Sådan tilpasses Outlook til større produktivitet

alle bruger e-mail på arbejdspladsen i disse dage, og det gør næsten alle skøre. Du modtager sandsynligvis hundredvis af e-mails hver dag. Venstre ukontrolleret, denne spærreild af e-mail kan overtage din dag og reducere din produktivitet.

heldigvis kan du med nogle justeringer forhindre, at det sker. Lad os se på nogle specifikke tip, der hjælper dig med at tage kontrol over din e-mail.

Vital rådgivning: Indstil tidspunkter for at kontrollere e-mail

Hvis der er et tip, du praktiserer, skal det være dette:

Indstil bestemte tidspunkter for at kontrollere din e-mail og hold dig til dem.

en indgående e-mail kan helt smide dig væk fra din nuværende opgave og ødelægge dit momentum. Når du er i dyb tanke over et regneark, og en e-mail-meddelelse dukker op, vil skifte til Outlook fokusere dig igen til noget, der ikke er så vigtigt. I næsten alle tilfælde er ingen e-mail så vigtig, at den ikke kan vente lidt.

prøv et tidsinterval for at kontrollere e-mail, der passer til din arbejdsdag. Dette afhænger af, hvor ofte du har brug for at svare på e-mails. For nogle kan det fungere godt at kontrollere e-mail en gang efter frokost og en gang før du rejser. Andre skal muligvis kontrollere deres Indbakke øverst i hver time.

hvis det overhovedet er muligt i dit job, anbefaler vi at undgå e-mail første ting om morgenen. Du bør afsætte de første minutter af din dag til de vigtigste aktiviteter på din opgaveliste. I de fleste tilfælde kan e-mail vente, og det er ikke værd at blive distraheret, så snart du ankommer til arbejde.

der er ingen Bedste tid, der fungerer for alle. Men at henvise e-mail-kontrol til bestemte tidspunkter giver dig mulighed for at bevæge dig hurtigt gennem din indbakke og fokusere på det, i stedet for at bryde væk fra din nuværende opgave hvert femten minut for at svare på en besked.

Tilpas Microsoft Outlook til e-mail Sanity

da mange af vores læsere bruger Microsoft Outlook, lad os gennemgå nogle Outlook-indstillinger, der kan hjælpe dig med at gøre e-mail mindre af en distraktion og hjælpe dig med at få mere ud af Outlook.

Deaktiver nye meddelelsesadvarsler

som standard bruger Outlook gets flere metoder til at fange din opmærksomhed, når en ny meddelelse ankommer. Hvis du tjekker e-mail på bestemte tidspunkter, vil disse meddelelser bare distrahere dig. I Outlook skal du gå til File > Indstillinger og vælge fanen Mail til venstre. Fjern derefter markeringen i alle indstillingerne i afsnittet besked ankomst.

dette deaktiverer lyde, pop op-vinduer og konvolutikonet, der vises på Outlook-genvejen på proceslinjen nederst på skærmen.

Fjern indsat tekstformatering

Du har sikkert bemærket, at når du indsætter tekst fra et andet program i en e-mail, beholder Outlook formateringen. For eksempel, hvis du kopierer størrelse 72 skrifttype rød tekst fra en hjemmeside, vil du se det nøjagtigt sådan, når du indsætter i en e-mail-besked. Normalt vil du kun have selve teksten, ikke formateringen.

for at deaktivere formateringskopiering skal du besøge File> Indstillinger og vælge fanen Mail. Klik på knappen Editorindstillinger… under Skriv meddelelser. Vælg derefter fanen Avanceret til venstre. Rul ned til sektionen Klip, Kopier og indsæt, og indstil indstillingen Indsæt fra andre programmer til kun at beholde tekst. Klik på OK for at gemme dine ændringer.

nu behøver du ikke bekymre dig om at indsætte alle slags underlige tekstformater i dine e-mails.

Luk originale meddelelser, når du svarer

Hvis du ofte besvarer eller videresender e-mails, har du sandsynligvis masser af meddelelsesbokse, der flyder rundt. At lukke disse, når du allerede er færdig med dem, er spild af tid. Du kan vende en indstilling og få Outlook til at lukke et meddelelsesvindue automatisk, når du klikker på Svar eller Videresend, hvilket reducerer rod.

for at gøre det skal du gå til File > Options > Mail og rul til afsnittet svar og fremad. Marker afkrydsningsfeltet, der siger Luk det originale meddelelsesvindue, når du svarer eller videresender.

Start Outlook i kalendervisning

for at forhindre dig i at blive distraheret af din indbakke, hvorfor ikke få Outlook til at vise din kalender, når den starter? Det er mere nyttigt at se dine kommende begivenheder, når du åbner Outlook, end det er at blive overvældet af e-mail.

Du kan ændre Outlook ‘ s startside ved at besøge File>Options> avanceret. Klik på Gennemse… ud for feltet Start Outlook i denne mappe: i afsnittet Start og afslut Outlook. Vælg kalender, og klik på OK.

Skift Reading rude-funktion

Outlook ‘ s Reading rude-funktion viser en e-mail-meddelelse lige i din indbakke, når du klikker på den. Dette giver dig mulighed for nemt at tjekke din e-mail uden at dobbeltklikke på en besked for at åbne den i et nyt vindue.

