Come personalizzare Outlook per una maggiore produttività

Tutti usano la posta elettronica sul posto di lavoro in questi giorni, e fa impazzire quasi tutti. Probabilmente ricevi centinaia di messaggi di posta elettronica ogni giorno. Lasciato incontrollato, questa raffica di e-mail può prendere in consegna la giornata e ridurre la produttività.

Per fortuna, con alcune regolazioni è possibile evitare che ciò accada. Diamo un’occhiata ad alcuni suggerimenti specifici che ti aiuteranno a prendere il controllo della tua email.

Consigli vitali: Imposta i tempi per controllare l’e-mail

Se c’è un suggerimento che metti in pratica, dovrebbe essere questo:

Imposta tempi specifici per controllare la tua e-mail e attenersi a loro.

Un’e-mail in arrivo può completamente buttare fuori il vostro compito corrente e distruggere il vostro slancio. Quando sei in pensiero profondo su un foglio di calcolo e una notifica e-mail si apre, il passaggio a Outlook si riorienterà a qualcosa che non è così importante. In quasi tutti i casi, nessuna e-mail è così importante che non può aspettare un po’.

Prova un intervallo di tempo per controllare la posta elettronica che si adatta alla tua giornata lavorativa. Questo dipenderà da quanto spesso è necessario rispondere alle e-mail. Per alcuni, controllare la posta elettronica una volta dopo pranzo e una volta prima di partire potrebbe funzionare bene. Altri potrebbero aver bisogno di controllare la loro casella di posta in cima ogni ora.

Se possibile nel vostro lavoro, si consiglia di evitare e-mail prima cosa al mattino. Dovresti dedicare i primi minuti della tua giornata alle attività più importanti della tua lista di cose da fare. Nella maggior parte dei casi, l’e-mail può aspettare e non vale la pena distrarsi non appena arrivi al lavoro.

Non c’è momento migliore che funzionerà per tutti. Ma relegando il controllo e-mail a tempi specifici vi permetterà di muoversi rapidamente attraverso la tua casella di posta e concentrarsi su questo, invece di staccarsi dal vostro compito attuale ogni quindici minuti per rispondere a un messaggio.

Personalizza Microsoft Outlook per la sanità mentale e-mail

Poiché molti dei nostri lettori utilizzano Microsoft Outlook, esaminiamo alcune impostazioni di Outlook che possono aiutarti a rendere la posta elettronica meno distratta e aiutarti a ottenere di più da Outlook.

Disabilita gli avvisi di nuovi messaggi

Per impostazione predefinita, Outlook gets utilizza diversi metodi per catturare la vostra attenzione quando arriva un nuovo messaggio. Se stai controllando la posta elettronica in momenti specifici, queste notifiche ti distraggono. In Outlook, testa a File> Opzioni e selezionare la scheda Posta a sinistra. Quindi, nella sezione Arrivo messaggio, deseleziona tutte le opzioni.

Questo disabiliterà i suoni, pop-up, e l’icona busta che appare sul collegamento di Outlook sulla barra delle applicazioni nella parte inferiore dello schermo.

Rimuovere la formattazione del testo incollato

Probabilmente avete notato che quando si incolla il testo da un altro programma in una e-mail, Outlook mantiene la sua formattazione. Ad esempio, se copi il testo rosso di font size 72 da un sito Web, lo vedrai esattamente così quando incollerai in un messaggio di posta elettronica. Di solito, vuoi solo il testo stesso, non la formattazione.

Per disabilitare la copia di formattazione, visitare File > Opzioni e selezionare la scheda Posta. Fare clic sul pulsante Opzioni editor under sotto Componi messaggi. Quindi, selezionare la scheda Avanzate a sinistra. Scorri verso il basso fino alla sezione Taglia, copia e incolla e imposta l’opzione Incolla da altri programmi per mantenere solo il testo. Fare clic su OK per salvare le modifiche.

Ora, non devi preoccuparti di incollare tutti i tipi di stili di testo strani nelle tue e-mail.

Chiudi i messaggi originali Quando rispondi

Se rispondi o inoltri spesso le email, probabilmente hai un sacco di finestre di messaggio che galleggiano. Chiudere questi quando hai già finito con loro è una perdita di tempo. È possibile capovolgere un’impostazione e fare Outlook chiudere automaticamente una finestra di messaggio quando si fa clic su Rispondi o Avanti, riducendo l’ingombro.

Per farlo, vai su File > Opzioni > Mail e scorri fino alla sezione Risposte e inoltri. Seleziona la casella che dice Chiudi la finestra del messaggio originale quando rispondi o inoltri.

Avvia Outlook nella vista calendario

Per evitare di essere distratti dalla tua casella di posta, perché non avere Outlook mostrare il calendario quando si avvia? È più utile vedere i tuoi prossimi eventi quando apri Outlook che essere sopraffatti dalla posta elettronica.

È possibile modificare la pagina iniziale di Outlook visitando File > Opzioni > Avanzate. Nella sezione Avvio e uscita di Outlook, fare clic su Sfoglia next accanto alla casella Avvia Outlook in questa cartella:. Selezionare Calendario e fare clic su OK.

Modifica il comportamento del riquadro di lettura

La funzionalità del riquadro di lettura di Outlook visualizza un messaggio e-mail direttamente nella tua casella di posta quando fai clic su di esso. Ciò consente di controllare facilmente la posta elettronica senza fare doppio clic su un messaggio per aprirlo in una nuova finestra.

Questo è abbastanza utile; tuttavia, il Riquadro di lettura rende facile contrassegnare i messaggi come letti accidentalmente. Per impostazione predefinita, Outlook contrassegnerà un messaggio come letto non appena si fa clic su di esso, quindi fare clic su qualcos’altro. Ciò significa che se stai scorrendo rapidamente i messaggi, potresti contrassegnare qualcosa come letto senza nemmeno rendertene conto.

