Aumente Su Rendimiento Con Tarjetas de Puntuación de KPI: Ejemplos y Plantillas
l rendimiento empresarial y el seguimiento de información relevante en la era digital de hoy en día han permitido a los gerentes y ejecutivos de nivel C obtener un volumen invaluable de datos que aumenta la productividad y reduce los costos. De hecho, los datos se han convertido en la materia prima en la que se basa cada decisión empresarial, mientras que el software de informes crea el entorno para actuar sobre la información generada de forma rápida y precisa. Entra en el mundo de una tarjeta de puntuación de KPI.
El seguimiento de las métricas de éxito en función de sus necesidades y el marco de tiempo que seleccione al comparar sus valores se puede hacer con cuadros de mando simples pero eficaces. Aquí, responderemos a la pregunta, » ¿qué es una tarjeta de puntuación KPI?», observe la diferencia entre un cuadro de mando y un tablero, explore el valor de las plantillas de cuadros de mando y profundice en los ejemplos de cuadros de mando de KPI de escenarios empresariales que se pueden aplicar a diferentes departamentos de sus organizaciones, herramientas que también puede usar como hoja de ruta para el análisis de datos en línea.
Comencemos.
¿Qué Es Una Tarjeta De Puntuación KPI?
Una tarjeta de puntuación KPI es un término utilizado para describir un registro estadístico que mide el progreso o los logros hacia un indicador de rendimiento establecido. Ofrece a los responsables de la toma de decisiones la capacidad de combinar métricas específicas para obtener una visión general de un cuadro de mando de rendimiento completo.
Un tablero de mandos dinámico proporciona una representación visual fácil de entender del rendimiento de los KPI y, como tal, permite a los responsables de la toma de decisiones realizar ajustes estratégicos que optimizarán su negocio.
Los datos solo son valiosos si se presentan y analizan de manera efectiva. Los cuadros de mando basados en KPI están diseñados para mejorar el proceso de análisis de datos y ayudar a los usuarios a obtener valor adicional de funciones, tareas u objetivos muy específicos. Esto convierte a las tarjetas de puntuación de KPI en un microscopio basado en datos para un éxito empresarial sostenido.
El análisis de cuadros de mando es esencial para obtener una comprensión práctica de sus KPI y saber si lo que está midiendo está agregando valor a su negocio.
Los Beneficios & Características de las tarjetas de puntuación
Ahora que hemos respondido a la pregunta, «¿Qué es una tarjeta de puntuación?»examinemos algunos beneficios y características clave del informe del cuadro de mando. Hay una serie de escenarios de negocio cuando son útiles, ya sea una tarjeta de puntuación de KPI específica, una plantilla de tarjeta de puntuación de rendimiento o una tarjeta de puntuación de BI que utiliza un software de KPI para generar información valiosa. Dado que hay 2 tipos principales (o paraguas), ahora explicaremos las características y beneficios de cada uno.
Cuadro de mando tradicional
Los cuadros de mando tradicionales proporcionan una visión general y de un vistazo de toda una empresa, departamento, equipo o persona. Esta «amplitud» depende completamente del objetivo que se establezca, ya sea de un cliente o de un gerente interno. Los beneficios de estas tarjetas de puntuación de rendimiento incluyen:
- Período de tiempo: Este tipo, o una tarjeta de puntuación de KPI, tiene un período de tiempo como necesidad básica. Los períodos de tiempo pueden mostrar períodos de tiempo anteriores o simplemente una descripción general de uno estático.
- Sistemas de calificación y totales: El nivel de rendimiento se basa en un sistema de calificación, por ejemplo, de un empleado que resume sus puntuaciones a los objetivos generales a través de una plantilla de tarjeta de puntuación del empleado que discutiremos más adelante.
- Comparaciones: Pueden variar entre personas, departamentos, objetivos establecidos, objetivos anteriores o presupuestos.
