Il miglior software di Payroll online per 2021

Tutti amano payday-tranne, cioè, l’amministratore del libro paga. Pagare i dipendenti (così come gli appaltatori e liberi professionisti) è l’elemento più complesso della contabilità delle piccole imprese. È anche il più spaventoso. Non solo devi produrre assegni e depositi diretti che sono accurati al 100%, ma devi anche assicurarti che i calcoli sottostanti—tasse, benefici e altre ritenute alla fonte—siano corretti anche fino al centesimo. Inoltre, è necessario presentare le tasse e limatura per l’IRS e altre agenzie fiscali.

Le applicazioni cloud-based payroll possono contribuire a garantire che tutti questi obblighi siano soddisfatti con precisione e tempestività. Abbiamo esaminato otto dei più popolari servizi di contabilità di piccole imprese online. Alcuni sono stati in giro per anni, tra cui Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll e SurePayroll. Nuovo per la nostra carrellata di quest’anno è Oraria, un servizio di libro paga progettato per gli appaltatori, ma appropriato per altre piccole imprese. Si noti che è disponibile solo per la California a questa scrittura. Workful è un altro nuovo sito web del libro paga, che appare qui solo per la seconda volta; è costruito per il monitoraggio dei dipendenti orari.

Quest’anno, stiamo assegnando le scelte degli editori a due siti Web del libro paga: Gusto è un vincitore di ritorno; offre un’esperienza utente eccezionale e quattro diversi livelli di abbonamento, in modo che le aziende possano crescere con esso. Lo consigliamo vivamente sia per gli amministratori del libro paga principianti e stagionati. Il nostro secondo Editors’ Choice, OnPay, è una scelta eccellente anche per le piccole imprese, ma supporta anche industrie verticali come l’agricoltura e le organizzazioni non profit, così come le aziende con più di 100 dipendenti.

Cosa non c’è qui

Ci sono dozzine di siti Web sui salari che avremmo potuto rivedere, alcuni da nomi familiari come ADP e Paychex. Entrambe queste aziende offrono servizi di libro paga fai-da-te entry-level. Mancano alcune delle caratteristiche trovate nei siti che abbiamo recensito, tuttavia, e sono leggermente più costosi (entrambi addebitano $59 al mese più 4 4 per dipendente al mese). ADP limita il suo sito di fascia bassa del libro paga a due dipendenti, ed entrambi richiedono che tu fornisca loro molte informazioni sulla tua attività prima che ti diano un preventivo per servizi più espansivi. Sono in grado di scalare facilmente, però, in modo che possano essere buone scelte per le imprese più grandi o coloro che si aspettano di crescere rapidamente—o le aziende che vogliono semplicemente andare con un nome ben noto. Detto questo, sono costosi e iniziare può essere un’impresa considerevole, specialmente con ADP.

All’altra estremità dello spettro ci sono siti per le aziende che hanno esigenze di buste paga più complesse o vogliono ottenere il loro libro paga come parte del software HR onnicomprensivo o del servizio di amministrazione dei benefici. Increspatura è uno dei migliori di questi. È sorprendentemente conveniente e offre un’esperienza utente eccezionale. Fornisce inoltre tutti gli strumenti necessari per l’onboarding, l’elaborazione dei salari, l’archiviazione fiscale e la segnalazione. Le funzionalità avanzate includono costi di lavoro, report altamente personalizzabili e buste paga globali. Zenefits, troppo, sarebbe una buona scelta anche per un libro paga inesperto o HR manager che deve rimanere aggiornati con la miriade di problemi di conformità che esistono nel posto di lavoro di oggi. Sia Rippling che Zenefits sono vincitori di Editors ‘ Choice. Questi sono servizi eccellenti, ma se vuoi solo ottenere il libro paga, potrebbero essere più del necessario.

Abbiamo scelto di rivedere i servizi che giudichiamo più adatti per le piccole imprese che elaborano la compensazione per 10 lavoratori o meno—business, inoltre, che hanno modeste risorse umane e benefici esigenze amministrative.

La precisione è fondamentale

Se stai ancora facendo il libro paga della tua azienda manualmente, sei ben consapevole di quanto sia complesso, esigente e determinato dalla scadenza questo processo. I tuoi dipendenti contano su di te per spedire i loro stipendi e autorizzare i depositi diretti nei giorni di paga programmati. Si aspettano che tu sappia quanto trattenere per tutte le tasse che devi e i benefici che offri.

C’è un’enorme quantità di dettagli da tenere traccia, specialmente se stai cercando di fare tutto su carta. Gli errori non sono ben tollerati da chiunque sia coinvolto. Le agenzie fiscali possono valutare multe rigide se limatura del libro paga e le tasse non vengono ricevuti entro le date previste. I fornitori di benefici possono tagliare servizi come l’assicurazione sanitaria se si rimane indietro sui pagamenti.

