Come gestire gli ordini di acquisto come un professionista

I thread di posta elettronica e le promesse verbali con i tuoi fornitori potrebbero aver funzionato quando stavi iniziando. Ma ora che il vostro business è in piena espansione, forniture di sourcing potrebbe essere più difficile da gestire.

Se questo suona come il vostro attuale stato di business, si può prendere in considerazione l’utilizzo di ordini di acquisto. Ecco cosa devi sapere.

Che cos’è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è il documento ufficiale tra un fornitore e un acquirente che comunica le specifiche del prodotto e definisce le aspettative della transazione commerciale. Gli ordini di acquisto possono dettagliare una varietà di requisiti, tra cui il tipo di prodotto, la quantità, il prezzo e uno schema di consegna.

Che tu sia l’acquirente o il venditore, questo contratto legalmente vincolante ha lo scopo di proteggere tutte le parti coinvolte. Il venditore è protetto se l’acquirente rifiuta il pagamento. Protegge anche l’acquirente nel caso in cui il venditore non consegni i beni o i servizi.

È possibile utilizzare un ordine di acquisto o un PO per acquistare prodotti o servizi da un fornitore esterno. Oppure potresti essere il fornitore esterno e ricevere un PO quando qualcuno sta acquistando da te.

Perché si dovrebbe utilizzare gli ordini di acquisto?

Gli ordini di acquisto comunicano le esigenze dell’acquirente e definiscono le aspettative della transazione commerciale. Poiché è un contratto vincolante, protegge il venditore se l’acquirente rifiuta il pagamento. Protegge anche l’acquirente se il venditore non consegna i beni o i servizi (o se consegna i beni o i servizi errati). Poiché un ordine di acquisto è legalmente vincolante, assicurati di consultare un esperto legale per assicurarti che qualsiasi ordine di acquisto con cui stai lavorando soddisfi le tue esigenze specifiche.

Come funziona un ordine di acquisto?

Di solito, l’acquirente prepara un ordine di acquisto. Dovrebbe includere il numero PO associato a tale ordine, la data di spedizione, l’indirizzo di fatturazione, l’indirizzo di spedizione, la richiesta del prodotto, la quantità, il prezzo e qualsiasi altra informazione fondamentale per completare l’ordine.

Se sei l’acquirente, dovresti creare il PO e quindi inviarlo al tuo fornitore. Una volta ricevuto l’inventario o i servizi dal fornitore, questi devono essere registrati nel sistema e contrassegnati come elaborati. Infine, se l’inventario o i servizi soddisfano le tue aspettative, paga il fornitore per completare il processo di ordine di acquisto.

Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?

Gli ordini di acquisto e le fatture sono documenti importanti per qualsiasi attività commerciale, eppure sono spesso confusi.

La differenza fondamentale tra un PO e una fattura è chi sta creando il documento. Un acquirente crea un ordine di acquisto che deve essere evaso da un fornitore. Un fornitore o un venditore prepara una fattura per il servizio e viene quindi pagato per tali servizi.

Se usato correttamente, le fatture possono ottenere il vostro business pagato più velocemente. Una fattura è un record dei beni o servizi forniti al cliente, ed è un metodo per loro di pagare per il vostro lavoro.

È importante inviare le fatture tempestivamente in modo che le persone vengano fatturate in modo tempestivo. Ma dal momento che le fatture possono essere fatte online ora, è più facile che mai.

Gestione degli ordini di acquisto

Anche se sembra piuttosto semplice, un ordine di acquisto può complicare il processo della supply chain. In qualità di acquirente, è importante investire nella gestione dell’inventario al dettaglio e imparare come gestire efficacemente i fornitori.

Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a farlo:

• Utilizzare la tecnologia
  Investire in un punto vendita specifico per la vendita al dettaglio con la gestione degli ordini di acquisto. Square for retail POS tiene traccia degli ordini di acquisto in corso e, una volta soddisfatti, il sistema contrassegna l’ordine di acquisto come raggiunto. Creare e ricevere ordini di acquisto è semplice e garantisce che tutte le informazioni sugli ordini di acquisto possano essere memorizzate in un unico luogo e siano facilmente accessibili.

• Go big
  Ordinare alla rinfusa può aiutarti a sfruttare al meglio gli sconti e risparmiare un sacco di soldi. E quando fatto correttamente, sarete in grado di tagliare il costo per unità dei vostri articoli. Naturalmente, ordinare alla rinfusa significa spendere di più in anticipo, quindi vuoi farlo solo se la tua attività è stabile.

• Be prompt
  Invia le fatture, gli ordini di acquisto e i contratti di servizio del fornitore in modo tempestivo. È importante ottenere questi documenti nelle mani dei tuoi partner poiché definiscono i termini dell’accordo e proteggono la tua attività. Inoltre, l’invio tempestivo di documenti mostra un grado di professionalità che infonderà fiducia nei tuoi partner.

• Responsabilizzare i dipendenti
  Prova a implementare un sistema di richiesta di acquisto nella tua azienda. Ciò consente ai dipendenti di richiedere i materiali necessari per svolgere il proprio lavoro. Non solo questo potenzia il tuo team, ma ti dà anche un’idea migliore dei materiali necessari per gestire la tua attività.