生産性向上のためにOutlookをカスタマイズする方法

最近、職場では誰もが電子メールを使用しており、ほぼすべての人が夢中になっています。 おそらく何百もの電子メールメッセージを毎日受け取る。 チェックを外したまま、電子メールのこの弾幕は、あなたの一日を引き継ぐと、あなたの生産性を低下させることができます。ありがたいことに、いくつかの調整をすることで、それが起こらないようにすることができます。

あなたの電子メールの制御を取るのを助けるある特定の先端を見てみることを許可しなさい。

重要なアドバイス: メールをチェックする時間を設定する

あなたが実践しているヒントが一つあれば、それはこれでなければなりません：

あなたのメールをチェッ

受信メールは完全にあなたの現在のタスクをオフにスローし、あなたの勢いを台無しにすることができます。

あなたはスプレッドシートの上に深い考えにしていると電子メール通知がポップアップ表示されると、Outlookに切り替えると、重要ではない何かにあなた ほとんどすべてのケースでは、電子メールは、それが少し待つことができないほど重要ではありません。

あなたの仕事の日に合った電子メールをチェックするための時間間隔を試してみてください。 これは、あなたが電子メールに応答する必要がどのくらいの頻度に依存します。 いくつかのために、昼食の後に一度電子メールをチェックし、あなたが去る前に一度はうまくいくかもしれません。 他の人は、毎時間の上部に自分の受信トレイをチェックする必要があるかもしれません。

あなたの仕事で可能であれば、私たちは朝の最初のものを電子メールを避けることをお勧めします。 あなたのto-doリストの最も重要な活動にあなたの日の最初の分を捧げるべきである。 ほとんどの場合、電子メールは待つことができ、仕事に到着するとすぐに気を散らす価値はありません。みんなのために働く最高の時間はありません。

しかし、特定の時間にチェックメールを降格すると、あなたの受信トレイを介して迅速に移動し、その上に焦点を当てるのではなく、一つのメッセージに応答するために15分ごとにあなたの現在のタスクから脱却することができます。

電子メールの正気のためのMicrosoft Outlookをカスタマイズ

私たちの読者の多くは、Microsoft Outlookを使用しているので、のは、あなたが気晴らしの電子メールを少なく

新しいメッセージアラートを無効にする

既定では、Outlook getsは新しいメッセージが到着したときに注意を引くためにいくつかの方法を使用します。 あなたが特定の時間に電子メールをチェックしている場合は、これらの通知はちょうどあなたをそらすでしょう。 Outlookで、File>

これは、サウンド、ポップアップ、および画面の下部にあるタスクバーのOutlookショートカットに表示される封筒アイコンを無効にします。

貼り付けられたテキストの書式設定を削除

別のプログラムのテキストを電子メールに貼り付けると、Outlookは書式設定を保持します。 たとえば、webサイトからサイズ72フォントの赤いテキストをコピーすると、電子メールメッセージに貼り付けるときとまったく同じように表示されます。 通常、書式設定ではなく、テキスト自体のみが必要です。

書式コピーを無効にするには、ファイル>オプションにアクセスし、メールタブを選択します。 [メッセージの作成]の下の[エディタオプション…]ボタンをクリックします。 次に、左側の[詳細設定]タブを選択します。 [切り取り、コピー、貼り付け]セクションまでスクロールし、[他のプログラムから貼り付け]オプションを[テキストのみを保持する]に設定します。 [OK]をクリックして変更を保存します。今、あなたはあなたの電子メールに奇妙なテキストスタイルのすべての種類を貼り付けることを心配する必要はありません。

返信時に元のメッセージを閉じる

頻繁にメールに返信したり転送したりすると、メッセージボックスがたくさん浮かんでいる可能性があります。 あなたがすでにそれらを使って終わったときにこれらを閉じることは時間の無駄です。 設定を反転して、[返信]または[転送]をクリックしたときにOutlookが自動的にメッセージウィンドウを閉じるようにすると、混乱が軽減されます。これを行うには、ファイル>>メールに移動し、返信と転送セクションにスクロールします。 返信または転送時に元のメッセージウィンドウを閉じるボックスをオンにします。

予定表ビューでOutlookを起動

受信トレイに気を取られないようにするには、Outlookが起動時にカレンダーを表示しないのはなぜですか？ Outlookを開いたときに、電子メールに圧倒されるよりも、今後のイベントを確認する方が便利です。

Outlookのスタートページを変更するには、ファイル>>詳細。 Outlookの開始と終了セクションで、このフォルダーでOutlookを開始する:ボックスの横にある参照…をクリックします。 “カレンダー”を選択し、”OK”をクリックします。

閲覧ウィンドウの動作を変更

Outlookの閲覧ウィンドウ機能をクリックすると、受信トレイに電子メールメッセージが表示されます。 これにより、メッセージをダブルクリックせずにメールを簡単に確認して、新しいウィンドウで開くことができます。これは非常に便利です。

