Akár több “in” listád is lehet; például egy a tervezőben, egy pedig a telefonodon. Miután minden feladatát leírta, kezdje el prioritásként szervezni őket.
• A” következő műveletek ” lista. A” következő műveletek ” listának tartalmaznia kell azokat az elemeket, amelyeket a lehető leghamarabb meg kell tennie. A listán szereplő elemeket prioritásuk, esedékességük alapján rendezheti, vagy talán milyen hamar végezheti el őket. Ne feledje, hogy mindig rövid feladatokat kell elvégeznie (azok, amelyek kevesebb, mint két percet vesznek igénybe).
• a” várakozás ” lista. Ezt a listát fel kell használni minden olyan tevékenységhez, amelyet másoknak delegált, vagy olyan feladatokhoz, amelyeket még nem lehet elvégezni, mert valakinek először valami mást kell tennie. Itt van egy hasznos tipp ehhez a listához. A feladat leírásakor mindig írja le az aktuális dátumot. Így e-mailt küldhet munkatársainak, és mondhat valami ilyesmit: “még mindig várom a jelentést, amelyről azt mondta, hogy hamarosan befejezi. Az 18 napja volt!”
• A” valamikor/talán ” lista. Ez a lista minden olyan projektre vonatkozik, amelyet valamikor meg akar valósítani, de ezek nem nagy jelentőséggel bírnak. Ezen a listán olyan elemeket írhat le, mint “cserélje ki a csúnya festményt a nappaliban” vagy “indítsa el saját blogját”. Annak ellenére, hogy a listán szereplő feladatok nem kiemelkedően fontosak, még mindig hetente felül kell vizsgálnia ezt a listát, győződjön meg róla, hogy nem felejtette el ezeket a feladatokat, és kezdje el dolgozni velük, ha van egy kis ideje!

naptár

a naptár kiválóan alkalmas minden olyan feladatra, amely idő-és dátumérzékeny. Így jobban rangsorolhatja a feladatait. Azok a feladatok, amelyeket hamarosan nem kell elvégezni, a “következő műveletek” listán maradnak, így később foglalkozhat velük. Ha nem szereti a naptárat a falon vagy az asztalon tartani, akkor próbálja meg a Google Naptár használatát a szervezettség megőrzéséhez.

Read/Review mappa

nagyon valószínű, hogy több “olvasási” feladat lesz az egyik listán. Az olvasási / áttekintési mappa hasznos lesz ilyen esetekben. Ez lehet egy fizikai vagy digitális mappa, amely tartalmazza az összes elolvasandó dokumentumot, papírt vagy könyvet. Ennek a mappának az az ötlete, hogy mindig rendelkezésére álljon ez az anyag, ha van néhány perce megölni, miközben ételére vár, vagy az orvosi rendelőben.

a GTD egy olyan produktivitási módszertan, amely a kaotikus rendetlenségből kiegyensúlyozott és kiteljesedett életmóddá változtathatja az életedet. GTD segít megszervezni a munka feladatok, valamint a többi a nap, mivel ez is befolyásolja, hogy milyen jól csinálod a munkát.

2. módszer: a Da Vinci menetrend

A Da Vinci menetrend a második módszer, amely segít megtanulni, hogyan kell hatékonyabban tervezni és szervezni. Által kifejlesztett Adrian Iliopoulus, ez a módszer lehetővé teszi, hogy hozzon létre menetrendek, hogy az életed több céltudatos, szórakoztató és kreatív.

A “Da Vinci Schedule” fő gondolata az, hogy megtanulják, hogyan kell:

• légy kreatív és lépj be minden nap.
• ne hagyja, hogy a megszakítások tönkretegyék az áramlást.
• hagyja abba a halogatást és végezze el a dolgokat.
• győződjön meg róla, hogy nem tapasztal kiégést.
• a munka és a játék megfelelő egyensúlya.

tudtad? 23 perc és 15 másodperc kell ahhoz, hogy visszatérjünk a pályára.

A Da Vinci ütemterv segíthet abban, hogy ne terhelje meg a munka, mivel a napi tevékenységeket úgy kezeli, hogy megkülönböztető ideje legyen a nehezebb és könnyebb feladatokra, de elegendő idő a pihentető tevékenységekre is minden nap.

