Il meglio di entrambi i mondi: Come organizzare la tua giornata al lavoro In due modi

Stai spesso correndo in giro cercando di farlo da qualche parte o prendere una scadenza? Se ritieni di essere costantemente in ritardo, incapace di tenere il passo con i tuoi obblighi, allora dovresti pensare a scrutare il modo in cui vai a pianificare il tuo lavoro e salire di livello sulle tue capacità organizzative.

Senza una corretta organizzazione, non sarai in grado di goderti una giornata piena ed equilibrata (e forse anche uno stile di vita). Si potrebbe anche soffrire di una mancanza di motivazione e cambiamenti di umore. E questo non sembra molto attraente a tutti.

Ma, la domanda è, come si fa a migliorare la vostra pianificazione quotidiana? Con così tanti suggerimenti e trucchi su Internet, può essere difficile decidere quali saranno efficaci. E, con tutto lo stress durante il giorno, si possono trovare difficoltà a impostare un buon momento per iniziare.

Non preoccuparti, ti abbiamo coperto. Questo articolo contiene due grandi metodi per pianificare il vostro tempo, così come suggerimenti per essere organizzato e indicazioni su come organizzare la vostra giornata per essere più produttivi. Questo può aiutarti a iniziare e guidarti in ogni fase del percorso!

Come organizzare la tua giornata: metodi più efficaci

Ci sono diversi approcci per organizzare la tua giornata. Abbiamo adottato due approcci importanti, uno dei quali è molto popolare. Utilizzando entrambi, è possibile gestire le ore di lavoro, prendendo in percettiva tutta la giornata.

Metodo #1: Ottenere le cose fatte (GTD)

Ti:

• Ti senti sopraffatto dal numero di attività che devi seguire?
• Ti preoccupi di dimenticare piccoli dettagli?
• Indossa molti cappelli nel tuo lavoro e nella tua vita?
• Avvia molti progetti ma hai problemi a finirli?

Allora avete bisogno di prendere alcune indicazioni da David Allen, il creatore di GTD, e imparare a organizzare le attività di lavoro (e tutti gli altri compiti) nel modo giusto!

Il sistema di gestione delle attività GTD si basa su una semplice verità: più compiti hai sulla tua lista, più diventa difficile per te decidere cosa ha bisogno di attenzione. Questo getta anche l’hype intorno a to-do list direttamente fuori dalla finestra in quanto potrebbero costringerti a passare più tempo a pensare ai tuoi compiti che a farli. Di conseguenza, si può finire per essere stressato e sopraffatto.

Allen ha notato che il cervello umano è molto più bravo a elaborare le informazioni che a memorizzarle e ha inserito questo dettaglio essenziale nella metodologia GTD, con la quale dovrebbe aiutarti a sbarazzarti di tutto il disordine mentale e fare le cose in tempo. Si tratta di impostare un flusso di lavoro, e una volta che lo fai, sarai in grado di identificare le attività su cui dovresti lavorare in un dato momento, senza preoccuparti che dimenticherai qualcosa.

Il metodo GTD consiste in cinque semplici pratiche che ti aiuteranno a sistematizzare il disordine nel tuo cervello e organizzare la tua giornata:

• Cattura tutto. Nella vena di “Ho bisogno di fare questo” o ” Questo dovrebbe accadere in quel momento, qualunque cosa attraversi la tua mente che sia un’azione o un requisito, catturalo. Se sfugge al tuo taccuino, sfugge alla tua attenzione.

• Chiarire. Lavora attraverso tutto ciò che catturi (non provare ancora a completarlo!) e pianificare i prossimi passi. Decidi quale categoria si adatta meglio all’elemento: è un riferimento, un progetto o un’azione successiva?

• Organizza. Metti tutto a posto. Aggiungere date importanti al calendario, assegnare compiti ad altre persone, e risolvere il proprio.

• Recensione. Tieni sotto controllo le tue liste e non dimenticare di rivederle e aggiornarle.

• Attivare. Inizia a lavorare su attività che contano di più!

