Come migliorare il tuo team di vendita RFP Close Rate
Qual è il tuo vendite tasso di chiusura RFP corrente della squadra? Che sia alto o meno quanto desideri, potresti essere sorpreso di sentire che Ganesh Shankar di RFPIO afferma che ” il tasso di vincita comune per RFP è inferiore al 5%.”
Seguendo questi numeri, per ogni 20 proposte inviate dal fornitore medio, solo una avrà successo. E con molte aziende che investono 20-40 ore in ogni risposta RFP, questo è un sacco di tempo e denaro sprecati.
Ad esempio, supponiamo di avere un rappresentante tecnico interno che completa RFP per la tua squadra, e questo rappresentante guadagna uno stipendio di 50 mila dollari all’anno (approssimativamente equivalente a 24 dollari all’ora).
Se la dimensione media delle tue proposte è di 25 mila dollari e chiudi con successo una proposta su 20, hai guadagnato 25 mila dollari in nuove attività nette. Ma hai anche perso una media di 30 ore per ciascuna delle altre 19 proposte.
Ad una tariffa oraria media di 24 dollari, questa è una perdita di 13.680 dollari (prima di prendere in considerazione i costi opportunità, le spese generali e altre variabili).
Anche se è improbabile che raggiungerai un tasso di vincita chiuso al cento per cento, riducendo il numero di proposte non riuscite inviate risparmierai tempo e denaro alla tua azienda.
In questo articolo troverai un elenco di suggerimenti e best practice per aiutare i responsabili delle vendite a migliorare i tassi di chiusura RFP del loro team di vendita.
Avere un punto di Opt-Out “Go / No-Go”
Ecco un modo molto semplice per migliorare la frequenza di chiusura RFP: applica solo ai progetti che probabilmente otterrai.
Immagina un batch di 20 RFP. In esso, forse cinque saranno una buona misura per la tua azienda. Gli altri 15 sono o cattive opportunità o progetti che dovresti allungare per completare, in termini di adattamento del progetto o risorse necessarie per inviare una RFP.
- Se si applica a tutti i 20 e vincere uno, il tasso di chiusura sarà del 5%.
- Se elimini i 15 che non sono adatti e vinci uno dei restanti cinque, il tuo tasso di chiusura sarà del 20%.
Non solo hai aumentato il tuo tasso di chiusura, hai anche risparmiato tutto il tempo e il denaro che avresti sprecato in proposte inappropriate.
Adam Boyd, in un articolo di LinkedIn Pulse, lo descrive in questo modo:
“Non tutti gli RFP sono creati uguali e non hai un colpo uguale per vincerli tutti. Sapere quando dire, ‘ Questo non è nella nostra timoneria, ed è troppo costoso un uso del tempo per perseguire.”
Per esempio:
- Se applichi a tutti i 20 e ne vinci uno:
Il tuo tasso di chiusura sarà del 5% e hai guadagnato 25 mila dollari in nuovi affari netti. Avrai investito 600 ore (30 ore per RFP) e 14.440 dollari (24 dollari all’ora). Il tasso di produttività RFP (totale nuovo business diviso per quantità di ore di lavoro) è di 42 dollari all’ora. - Se elimini le 15 proposte non idonee, fai domanda per cinque e vinci una:
Il tuo tasso di chiusura sarà del 20% e hai guadagnato 25 mila dollari in nuovi affari netti. Avrete investito 150 ore e 3.600 dollari. Perché eri più selettivo, si RFP
tasso di produttività è ora $166.67 all’ora.
Lo sviluppo di una lista di controllo interna o di un sistema di punteggio per valutare le opportunità di RFP può aiutarti a determinare dove si trova il tuo punto di opt-out. Bob Lohfeld, CEO di Lohfeld Consulting Group, suggerisce di porre le seguenti sette domande per filtrare le RFP di conseguenza:
- Comprendiamo la missione del cliente e il lavoro da svolgere?
- Abbiamo una soluzione che aiuterà il cliente a raggiungere la sua missione e gli obiettivi contrattuali?
- Abbiamo una relazione con questo cliente attraverso riunioni o precedenti prestazioni contrattuali?
