Tutto quello che dovete sapere quando l’assunzione di stranieri appaltatori indipendenti

Come pagare stranieri appaltatori indipendenti

Pagare stranieri appaltatori indipendenti è molto più complesso che l’invio di denaro al loro conto bancario. È necessario valutare diverse opzioni di pagamento che abbiano senso sia per te che per l’appaltatore indipendente. Date un’occhiata a fuori guida completa su come pagare gli appaltatori indipendenti stranieri per una panoramica dei metodi, nonché pro e contro di ciascuno.

Ulteriori informazioni sul reddito di segnalazione e le responsabilità fiscali

Le tasse appaltatore indipendente sono di solito la loro unica responsabilità, dal momento che stiamo parlando di tasse di lavoro autonomo, e le società di assunzione sono liberi da questa responsabilità. Tuttavia, a seconda del paese del contraente, la società potrebbe essere coinvolta nel processo di compilazione e segnalazione di compensazione, anche se il contraente sta pagando le proprie tasse di lavoro autonomo. Assicurarsi che la vostra azienda non è responsabile per le tasse come questo può comportare rischi per il vostro business.

Segnalazione reddito di cittadini non statunitensi che vivono al di fuori degli Stati Uniti

L’aliquota fiscale degli Stati Uniti si applica a chiunque abbia fatto reddito negli Stati Uniti, indipendentemente dalla loro cittadinanza. Ciò significa che se un imprenditore indipendente non è un cittadino degli Stati Uniti, ma ha fatto reddito negli Stati Uniti deve ancora pagare le tasse in base alle tariffe degli Stati Uniti. In alcuni casi, è stato stabilito un trattato fiscale tra gli Stati Uniti e un paese.

Secondo l’IRS, “in base a questi trattati, i residenti (non necessariamente cittadini) di paesi stranieri sono tassati ad un’aliquota ridotta o sono esenti dalle tasse statunitensi su determinate voci di reddito che ricevono da fonti all’interno degli Stati Uniti.”

Per un elenco completo dei paesi che hanno un trattato fiscale, consultare il sito web IRS.

Come determinare se il reddito è US-sourced o no?

Secondo l’IRS, il reddito di origine ottenuto offrendo servizi è determinato dalla posizione in cui vengono eseguiti i servizi. Detto questo, anche se un appaltatore indipendente straniero lavora per una società statunitense, il reddito che ricevono non è considerato reddito di origine statunitense finché ogni aspetto del servizio viene eseguito al di fuori degli Stati Uniti. In tal caso, una società statunitense non dovrebbe trattenere o segnalare le tasse. Nel caso in cui un contraente indipendente straniero svolga qualsiasi parte dei propri servizi negli Stati Uniti, devono essere soddisfatte alcune condizioni per evitare l’obbligo fiscale:

• Il contraente è stato presente negli Stati Uniti per non più di 90 giorni in un anno fiscale;
• Il pagamento al contraente è inferiore a $ 3.000;
• Il pagamento al contraente è per i servizi eseguiti per un’entità o ufficio mantenuto in un paese straniero.

Come raccogliere i moduli fiscali per gli appaltatori richiesti dall’IRS?

Se una società con sede negli Stati Uniti assume appaltatori con sede negli Stati Uniti che guadagnano più di $600 entro un anno, dovrebbero presentare il modulo IRS 1099-NEC (Compensazione non dipendente) all’IRS. A partire dall’anno fiscale 2020, le aziende che lavorano con gli appaltatori utilizzano il modulo 1099-NEC per archiviare i pagamenti dell’appaltatore anziché il modulo 1099-MISC, utilizzato negli anni precedenti. Effettivamente per l’anno fiscale 2020, ciò che era la casella 7 sul modulo 1099-MISC diventa la Casella 1 sul modulo 1099-NEC e la casella 7 sul 1099-MISC verrà rimossa.
Il modulo 1099-NEC è stato utilizzato per l’ultima volta nel 1982 ed è ora riportato in vita dall’IRS. In questo modulo, i datori di lavoro riportano i pagamenti totali effettuati durante l’anno a ciascun contraente che ha ricevuto più di $600. Modulo 1099-NEC deve essere presentata all’IRS entro il 31 gennaio per l’anno precedente.