GTD richiede imparare a pianificare e organizzare in anticipo. Ma, sarà sicuramente pagare nel lungo periodo. Con questo metodo, non dovrete mai preoccuparvi di perdere una riunione o dimenticare una scadenza. Invece, avrai tutte le tue attività risolte e sarai in grado di dare la priorità al tuo tempo correttamente.

Ora, esaminiamo ogni pratica in dettaglio!

Passo 1: Cattura

Il primo e il passo più importante per GTD è quello di smettere di memorizzare tutte le informazioni e le attività quotidiane nel vostro cervello. Invece, catturare e memorizzare tutte le cose da fare, idee, attività in una “casella di posta”-un notebook fisico o app digitale, come un pianificatore, calendario, o un’applicazione di gestione delle attività.

Catturando i tuoi pensieri, sarai finalmente in grado di ridurre il disordine mentale. Non preoccuparti di organizzare questi compiti e gli elementi ancora! Arriveremo a questo in uno dei seguenti passaggi.

Suggerimento: Quando si sta appena iniziando con GTD, si consiglia di scrivere tutto ciò che potrebbe essere necessario prendersi cura di nel vostro futuro e memorizzarlo nella tua casella di posta.

Passo 2: Chiarire

Ora veniamo alla parte in cui impari come organizzare la tua giornata lavorativa e ordinare tutto nella tua casella di posta. Passare attraverso ogni elemento nella posta in arrivo e applicare uno dei seguenti metodi ad esso:

• Se l’attività richiede meno di 2 minuti, completarlo immediatamente.
• Se l’attività può essere delegata, assegnarla a qualcun altro.
• Annotare la data di scadenza se l’articolo deve essere completato in una data o ora specifica.
• Se l’attività è complessa, identificare le azioni e i passaggi successivi che è necessario eseguire per andare avanti.

Assicurati sempre di aggiungere quante più informazioni possibili alle tue attività e rendere le tue attività fruibili.

Passo 3: Organizzare

Dopo aver scritto tutte le attività e aggiungendo quante più informazioni possibili, è il momento di risolverle. Esistono numerosi modi per organizzare le attività con il metodo GTD, ma il più comune è l’utilizzo di una combinazione di progetti ed etichette, come in Todoist o Asana.

È necessario separare gli elementi in attività e progetti una tantum. Secondo la filosofia GTD, un progetto è qualsiasi attività che richiede più passaggi da completare. Assicurati di scrivere i tuoi prossimi passi per ogni attività e aggiungere una data di scadenza (se ce n’è una). Ad esempio, in Asana, questo passaggio si rifletterebbe nella creazione di una scheda attività e attività secondarie al suo interno.

Passo 4: Recensione

Questo passaggio è abbastanza auto-esplicativo. Metti da parte il tempo ogni settimana per esaminare tutte le tue attività, cancellare tutto ciò che hai completato, aggiungere e organizzare nuove attività e identificare le azioni successive. Allen chiama questo passaggio un ” fattore critico per il successo.”La costante revisione e aggiornamento delle attività farà in modo che non si sta solo facendo le cose. Stai facendo le cose giuste.

Passo 5: Engage

Questa è la parte in cui tutto il tempo che hai messo da parte per pianificare il tuo lavoro paga. A questo punto, si dovrebbe avere sviluppato un sistema pieno di attività attuabili che sono organizzati in categorie logiche.

Quindi quando inizi a lavorare, non ti ritroverai a chiederti “Cosa dovrei fare dopo?”. Hai preso quel pensiero fuori dal quadro ottenendo tutti i tuoi compiti su carta fisica o digitale e li hai organizzati in un piano attuabile. Per finire, ti sei liberato di tutto il disordine mentale che ti ha stressato.

GTD Tools

Ecco alcuni altri suggerimenti da organizzare e strumenti GTD che ti aiuteranno a ottenere il blocco di questo metodo più velocemente.