Ahora que tiene una comprensión fundamental de las tarjetas de puntuación tradicionales, echemos un vistazo a las ventajas de trabajar con tarjetas de puntuación de tipo equilibrado.
Cuadro de mando integral
Una plantilla de cuadro de mando integral ofrece una instantánea completa de los componentes, engranajes y operaciones de una empresa en su conjunto. Un KPI de cuadro de mando integral, por ejemplo, presenta datos no solo sobre las ventas y los servicios externos de una empresa, sino también sobre sus muchas perspectivas de funciones internas.
A menudo, una herramienta centrada en KPI se conoce como panel de control de cuadro de mando integral. Es posible presentar una serie de valores desde una ubicación central. Un cuadro de mando integral de KPI incluye los mejores indicadores por perspectiva (generalmente los KPI más medibles). Los objetivos y metas están claramente escritos (es decir, recortar gastos o aumentar los ingresos), mientras que los objetivos se incluyen como valores numéricos futuros para mostrar la comparación entre el estado actual y el objetivo, o compararlos con los valores anteriores. También debe incluir valores actuales dentro de un marco de tiempo establecido.
Los beneficios de un modelo de cuadro de mando integral incluyen:
- Planificación estratégica mejorada: Si se utiliza un cuadro de mando BI, puede mejorar la comunicación estratégica entre la relación de causa y efecto. Eso significa que la construcción de una estrategia y la identificación de resultados se pueden correlacionar claramente estructurando un panorama empresarial completo.
- Mejora de las decisiones de gestión: Mediante el uso de una plantilla de tarjeta de puntuación de KPI, una empresa se ve obligada a crear métricas de tarjeta de puntuación para sus objetivos estratégicos. En última instancia, esto asegurará que los gerentes midan lo que realmente importa y, por lo tanto, aumenten la calidad de la información necesaria para hacer mejores informes de KPI y decisiones basadas en datos.
- Informes de rendimiento avanzados: Un enfoque estructurado mediante el uso de ejemplos de tarjetas de puntuación de rendimiento que explicaremos más adelante, permite a las empresas mejorar los procesos de gestión de KPI que aportan transparencia de la información interna y externamente mediante la creación de informes de gestión significativos.
- Aumento de la transparencia organizacional: El uso de un cuadro de mando integral también ayuda a crear un renovado sentido de cohesión interna y transparencia en toda la organización. Si todos tienen acceso a análisis de muestras de tarjetas de puntuación digeribles y entienden el valor de las métricas que se están midiendo, será más fácil conectarse, colaborar y compartir información. Como resultado, es probable que vea que sus niveles de productividad e innovación interna se disparan, lo que, a su vez, lo empujará por delante de sus competidores.
Con una plantilla de cuadro de mando simple o un cuadro de mando de análisis, se familiariza con los procesos de planificación estratégica, comunicación y toma de decisiones. Una plantilla de métricas de cuadro de mando integral garantizará que pueda extraer hasta la última gota de valor de sus datos de KPI, creando información procesable que impulsará su éxito comercial en lugar de limitarse a pisar el agua o disparar en la oscuridad.
A menudo, los cuadros de mando y los paneles se utilizan como sinónimos, especialmente un tablero de cuadro de mando integral, pero tenemos que diferenciar los dos, ya que tienen algunas similitudes y se pueden conectar, pero son 2 conjuntos diferentes de análisis de datos y seguimiento del rendimiento. Echemos un vistazo a eso con más detalle.
Cuadros de Mando frente a Cuadros De Mando En la Empresa: ¿Cuál Es La Diferencia Real?
Muchas personas hablan del «cuadro de mando», pero ¿tiene sentido esta expresión? Hay numerosas diferencias entre el cuadro de mando y el tablero, y ahora nos concentraremos en los más destacados para obtener una imagen distinta de los dos.