Semplificare le complesse

Le soluzioni cloud-based payroll possono aiutare a organizzare e automatizzare questo compito oneroso. Alcuni di essi offrono procedure guidate passo-passo per guidare l’utente attraverso il processo che richiede molto tempo di creazione di record per i dipendenti e fornire le informazioni necessarie per la ritenuta. Essi consentono di stabilire i propri orari del libro paga. Fanno tutti i calcoli richiesti, e la maggior parte di loro in realtà presentare le tasse sui salari e limatura alle agenzie appropriate.

Questi siti si cammina attraverso ogni corsa libro paga e dirvi quanto ciascuno vi costerà. Essi forniscono modelli di report e offrono portali online e applicazioni mobili per i dipendenti che visualizzano i dati attuali e storici pay stub, e più in alcuni casi. Non sorprende che siano dotati di generose opzioni di supporto. E non sono troppo costosi: Per lo più corrono tra $25 e 4 40 al mese per la tassa di base e addebitano alcuni dollari extra al mese per ogni dipendente.

I vantaggi sono evidenti. Si risparmia tempo e ridurre al minimo la frustrazione. Non devi tenere il passo con le tabelle delle imposte sui salari né affrontare i miriadi di problemi di conformità associati alla compensazione dei dipendenti. È possibile modificare i record in modo rapido, e si ha accesso immediato ai più piccoli dettagli. È molto meno probabile che tu commetta errori utilizzando uno di questi servizi.

Impostazione del libro paga

Anche se ogni sito payroll abbiamo guardato fornisce la propria esperienza utente unica, tutti condividono strutture simili. Iniziano con il processo di installazione, che è di gran lunga l’elemento più dispendioso in termini di tempo e orientato al dettaglio del pagamento del personale. Anche se l’ordine esatto varia, alcuni di loro si cammina attraverso le pagine di domande in modo ordinato, step-by-step. Altri forniscono procedure guidate di configurazione parziali e lasciano il resto a te. Patriot Software offre il processo più completo di quelli che abbiamo testato. Queste procedure guidate di configurazione richiedono informazioni sulla tua azienda, come l’indirizzo e il numero di identificazione del dipendente (EIN). Si seleziona il programma del libro paga (di solito settimanale o bisettimanale) e il nome del proprio amministratore del libro paga e firmatario.

Se la vostra azienda offre benefici come l’assicurazione sanitaria e piani pensionistici, è possibile creare record per loro che contengono informazioni sul costo per i dipendenti e gli eventuali contributi aziendali. I fondi saranno poi detratti durante il processo di libro paga. È inoltre necessario creare record dettagliati per ciascun dipendente, come informazioni di contatto, data di nascita, numero di previdenza sociale, stipendio o tariffa oraria e numero di indennità dal modulo W-4. Poiché la maggior parte di questi siti presentare le tasse sui salari e sostenere deposito diretto di compensazione, è necessario fornire informazioni sul conto bancario per effettuare una connessione.

È inoltre necessario inserire qualsiasi storia del libro paga che esiste se hai già stato compensando i dipendenti. Questo può essere un compito arduo, uno che può richiedere assistenza da specialisti onboarding del sito.

Se offri ulteriori tipi di buste paga come Paid Time Off (PTO) e sick pay, puoi definire le tue politiche per accumulare questi benefici; i servizi ne tengono traccia per te. I bonus e le commissioni possono anche essere pagati durante una normale corsa a pagamento, oppure puoi emetterli creando un libro paga “fuori ciclo”. Necessità di includere garnishments come il mantenimento dei figli sugli stipendi? Questi siti supportano tale ritenuta. In realtà, la maggior parte offrono tipi di pagamento personalizzati, in modo da poter creare il proprio—a volte anche quando sei nel bel mezzo di una corsa a pagamento.

Esecuzione del libro paga

Una volta completata l’installazione, in genere non è possibile tornare agli strumenti di installazione dedicati, quindi è importante farlo bene la prima volta. Detto questo, ogni servizio che abbiamo testato ha una sezione completa delle impostazioni in cui è possibile modificare e aggiungere alle informazioni sul libro paga che hai già inserito.

Setup fatto, sei pronto per eseguire il tuo primo libro paga. Questa è la parte facile. Anche se ci sono alcune differenze, questi siti funzionano in modo simile durante la corsa a pagamento effettiva. Quando si avvia un libro paga, visualizzano un elenco di dipendenti con i loro tassi di paga. Prima di controllare per assicurarsi che il periodo di pagamento e la data di pagamento siano corretti. Quindi, è sufficiente inserire il numero di ore lavorate (se del caso) nelle caselle di tipo retributivo appropriate (regolari, straordinari, ferie e così via). La maggior parte dei siti consentono di aggiungere dollari per altri tipi di guadagni e rimborsi su questa stessa pagina.