GTD Elenca

Per iniziare con GTD è necessario chiarire e organizzare le attività in modo efficiente. Il modo migliore per farlo è fare liste, sia su carta o utilizzando il software di gestione delle attività sul telefono o laptop. Ci sono diversi tipi di elenchi che puoi creare:

• L’elenco “in”. Questa è la prima, di base, lista disordinato si fanno. Usalo per catturare i pensieri e le attività come si verificano a voi. Sentitevi liberi di annotare tutto in un notebook o il vostro smartphone. Puoi anche avere diversi elenchi “in”; ad esempio uno in un pianificatore e uno sul tuo telefono. Una volta che avete tutti i vostri compiti scritti, iniziare a organizzarli per priorità.
• L’elenco” azioni successive”. L’elenco “azioni successive” dovrebbe contenere elementi che dovresti eseguire il prima possibile. È possibile organizzare gli elementi in questo elenco in base alla loro priorità, data di scadenza, o forse quanto tempo si può ottenere loro fatto. Ricorda, dovresti sempre completare compiti brevi (quelli che richiedono meno di due minuti) immediatamente.
• La lista “attesa”. Questo elenco deve essere utilizzato per tutte le attività delegate ad altri o attività che non possono essere ancora completate perché qualcuno deve prima fare qualcos’altro. Ecco un suggerimento utile per questa lista. Annotare sempre la data corrente quando si scrive l’attività. In questo modo, puoi inviare un’e-mail ai tuoi colleghi e dire qualcosa del tipo “Sto ancora aspettando il rapporto che hai detto che avresti finito presto. E ‘ successo 18 giorni fa!”
• La lista “someday / maybe”. Questa lista è per tutti i progetti che vuoi realizzare un giorno, ma non sono di grande importanza. È possibile scrivere elementi come “sostituire il brutto dipinto in salotto” o “avviare il proprio blog” in questa lista. Anche se le attività in questo elenco non sono della massima importanza, si dovrebbe comunque rivedere questo elenco settimanale, assicurarsi di non dimenticare questi compiti, e iniziare a lavorare su di loro quando si ha un po ‘ di tempo!

Calendario

Il calendario è ottimo per tutte quelle attività sensibili all’ora e alla data. In questo modo, sarete in grado di dare priorità ai vostri compiti meglio. Le attività che non devono essere fatte presto rimarranno nella tua lista “prossime azioni”, in modo da poterle gestire in seguito. Se non ti piace tenere un calendario sul muro o sulla scrivania, dovresti provare a utilizzare Google Calendar per rimanere organizzato.

Read/Review Folder

È molto probabile che tu abbia diverse attività di “lettura ” su una delle tue liste. Una cartella di lettura / revisione sarà utile per questi casi. Può essere una cartella fisica o digitale che conterrà tutti i documenti, documenti o libri che devi leggere. L’idea alla base di questa cartella è di avere sempre questo materiale a tua disposizione quando hai qualche minuto per uccidere mentre aspetti il tuo cibo o nello studio del medico.

GTD è una metodologia di produttività che può trasformare la tua vita da un caos caotico in uno stile di vita equilibrato e soddisfatto. GTD vi aiuterà a organizzare le attività di lavoro, così come il resto della giornata in quanto questo influenza anche quanto bene fate il vostro lavoro.

Metodo #2: Il programma Da Vinci

Il programma Da Vinci è il secondo metodo che ti aiuterà a imparare come pianificare e organizzare in modo più efficiente. Sviluppato da Adrian Adrianopoulus, questo metodo ti permetterà di creare orari che renderanno la tua vita più propositiva, divertente e creativa.

L’idea principale alla base del “Programma Da Vinci” è imparare come:

• Essere creativi e inserire il flusso ogni giorno.
• Non consentire interruzioni di rovinare il flusso.
• Smettere di procrastinare e fare le cose.
• Assicurati di non sperimentare il burnout.
• Bilanciare correttamente il lavoro e il gioco.

Lo sapevate? Ci vogliono 23 minuti e 15 secondi per tornare in pista una volta interrotto.

Il programma Da Vinci può aiutarti a assicurarti di non essere sopraffatto dal lavoro in quanto cura le tue attività quotidiane in un modo in cui hai tempo distintivo per compiti più difficili e più facili, ma anche abbastanza tempo per attività rilassanti ogni giorno.