- Propósito y actualizaciones: El propósito de un panel de control en línea es monitorear el rendimiento, mientras que una tarjeta de puntuación se concentra en administrar el rendimiento. Los paneles profesionales tienen alarmas inteligentes integradas que monitorean los datos en tiempo real, mientras que los cuadros de mando lo hacen periódicamente (diario, semanal / mensual / trimestral). Digamos que estás sentado en una reunión, presentando datos a las partes interesadas relevantes. Un panel de control activará inmediatamente una alarma (durante la reunión) si se produce una anomalía comercial específica. Una tarjeta de puntuación le dirá la misma información, pero una semana después. Por otro lado, en una plantilla de tarjeta de puntuación de KPI, puede ver cuántos valores se pierden hasta alcanzar los objetivos establecidos y, por lo tanto, puede decidir qué pasos debe tomar.
- Naturaleza de la decisión e influencias: Un panel de control en vivo se utiliza diariamente en las empresas, ya que proporcionan y ofrecen una vista operativa de éxito de fácil acceso, mientras que los cuadros de mando se centran en las políticas de las empresas. Los datos de los paneles se utilizan para proporcionar una gestión diaria más eficiente de equipos, gastos y recursos, mientras que los cuadros de mando siempre comparan el rendimiento con los valores objetivo establecidos. Si bien hay numerosos tipos de paneles que también se pueden usar para diferentes necesidades empresariales e interconectarse con cuadros de mando, podría tener sentido usarlos para aprovechar al máximo la información empresarial y la imagen general.
- Medidas y parámetros: Las tarjetas de puntuación se enfocan más comúnmente para rastrear KPI en comparación con un objetivo establecido. Sin embargo, dado que sus datos no se actualizan en tiempo real, solo pueden examinar esta información periódicamente, como se mencionó anteriormente. Esto significa que los cuadros de mando a menudo tendrán como objetivo el progreso general (hacia el cumplimiento de las metas o la medición de la eficiencia de un departamento en particular) y los objetivos estratégicos en relación con los indicadores clave de rendimiento, lo que permitirá a los administradores tomar decisiones informadas a mayor escala.
Es común usar el término tarjeta de puntuación del tablero ya que los dos pueden interconectarse, como se mencionó, pero aquí hay un resumen visual de tarjetas de puntuación vs paneles para obtener una visión general más clara de las diferencias:
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En esta tabla, está claro que los paneles y los cuadros de mando tienen algunas diferencias distintivas. Quizás la más significativa es la naturaleza a largo plazo, casi de «liberación lenta» de los cuadros de mando. Si bien es posible extraer información en tiempo real de los cuadros de mando, estos están diseñados principalmente para desarrollar estrategias innovadoras a largo plazo que, en última instancia, harán que su negocio sea más adaptable al cambio.
Hemos establecido la definición, las características generales, los beneficios y la diferencia entre el cuadro de mando y el tablero. Ahora discutiremos y nos centraremos en escenarios de negocios que pueden y mejorarán, si se usan correctamente, y cómo.
¿Cuándo Usar Las Tarjetas de Puntuación? Ejemplos reales explicados
Ahora, es el momento de mirar algunos ejemplos de tarjetas de puntuación de KPI del mundo real.
Nuestro primer ejemplo a continuación es un cuadro de mando integral que podría usarse para una empresa grande o mediana. Hemos hecho una visión general de los objetivos financieros, el aprendizaje y el crecimiento, el cliente y los objetivos internos.
Cuadro de mando integral – ¿cómo está funcionando mi empresa?
Veamos lo que nos dice este ejemplo comenzando con el marco de tiempo y los objetivos financieros.
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Hemos establecido la fecha objetivo como diciembre de 2018, y podemos ver en la parte superior del ejemplo anterior que el período de tiempo actual combina los primeros 11 meses del año. En el cuadro de mando, podemos ver cómo y si se están cumpliendo (o no) nuestros objetivos.