Se vuoi ancora usare il Riquadro di lettura, puoi modificarlo. Fare clic sulla scheda Visualizza nella parte superiore di Outlook, quindi fare clic su Riquadro lettura nella sezione Layout. Seleziona Opzioni… e vedrai alcune impostazioni per il Riquadro di lettura.

Selezionare gli elementi di contrassegno come letti se visualizzati nella casella Riquadro di lettura. Qui di seguito, è possibile inserire un numero nella casella accanto a Wait this questo è il numero di secondi è necessario visualizzare un messaggio prima di Outlook segnerà come letto. Se preferisci contrassegnare tutti i messaggi come letti da soli, deseleziona l’elemento Contrassegna come letto quando la selezione cambia opzione. Ciò impedirà a Outlook di contrassegnare i messaggi come letti quando si fa clic lontano da essi.

Se preferisci, puoi disabilitare completamente il Riquadro di lettura. Selezionare la scheda Visualizza, quindi fare clic sul pulsante Riquadro di lettura. Selezionare Off e Outlook rimuoverà il Riquadro di lettura. Vedrai invece un elenco di tutte le tue e-mail e potrai fare doppio clic su una per aprirla.

Mostra sempre il campo Ccn

Probabilmente sai che il campo Ccn ti consente di inviare messaggi a determinati destinatari senza che vedano gli indirizzi degli altri. Se lo usi spesso, puoi dire a Outlook di mostrarlo sempre, risparmiando un clic.

Per fare ciò, avviare un nuovo messaggio e-mail facendo clic su Nuova e-mail nella scheda Home, o utilizzare la scorciatoia da tastiera CTRL + N. Nella finestra nuova e-mail, selezionare la scheda Opzioni in alto. Quindi, fare clic sul pulsante Ccn nella sezione Mostra campi. Questo mostrerà in modo permanente la casella Ccn per tutti i nuovi messaggi e risposte.

Utilizza la barra delle cose da fare

Oltre alla posta elettronica, Outlook può anche contenere i tuoi contatti, il calendario e l’elenco delle cose da fare. È possibile passare da queste schede in qualsiasi momento, ma Outlook offre anche un pannello che consente di controllare a colpo d’occhio.

Per abilitarlo, fare clic sulla scheda Visualizza nella parte superiore di Outlook, quindi selezionare Barra delle cose da fare nella sezione Layout. Puoi mostrare il tuo calendario, le persone e le attività qui. Sta a voi quali sono i più utili. Se abiliti il calendario, mostrerà i tuoi prossimi eventi. La scheda Persone ti consente di accedere facilmente alle persone che contatti di più e puoi utilizzare le attività per tenere traccia della tua lista di cose da fare.

Delay Message Delivery

A volte, non si desidera inviare un messaggio subito. Ad esempio, se invii un’e-mail alla fine di una giornata lavorativa, potrebbe essere sepolta nella casella di posta del destinatario e ridurre le possibilità di vederlo e rispondere. Inviare il messaggio prima cosa al mattino sarebbe meglio, ma cosa succede se si dimentica domani?

La soluzione sta pianificando i messaggi. Ciò consente di comporre il messaggio quando è conveniente, ma Outlook non lo consegnerà fino al momento specificato.

Per fare ciò, crea un nuovo messaggio e digita la tua email normalmente. Quando hai finito, invece di fare clic su Invia, fare clic sulla scheda Opzioni lungo la barra superiore. Nella sezione Altre opzioni, seleziona Consegna ritardata. Apparirà una nuova finestra.

Qui, selezionare Non consegnare prima e selezionare una data e un’ora dalle caselle a discesa. Dopo aver fatto clic su Chiudi, hai programmato il tuo messaggio.

Tag Email per il follow-up

E ‘ facile inviare una e-mail con una richiesta specifica e dimenticare mai inviarlo. Built-in funzione di follow-up di Outlook può aiutare a ricordarsi di check-in sul messaggio importante in modo da ottenere sempre una risposta.

Quando si compone un’e-mail, selezionare la scheda Messaggio nella parte superiore della finestra. Nella sezione Tag, fare clic su Follow-up. Vedrai un elenco a discesa con opzioni rapide come Oggi, domani e la prossima settimana.

Se fai clic su Personalizzato, puoi impostare una data e un’ora esatte che Outlook ti ricorderà di seguire. E ‘ una buona idea per controllare la casella di promemoria troppo, in modo da ottenere un pop-up quando è il momento di follow-up.

Outlook ti offre anche la possibilità di contrassegnare i destinatari, che contrassegneranno automaticamente il messaggio sulla loro estremità per il follow-up. Probabilmente non dovresti usare questo a meno che tu non abbia familiarità con la persona che stai contattando, però.

Assicurati di poter vedere i tuoi flag di follow-up in modo da non dimenticarti di loro! Segui i passaggi precedenti nella sezione Utilizza la barra delle cose da fare per mostrare le tue attività sul lato destro di Outlook, oppure fai clic sul pulsante Attività per mostrarle in una finestra completa.

Pronto per una maggiore produttività di Outlook?

Speriamo che questi suggerimenti ti aiutino a ridurre la distrazione della posta elettronica e far funzionare meglio Outlook per le tue esigenze. L’e-mail non deve essere un enorme mal di testa taking prendere il controllo con queste e altre modifiche renderà la tua esperienza molto più fluida.

Per ulteriori informazioni con e-mail, controlla i nostri suggerimenti per una migliore formattazione e-mail.