Hogyan szervezzük meg a napot a Da Vinci ütemtervvel

sokan azt javasolják, hogy hétfőn kezdje el tervezni a hetet, de ez a legjobb ötlet? A Da Vinci ütemterv készítője azt javasolja, hogy vasárnap este kezdje meg a tervezést. Mint rámutatott, a hétfő megegyezik a kora reggeli órákkal, de a hétre. Az elménk reggel mindig kipihent, és nagyobb termelékenységet tud nyújtani. A hét” korai órái ” hétfő, kedd és szerda. Tehát, hogy kihasználhassa ezeket a napokat, vasárnap meg kell terveznie a feladatait.

amint Adrian rámutat, a tervezés legbonyolultabb része a priorizálás. Azt javasolja, hogy legyen őszinte magaddal, és gondosan kategorizálja a feladatokat fontosságuk és a teljesítésükhöz szükséges munka mennyisége szerint.

így néz ki Adrian napi és heti menetrendje.

Credit: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci menetrend

mint látható, minden nap áll ugyanazon elemek:

• reggeli rutin
• hardcore mély munka
• puha mély munka
• admin munka
• gyakorlása
• szociális
• play

most magyarázzuk el mindegyiket részletesebben.

reggeli rutin

fontos, hogy minden nap jól induljon. Ahelyett, hogy aludna és rohanna dolgozni, dolgozzon ki egy rutint, amely segít felébredni és bármit megtenni, ami tetszik — reggelizni, kávét inni, vagy akár futni is. A kis dolgok jelentős változást hozhatnak a napodban. Azt is felér egy éjszakai rutin, amely segít pihenni lefekvés előtt. Minden sikeres embernek van egy éjszakai rutinja, és neked is!

mély munka

a mély munka két kategóriába sorolható: kemény munka és puha munka. A kemény munka minden olyan feladatra vonatkozik, amelyet kihívást jelent, míg a puha munka mindazok a feladatok, amelyeket könnyebb elvégezni. Ügyeljen arra, hogy hétfőtől szerdáig mély kemény munkát végezzen, csütörtökön és pénteken pedig lágy munkát végezzen.

Admin munka

Az Admin munka olyan feladatokat foglal magában, mint az e-mailek megválaszolása, az értekezletek ütemezése és látogatása, dokumentumszervezés, kellékek megrendelése stb. Fontos kiszámítani, hogy mennyi időt vesz igénybe ezek a feladatok elvégzése, így minden nap időt szánhat rájuk.

edzés, társas és játék

a kiégés megelőzése érdekében minden nap időt kell szánnod, hogy pihenhess, időt tölthess a barátaiddal és a családoddal, és játszhass. A játék azt jelenti, hogy minden olyan tevékenységet elvégez, amely tetszik, szó szerint a játéktól a filmnézésig vagy a könyv olvasásáig.

A Da Vinci ütemezés kissé eltér a GTD módszertől, mivel az egész napot lefedi, és lehetővé teszi a napi rutin létrehozását. Ez a módszer azonban nem foglalkozik a feladatok szervezésével a munkanap során, amit a GTD tesz. Tehát a két módszer kombinálásával képes lesz arra, hogy kiegyensúlyozottabb módon hozzon létre egy rendszert az egész nap megszervezésére, ahol a munkára fenntartott időben elvégzi a dolgokat, és pihenjen egy reggeli rutinban és játékidőben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem ég ki.

5 egyszerű tipp a munkanap jobb megszervezéséhez

Ha nem kedveli a két módszert, itt talál további tanácsokat a munkafeladatok megszervezéséhez.

írás

a munkanap végén 5-10 percet vesz igénybe, hogy naplóba írjon és értékelje a napot. Olyan sok minden zajlik a fejünkben, hogy szinte lehetetlen feldolgozni és összegyűjteni a gondolatokat valamilyen kimenet nélkül. A munkanap végén a legtöbben a hegyekbe akarnak futni—és ezzel-magukkal hozzák munkájukat és a kapcsolódó stresszeket. Az UCLA pszichológusainak tanulmánya feltárta, hogy az érzéseinek verbalizálásával—függetlenül attól, hogy beszél valakivel, vagy leírja—segít abban, hogy a kapcsolódó negatív érzelmek sokkal kevésbé intenzívek legyenek. Tehát ahelyett, hogy bármilyen haragot vagy stresszt hozna magával, hagyja maga mögött a Jegyzettömbben.

ráadásul a konkrét kihívások leírásával, amelyekkel szembesülsz, a tudatalatti elméd dolgozni fog a korrekciós megoldások kidolgozásán, miközben éjszaka alszol, így frissen és motiváltan ébredhetsz fel a nap kezelésére.

tervezz előre

most, hogy elengedted az összes haragot és frusztrációt, olyan helyzetben vagy, hogy megtervezheted a következő napot, hogy növeld annak valószínűségét, hogy zökkenőmentesen megy. Vegyen ki egy másik jegyzettömböt, és írja le a holnapra vonatkozó feladatait fontossági sorrendben, és hagyja el az irodát, tudva, hogy a tudatalatti gondoskodik a többiről, és biztosítja, hogy a holnapi munkába érkezéskor jóval megelőzi magát. Kihívások és zavaró tényezők mindig felmerülnek, ezért légy reális a céljaidban—és ha nem sikerül—ne verd fel magad. Csak győződjön meg róla, hogy a holnapi lista tetejére kerül.