En el objetivo financiero, hemos establecido nuestros objetivos anuales para aumentar los ingresos totales, el beneficio neto, el margen de beneficio y el beneficio por cliente. La primera columna muestra que nuestro objetivo se fijó en € 5.458, y nuestro objetivo actual muestra que hemos alcanzado € 6.197. La columna final muestra que hemos alcanzado el objetivo, e incluso superado en un 13,5%. Misión cumplida.
Ahora echemos un vistazo a nuestro objetivo de aumentar el margen de beneficio. Podemos ver que nos queda un mes para alcanzar el objetivo fijado del 25,5%, pero estamos en el margen del 23%. Es poco probable que podamos hacerlo en solo un mes (nos falta casi el 10% para lograrlo), por lo que nuestro color de línea en el lado derecho de la tarjeta de puntuación muestra la probabilidad correspondiente (también puede ver la leyenda completa en la parte inferior de la tarjeta de puntuación). En general, podemos decir que nuestros objetivos financieros están funcionando bien, con retrocesos en el margen de beneficio que podemos usar para la planificación y los ajustes comerciales del próximo año.
Vamos a los objetivos del cliente: aumentar el número de clientes activos y de inscripciones, mantener la retención de clientes y mejorar la satisfacción general. Vemos que estos objetivos no son probables o muy probables de alcanzar. Sería posible aumentar el número de clientes activos lanzando una campaña de marketing que se centre en este objetivo, pero vemos que es poco probable o incluso muy poco probable que se alcancen otros objetivos. Podemos notar que incluso perdimos clientes y nuestro objetivo era mantener la retención. No alcanzamos el 14,6% y alcanzar este objetivo en un mes sería extremadamente difícil, por no decir imposible. La satisfacción de nuestros clientes también se redujo en un 14% y, para mejorarla en un período de tiempo tan corto, podemos decir cómodamente que no sucederá, y la línea roja de la derecha lo resume claramente.
El mismo análisis que podemos aplicar al aprendizaje y crecimiento, y a los objetivos internos. Es muy probable que se alcancen algunos de los objetivos, y algunos son poco probables. Esto puede ayudar en nuestra planificación estratégica para el próximo año, y para ver qué tipo de contratiempos tuvimos y cómo mejorarlos. Si profundizamos en las operaciones y el rendimiento diarios, podríamos ser capaces de definir las causas específicas que han afectado a estos resultados.
Dicho esto, nuestro siguiente ejemplo se centrará en el rendimiento específico de un agente que trabaja en el servicio al cliente.
Tarjeta de puntuación de rendimiento: benefíciese de las tarjetas de puntuación de los empleados
Uno de nuestros ejemplos de tarjeta de puntuación de rendimiento proporciona una visión general del rendimiento general de un individuo o departamento. Veamos esto a través de un ejemplo visual.
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Conozca a Sophie. Trabaja en servicio al cliente en Texas, y su rendimiento general es excelente. Tiene 18 puntos por encima del objetivo y es la segunda mejor agente de servicio al cliente en el año 2018. Exploremos lo que puede enseñar a sus colegas y dónde podría mejorar aún más a través de un ejemplo de tarjeta de puntuación para empleados.
La gerente del departamento ha establecido la ponderación de su sistema de calificaciones en función de los porcentajes que son importantes para el desempeño positivo general del departamento. Su rendimiento específico se divide en las calificaciones establecidas por promedios, enfoque en el cliente y el ciclo de llamadas semanales (también el número promedio). Estas calificaciones principales se distribuyen aún más en aspectos detallados durante un período de tiempo establecido, en este caso, el año 2018. Sus números objetivo son seguidos por su real, por lo que ella y su gerente pueden ver claramente la diferencia exacta en el rendimiento. La siguiente columna muestra cuánto está fuera del objetivo (también excedido) y la puntuación general. Si su gerente entrara en detalles, puede sugerir cómo ajustar su tiempo de respuesta y llamadas por hora para aumentar la eficiencia. Podemos ver que su retención de clientes está 20 puntos por encima del objetivo, lo que significa que podría hablar con otros colegas que no funcionan tan bien y compartir sus consejos y trucos. Sus problemas resueltos también tienen un alto nivel de rendimiento, lo que es extremadamente importante en un papel de servicio al cliente.