Come organizzare la tua giornata con il programma Da Vinci

Molte persone ti suggeriscono di iniziare a pianificare la tua settimana il lunedì, ma è l’idea migliore? Il creatore del programma Da Vinci consiglia di iniziare a pianificare la domenica sera. Come ha sottolineato, il lunedì è l’equivalente delle prime ore del mattino, ma per la settimana. Le nostre menti sono sempre riposati al mattino e in grado di fornire una maggiore produttività. Le “prime ore” della settimana sono lunedì, martedì e mercoledì. Quindi, per approfittare di questi giorni, dovresti pianificare i tuoi compiti domenica.

Come sottolinea Adrian, la parte più difficile della pianificazione è la priorità. Egli raccomanda che si dovrebbe essere onesti con se stessi e con attenzione classificare le attività in base alla loro importanza e alla quantità di lavoro che dovete fare per completarli.

Ecco come si presenta il programma giornaliero e settimanale di Adrian.

Credito: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci Calendario

Come si può vedere, ogni giorno è composta dagli stessi elementi:

• Mattina di Routine.
• Hardcore Profondo Lavoro
• Morbido e Profondo Lavoro
• Admin di Lavoro
• Esercizio
• Sociale
• Giocare

Ora, cerchiamo di spiegare a ciascuno in modo più dettagliato.

Routine mattutina

È importante iniziare ogni giorno nel modo giusto. Invece di dormire e correre al lavoro, vieni con una routine che ti aiuterà a svegliarti e fare tutto ciò che ti piace — fare colazione, bere un caffè o anche andare a correre. Sono le piccole cose che possono fare una differenza significativa nella tua giornata. Puoi anche inventare una routine notturna che ti aiuterà a rilassarti prima di andare a letto. Tutte le persone di successo hanno una routine notturna, e così dovresti!

Deep Work

Deep work è diviso in due categorie: duro lavoro e lavoro morbido. Il duro lavoro si riferisce a tutte le attività che trovi impegnative, mentre il lavoro morbido è tutte quelle attività che sono più facili da svolgere. Assicurati di fare un duro lavoro profondo dal lunedì al mercoledì e un lavoro morbido il giovedì e il venerdì.

Admin Work

Admin work include attività come rispondere alle e-mail, pianificare e partecipare alle riunioni, organizzazione dei documenti, ordinare forniture, ecc. E ‘ importante calcolare quanto tempo queste attività prendono per completare, in modo da poter mettere da parte il tempo per loro ogni giorno.

Esercizio, sociale, e giocare

Per evitare il burnout, è necessario mettere da parte il tempo ogni giorno in modo da poter rilassarsi, trascorrere del tempo con i tuoi amici e la famiglia, e giocare. Giocare significa fare tutte le attività che ti piacciono, dal giocare letteralmente alla visione di film o leggere un libro.

Il programma Da Vinci è un po ‘ diverso dal metodo GTD, in quanto comprende l’intera giornata e consente di creare una routine quotidiana. Tuttavia, questo metodo non affronta l’organizzazione delle attività in modo molto dettagliato durante la giornata lavorativa, cosa che fa GTD. Così combinando i due metodi sarete in grado di creare un sistema di organizzare l’intera giornata in modo più equilibrato, dove si ottiene le cose fatte nel tempo riservato per il lavoro e rilassarsi in una routine mattutina e tempo di gioco per essere sicuri di non bruciare.

5 semplici consigli per organizzare al meglio la tua giornata lavorativa

Se non ti piacciono i due metodi, ecco altri consigli su come organizzare le attività di lavoro.

Scrivi

Prendi 5-10 minuti alla fine della tua giornata lavorativa per scrivere in un diario e valutare la giornata. C’è così tanto nelle nostre teste che è quasi impossibile elaborare e raccogliere pensieri senza una qualche forma di sbocco. Alla fine della giornata lavorativa, la maggior parte vuole correre per le colline—e così facendo-portare il loro lavoro e lo stress associato a casa con loro. Uno studio condotto da psicologi UCLA ha rivelato che verbalizzando i tuoi sentimenti – se si parla con qualcuno o scriverli—contribuirà a garantire eventuali emozioni negative associate sono molto meno intensi. Così, invece di portare qualsiasi rabbia o stress a casa con voi, lasciarlo dietro nel vostro blocco note.