Una volta inserito tutto il necessario, vedrai un’anteprima del tuo libro paga. I vari servizi gestiscono questo in modo leggermente diverso, ma sarai in grado di vedere la retribuzione lorda e netta di ciascun dipendente; vedi anche la ritenuta alla fonte per tasse, benefici e contributi aziendali. Il sito del libro paga mostra quindi l’importo totale di denaro che verrà prelevato dal tuo conto bancario per i depositi diretti e le tasse, nonché la data esatta in cui verrà addebitato.

Dopo aver approvato il tuo libro paga, tabelle o report aggiuntivi possono visualizzare assolutamente ogni dettaglio della corsa di paga.

Se hai pochi dipendenti o un libro paga molto semplice, non dovrebbero essere necessari più di pochi minuti per eseguire l’elaborazione effettiva. A seconda del sito che stai utilizzando, potresti essere in grado di consentire il processo automatico delle buste paga (supponendo, ovviamente, che non ci siano modifiche rispetto alla corsa precedente). Alcuni offrono anche lo stesso giorno del libro paga.

HR Support Improving

Nelle aziende più grandi, l’amministrazione dei salari e dei benefici è di solito gestita da reparti separati. Nella tua piccola impresa, però, entrambe queste responsabilità possono atterrare sulla tua scrivania o su quella di un altro dipendente. Fortunatamente, la maggior parte dei siti di libro paga che abbiamo esaminato offrono componenti HR di base, come moduli online W-4 e I-9, reporting di nuove assunzioni, modelli di documenti e archiviazione di documenti. Le firme elettroniche sono spesso consentite, così come la partecipazione dei dipendenti al processo di inserimento dei dati.

OnPay ha aumentato le sue capacità HR di un bel po ‘ dalla nostra ultima recensione, aggiungendo audit di conformità, una libreria di risorse HR, flussi di onboarding automatici e messaggistica diretta. QuickBooks Payroll ha collaborato con SimplyInsured per offrire opzioni di assicurazione medica, dentale e visione, nonché l’amministrazione dei benefici. Gusto offre un servizio simile.

Supporto COVID-19

Gli sviluppatori di siti web Payroll hanno davvero dovuto arrampicarsi la scorsa primavera e l’estate per tenere il passo con il panorama delle paghe che cambia causato dalla pandemia di COVID-19. Nuove norme legislative dovevano essere incorporate nelle strutture esistenti del libro paga di questi siti. Ad esempio, qualsiasi azienda che ha ricevuto un prestito Paycheck Protection Program (PPP), parte del Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act, doveva essere in grado di eseguire i rapporti speciali richiesti. Alcuni servizi di libro paga inclusi qui anche servito come il creditore per questi prestiti o collaborato con istituti di credito di terze parti in modo che gli utenti potrebbero applicare direttamente attraverso di loro.

Altre leggi dovevano essere integrate nei siti Web stessi, come il differimento delle imposte sui salari dei dipendenti, nuovi crediti d’imposta e leggi sulle ferie pagate attraverso il Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). La maggior parte dei siti inclusi contenuti educativi extra per aiutare i gestori del libro paga a capire le nuove leggi e il loro impatto sul libro paga; OnPay era particolarmente bravo in questo.

Due vincitori chiari

Tutti i servizi di libro paga recensiti qui provengono da aziende rispettabili con anni o addirittura decenni di esperienza dietro i loro strumenti. Non esiterei a fidarmi di nessuno di loro con questo compito critico. Tutti condividono parti simili, anche se le loro esperienze utente sono molto diverse, e ognuno ha un set leggermente diverso di extra. Sono tutti progettati per l’uso generale delle piccole imprese, anche se OnPay va al di là offrendo supporto per più settori verticali, tra cui l’agricoltura e il servizio di ristorazione. Questo è uno dei motivi per cui OnPay vince il suo primo Editors’ Choice award quest’anno; è anche altamente personalizzabile in entrambe le aree del libro paga e delle risorse umane, e la sua usabilità è di prim’ordine.

Gusto, anche, riceve un Editors ‘ Choice quest’anno. Colpisce il punto debole per il libro paga, offrendo funzionalità sufficienti per soddisfare un’ampia varietà di piccole imprese, pur non travolgendo con funzionalità aggiuntive e tasse. La sua interfaccia utente e il sistema di navigazione sono tra i migliori e la sua struttura dei prezzi a quattro livelli offre ai potenziali utenti più opzioni. In un gruppo difficile di concorrenti, è una scelta intelligente.

Una volta che il tuo libro paga funziona senza intoppi, dai un’occhiata ai nostri servizi di contabilità online e alle raccolte di software fiscali.