6 Vanliga misstag som gjorts i en Workers’ Comp Premium Audit

en årlig premium audit är ett utmärkt tillfälle att granska dina workers’ comp class codes och inkluderade löner för noggrannhet. Arbetsgivare som förstår processen och förbereder sig tidigt bör åtminstone inte ha några överraskningar från revisionen. Tyvärr ser alltför många organisationer revisionen som ett nödvändigt ont, tar inte tid att förstå det och presenteras senare med en proposition som de inte förväntade sig och kanske inte ens kan betala.

det bästa sättet att möta en premiumrevision är huvudet på. Det innebär att veta vad man kan förvänta sig och förbereda i förväg, tillsammans med att undvika de vanligaste felen.

revisionen

försäkringsbolagen utför premiumrevisioner för att verifiera ett företags lön för den period under vilken det tillhandahöll täckning. Det inträffar efter att policyn löper ut för att bestämma riktigheten i lönerna för det året för att se om premien måste justeras. Om lönen överstiger den beräknade beräknade lönen skickar transportören en räkning som söker mer pengar. Å andra sidan, om lönen är lägre än beräknat, kan arbetsgivaren få pengar tillbaka.

försäkringsgivare utför revisioner för att säkerställa att premien som betalas till dem korrekt återspeglar företagets risk. Det inkluderar att se till att verksamheten och anställda är korrekt klassificerade. Det är viktigt att ha rätt dokument och information redo för revisionen.

här är vanliga fel arbetsgivare gör-och hur man undviker dem.

1. misslyckas med att inkludera avdrag. Allt i lönelistan är inte nödvändigtvis föremål för arbetstagarnas ersättningspremie. De tillåtna undantagen varierar mellan stater, men flera är universella för alla jurisdiktioner, till exempel

• Övertid (premiedel eller halv del av tid och halv)
• dubbel tid (premiedel eller dubbel del av dubbel tid)
• avgångsvederlag

avgångsvederlag för någon som inte har arbetat i organisationen medför ingen risk och behöver därför inte inkluderas i beräkningen av arbetstagarnas kompensationspremie. Övertid och dubbeltidslön kan uteslutas — till viss del.

till exempel, om ’Joe’ tjänar $10 per timme, men du ger honom övertid eller tid och en halv för arbetshelger, kan den extra delen av hans lön uteslutas. Så, om Joe arbetar 8 timmar på lördag med en hastighet av $15 per timme, den extra $5 per timme, eller $40 (8 timmar x $5 per timme) kan uteslutas. Samma undantag gäller för dubbel tid.

beroende på jurisdiktion kan ytterligare avdrag gälla.

• Officer överskott
• enhetliga ersättningar
• Tips / dricks
• arbetsgivarförmåner
• bonusar

1. försummar att informera revisorn. Du kommer att debiteras för din $100,000 i övertid, dubbel tid och avgångsvederlag om du inte rapporterar dem till revisorn!
2. utelämna nödvändiga pappersarbete. När du har informerat revisorn om de avdrag du har hittat måste du säkerhetskopiera det med rätt pappersarbete. Till exempel, om en del av din lön gick för avgångsvederlag, behöver du rätt dokumentation. Andra dokument som du kan behöva ha redo inkluderar:

• löneposter
• Löneavkastning
• försäkringsbevis
• fakturor för kontrakt som visar en uppdelning av arbetskraft och material

1. glömmer att överväga statliga skillnader. Förutom Övertid, dubbel tid och avgångsvederlag undantag, jurisdiktioner har ofta ytterligare avdrag. Men de är inte desamma i alla stater. En multistatlig arbetsgivare som antar undantag i en stat gäller för en annan kan vara mycket felaktig. Du kan kontrollera din statens grundläggande Manual, be din försäkringsmäklare, eller be din premie revisor att hänvisa dig till de tillåtna avdrag för en viss jurisdiktion.

1. felaktigt klassificera anställda. Din affärsverksamhet bestämmer vad din ’styrande klass’ kommer att vara; dvs., klassificeringskoden där huvuddelen av dina anställda kommer att falla. Anställda som kontorsarbetare som medför liten risk kan falla i en annan kategori, men bara om de aldrig gör annat arbete. Till exempel, om’ Sally ’ är en administrativ assistent men en eller två gånger om året är hon involverad i lagerstyrning på tillverkningsgolvet, kan hon inte klassificeras i kontorsklassen.

1. misslyckas med att ställa frågor. Om du inte är säker på vilken klassificering som gäller för ditt företag eller om du inte vet vilket pappersarbete som krävs för att säkerhetskopiera dina avdrag, fråga. Resurser är vanligtvis tillgängliga via statliga försäkringsbyråer, NCCI eller din mäklare eller försäkringsgivare.

slutsats

Premium revisioner behöver inte vara en gut-wrenching prövning. Dokumentera och förbered dig för premiumrevisionen löpande, så att du inte behöver spendera timmar eller dagar på att göra dig redo. Att ställa rätt frågor, förstå avdrag som gäller och samla in rätt dokumentation gör processen smidig och smärtfri.

författare Michael Stack, VD Amaxx LLC. Han är en expert på arbetstagarnas kompensationskostnader inneslutning system och hjälper arbetsgivare att minska sina arbetstagares comp kostnader med 20% till 50%. Han arbetar som konsult för stora och medelstora kunder, är medförfattare till din ultimata Guide till Mastering Workers Comp Costs, en omfattande steg-för-steg-manual för kostnadsbegränsningsstrategier baserade på praktisk fältupplevelse och är grundare & lead trainer of Amaxx Workers’ Comp Training Center .

kontakt: [email protected].

Workers ’Comp Roundup Blog: https://blog.reduceyourworkerscomp.com/