Bedst af begge verdener: Sådan organiserer du din dag på arbejde på to måder

skynder du dig ofte rundt og prøver at gøre det et eller andet sted eller fange en deadline? Hvis du føler, at du konstant kører sent, ude af stand til at holde trit med dine forpligtelser, bør du tænke på granske den måde, du går om planlægning dit arbejde og nivellering op på din organisation færdigheder.

uden ordentlig organisation kan du ikke nyde en fuld og afbalanceret dag (og måske endda livsstil). Du kan også lide af manglende motivation og humørskift. Og det lyder slet ikke meget tiltalende.

men spørgsmålet er, hvordan forbedrer du din daglige planlægning? Med så mange tips og tricks over hele internettet kan det være svært at afgøre, hvilke der skal være effektive. Og, med al stress i løbet af din dag, du kan finde det svært at angive en god tid til at starte.

bare rolig, vi fik dig dækket. Denne artikel indeholder to gode metoder til planlægning af din tid samt tip, der skal organiseres, og tip til, hvordan du organiserer din dag for at være mere produktiv. Dette kan hjælpe dig i gang og lede dig hvert skridt på vejen!

Sådan organiserer du din dag: mest effektive metoder

der er forskellige tilgange til at organisere din dag. Vi har taget to fremtrædende tilgange, hvoraf den ene er meget populær, også. Ved hjælp af begge kan du styre din arbejdstid og tage hele din dag i betragtning.

Metode #1: Getting Things Done (GTD)

Har du:

• føler dig overvældet af antallet af opgaver, du skal følge?
• bekymre dig om at glemme små detaljer?
• brug mange hatte i dit job og liv?
• Start mange projekter, men har problemer med at afslutte dem?

så skal du tage et par pointers fra David Allen, skaberen af GTD, og lære at organisere dine arbejdsopgaver (og alle andre opgaver) på den rigtige måde!

GTD-opgavestyringssystemet er baseret på en simpel sandhed: jo flere opgaver du har på din liste, jo vanskeligere bliver det for dig at beslutte, hvad der kræver opmærksomhed. Dette kaster også hype omkring to-do lister lige ud af vinduet, da de kan tvinge dig til at bruge mere tid på at tænke på dine opgaver end at gøre dem. Som et resultat kan du ende med at blive stresset og overvældet.Allen bemærkede, at den menneskelige hjerne er meget bedre til at behandle information end at gemme den, og han lagde denne vigtige detalje i GTD-metoden, hvormed den skulle hjælpe dig med at slippe af med al den mentale rod og få tingene gjort til tiden. Det indebærer at oprette en arbejdsgang, og når du gør det, vil du være i stand til at identificere de opgaver, du skal arbejde på på et givet tidspunkt, uden at bekymre dig om, at du vil glemme noget.

GTD-metoden består af fem enkle fremgangsmåder, der hjælper dig med at systemisere rodet i din hjerne og organisere din dag:

• Capture everything. I venen af “Jeg har brug for at gøre dette” eller “dette skal ske på det tidspunkt, uanset hvad der krydser dit sind, der er en handling eller et krav, skal du fange det. Hvis den undslipper din notesbog, undgår den din opmærksomhed.

• Afklar. Arbejd igennem alt, hvad du fanger (bare prøv ikke at fuldføre det endnu!) og planlægge de næste skridt. Bestem hvilken kategori passer varen bedst: er det en reference, et projekt eller en næste handling?

• Organiser. Læg alt, hvor det hører hjemme. Føj vigtige datoer til din kalender, tildele opgaver til andre mennesker, og sortere dine egne.

• anmeldelse. Hold styr på dine lister, og glem ikke at revidere og opdatere dem.

• Engage. Begynd at arbejde på opgaver, der betyder mest!

GTD kræver at lære at planlægge og organisere på forhånd. Men det vil helt sikkert betale sig i det lange løb. Med denne metode behøver du aldrig bekymre dig om at gå glip af et møde eller glemme en deadline. I stedet får du alle dine opgaver sorteret, og du kan prioritere din tid korrekt.

lad os nu undersøge hver praksis i detaljer!

