6 Errori comuni commessi in un audit premium Comp dei lavoratori

Un audit annuale premium è una grande opportunità per rivedere i codici di classe comp dei lavoratori e incluso il libro paga per la precisione. I datori di lavoro che capiscono il processo e si preparano presto dovrebbero, per lo meno, non avere sorprese dall’audit. Sfortunatamente, troppe organizzazioni vedono l’audit come un male necessario, non prendono il tempo per capirlo, e vengono successivamente presentati con un disegno di legge che non si aspettavano e potrebbero anche non essere in grado di pagare.

Il modo migliore per affrontare un audit premium è a testa alta. Ciò significa sapere cosa aspettarsi e prepararsi in anticipo, oltre ad evitare gli errori più comuni.

L’audit

Le compagnie assicurative effettuano audit sui premi per verificare il libro paga di un’azienda per il periodo durante il quale ha fornito la copertura. Si verifica dopo la scadenza della politica per determinare l’accuratezza dei libri paga per quell’anno per vedere se il premio deve essere regolato. Se il libro paga supera il libro paga previsto stimato, il vettore invierà una fattura in cerca di più soldi. D’altra parte, se il libro paga è inferiore a quello previsto, il datore di lavoro può ottenere i soldi indietro.

Gli assicuratori conducono audit per garantire che il premio loro pagato rifletta accuratamente il rischio dell’azienda. Ciò include assicurarsi che l’azienda e i dipendenti siano classificati correttamente. È imperativo avere i documenti e le informazioni adeguati pronti per l’audit.

Qui ci sono errori comuni datori di lavoro fanno — e come evitarli.

1. Mancata inclusione delle detrazioni. Tutto nel libro paga non è necessariamente soggetto al premio di compensazione dei lavoratori. Ammissibile esclusioni variano tra gli stati, ma alcuni sono universali per tutte le giurisdizioni, come

• lavoro Straordinario (premium porzione, o la metà del tempo e mezza)
• Doppio del tempo (premium porzione, o la doppia parte di due volte)
• Tfr

Indennità di fine rapporto per qualcuno che non ha lavorato presso l’organizzazione non comporta alcun rischio e, pertanto, non devono essere inclusi nella retribuzione dei lavoratori di calcolo del premio. Gli straordinari e la doppia retribuzione possono essere esclusi-in una certa misura.

Ad esempio, se ‘Joe’ fa $10 all’ora, ma gli dai gli straordinari, o il tempo e mezzo per i fine settimana lavorativi, la parte extra della sua paga può essere esclusa. Quindi, se Joe lavora 8 ore il sabato ad un tasso di $15 all’ora, l’extra 5 5 all’ora, o 4 40 (8 ore x 5 5 all’ora) può essere escluso. La stessa esclusione si applica per il doppio tempo.

A seconda della giurisdizione, possono essere applicate detrazioni aggiuntive.

• Eccesso ufficiale
• Indennità uniformi
• Mance
• Vantaggi forniti dal datore di lavoro
• Bonus

1. Trascurando di informare il revisore. Ti verrà addebitato per il tuo overtime 100.000 in straordinari, doppio tempo e fine rapporto se non li segnala al revisore!
2. Omettendo i documenti necessari. Una volta che hai informato il revisore delle detrazioni che hai trovato, è necessario eseguire il backup con il lavoro di ufficio corretto. Ad esempio, se una parte del vostro libro paga è andato per tfr, avrete bisogno della documentazione corretta. Altri documenti è necessario avere a portata di mano sono:

• libro paga record
• libro paga dei redditi
• Certificati di assicurazione
• Fatture per contratti che mostra una ripartizione del lavoro e dei materiali

1. Dimenticando di considerare state differenze. Oltre agli straordinari, al doppio orario e alle esclusioni di fine rapporto, le giurisdizioni hanno spesso detrazioni aggiuntive. Tuttavia, non sono gli stessi in ogni stato. Un datore di lavoro multi-stato che presuppone esclusioni in uno stato si applicano ad un altro può essere gravemente sbagliato. Puoi controllare il manuale di base del tuo stato, chiedere al tuo broker assicurativo o chiedere al tuo auditor premium di indirizzarti alle detrazioni consentite per una particolare giurisdizione.

1. Classificazione impropria dei dipendenti. La tua attività commerciale determina quale sarà la tua “classe dirigente”; cioè, il codice di classificazione in cui la maggior parte dei Suoi impiegati cadrà. I dipendenti come gli impiegati che incorrono in pochi rischi possono rientrare in una categoria diversa, ma solo se NON svolgono MAI altri lavori. Ad esempio, se “Sally” è un’assistente amministrativa ma una o due volte l’anno è coinvolta nel controllo delle scorte sul piano di produzione, non può essere classificata nella classe clericale.

1. Non riuscendo a fare domande. Se non sei sicuro di quale classificazione si applica alla tua azienda o non sai quali documenti sono necessari per eseguire il backup delle detrazioni, chiedi. Le risorse sono in genere disponibili attraverso agenzie di assicurazione dello stato, NCCI, o il vostro broker o assicuratore.

Conclusione

Gli audit premium non devono essere un calvario straziante. Documentare e prepararsi per l’audit premium su base continuativa, in modo da non dover passare ore o giorni a prepararsi. Porre le domande giuste, comprendere le deduzioni applicabili e raccogliere la documentazione corretta renderà il processo fluido e indolore.il nostro sito utilizza cookie tecnici e di terze parti per migliorare la tua esperienza di navigazione. È un esperto in sistemi di contenimento dei costi di compensazione dei lavoratori e aiuta i datori di lavoro a ridurre i costi di comp dei loro lavoratori dal 20% al 50%. Lavora come consulente per clienti di grandi e medie dimensioni, è coautore di Your Ultimate Guide To Mastering Workers Comp Costs, un manuale completo di strategie di contenimento dei costi basato sull’esperienza pratica sul campo, ed è fondatore & lead trainer di Amaxx Workers’ Comp Training Center .

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