Inoltre, scrivendo le sfide specifiche che stai affrontando, la tua mente subconscia si metterà al lavoro per trovare soluzioni correttive mentre dormi di notte in modo da poter svegliarti fresco e motivato ad affrontare la giornata.

Pianifica in anticipo

Ora che hai rilasciato tutta la rabbia e la frustrazione, sei in grado di pianificare il giorno prima per aumentare la probabilità che vada liscio. Prendi un altro blocco note e annota i tuoi compiti per domani in ordine di importanza, e lascia l’ufficio sapendo che il tuo subconscio si prenderà cura del resto e ti assicurerà di essere molto più avanti di te stesso quando arrivi al lavoro domani. Sfide e distrazioni sorgeranno sempre in modo da essere realistici nei vostri obiettivi-e se si cade breve—non battere te stesso. Basta fare in modo di sbattere in cima alla lista di domani.

Declutter il tuo spazio di lavoro

A cluttered workspace = una mente ingombra. Se la tua scrivania è un disastro, come puoi aspettarti che la tua giornata lavorativa scorra senza distrazioni sgradite? Organizza la tua scrivania simile a come vorresti organizzare la tua mente: libera da disordine e distrazioni.

Lo stesso vale per il tuo desktop. Mantenere il vostro desktop disordine – libero di lavorare facilmente il vostro senso attraverso le attività tra cui la tua email.

Non multi-task

Secondo uno studio dell’Università della California Irvine, ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare a un’attività una volta che hai tolto la concentrazione da esso. Così, quando si imposta per completare un compito, essere sicuri di liberarsi da tutte le distrazioni. Ciò significa che nessun social media, e-mail, internet, ecc. fino a quando l’attività non è completa o il tempo assegnato per lavorarci è passato. Usa un timer e inizia con un’ora di lavoro ininterrotto. Se il rumore ambientale è troppo, riprodurre un po ‘ di musica per lavare via le distrazioni e aiutare a concentrarsi. Dì ai tuoi colleghi cosa stai facendo e chiedi loro di non disturbarti a meno che non possa aspettare.

Fidati della regola 80-20

La maggior parte di ciò che facciamo non è così importante, ma perché è più facile e può fornirci quel colpo istantaneo di dopamina, abbiamo la tendenza a dedicare troppo tempo a compiti semplici mentre procrastiniamo su quelli più esigenti e importanti. Questo crea una lotta inutile. Affrontando prima le cose più importanti, quando si tratta di completare gli altri compiti meno significativi, sarai in grado di farlo con un maggiore senso di realizzazione e soddisfazione.

Gestisci la tua email

E-mail è un business disordinato, e come molti altri compiti è raramente urgente. Prendetevi il tempo per organizzare il vostro in modo che quando si va in là, tutto è in esecuzione in modo efficiente e organizzato in termini di importanza. Client di posta elettronica desktop come Mailbird (Windows) o Posta aerea (Mac) sono ottimi strumenti per questo e tornare utile soprattutto per le persone che devono gestire più account di posta elettronica.

Conclusione

Applicando questi semplici consigli per organizzare al meglio la tua giornata di lavoro, sperimenterai una serie di vantaggi per assicurarti di lasciare il tuo lavoro al lavoro, uscire in orario e dormire la notte. A meno che i compiti non siano della massima importanza, non portare il tuo lavoro a casa con te. Quel tempo per decomprimere, divertirsi e fare ciò che ami è altrettanto importante quanto il tempo necessario per pagare le bollette. Molto probabilmente incontrerai resistenza da te stesso, ma se ti attieni a questo, nel tempo, vedrai la tua produttività e qualità del lavoro salire così come la tua qualità della vita. Una vittoria per tutti.

Ti è piaciuto questo post? Scopri la seconda parte ” 7 Consigli su come ridurre lo stress” e per favore condividilo con i tuoi amici (stressati).

Informazioni sull’autore:

Nicky Cullen è uno scrittore e un allenatore di ansia. Avendo sofferto di ansia, attacchi di panico e depressione per un decennio: usa la sua esperienza per insegnare ai suoi clienti le soluzioni che desidera che qualcuno gli abbia insegnato 15 anni fa. Puoi saperne di più cliccando qui.