Trin 1: Capture

det første og vigtigste trin til GTD er at stoppe med at gemme al info og dine daglige opgaver i din hjerne. I stedet skal du fange og gemme alle dine gøremål, ideer, opgaver i en “indbakke”-en fysisk notesbog eller digital app, f.eks.

Ved at fange dine tanker, vil du endelig være i stand til at mindske den mentale rod. Må ikke bekymre dig om at organisere disse opgaver og elementer endnu! Vi kommer til det i et af følgende trin.

Tip: Når du lige er begyndt med GTD, anbefales det at skrive ned alt, hvad du muligvis skal tage sig af i din fremtid og gemme det i din indbakke.

Trin 2: Afklar

nu kommer vi til den del, hvor du lærer at organisere din arbejdsdag og sortere alt i din indbakke. Gå gennem hvert element i din indbakke og anvend en af følgende metoder til det:

• hvis opgaven tager mindre end 2 minutter, skal du straks fuldføre den.
• hvis opgaven kan delegeres, skal du tildele den til en anden.
• skriv forfaldsdatoen ned, hvis varen skal udfyldes på en bestemt dato eller et bestemt tidspunkt.
• hvis opgaven er kompleks, skal du identificere de næste handlinger og trin, du skal tage for at komme videre med det.

Sørg altid for at tilføje så mange oplysninger til dine opgaver som muligt og gøre dine opgaver Handlingsrettede.

Trin 3: Organiser

når du har skrevet alle dine opgaver ned og tilføjet så meget info som muligt, er det tid til at sortere dem ud. Der er mange måder at organisere dine opgaver på med GTD-metoden, men den mest almindelige er at bruge en kombination af projekter og etiketter, som i Todoist eller Asana.

Du skal adskille elementer i engangsopgaver og projekter. I henhold til GTD-filosofien er et projekt enhver opgave, der kræver flere trin for at gennemføre. Sørg for at skrive dine næste trin ned for hver opgave, og tilføj en forfaldsdato (hvis der er en). For eksempel i Asana vil dette trin afspejles i oprettelsen af et opgavekort og underopgaver inden for det.

Trin 4: Anmeldelse

dette trin er ganske selvforklarende. Afsæt tid hver uge til at se over alle dine opgaver, krydse alt, hvad du har gennemført, tilføje og organisere nye opgaver og identificere næste handlinger. Allen kalder dette trin en “kritisk faktor for succes.”Konstant gennemgang og opdatering af dine opgaver vil sikre, at du ikke bare får tingene gjort. Du får de rigtige ting gjort.

Trin 5: Engager

Dette er den del, når al den tid, du afsætter til planlægning af dit arbejde, betaler sig. Ved dette trin skulle du have udviklet et system fuld af handlingsopgaver, der er organiseret i logiske kategorier.

så når du begynder at arbejde, vil du ikke finde dig selv undrende “hvad skal jeg gøre næste?”. Du tog den tænkning ud af billedet ved at få alle dine opgaver på fysisk eller digitalt papir og arrangerede dem i en handlingsmæssig plan. For at afslutte det, slap du af med al den mentale rod, der har stresset dig.

GTD-værktøjer

Her er et par flere tip, der skal organiseres, og GTD-værktøjer, der hjælper dig med at få fat på denne metode hurtigere.

GTD lister

for at komme i gang med GTD skal du afklare og organisere dine opgaver effektivt. Den bedste måde at gøre det på er ved at lave lister, enten på papir eller ved at bruge opgavestyringsprogrammer på din telefon eller bærbare computer. Der er flere typer lister, du kan lave:

• listen “in”. Dette er den første, grundlæggende, rodet liste, du laver. Brug det til at fange tanker og opgaver, som de opstår for dig. Du er velkommen til at notere alt i en notesbog eller din smartphone. Du kan endda have flere” in ” lister; f.eks. en i en planlægger og en på din telefon. Når du har skrevet alle dine opgaver ned, skal du begynde at organisere dem efter prioritet.
• listen “næste handlinger”. Listen” næste handlinger ” skal indeholde elementer, som du skal gøre så hurtigt som muligt. Du kan organisere elementerne på denne liste baseret på deres prioritet, forfaldsdato eller måske hvor hurtigt du kan få dem gjort. Husk, at du altid skal udføre korte opgaver (dem, der tager mindre end to minutter) med det samme.
• listen “venter på”. Denne liste skal bruges til alle de opgaver, du har delegeret til andre, eller opgaver, der endnu ikke kan udføres, fordi nogen først skal gøre noget andet. Her er et nyttigt tip til denne liste. Skriv altid den aktuelle dato ned, når du skriver opgaven ned. På den måde kan du e-maile dine kolleger og sige noget som “jeg venter stadig på den rapport, du sagde, at du snart ville afslutte. Det var 18 dage siden!”
• listen” en dag/måske”. Denne liste er for alle de projekter, du vil realisere en dag, men de er ikke af stor betydning. Du kan skrive ned emner som “udskift det grimme maleri i stuen” eller “start din egen blog” på denne liste. Selvom opgaverne på denne liste ikke er af største betydning, skal du stadig gennemgå denne liste ugentligt, sørg for at du ikke glemmer disse opgaver og begynde at arbejde på dem, når du har tid!

kalender

kalenderen er fantastisk til alle de opgaver, der er tid og dato følsomme. På denne måde kan du prioritere dine opgaver bedre. De opgaver, der ikke skal udføres snart, forbliver på din “næste handlinger” – liste, så du kan håndtere dem senere. Hvis du ikke kan lide at holde en kalender på din væg eller skrivebord, skal du prøve at bruge Google Kalender for at holde orden.

Læs/gennemgå mappe

det er meget sandsynligt, at du vil have flere “læse” opgaver på en af dine lister. En læse – / gennemgangsmappe vil være praktisk i sådanne tilfælde. Det kan være en fysisk eller digital mappe, der indeholder alle de dokumenter, papirer eller bøger, du skal læse. Ideen bag denne mappe er altid at have dette materiale tilgængeligt for dig, når du har et par minutter at dræbe, mens du venter på din mad eller på lægekontoret.

GTD er en produktivitetsmetode, der kan omdanne dit liv fra et kaotisk rod til en afbalanceret og opfyldt livsstil. GTD hjælper dig med at organisere dine arbejdsopgaver såvel som resten af din dag, da dette også påvirker, hvor godt du udfører dit arbejde.

Metode #2: Da Vinci-tidsplanen

Da Vinci-tidsplanen er den anden metode, der hjælper dig med at lære at planlægge og organisere mere effektivt. Udviklet af Adrian Iliopoulus, giver denne metode dig mulighed for at oprette tidsplaner, der gør dit liv mere målrettet, sjovt og kreativt.

hovedideen bag “Da Vinci-tidsplanen” er at lære at:

• Vær kreativ og indtast strømmen hver dag.
• lad ikke afbrydelser ødelægge din strømning.
• Stop procrastinating og få tingene gjort.
• sørg for, at du ikke oplever udbrændthed.
• korrekt balance arbejde og leg.

vidste du det? Det tager 23 minutter og 15 sekunder at komme tilbage på banen, når den er afbrudt.

Da Vinci-tidsplanen kan hjælpe dig med at sikre, at du ikke er overvældet af arbejde, da det kuraterer dine daglige aktiviteter på en måde, hvor du har markant tid til hårdere og lettere opgaver, men også nok tid til afslappende aktiviteter hver dag.

