Sådan håndteres indkøbsordrer som en Pro

E-mail-tråde og verbale løfter med dine leverandører kan have fungeret, da du først startede. Men nu hvor din virksomhed blomstrer, kan sourcing forsyninger være sværere at styre.

Hvis dette lyder som din nuværende forretningstilstand, kan du overveje at bruge indkøbsordrer. Her er hvad du behøver at vide.

Hvad er en indkøbsordre?

en indkøbsordre er det officielle dokument mellem en leverandør og en køber, der kommunikerer produktspecifikationer og definerer forventningerne til forretningstransaktionen. Indkøbsordrer kan specificere en række krav, herunder Produkttype, mængde, pris og en oversigt over levering.

uanset om du er køber eller sælger, er denne juridisk bindende kontrakt beregnet til at beskytte alle involverede parter. Sælgeren er beskyttet, hvis køberen nægter betaling. Det beskytter også køberen i det tilfælde, at sælgeren ikke leverer varerne eller Tjenesterne.

Du kan bruge en indkøbsordre eller PO til at købe produkter eller tjenester fra en ekstern leverandør. Eller du kan være den eksterne leverandør og modtage en PO, når nogen køber fra dig.

hvorfor skal du bruge indkøbsordrer?

indkøbsordrer kommunikerer køberens behov og definerer forventningerne til forretningstransaktionen. Da det er en bindende kontrakt, beskytter den sælgeren, hvis køberen nægter betaling. Det beskytter også køberen, hvis sælgeren ikke leverer varerne eller Tjenesterne (eller hvis de leverer de forkerte varer eller tjenester). Da en indkøbsordre er juridisk bindende, skal du sørge for at konsultere en juridisk ekspert for at sikre, at enhver indkøbsordre, du arbejder med, opfylder dine specifikke behov.

hvordan fungerer en indkøbsordre?

normalt forbereder køberen en indkøbsordre. Det skal indeholde det PO-nummer, der er knyttet til den ordre, forsendelsesdatoen, faktureringsadresse, leveringsadresse, produktanmodning, mængde, pris og andre oplysninger, der er vigtige for at fuldføre ordren.

Hvis du er køber, skal du oprette PO ‘ en og derefter sende den til din leverandør. Når du har modtaget lagerbeholdningen eller tjenesterne fra leverandøren, skal den være logget ind på dit system og markeret som behandlet. Endelig, hvis lagerbeholdningen eller Tjenesterne opfylder dine forventninger, skal du betale leverandøren for at gennemføre indkøbsordreprocessen.

hvad er forskellen mellem en indkøbsordre og en faktura?

indkøbsordrer og fakturaer er vigtige dokumenter for enhver virksomhed, og alligevel er de ofte forvirrede.

nøgleforskellen mellem en PO og en faktura er, hvem der opretter dokumentet. En køber opretter en indkøbsordre, der skal opfyldes af en leverandør. En leverandør eller sælger udarbejder en faktura for tjenesten og betales derefter for disse tjenester.

når de bruges korrekt, kan fakturaer få din virksomhed betalt hurtigere. En faktura er en fortegnelse over de varer eller tjenester, du har leveret til din kunde, og det er en metode for dem at betale dig for dit arbejde.

det er vigtigt at sende fakturaer hurtigt, så folk faktureres rettidigt. Men da fakturaer kan gøres online nu, er det nemmere end nogensinde.

håndtering af indkøbsordrer

selvom det lyder ret ligetil, kan en indkøbsordre komplicere din forsyningskædeproces. Som køber er det vigtigt at investere i din detail lagerstyring og lære at effektivt styre dine leverandører.

Her er et par tip, der kan hjælpe dig med at gøre dette:

• Brug teknologi
  Invester i et detailspecifikt salgssted med indkøbsordrestyring. Firkantet for detail POS sporer igangværende indkøbsordrer, og når systemet er opfyldt, markerer systemet indkøbsordren som opnået. Oprettelse og modtagelse af indkøbsordrer er let og sikrer, at alle indkøbsordreoplysninger kan gemmes et sted og er let tilgængelige.

• Go big
  bestilling i bulk kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af rabatter og spare en masse penge. Og når det gøres korrekt, vil du være i stand til at reducere omkostningerne pr. Selvfølgelig betyder bestilling i bulk at bruge mere foran, så du vil kun gøre dette, hvis din virksomhed er stabil.

• vær hurtig
  Send dine fakturaer, indkøbsordrer og leverandørservicekontrakter rettidigt. Det er vigtigt at få disse dokumenter i dine partneres hænder, da de definerer aftalevilkårene og beskytter din virksomhed. Derudover viser hurtig afsendelse af dokumenter en grad af professionalisme, der vil skabe tillid til dine partnere.

• Styrk medarbejdere
  Prøv at implementere et indkøbsrekvisitionssystem i din virksomhed. Dette gør det muligt for medarbejderne at anmode om de materialer, de har brug for til at udføre deres job. Dette styrker ikke kun dit team, men det giver dig også en bedre ide om de materialer, der er nødvendige for at drive din virksomhed.