5S på den japanske arbejdsplads – seiton klar (del 2 af 5)

hjælpe leverandører med at få kanten

blandt vores kunder er amerikanske virksomheder, der ønsker at øge deres andel af japansk forretning i USA. At kende den kulturelle kontekst gør det ikke kun muligt for dem at imødekomme deres kunders forventninger, men de identificerer også proaktivt måder at tilføre værdi til forholdet.

5s, ofte forklaret som Seiri = sortering, Seiton = organisering, Seiso = rengøring, Seiketsu = desinficering og Shitsuke = opretholdelse, er en arbejdspladsmetode introduceret af japanske virksomheder. 5S er baseret på grundlæggende japansk “sund fornuft”, hvilket er en af grundene til, at de har svært ved at forklare det for ikke-japanske. I sidste måneds udgave (februar 2011) gav vi et overblik over 5S og nogle ideer om Seiri. Denne måned tager et nyt kig på Seiton.

Seiton: det grundlæggende

i sin bog “Kris (consplo Gemba no Eigo Hyogen) (effektiv kommunikation for ingeniører),” som hjælper japanske ingeniører med at kommunikere på engelsk i tekniske indstillinger, Rochelle kopp tilbyder en måde at beskrive seiton på.
” organisering. Indstil alle nødvendige genstande på en pæn ordnet måde, så de kan placeres og hentes sikkert og hurtigt. Butik-alt på sin plads.”Hun råder japanske ingeniører til at bruge udtrykket, “et sted for alt og alt på sin plads,” opfundet af hvem andet end Benjamin Franklin, “den vigtigste amerikaner”!

Seiton-(lys)

lad os se på de subtilere betydninger af seiton. Det første tegn,” organisation” eller orden, ” er det samme som det første tegn i seiri, det første 5S-koncept. Faktisk bruges de to ord ofte sammen til at beskrive generelt orden, som i “seiri seiton.”Men deres betydning er helt anderledes. Seiri betyder sortering, adskillelse og afvisning (og opbevaring). Seiton betyder at organisere og være klar. Hvis vi blot fokuserer på at lægge ting væk, kan vi miste synet af, hvorfor vi lægger ting væk, hvilket er at være i stand til at hente dem hurtigt, når vi har brug for dem. Seiton betyder at bestemme, hvor og hvornår der er behov for genstande, og placere dem på en måde, der fremmer effektiv arbejdsgang. En arbejdstager skal ikke være nødt til at jage efter nødvendige værktøjer eller gå til et andet område for at få adgang til ofte brugte genstande.

tv-serien med det rodede skab

for et par år siden talte en japansk kollega og jeg om vores foretrukne amerikanske børns tv-udsendelser. Jeg nævnte et Videnskabsprogram, der blev sendt på det tidspunkt på offentligt tv. Det indeholdt to rigtig seje fyre, der gik på videnskabseventyr med deres kæledyr lemur. “Åh,” sagde han, ” Jeg kan ikke lide min datter at se den serie. Disse to fyre er ikke et godt eksempel.”Jeg spekulerede på,” hvordan kunne han ikke lide forestillingen?”Så huskede jeg. Der var en løbende vittighed om ” at gå til skabet.”Da de satte af sted for deres eventyr, ville de gå til deres skab for at få deres udstyr. Skabet var fyldt så fuldt, at da de åbnede døren, faldt en lavine af alle slags udstyr på deres hoveder. “Rigtige forskere har seiton” sagde min kollega. “Han har ret,” tænkte jeg ved mig selv. Men jeg tænkte på, at amerikanske børn så forestillingen, det rodede skab tilføjede bare brødrenes kølighed. På en eller anden måde ser seiton ikke alt det ud –godt, sejt. Besøg en japansk skole, og du vil se, hvordan seiton undervises og styrkes fra første dag.

Visuel Kommunikation af seiton

visuel identifikation og kommunikation er også kritiske for seiton implementering. Elementer, der bruges regelmæssigt, mærkes ofte for at dokumentere anvendelsesdatoer for at bestemme placeringens prioritet. Værktøjer er mærket, så den korrekte bruges. Skyggemærkning (tegning af omridset af varen på det sted, hvor det skal lægges væk) kommunikerer tydeligt den korrekte placering. Gulvmærkning identificerer steder, hvor udstyr hører hjemme. Det identificerer også, hvor folk hører hjemme, og steder, der ikke er sikre, og de ikke hører hjemme.

Seiton og mennesker

vi tænker ofte på seiton som anvendelse på genstande som Værktøj, Dele og udstyr, men den oprindelige betydning af seiton inkluderer også dressing korrekt i henhold til ens rolle. En uniform er en form for Visuel Kommunikation. På et japansk firma kan du hurtigt fortælle, hvem der er entreprenører og ikke faste medarbejdere, og også hvilken entreprenør de arbejder for, simpelthen fra uniformens farve. Tilsvarende, japanske, der går vandreture slid vandreture gear, selv på en simpel dag udflugt hvor fra et rent teknisk synspunkt, almindelige tøj vil være tilstrækkeligt. Tilpasning af kostume med aktiviteten er vigtigere for Japansk end det er for amerikanere.

placering og tid

Japansk har et ord, “ba”, som angiver både tid og sted. Japanske er følsomme over for at tilpasse aktiviteter med deres passende “ba.”Et element i seiton er at tilpasse tidsplaner. Sig for eksempel, at japanerne har brug for at indkalde til et nødmøde kl 1:00, de kan være ret sikre på, at de mennesker, der har brug for at deltage, vil være der. Det skyldes, at japanske virksomheder gør den logistiske indsats for at give alle den samme frokostpause fra 12:00pm til 1:00pm. Så de er overraskede over at indkalde til et improviseret møde klokken 1:00 i USA og finde ud af, at mange arbejdere ikke engang er i bygningen. Når de hører, “jeg kan ikke finde Joe. Han må være gået ud for at få en bid at spise” de spekulerer på, om amerikanerne ser alvorligt på deres arbejde. Mit råd: Find ud af, hvornår Japanerne tager frokost og tager den på samme tid.

et andet element i seiton er at justere adfærd med passende “ba.”Der er tid og sted for alt. Møder er ” ba ” til seriøs diskussion. De er ikke steder for sjov rundt. Middag og drikkevarer er “ba” for sjov og at lære hinanden at kende.

forberedes

Seiton er forskellig fra blot at have et pænt butiksgulv eller kontor. Det ultimative formål med seiton er beredskab, for varer at være klar, når det er nødvendigt. Anvendte elementer faktiske arbejdsprocesser analyseres ud fra frekvens og nærhed, inden de tildeles en placering.

en almindelig klage, Jeg hører fra japanerne, er, at amerikanerne ikke er forberedt på møder. Støttedata skal medbringes, enten som papirkopier eller i et elektronisk format, der hurtigt kan hentes. Vær ikke i stand til at sige, “Jeg er ked af det, jeg ved, at regnearket er et sted på netværket…” sørg for, at du opdager uoverensstemmelser i dataene, før de gør det, og at dit team er forberedt og enig, før du kommer til mødet.

Seiton—alle nødvendige elementer placeret, så de kan placeres og klar, når de er nødvendige.