- Sappiamo contro chi stiamo gareggiando e possiamo batterli?
- Abbiamo una strategia di teaming e possiamo ottenere i subappaltatori giusti?
- Sappiamo quale prezzo dobbiamo fare un’offerta per vincere e possiamo raggiungerlo con profitto?
- Abbiamo una strategia vincente convincente?
Se sei preoccupato di perdere progetti potenzialmente validi, considera il consiglio del principale dell’indice di riferimento delle vendite, John Auer:
“In alcuni casi, l’opting-out può effettivamente essere un elemento di differenziazione più efficace rispetto alla partecipazione alla RFP. Ad esempio, le prospettive possono mostrare la loro mano e confessare che non vedevano l’ora di vostra proposta. Se questo è il caso, hai appena imparato un prezioso pezzo di informazione che potrebbe benissimo portare a una vittoria.”
Se non ricevi tale confessione, hai risparmiato tempo; ma se lo fai, hai acquisito preziose informazioni sul fatto che la RFP sarà o meno un investimento di tempo effettivo. E ‘ una vittoria.
Lavorare da un modello di proposta
Man mano che riduci il numero di RFP a cui stai effettivamente rispondendo, puoi risparmiare ancora più tempo sviluppando un modello di proposta. Questo ridurrà al minimo la quantità di tempo speso “reinventare la ruota” per sviluppare ogni risposta.
Non sarai in grado di anticipare ogni Q&A che incontrerai prima del tempo. Ma lo sviluppo di stock copy per il tuo executive summary e l’aggiunta di nuove risposte Q&A A un documento centrale – da cui puoi attingere di nuovo in futuro-possono ridurre enormi quantità di tempo dal tuo processo RFP.
Ad esempio, lavorare da un modello riduce il tempo medio necessario per completare e presentare una proposta da 30 ore per RFP a 10 ore. Questa diminuzione del tempo aumenterebbe il tasso di produttività RFP a 500 dollari all’ora (in base alle metriche fornite all’inizio dell’articolo.
Per calcolare il tasso di produttività RFP, utilizzare la formula seguente:
Importo netto del nuovo business/(numero di RFP x ore totali lavorate)
Utilizza un processo di risposta non tradizionale
Detto questo, solo perché stai lavorando da un modello di proposta RFP non significa che le tue risposte debbano apparire come formule. Un processo di risposta non tradizionale può ridurre al minimo l’onere del completamento della RFP per i membri del tuo team, aiutando al contempo la tua azienda a distinguersi dagli altri candidati.
Secondo Mike Drapeau, partner di Sales Benchmark Index:
“Pensa a George Costanza. Ricorda l’episodio in cui ha fatto l’opposto di tutto ciò che il suo istinto gli stava dicendo di fare e i risultati erano fuori scala? Questo è l’approccio che dovresti usare per sviluppare la tua strategia RFP. La saggezza convenzionale è completamente sbagliata.
Quindi, come appare un processo di risposta non tradizionale? Le possibili idee includono:
- Una sezione di riepilogo esecutivo altamente abbreviata che elimina lo sguardo all’ombelico aziendale a favore della priorità delle dichiarazioni di valore mirate ai destinatari.
- Richiamare i requisiti che mancano alla RFP (probabilmente perché sono stati trascurati da un comitato per gli appalti) per stabilire rapidamente le competenze.
- Offre risposte estremamente dettagliate Q & A che potrebbero superare le proposte dei concorrenti e impressionare le aziende con la loro natura globale.
Un’altra opzione di risposta RFP non tradizionale proviene da Board Studios, che offre tre suggerimenti per incorporare rich media nelle tue RFP:
- Crea un semplice mini-sito che mostra il tuo USP e risponde alle domande chiave.
- Utilizza infografiche o immagini di flusso di processo progettate professionalmente nelle tue proposte.
- Produrre un video esplicativo al posto del riepilogo esecutivo.
Alcuni settori – aziende tecnologiche, ad esempio, rispetto a servizi bancari e legali più sereni – potrebbero essere più ricettivi all’uso dei nuovi media rispetto ad altri. Ma non abbiate paura di sperimentare spingendo i confini. Standing out può essere sufficiente per ottenere la vostra proposta la stretta leggere altrimenti non riceverebbe.