Sådan organiserer du din dag med Da Vinci-tidsplanen

mange mennesker foreslår, at du begynder at planlægge din uge på mandag, men er det den bedste ide? Skaberen af Da Vinci-tidsplanen anbefaler at starte planlægningen søndag aften. Som han påpegede, svarer mandag til de tidlige timer om morgenen, men for ugen. Vores sind hviler altid om morgenen og kan levere større produktivitet. De” tidlige timer ” for ugen er mandag, tirsdag og onsdag. Så for at drage fordel af disse dage skal du planlægge dine opgaver på søndag.som Adrian påpeger, prioriterer den vanskeligste del af planlægningen. Han anbefaler, at du skal være ærlig over for dig selv og omhyggeligt kategorisere opgaver efter deres betydning og den mængde arbejde, du skal gøre for at fuldføre dem.

Sådan ser Adrians daglige og ugentlige tidsplan ud.

kredit: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci Schedule

som du kan se, består hver dag af de samme elementer:

• morgenrutine
• morgenrutine
• hardcore dybt arbejde
• blødt dybt arbejde
• admin arbejde
• udøver
• social
• spil

lad os nu forklare hver enkelt mere detaljeret.

morgenrutine

det er vigtigt at starte hver dag rigtigt. I stedet for at sove ind og skynde dig på arbejde, skal du komme med en rutine, der hjælper dig med at vågne op og gøre alt, hvad der behager dig — Spis morgenmad, drik kaffe eller endda løbe. Det er de små ting, der kan gøre en betydelig forskel i din dag. Du kan også komme med en natrutine, der hjælper dig med at slappe af, før du går i seng. Alle succesrige mennesker har en natrutine, og det skal du også!

dybt arbejde

dybt arbejde er opdelt i to kategorier — hårdt arbejde og blødt arbejde. Hårdt arbejde refererer til alle opgaver, som du finder udfordrende, mens blødt arbejde er alle de opgaver, der er lettere at udføre. Sørg for at gøre dybt hårdt arbejde fra mandag til onsdag og blødt arbejde torsdag og fredag.

Administratorarbejde

Administratorarbejde inkluderer opgaver såsom besvarelse af e-mails, planlægning og deltagelse i møder, dokumentorganisation, bestilling af forsyninger osv. Det er vigtigt at beregne, hvor lang tid disse opgaver tager at udføre, så du kan afsætte tid til dem hver dag.

træning, Social og leg

for at forhindre udbrændthed skal du afsætte tid hver dag, så du kan slappe af, tilbringe tid sammen med dine venner og familie og lege. Spil betyder at udføre alle de aktiviteter, der behager dig, fra bogstaveligt talt at spille til at se film eller læse en bog.

Da Vinci-tidsplanen er lidt anderledes end GTD-metoden, da den omfatter hele dagen og giver dig mulighed for at oprette en daglig rutine. Denne metode tackler dog ikke organiseringsopgaver meget detaljeret i løbet af din arbejdsdag, hvilket GTD gør. Så ved at kombinere de to metoder vil du være i stand til at skabe et system til at organisere hele din dag på en mere afbalanceret måde, hvor du får tingene gjort i den tid, der er reserveret til arbejde og slappe af i en morgenrutine og spilletid for at sikre, at du ikke brænder ud.

5 enkle tip til bedre at organisere din arbejdsdag

Hvis du ikke har lyst til de to metoder, er her flere råd om, hvordan du organiserer arbejdsopgaver.

skriv

tag 5-10 minutter i slutningen af din arbejdsdag for at skrive i en journal og evaluere dagen. Der sker så meget i vores hoveder, at det næsten er umuligt at behandle og samle tanker uden nogen form for udløb. I slutningen af arbejdsdagen, de fleste ønsker at køre for bakkerne—og ved at gøre det—bringe deres arbejde og tilhørende stress hjem med dem. En undersøgelse foretaget af UCLA-psykologer afslørede, at ved at verbalisere dine følelser—uanset om du taler med nogen eller skriver dem ned—vil det hjælpe med at sikre, at eventuelle tilknyttede negative følelser er meget mindre intense. Så i stedet for at bringe vrede eller stress hjem med dig, skal du lade det ligge i din notesblok.ud over det, ved at skrive ned specifikke udfordringer, du står over for, vil dit underbevidste sind komme til at arbejde på at komme med korrigerende løsninger, mens du sover om natten, så du kan vågne op frisk og motiveret til at tackle dagen.