Declutter a munkaterület

a zsúfolt munkaterület = zsúfolt elme. Ha az íróasztala rendetlenség, hogyan számíthat arra, hogy munkanapja kellemetlen zavaró tényezők nélkül áramlik? Szervezze meg az íróasztalát úgy, ahogy szeretné megszervezni az elméjét: mentes a rendetlenségtől és a zavaró tényezőktől.

ugyanez vonatkozik az asztalra. Tartsa az asztali rendetlenséget-mentes, hogy könnyen dolgozzon végig a feladatokon, beleértve az e-mailt is.

ne végezzen több feladatot

a kaliforniai Irvine Egyetem tanulmánya szerint átlagosan 23 perc és 15 másodperc szükséges ahhoz, hogy visszatérjen egy feladathoz, miután eltávolította a koncentrációját. Tehát, amikor egy feladat elvégzésére vállalkozik, győződjön meg róla, hogy megszabadul minden zavaró tényezőtől. Ez azt jelenti, hogy nincs közösségi média, e-mail, internet stb. amíg a feladat befejeződik, vagy el nem telik a munka ideje. Használjon időzítőt, és kezdje el egy óra megszakítás nélküli munkával. Ha a környezeti zaj túl sok, játsszon le egy kis zenét, hogy elmossa a zavaró tényezőket, és segítsen összpontosítani. Mondja el kollégáinak, mit csinál, és kérje meg őket, hogy ne zavarjanak, hacsak nem várhat.

bízzon a 80-20 szabályban

a legtöbb, amit csinálunk, nem olyan fontos, hanem azért, mert könnyebb, és biztosítja számunkra a dopamin azonnali slágerét, hajlamosak vagyunk túl sok időt tölteni az egyszerű feladatokra, miközben elhalasztjuk az igényesebb, fontosabbakat. Ez felesleges küzdelmet hoz létre. Ha először a fontosabb dolgokkal foglalkozunk, amikor a többi kevésbé értelmes feladatot elvégezzük, akkor ezt nagyobb teljesítménnyel és elégedettséggel tehetjük meg.

az e-mail kezelése

az e-mail rendetlen üzlet, és sok más feladathoz hasonlóan ritkán sürgős. Szánjon időt arra, hogy megszervezze a sajátját, így amikor bemegy oda, minden hatékonyan és szervezetten működik a fontosság szempontjából. Az olyan asztali e-mail kliensek, mint a Mailbird (Windows) vagy az Airmail (Mac), nagyszerű eszközök erre, és különösen azok számára hasznosak, akiknek több e-mail fiókot kell kezelniük.

következtetés

alkalmazásával ezeket az egyszerű tippeket, hogy jobban megszervezni a nap a munkahelyen, akkor tapasztalat számos előnye, hogy segítsen biztosítani, hogy hagyja el a munka a munkahelyen, kijutni időben, és aludni éjjel. Kivéve, ha a feladatok rendkívül fontosak,ne vigye haza a munkáját. Ez az idő a kicsomagoláshoz, szórakozáshoz és ahhoz, amit szeretsz, ugyanolyan fontos, mint a számlák kifizetéséhez szükséges idő. Valószínűleg ellenállásba ütközöl, ha elkezded, de ha ragaszkodsz ehhez, idővel látni fogod, hogy a termelékenység és a munka minősége, valamint az életminőséged is emelkedik. Mindenki nyer.

tetszett ez a bejegyzés? Nézze meg a második részt “7 tipp a stressz csökkentésére”, és kérjük, ossza meg (stresszes) barátaival.

A szerzőről:

Nicky Cullen író és szorongás edző. Miután szenvedett szorongás, pánikrohamok, depresszió egy évtizede: tapasztalatait arra használja, hogy megtanítsa ügyfeleinek azokat a megoldásokat, amelyeket szeretne, ha valaki megtanította volna neki 15 évekkel ezelőtt. Tudjon meg többet ide kattintva.