Su gerente puede concluir fácilmente que Sophie es una de las mejores, y esta plantilla de tarjeta de puntuación de los empleados muestra exactamente en qué aspectos.
Este empleado scorecard ejemplo puede ser también utilizado durante y a lo largo de un proyecto, o al final del proyecto, mirando hacia atrás. Es una vista compacta para que los gerentes de proyecto, los líderes de departamento y los altos ejecutivos vean qué tan eficiente, exitoso y dentro de las expectativas, está progresando el desempeño del proyecto o de los empleados. Si desea profundizar en la administración de datos de centros de llamadas, le sugerimos que lea nuestro artículo sobre informes de centros de llamadas.
Vayamos rápidamente a nuestra plantilla de tarjeta de puntuación de rendimiento final y veamos qué tipo de tarjeta de puntuación podemos crear que se puede incluir en un informe completo de redes sociales.
Marketing KPI scorecard ejemplo los medios de comunicación social
Este es uno de los KPI scorecard ejemplos que se centra en las actividades de marketing realizadas en medios de comunicación social. Podemos ver un resumen de cuatro canales de redes sociales diferentes: Facebook Instagram, Twitter y YouTube. Veamos cómo nos desempeñamos contra nuestros objetivos establecidos.
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En Facebook, hemos definido que el número objetivo de nuestros seguidores es 2500. Podemos ver claramente que el número real es de 2400 y que perdemos el 4% para alcanzar nuestro objetivo. Si lo comparamos con el período anterior, podemos concluir definitivamente que hemos aumentado el número de seguidores totales en un 2,3%. Lo mismo podemos aplicar al número de impresiones, clics en enlaces y engagement. El gráfico a continuación nos muestra la tendencia de nuestro CTR durante un período de 6 meses. Si vemos que todas las demás métricas de nuestra tarjeta de puntuación han alcanzado nuestros objetivos establecidos, podemos crear una campaña que se centrará solo en aumentar el número de seguidores y, por lo tanto, completar todos nuestros objetivos de Facebook.Facebook Instagram
Si bien cada plataforma de redes sociales es diferente en cuanto a la demografía de los usuarios, los tiempos de interacción, las características y la funcionalidad, al hacer que tus esfuerzos de marketing de contenidos sean los correctos, podrás aumentar el conocimiento de la marca y aumentar tu audiencia en Facebook, Twitter, Instagram y YouTube.
Cohesivas y consistentes, las métricas operativas incluidas en este ejemplo en particular te permitirán (como se explica en nuestro ejemplo de caso de Facebook anterior) comparar tu rendimiento en todas las plataformas y comprender dónde necesitas hacer mejoras.
Aquí, es posible entender dónde están disminuyendo los niveles de compromiso, por ejemplo. Si notas un cambio negativo en el engagement en una plataforma específica y estás por debajo del objetivo, podrás examinar el motivo. Podrían ser las veces que publicas, por ejemplo. Al comparar su rendimiento en todas las plataformas y realizar investigaciones sobre los mejores tiempos de publicación de contenido, al tiempo que consulta los indicadores clave de rendimiento adicionales de la tarjeta de puntuación del cliente para obtener una imagen panorámica de sus datos de comunicaciones orientados al consumidor, podrá aumentar los niveles de interacción y superar sus objetivos de manera consistente.
El éxito de sus redes sociales y estrategias de marketing tendrá un impacto significativo en sus niveles generales de crecimiento, así como en el éxito a largo plazo. Estas métricas del cuadro de mando resultarán invaluables para impulsar la innovación y obtener una ventaja importantísima en la competencia.
«Nunca se han tomado grandes decisiones de marketing con datos cualitativos.»- John Sculley
KPI similares de redes sociales también se pueden encontrar en otras plataformas, lo que nos permite ajustar nuestras campañas en consecuencia.