Pensa a come le proposte vengono tipicamente gestite nel tuo settore, e poi – come George Costanza-considera di fare il contrario.
Crea relazioni prima delle risposte RFP
Nella maggior parte dei casi, non è consentito contattare i rappresentanti dell’azienda per fare un appello personale durante il processo RFP. Ecco perché è importante investire continuamente nell’espansione della rete prima dell’inizio del processo.
Le aziende devono sapere chi sei prima di ricevere la tua proposta. Secondo i dati raccolti dal gruppo Seibert, il 40% del tuo successo si riduce ai tuoi sforzi di vendita pre-RFP:
” Devi vendere attivamente all’acquirente nei 12-18 mesi prima che la RFP venga rilasciata. Se non ti conoscono prima della RFP, le tue possibilità di vincita sono basse.”
In pratica, questo significa fare attivamente rete con le prospettive future, utilizzando approcci sia diretti che indiretti. Le chiamate fredde e una presenza attiva agli eventi del settore sono importanti, ma potresti anche trovare utile utilizzare il content marketing, il social media marketing e altre campagne per costruire una leadership di pensiero intorno alla tua azienda.
Stephanie Czajka, Project Manager del Gruppo Weidert, suggerisce che:
“Più sei già presente agli occhi dei potenziali clienti a causa dei tuoi contenuti, più la tua azienda sarà inclusa nelle short list degli acquirenti.”In termini digitali, puoi pensare a questo come a un processo di ricerca. Quando i potenziali clienti sono alla ricerca di risposte alle loro domande relative alla tua attività, interrogheranno Google e, se il tuo articolo di contenuto viene visualizzato, è più probabile che leggano su di te e che tu sia più probabile che sia incluso nella loro lista breve.”
Inoltre, Czajka sostiene, trasformare la tua azienda in un leader di pensiero rispettato attraverso un corretto marketing in entrata può rimuovere completamente la RFP dall’equazione. “Nei casi in cui una RFP è facoltativa, l’acquirente passerà naturalmente alla scelta soggettiva di un consulente o risorsa di fiducia.”
In poche parole, se un acquirente ha bisogno di un fornitore, ma decide di non procedere con il processo di RFP, la leadership di pensiero che hai costruito intorno al vostro marchio vi farà un candidato naturale per riempire il posto.
Monitorare il tasso di successo RFP
Indipendentemente da quale delle strategie di cui sopra si sceglie di implementare, una delle cose migliori che il team di vendita può fare è monitorare le metriche che circondano il processo RFP.
Variabili specifiche da tenere traccia includono:
- Quantità di Richieste di preventivi ricevuti
- Numero di Richieste di preventivi risposto alla vs rifiutato di
- Numero di Richieste di preventivi chiuso
- Valore di chiuso Richieste di preventivi vs valore di tentativi di Richieste di preventivi
- quantità Media di tempo necessario per completare un Rfp
I dati si raccolgono qui possono giocare un ruolo nel migliorare la vostra velocità di chiusura, se lo si utilizza in modo efficace.
Supponiamo di notare che da Q1 a Q2, il numero di progetti vinti chiusi è sceso da 30 a 20. Se, allo stesso tempo, hai monitorato il numero totale di ore investite in ogni proposta e hai scoperto che anch’esso è diminuito da 20 ore per RFP a 10 ore, questo è un segnale che devi investire più tempo nel processo di proposta.
I programmi di analisi delle proposte possono essere utili per identificare questi tipi di tendenze. Ma anche la scelta di eseguire i calcoli a mano ti metterà davanti ai concorrenti che non sono investiti nel monitoraggio delle loro metriche RFP.
Sii intelligente sulle RFP per aumentare il tuo tasso di chiusura
Il successo con RFP si riduce ad avvicinarsi al processo in modo più ponderato rispetto ai tuoi concorrenti.
Utilizzare i dati a portata di mano a vostro vantaggio come si sperimenta con strategie RFP non tradizionali e networking in corso. Il tuo tasso di chiusura del 5% o meno diventerà rapidamente un ricordo del passato.
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