Sådan oprettes en medarbejders klagepolitik
i enhver virksomhed vil der være uenigheder og konflikter mellem mennesker. At stikke hovedet i sandet og foregive, at alt er perfekt, kan forværre dine medarbejderes utilfredshed. Det er derfor, du bør oprette en medarbejder klagepolitik.
ud over din typiske råbekamp kan konflikter føre til en lang række andre problemer. Fra øget ansvar og negativ omtale til retssager og yderligere revisioner, en arbejdspladskonflikt kan berøve dig dyrebar tid og penge.
hvis de føler, at du ikke lytter til dem, vil dine medarbejdere sandsynligvis gå på udkig efter en anden, der vil – andre medarbejdere. Ofte kan dette føre til øget sladder og nedsat produktivitet. De kan også indgive en retssag mod din organisation.
en medarbejder klageproces giver dine medarbejdere en konstruktiv måde at give udtryk for deres bekymringer, så du kan løse problemerne, før de bliver mere af en distraktion på arbejdspladsen. Løsning af eventuelle bekymringer tilskynder også til en bedre kultur på dit kontor.
Følg disse trin for at oprette en effektiv medarbejder klagepolitik, som du og dine medarbejdere vil sætte pris på.
Identificer vigtige kontaktpunkter
ikke alle i din virksomhed er kvalificerede til at håndtere medarbejderrelaterede problemer. Et kontaktpunkt skal være i den passende lederrolle eller have den rette erfaring til at tackle medarbejderproblemer.
du har også mulighed for at oprette et klageudvalg, som vil bestå af en gruppe mennesker i hele virksomheden. Dette udvalg vil være ansvarlig for at håndtere alle klager, der bliver rapporteret.
når du har tildelt en punktperson eller et udvalg, skal du sørge for, at alle dine medarbejdere ved, hvordan de skal kontakte dem. Medtag deres kontaktoplysninger i din medarbejderhåndbog eller virksomhedsretningslinjer.
skitsere de trin, som medarbejderne skal tage, inden de indgiver en klage
ikke alle medarbejderes klageprocesser er de samme. Hvad der fungerer for en virksomhed fungerer muligvis ikke for din virksomhed.
for eksempel kan du bede dine medarbejdere om at henvende sig direkte til de andre involverede personer, før du indgiver en klage. Hvis det ikke virker, eller hvis medarbejderen ikke er komfortabel med at gøre det, kan du bede dine medarbejdere om at kontakte deres vejleder.
Hvis problemet stadig ikke kan løses ved at tale med enkeltpersoner eller deres vejleder, skal medarbejderne kontakte den relevante punktperson eller det udvalg, du identificerede i trin et.
uanset hvad din proces er, skal du sørge for, at den er dokumenteret og let tilgængelig for alle dine medarbejdere.
Bestem, hvordan du håndterer indgivelsen af en klage
når som helst der indgives en klage, skal du undersøge den, uanset om du mener, at bekymringen er gyldig. De berørte parter bør behandles efter hver undersøgelse, uanset resultaterne. De personer, der indgav klagen, skal holdes informeret om status for undersøgelsen, så de er opmærksomme på, at den håndteres og ikke ignoreres.
for eksempel, når du har udført en grundig undersøgelse, skal du sørge for at debriefere medarbejdere, der indgav klagen. Lad dem vide, at deres bekymring blev undersøgt, det resulterende resultat, og eventuelle næste nødvendige skridt.
selvom disse kan være vanskelige samtaler, er det vigtigt, at du adresserer dine medarbejderes bekymringer retfærdigt og hurtigt. At ignorere disse problemer kan forstyrre dine medarbejdere og få dem til at sætte spørgsmålstegn ved din loyalitet.
dokument klagepolitikken, og føj den til din medarbejderhåndbog
det er vigtigt at inkludere din klagepolitik i medarbejderhåndbogen, så medarbejderne ved, hvad de skal gøre, når de støder på et problem.
derudover skal du have alle dine medarbejdere til at underskrive en bekræftelse på, at de har modtaget og læst politikken.
tilsammen kan disse dokumenter hjælpe din virksomhed med at forsvare sig, hvis en medarbejder indgiver en lovgivningsmæssig afgift eller retssag.
Spred ordet
Del din nye klagepolitik med dine medarbejdere. Sørg for, at alle kender de rigtige trin og procedurer til rapportering af en bekymring. Et ansigt til ansigt møde eller diskussion vil vise dine medarbejdere, at du tror på din klagepolitik og giver mulighed for eventuelle spørgsmål eller bekymringer, der skal løses.
Følg igennem
Forlad din politik, når du har oprettet det, kan skade medarbejdermoral mere, end hvis du aldrig havde en overhovedet.
Hold dig til det. Vis dine medarbejdere, at du virkelig ønsker at høre fra dem.
Adresse alle bekymringer, der er bragt til din opmærksomhed, uanset om det er et sandt problem eller en medarbejder, der har en dårlig dag.
har et ægte åbent dørmiljø på din arbejdsplads
din klagepolitik vil kun være effektiv, hvis dine medarbejdere har det godt med at rapportere problemer, de har.
Hvis dine medarbejdere er bekymrede for gengældelse, kan de ikke rejse bekymringer. I sidste ende kan dette resultere i, at en medarbejder fratræder eller indgiver en lovgivningsmæssig afgift eller retssag mod din organisation over et problem, der let kan være løst, hvis du havde været opmærksom på det.anonyme kommunikationskanaler som hotlines eller internetbaserede undersøgelser er andre muligheder, men hvis dine medarbejdere føler, at de har lov til at kommunikere åbent til enhver tid, vil de sandsynligvis føle sig bedre til at tale op.
forevig den åbne kommunikation løbende ved at have indtjekningssamtaler med medarbejderne. Vent ikke bare på, at de kommer til ledelsen og rapporterer bekymringer. Ved at have løbende kommunikation, du vil virke mere tilgængelig, og medarbejderne vil være mere tilbøjelige til at bringe bekymringer frem i lyset.
hvis en medarbejder bringer en bekymring til ledelsen, skal du sikre dig, at de takkes for at dele feedbacken, og sørg for at følge op med en beslutning for at lukke bekymringen. Selvom det ikke er noget, der skal løses med en anden medarbejder, skal du diskutere det med den pågældende medarbejder og partner for at finde en måde at løse problemet på.
en medarbejder klagepolitik er blot en af flere HR bedste praksis, du ikke har råd til at overse. Hent vores gratis e-bog, 7 hyppigste HR-fejl, og hvordan man undgår dem, for at opdage, hvad der ellers kan mangle i din menneskelige ressourcestrategi.
Hent din gratis e-bog