Tuttavia, il modulo 1099-MISC continua ad esistere, quindi assicurati di controllare le differenze tra i moduli 1099 NEC e 1099 MISC.

Quando la segnalazione non dipendente compensazione sul Modulo 1099-NEC, l’IRS spiega che il pagamento deve essere segnalato se tutti e quattro di queste condizioni sono soddisfatte:

• è fatta per qualcuno che non è il vostro dipendente
• e ‘ fatto per i servizi nel corso del vostro commercio o business
• È stato fatto per un individuo, di partnership, di tenuta, o, in alcuni casi, una corporation
• I pagamenti effettuati a tale beneficiario di almeno $600 o più per anno

Come per raccogliere IRS Form W-9 1099 appaltatori?

Le aziende statunitensi utilizzano il modulo IRS W-9 (Richiesta di numero di identificazione e certificazione del contribuente) per ottenere informazioni da appaltatori indipendenti che assumono con sede negli Stati Uniti.

Il modulo W-9 contiene il nome, l’indirizzo e il numero di previdenza sociale (o il numero di identificazione fiscale, noto come TIN) del contraente 1099 in questione. Tieni presente che a volte gli appaltatori che agiscono come proprietari di aziende potrebbero darti invece il loro numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). I datori di lavoro hanno solo bisogno di chiedere un modulo compilato W-9 da appaltatori hanno pagato più di $600 a nel corso di un anno. Né il datore di lavoro né il contraente ha bisogno di presentare questo modulo per l’IRS dal momento che è solo un prerequisito per la compilazione del modulo 1099-NEC.

Come raccogliere IRS Modulo W-8BEN (o W-8BEN-E) per gli appaltatori indipendenti stranieri?

L’equivalente del Modulo W-9 per gli appaltatori stranieri è il modulo IRS W-8BEN. Ha due varianti: Modulo W-8BEN per gli individui e modulo W-8BEN-E per le entità (società straniere, o i lavoratori autonomi che operano sotto un’entità commerciale). Lo stato del contraente determina il modulo che deve essere raccolto.

Questi moduli sono utilizzati per dimostrare che una persona (o entità) non è, infatti, un cittadino degli Stati Uniti. La società di noleggio ha il diritto di fare affidamento sulle affermazioni fatte su questi moduli per determinare gli obblighi in materia di dichiarazione fiscale e ritenuta alla fonte. Se le informazioni sul modulo differiscono dai fatti e il lavoratore non si qualifica come appaltatore indipendente straniero, la società è esente da responsabilità per non aver soddisfatto i requisiti fiscali.

Questi moduli sono validi per tre anni e dovrebbero essere rinnovati se il rapporto continua oltre quel tempo. Puoi saperne di più sui moduli W-8BEN sulla pagina W-8BEN dell’IRS.

Implicazioni fiscali per le aziende statunitensi che assumono appaltatori indipendenti

Assumere un appaltatore indipendente che è un cittadino statunitense che vive negli Stati Uniti (1099 appaltatore)

Dal punto di vista di una società statunitense, questa è la configurazione più semplice. Il primo passo è richiedere al contraente di fornire il modulo W-9. La società che ha assunto l’appaltatore dovrà emettere un modulo 1099-NEC entro il 31 gennaio per segnalare pagamenti superiori a $600 nell’anno precedente. La società non deve trattenere l’imposta prima di effettuare un pagamento al contraente. Ricorda che la società non paga alcuna imposta sui salari, assicurazione sanitaria, assicurazione di compensazione dei lavoratori o altre tasse FICA.

