Come creare una politica di reclamo dei dipendenti
In qualsiasi azienda, ci saranno disaccordi e conflitti tra le persone. Attaccare la testa nella sabbia e fingere che tutto sia perfetto può esacerbare il malcontento dei tuoi dipendenti. Ecco perché dovresti creare una politica di reclamo dei dipendenti.
Al di là della tipica corrispondenza urlante, i conflitti possono portare a una serie di altri problemi. Dall’aumento della responsabilità e della pubblicità negativa alle cause legali e agli audit aggiuntivi, un conflitto sul posto di lavoro può rubarti tempo e denaro preziosi.
Se sentono che non li stai ascoltando, i tuoi dipendenti probabilmente andranno alla ricerca di qualcun altro che lo farà – altri dipendenti. Spesso, questo può portare ad un aumento dei pettegolezzi e ad una diminuzione della produttività. Essi possono anche presentare una causa contro la vostra organizzazione.
Un processo di reclamo dei dipendenti fornisce ai dipendenti un modo costruttivo per esprimere le loro preoccupazioni in modo da poter affrontare i problemi prima che diventino più una distrazione sul posto di lavoro. Risolvere qualsiasi preoccupazione incoraggia anche una migliore cultura nel tuo ufficio.
Segui questi passaggi per creare un’efficace politica di reclamo dei dipendenti che tu e i tuoi dipendenti apprezzerete.
Identificare i punti chiave di contatto
Non tutti nella vostra azienda è qualificato per gestire i problemi legati ai dipendenti. Un punto di contatto deve essere nel ruolo di leadership appropriato o avere l’esperienza adeguata per affrontare le preoccupazioni dei dipendenti.
Hai anche la possibilità di creare un comitato di reclamo, che sarebbe composto da un gruppo di persone in tutta l’azienda. Questo comitato sarebbe incaricato di trattare con tutte le lamentele che vengono segnalati.
Una volta assegnato un punto persona o comitato, assicurarsi che tutti i dipendenti sanno come contattarli. Includere le informazioni di contatto nel manuale dei dipendenti o nelle linee guida aziendali.
Delineare i passi che i dipendenti dovrebbero prendere prima di presentare un reclamo
Non tutti i processi di reclamo dei dipendenti sono gli stessi. Ciò che funziona per un business potrebbe non funzionare per il tuo business.
Ad esempio, puoi chiedere ai tuoi dipendenti di rivolgersi direttamente alle altre persone coinvolte prima di presentare un reclamo. Se questo non funziona, o se il dipendente non è comodo farlo, allora si potrebbe istruire i dipendenti a contattare il loro supervisore.
Se il problema non può ancora essere risolto parlando con gli individui o il loro supervisore, i dipendenti devono contattare la persona o il comitato punto appropriato che hai identificato nel passaggio uno.
Qualunque sia il tuo processo, assicurati che sia documentato e prontamente disponibile per tutti i tuoi dipendenti.
Determinare come gestire il deposito di un reclamo
Ogni volta che un reclamo è archiviato, è necessario indagare, indipendentemente dal fatto che si pensa che la preoccupazione è valida. Le parti interessate dovrebbero essere contattate dopo ogni indagine, indipendentemente dai risultati. Le persone che hanno presentato il reclamo dovrebbero essere tenute informate dello stato dell’indagine in modo che siano consapevoli che viene gestito e non ignorato.
Ad esempio, dopo aver eseguito un’indagine approfondita, assicurati di interrogare i dipendenti che hanno presentato la denuncia. Far loro sapere che la loro preoccupazione è stata indagata, il risultato risultante, ed eventuali passi successivi necessari.
Mentre queste possono essere conversazioni difficili, è essenziale che si affrontano le preoccupazioni dei dipendenti in modo equo e tempestivo. Ignorare questi problemi potrebbe sconvolgere i tuoi dipendenti e indurli a mettere in discussione la tua lealtà.
Documentare la politica di reclamo e aggiungerla al manuale dei dipendenti
Includere la politica di reclamo nel manuale dei dipendenti è importante in modo che i dipendenti sappiano cosa fare quando incontrano un problema.
Inoltre, si dovrebbe avere tutti i dipendenti firmare un riconoscimento che hanno ricevuto e leggere la politica.
Insieme, questi documenti possono aiutare la tua azienda a difendersi se un dipendente presenta un addebito normativo o una causa legale.
Diffondere la parola
Condividi la tua nuova politica di reclamo con i tuoi dipendenti. Assicurati che tutti conoscano i passaggi e le procedure corretti per segnalare un problema. Una riunione o una discussione faccia a faccia mostrerà ai tuoi dipendenti che credi nella tua politica di reclamo e consentirai di affrontare qualsiasi domanda o dubbio.
Segui
Abbandonare la tua politica dopo averla creata può danneggiare il morale dei dipendenti più che se non ne avessi mai avuto uno.
Bastone con esso. Mostra ai tuoi dipendenti che vuoi veramente sentire da loro.
Affronta tutte le preoccupazioni che vengono portate alla tua attenzione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un vero problema o di un dipendente che sta avendo una brutta giornata.
Avere un vero ambiente open-door sul posto di lavoro
La vostra politica di reclamo sarà efficace solo se i dipendenti si sentono a proprio agio segnalazione problemi che stanno avendo.
Se i dipendenti sono preoccupati per ritorsioni, non possono sollevare preoccupazioni. In definitiva, ciò potrebbe comportare le dimissioni di un dipendente o il deposito di un addebito normativo o una causa legale contro la tua organizzazione per un problema che potrebbe essere stato facilmente risolto se ne fossi a conoscenza.
I canali di comunicazione anonimi come hotline o sondaggi basati sul Web sono altre opzioni, ma se i dipendenti sentono di poter comunicare apertamente in qualsiasi momento, probabilmente si sentiranno meglio a parlare.
Perpetuare la comunicazione aperta in modo continuo avendo conversazioni di check-in con i dipendenti. Non solo aspettare per loro di venire alla gestione e segnalare le preoccupazioni. Avendo comunicazione in corso, vi sembrerà più accessibile e dipendenti saranno più propensi a portare preoccupazioni alla luce.
Se un dipendente porta una preoccupazione alla direzione, assicurarsi che siano ringraziati per aver condiviso il feedback e assicurarsi di seguire con una risoluzione per chiudere la preoccupazione. Anche se non è qualcosa che deve essere affrontato con un altro dipendente, dovresti discuterne con il dipendente e il partner interessati per trovare un modo per risolvere il problema.
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