; ただし、閲覧ウィンドウでは、誤って読み取りとしてメッセージをマークすることが容易になります。 既定では、Outlookは、メッセージをクリックするとすぐにメッセージを既読としてマークし、他のものをクリックします。 これは、あなたがすぐにメッセージをスクロールしている場合、あなたもそれを実現することなく、既読として何かをマークすることができることを意味します。まだ閲覧ウィンドウを使用したい場合は、これを変更することができます。

Outlookの上部にある[表示]タブをクリックし、[レイアウト]セクションの[閲覧]ペインをクリックします。 オプション…を選択すると、閲覧ウィンドウのいくつかの設定が表示されます。/p>

読み取りペインボックスで表示されたときに読み取りとしてマーク項目をチェックします。 これは、Outlookがメッセージを既読としてマークするまでにメッセージを表示する必要がある秒数です。 すべてのメッセージを自分で既読としてマークしたい場合は、選択が変更されたときに既読としてマークするオプションをオフにします。 これは、あなたがそれらから離れてクリックしたときに既読としてメッセージをマークからOutlookを停止します。p>

むしろ、閲覧ウィンドウを完全に無効にすることができます。 “表示”タブを選択し、”閲覧ペイン”ボタンをクリックします。 オフを選択すると、Outlookは閲覧ウィンドウを削除します。 代わりに、すべてのメールのリストが表示され、1つをダブルクリックして開くことができます。

常にBccフィールドを表示

Bccフィールドを使用すると、他の受信者のアドレスを表示せずに特定の受信者にメッセージを送信でき 頻繁に使用する場合は、Outlookに常に表示するように指示して、クリックを節約できます。

これを行うには、ホームタブの下の新しい電子メールをクリックして新しい電子メールメッセージを開始するか、キーボードショートカットCTRL+Nを使用します。 次に、[フィールドを表示]セクションの[Bcc]ボタンをクリックします。 これにより、すべての新しいメッセージと返信のBccボックスが永続的に表示されます。

To-Doバーを利用

電子メール以外にも、Outlookは連絡先、予定表、およびto-doリストを保持することもできます。 これらのタブはいつでも切り替えることができますが、Outlookには一目で確認できるパネルも用意されています。これを有効にするには、Outlookの上部にある[表示]タブをクリックし、[レイアウト]セクションで[To-Do]バーを選択します。 ここでは、カレンダー、人、タスクを表示できます。 それは最も有用であるものはあなた次第です。 カレンダーを有効にすると、今後のイベントが表示されます。 [People]タブを使用すると、最も連絡を取り合っている人に簡単にアクセスでき、タスクを使用してto doリストを追跡できます。p>

メッセージの配信を遅らせる

すぐにメッセージを送信したくない場合があります。 たとえば、仕事の終わりに電子メールを送信すると、受信者の受信トレイに埋もれてしまい、それを見て応答する可能性が低くなる可能性があります。 午前中にメッセージを最初に送信する方が良いでしょうが、明日忘れてしまったらどうなりますか？

解決策はメッセージのスケジューリングです。 これにより、便利なときにメッセージを作成できますが、Outlookは実際に指定した時間までメッセージを配信しません。これを行うには、新しいメッセージを作成し、通常どおり電子メールを入力します。

これを行うには、新しいメッセージを作成し、通常のように電子メー 完了したら、[送信]をクリックする代わりに、上部のバーにある[オプション]タブをクリックします。 [その他のオプション]セクションで、[配信の遅延]を選択します。 新しいウィンドウがポップアップ表示されます。p>

ここで、前に配信しないを選択し、ドロップダウンボックスから日付と時刻を選択します。 [閉じる]をクリックすると、メッセージのスケジュールが設定されます。P>

フォローアップのためのタグメール

特定の要求を含むメールを送信し、あなたがそれを送信することを忘れるのは簡単です。 Outlookの組み込みのフォローアップ機能を使用すると、常に応答を得るので、重要なメッセージにチェックインすることを覚えておくことができます。

メールを作成するときは、ウィンドウの上部にあるメッセージタブを選択します。 [タグ]セクションで、[フォローアップ]をクリックします。 今日、明日、来週などの簡単なオプションを含むドロップダウンリストが表示されます。

[カスタム]をクリックすると、Outlookがフォローアップするように通知する正確な日付と時刻を設定できます。 それはフォローアップする時間だときにポップアップを取得するように、あまりにもリマインダーボックスをチェックすることをお勧めします。

Outlookでは、受信者にフラグを設定するオプションも提供されており、フォローアップのためにメッセージに自動的にフラグを設定します。 あなたが連絡している人に精通していない限り、おそらくこれを使用すべきではありません。p>

フォローアップフラグを確認して、忘れないようにしてください！ Outlookの右側にタスクを表示するには、To-Doバーを使用するセクションの上記の手順に従うか、[タスク]ボタンをクリックして完全なウィンドウに表示し

Outlookの生産性を向上させる準備はできていますか？うまくいけば、これらのヒントは、電子メールの気晴らしを減らし、Outlookがあなたのニーズに合わせてより良い仕事をするのに役立ちます。

電子メールは大きい頭痛である必要がない–これらおよび他の微調整の制御を取ることはあなたの経験をたくさんより滑らかにさせる。

電子メールの詳細については、より良い電子メールの書式設定のためのヒントをチェックしてくださ