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電子メールの糸のような購入指示書を扱う方法およびあなたの製造者との口頭約束は最初に始まっていたときに働いたかもしれない。 しかしあなたのビジネスが活況を呈しているので、調達の供給は管理しにくいかもしれない。

これが現在のビジネス状態のように聞こえる場合は、発注書の使用を検討することをお勧めします。 ここでは、知っておく必要があるものです。

発注書とは何ですか？

発注書は、製品仕様を伝達し、ビジネストランザクションの期待を定義するサプライヤーとバイヤーの間の公式文書です。 発注書では、製品の種類、数量、価格、出荷の概要など、さまざまな要件を詳細に説明できます。あなたが買い手であろうと売り手であろうと、この法的拘束力のある契約は、関係するすべての当事者を保護することを意図しています。

売り手は、買い手が支払いを拒否する必要が保護されています。 また、売り手が商品やサービスを提供していない場合には、買い手を保護します。

発注書またはPOを使用して、外部サプライヤーから製品またはサービスを購入することができます。 または誰かがあなたから買っているとき外的な製造者で、POを受け取るかもしれません。

なぜ発注書を使用する必要がありますか？

発注書は、購入者のニーズを伝達し、ビジネストランザクションの期待を定義します。 それは拘束力のある契約なので、買い手が支払いを拒否した場合、売り手を保護します。 また、売り手が商品やサービスを提供しない場合（または間違った商品やサービスを提供した場合）、買い手を保護します。 発注書は法的拘束力があるため、法律の専門家に相談して、作業している発注書が特定のニーズを満たしていることを確認してください。

発注書はどのように機能しますか？

通常、購入者は発注書を準備します。 その注文に関連付けられた発注番号、出荷日、請求先住所、出荷先住所、製品要求、数量、価格、および注文を完了するために重要なその他の情報を含める必

あなたが購入者の場合は、POを作成してサプライヤーに送信する必要があります。 仕入先から在庫またはサービスを受け取ったら、システムにログインし、処理済みとしてマークする必要があります。 最後に、在庫またはサービスがあなたの期待を満たしている場合は、発注プロセスを完了するためにサプライヤーに支払います。

発注書と請求書の違いは何ですか？

発注書と請求書は、すべてのビジネスのための重要な文書であり、まだ彼らは頻繁に混乱しています。

購買発注と請求書の主な違いは、誰が文書を作成しているかです。 購入者は、サプライヤによって履行される発注書を作成します。 供給者または販売者は、サービスの請求書を作成し、それらのサービスのために支払われます。

正しく使用すると、請求書はあなたのビジネスをより速く支払うことができます。 請求書は、あなたがあなたの顧客に提供した商品やサービスの記録であり、それは彼らがあなたの仕事のためにあなたを支払うための方法です。

人々がタイムリーに請求されるように、迅速に請求書を送信することが重要です。 しかし、請求書は今オンラインで行うことができるので、これまで以上に簡単です。

発注書の管理

非常に簡単に聞こえますが、発注書はサプライチェーンプロセスを複雑にする可能性があります。 バイヤーとして、それはあなたの小売在庫管理に投資し、効果的にあなたのサプライヤーを管理する方法を学ぶことが重要です。

ここでは、これを行うことができますいくつかのヒントがあります：

• 技術を活用
  購買注文管理と小売固有の販売ポイントに投資します。 Square for retail POSは、進行中の発注書を追跡し、完了すると、発注書が達成済みとしてマークされます。 発注書の作成と受領は簡単で、すべての発注書情報を一箇所に保存し、簡単にアクセスできるようにします。

• Go big
  一括で注文すると、割引を最大限に活用し、たくさんのお金を節約するのに役立ちます。 そして正しくされたとき、あなたの項目の単位ごとの費用を削減できる。 もちろん、一括で注文することは、より多くの前払いを意味するため、ビジネスが安定している場合にのみこれを行いたいと考えています。

• 迅速に
  請求書、発注書、およびベンダーのサービス契約をタイムリーに送信します。 これらの文書は、契約条件を定義し、ビジネスを保護するため、パートナーの手に渡すことが重要です。 また、速やかに文書を送信すると、あなたのパートナーに自信を植え付けるプロ意識の程度を示しています。

• 従業員に権限を与える
  購買要求システムをビジネスに実装してみてください。 これにより、従業員は自分の仕事をするために必要な資料を要求することができます。 これはあなたのチームに力を与えるだけでなく、あなたのビジネスを実行するために必要な材料のより良いアイデアを提供します。