Planlæg fremad

nu hvor du har frigivet al vrede og frustration, er du i stand til at planlægge den kommende dag for at øge sandsynligheden for, at det går glat. Tag en anden notesblok og skrive ned dine opgaver til i morgen i rækkefølge af betydning, og forlade kontoret at vide din underbevidsthed vil tage sig af resten og sikre, at du er langt foran dig selv, når du ankommer til arbejde i morgen. Udfordringer og distraktioner vil altid opstå, så vær realistisk i dine mål—og hvis du kommer til kort—må du ikke slå dig selv op. Bare sørg for at støde det til toppen af morgendagens liste.

Declutter dit arbejdsområde

et rodet arbejdsområde = et rodet sind. Hvis dit skrivebord er et rod, hvordan kan du forvente, at din arbejdsdag flyder uden uvelkomne distraktioner? Organiser dit skrivebord svarende til, hvordan du gerne vil organisere dit sind: fri for rod og distraktioner.

det samme gælder for dit skrivebord. Hold dit skrivebord rodfrit for nemt at arbejde dig igennem dine opgaver, herunder din e-mail.

ikke multi-task

ifølge en undersøgelse fra University of California Irvine tager det i gennemsnit 23 minutter og 15 sekunder at komme tilbage til en opgave, når du har taget din koncentration væk fra den. Så når du sætter dig for at fuldføre en opgave, skal du sørge for at frigøre dig fra alle distraktioner. Det betyder ingen sociale medier, e-mail, internet, etc. indtil opgaven er afsluttet, eller den tildelte tid til at arbejde på den er gået. Brug en timer, og start med en times uafbrudt arbejde. Hvis den omgivende støj er for meget, skal du spille musik for at vaske distraktioner væk og hjælpe dig med at fokusere. Fortæl dine kolleger, hvad du laver, og bed dem om ikke at forstyrre dig, medmindre det ikke kan vente.

Stol på 80-20-reglen

det meste af det, vi gør, er ikke så vigtigt, men fordi det er lettere og kan give os det øjeblikkelige hit af dopamin, har vi en tendens til at bruge for meget tid på enkle opgaver, mens vi udsætter de mere krævende, vigtige. Dette skaber en unødvendig kamp. Ved at tackle de vigtigere ting først, når det kommer til at udføre de andre mindre meningsfulde opgaver, vil du være i stand til at gøre det med en større følelse af præstation og tilfredshed.

Administrer din e-mail

E-Mail er en rodet forretning, og som mange andre opgaver er det sjældent presserende. Tag dig tid til at organisere din, så når du går derind, alt kører effektivt og organiseret med hensyn til Betydning. E-mail-desktopklienter som Mailbird (vinduer) eller Airmail (Mac) er gode værktøjer til dette og er nyttige, især for folk, der skal administrere flere e-mail-konti.

konklusion

ved at anvende disse enkle tip til bedre at organisere din dag på arbejdet, vil du opleve en række fordele, der hjælper med at sikre, at du forlader dit arbejde på arbejdet, kommer ud til tiden og sover om natten. Medmindre opgaver er af største betydning, skal du ikke tage dit arbejde med hjem. Den tid til at dekomprimere, have det sjovt og gøre det, du elsker, er lige så vigtigt som den tid, der kræves for at betale regningerne. Du vil sandsynligvis møde modstand fra dig selv, der starter, men hvis du holder dig til dette, med tiden, du vil se din produktivitet og arbejdskvalitet gå op såvel som din livskvalitet. En sejr for alle.

Kunne du lide dette indlæg? Tjek den anden del “7 tip til, hvordan man reducerer stress”, og del det med dine (stressede) venner.

om forfatteren:

Nicky Cullen er en forfatter og angst coach. Efter at have lidt af angst, panikanfald og depression i et årti: han bruger sin erfaring til at lære sine klienter de løsninger, han ønsker, at nogen lærte ham for 15 år siden. Du kan lære mere ved at klikke her.