Dette er ret nyttigt; læseruden gør det dog nemt at markere meddelelser som læst ved et uheld. Som Standard markerer Outlook en meddelelse som læst, så snart du klikker på den, og klik derefter på noget andet. Dette betyder, at hvis du hurtigt ruller gennem meddelelser, kan du markere noget som læst uden engang at indse det.

Hvis du stadig vil bruge læseruden, kan du ændre dette. Klik på fanen Vis øverst i Outlook, og klik derefter på læseruden i afsnittet Layout. Vælg Indstillinger… og du vil se et par indstillinger for læseruden.

Marker Markeringselementerne som læst, når de ses i læseruden. Nedenfor kan du indtaste et nummer i feltet ud for Vent-det er hvor mange sekunder Du skal se en meddelelse, før Outlook markerer den som læst. Hvis du hellere vil markere alle meddelelser som læst på egen hånd, skal du bare fjerne markeringen af Mark-elementet som læst, når valg ændres. Dette forhindrer Outlook i at markere meddelelser som læst, når du klikker væk fra dem.

Hvis du hellere vil, kan du helt deaktivere læseruden. Vælg fanen Vis, og klik derefter på knappen Læserude. Vælg fra, og Outlook fjerner læseruden. Du vil i stedet se en liste over alle dine e-mails og kan dobbeltklikke på en for at åbne den.

Vis altid BCC-feltet

du ved sikkert, at BCC-feltet giver dig mulighed for at sende meddelelser til bestemte modtagere, uden at de ser de andres adresser. Hvis du bruger det ofte, kan du bede Outlook om altid at vise det, hvilket sparer dig et klik.

for at gøre det skal du starte en ny e-mail-meddelelse ved at klikke på ny e-mail under fanen Hjem eller bruge tastaturgenvejen CTRL + N. I vinduet Ny e-mail skal du vælge fanen Indstillinger øverst. Klik derefter på knappen Bcc i afsnittet Vis felter. Dette viser permanent BCC-boksen for alle nye meddelelser og svar.

brug Opgavelinjen

bortset fra e-mail kan Outlook også holde dine kontakter, kalender og opgaveliste. Du kan skifte mellem disse faner når som helst, men Outlook tilbyder også et panel, der lader dig kontrollere dem med et øjeblik.

for at aktivere det skal du klikke på fanen Vis øverst i Outlook og derefter vælge Opgavelinje i afsnittet Layout. Du kan vise din kalender, personer og opgaver her. Det er op til dig, hvilke der er mest nyttige. Hvis du aktiverer kalenderen, viser den dine kommende begivenheder. Fanen Personer giver dig nem adgang til de personer, du kontakter mest, og du kan bruge opgaver til at holde styr på din opgaveliste.

Delay Message Delivery

Nogle gange vil du ikke sende en besked med det samme. For eksempel, hvis du sender en e-mail i slutningen af en arbejdsdag, kan den blive begravet i modtagerens indbakke og reducere deres chancer for at se den og svare. At sende beskeden første ting om morgenen ville være bedre, men hvad hvis du glemmer i morgen?

løsningen er planlægning af meddelelser. Dette giver dig mulighed for at komponere din besked, når det er praktisk, men Outlook leverer den faktisk ikke før det tidspunkt, du angiver.

for at gøre dette skal du oprette en ny besked og skrive din e-mail som normalt. Når du er færdig, skal du i stedet for at klikke på Send klikke på fanen Indstillinger langs den øverste bjælke. Under afsnittet Flere indstillinger skal du vælge Delay Delivery. Et nyt vindue dukker op.

Her skal du vælge lever ikke før, og vælg en dato og et klokkeslæt fra rullemenuen. Når du klikker på Luk, har du planlagt din besked.

Tag e-mails til opfølgning

det er nemt at sende en e-mail med en bestemt anmodning og glemme, at du nogensinde sender den. Outlook ‘ s indbyggede opfølgningsfunktion kan hjælpe dig med at huske at tjekke ind på vigtig besked, så du altid får et svar.

Når du skriver en e-mail, skal du vælge fanen meddelelse øverst i vinduet. Klik på opfølgning under afsnittet Tags. Du får vist en rulleliste med hurtige muligheder som i dag, i morgen og i næste uge.

Hvis du klikker på Brugerdefineret, kan du indstille en nøjagtig dato og klokkeslæt, som Outlook minder dig om at følge op. Det er en god ide at markere Påmindelsesfeltet også, så du får en pop up, når det er tid til at følge op.

Outlook giver dig også mulighed for at markere for modtagere, som automatisk markerer meddelelsen på deres ende til opfølgning. Du bør sandsynligvis ikke bruge dette, medmindre du er bekendt med den person, du kontakter, selvom.

sørg for at du kan se dine opfølgningsflag, så du ikke glemmer dem! Følg ovenstående trin i afsnittet Brug Opgavelinjen til at vise dine opgaver i højre side af Outlook, eller klik på knappen opgaver for at vise dem i et fuldt vindue.

klar til større Outlook Produktivitet?

forhåbentlig hjælper disse tip dig med at reducere distraktionen af e-mail og få Outlook til at fungere bedre til dine behov. E-mail behøver ikke at være en massiv hovedpine-at tage kontrol med disse og andre justeringer vil gøre din oplevelse meget glattere.

For mere hjælp til e-mail, se vores tip til bedre e-mail-formatering.