Assunzione di un appaltatore indipendente straniero che vive al di fuori degli Stati Uniti

La società statunitense non ha bisogno di segnalare i pagamenti effettuati al contraente indipendente straniero all’IRS se non sono di origine statunitense reddito. La società, inoltre, non ha bisogno di trattenere alcuna tassa. Tuttavia, la società ha bisogno di raccogliere W-8BEN(E) come prova dello stato del contraente.

Un imprenditore indipendente che vive negli Stati Uniti con un visto che permette loro di lavorare negli Stati Uniti

Il visto in sé non è un fattore determinante nel decidere se si applica la tassazione. Il luogo in cui viene eseguito il servizio determina la fonte del reddito. Se il contraente straniero vive e fornisce i propri servizi negli Stati Uniti, il reddito è considerato di origine statunitense e la società deve trattenere il 30% secondo le aliquote fiscali non residenti. Tuttavia, queste regole non si applicano nel caso in cui esista un trattato fiscale tra i paesi (menzionato in precedenza in questo articolo) o se una persona diventa residente.

In aggiunta alla ritenuta alla fonte, la società ha bisogno di presentare il modulo 1042, Dichiarazione annuale dei redditi alla fonte degli Stati Uniti di persone straniere, entro il 15 marzo dell’anno successivo. Scopri di più sul modulo e sui requisiti qui. Se v’è un trattato fiscale tra gli Stati Uniti e il paese del contraente, il contraente deve presentare modulo 8233, Esenzione dalla ritenuta alla fonte sul risarcimento per indipendente (e alcuni dipendenti) Servizi personali di un individuo straniero non residente.

Una società statunitense assunzione di appaltatori indipendenti in Canada

Uno dei paesi più popolari per le aziende statunitensi di assumere appaltatori da è il Canada; la lingua condivisa, la cultura, e la vicinanza rendono liberi canadesi la scelta preferita dei dipartimenti HR. Se si sta assumendo un appaltatore canadese per fornire servizi alla vostra azienda in remoto, poi tutte le stesse regole e forme si applicano come per i residenti di qualsiasi altro paese straniero. Assicurati di controllare le norme ei regolamenti del Canada equivalente all’IRS, il CRA (Canada Revenue Agency). Come la sua controparte statunitense, il CRA impone sanzioni per errori di classificazione dei dipendenti, ma nei casi in cui le aziende non hanno una presenza in Canada, l’onere delle sanzioni ricade sul contraente.

Infine, i cittadini del Canada (e Messico) sono anche autorizzati a lavorare negli Stati Uniti temporaneamente senza visto. Se una persona ha fatto reddito US-sourced come un non residente, la società di assunzione deve trattenere il 30% prima del pagamento è fatto e presentare un modulo 1042 (Dichiarazione dei redditi annuale alla fonte per il reddito degli Stati Uniti di persone straniere). In caso di un trattato fiscale, il modulo 8233 deve essere compilato per richiedere l’esenzione.

Per saperne di più su come assumere e pagare i lavoratori in Canada come datore di lavoro degli Stati Uniti.

Come assumere un imprenditore indipendente che è un cittadino degli Stati Uniti, ma vive all’estero

La regola generale è che i cittadini degli Stati Uniti sono soggetti alle stesse regole fiscali, indipendentemente dalla loro posizione. L’IRS sarà ancora prendere in considerazione un imprenditore indipendente come cittadino degli Stati Uniti se il servizio è fornito all’estero, e anche se il contraente ha trascorso il tempo sufficiente per essere considerato un residente fiscale di un altro paese. Detto questo, la società dovrebbe emettere un modulo 1099-NEC (dato che hanno pagato l’appaltatore più di $600 entro un anno) come farebbe con qualsiasi appaltatore residente negli Stati Uniti. Ci sono alcuni casi in cui le implicazioni fiscali cambiano, quindi ti consigliamo di dare un’occhiata alla Guida fiscale dell’IRS per i cittadini statunitensi e gli stranieri residenti all’estero o consultare la loro pagina FAQ sulle questioni fiscali individuali internazionali.

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