Plantilla de tarjeta de puntuación de KPI de fabricación
Hemos considerado ejemplos de tarjeta de puntuación de clientes, y ahora es el momento de explorar el uso de KPI basados en fabricación. Nuestro ejemplo de tarjeta de puntuación de fabricación, que normalmente se encuentra debajo de la rama de un panel de control de proveedores, proporciona una instantánea de alto nivel de datos esenciales.
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Con una combinación de conocimientos equilibrados diseñados para ayudar a los COOs a tomar decisiones estratégicas informadas en todos los ámbitos, esta herramienta presenta indicadores relevantes para un cuadro de mando integral. Dividida en cuatro secciones definitivas: Efectividad, Calidad/Rendimiento, Producción y Costo/Ingresos, esta poderosa herramienta de puntuación profundiza en los KPI de fabricación que van más allá.
Aquí, COOs y el personal de operaciones senior pueden beneficiarse de una instantánea definitiva de «un vistazo» de información centrada en la efectividad de los elementos, incluidos los equipos, la entrega de proyectos y los ingresos por empleado.
Además, las métricas de cuadros de mando potentes, como el volumen de producción, proporcionan excelentes herramientas de toma de decisiones. Esta métrica interactiva ofrece una instantánea de trabajo de lo que sus fábricas son capaces de producir en un período de tiempo determinado (mensual, anual, etc.).). Al comparar sus descubrimientos de datos con plazos anteriores, puede evaluar su rendimiento y realizar ajustes efectivos que lo ayudarán a reducir costos innecesarios, optimizar sus procesos de entrega de producción y crear un plan B viable en caso de que alguno de sus equipos lo falle inesperadamente. Además, la visualización de estas métricas en un panel de televisión asegurará que todos los miembros del equipo tengan una visión estratégica de los aspectos más críticos del crecimiento sostenible.
Para complementar esta métrica, los KPI de tiempo de inactividad de producción del panel de control le ayudarán a mejorar continuamente sus procesos de fabricación a la vez que lo hacen más eficiente financieramente. Si su maquinaria está fuera de servicio, no puede producir sus productos y no puede obtener ganancias. Por lo tanto, en un sentido operativo de alto nivel, reducir el tiempo de inactividad de la producción tanto como sea posible debe ser una prioridad máxima.
Con este visual digerible y fácilmente cuantificable creado con software de inteligencia de negocios en línea, puede llegar a la raíz del problema rápidamente al comprender qué porcentaje de su tiempo de inactividad se atribuye a qué problema específico o ineficiencia. Como tal, puede tomar medidas decisivas para reducir el tiempo de inactividad general de la producción al tiempo que realiza ajustes estratégicos que minimizarán los problemas, incluidos los problemas de mantenimiento, las piezas faltantes o las máquinas rotas.
Cuando se trata de fabricación, la eficiencia y la consistencia son clave. Si puede mantener todo funcionando con fluidez mientras reduce los costos o procesos innecesarios, aumentará su producción y mejorará sus resultados de manera consistente con el tiempo.
Monitoree este panel digital de forma regular, siga midiendo su progreso y acelerará el progreso de su negocio, un testimonio del poder de los informes y análisis de tarjetas de puntuación.
Recopile sus datos Con Informes de Tarjetas de puntuación
Los informes de tarjetas de puntuación abarcan toda la información que hemos discutido en nuestros ejemplos del mundo real e información práctica.
Este estilo único de presentación de informes también es invaluable para ofrecer información persuasiva y argumentos para tomar decisiones estratégicas en todas las actualizaciones o reuniones departamentales, al tiempo que muestra cuánto detalle debe tener un gerente en torno a una tarea o función empresarial específica.
Como tal, los informes de la tarjeta de puntuación son una excelente manera de presentar una visión general completa del estado de la tarjeta de puntuación y cualquier información adicional que un ejecutivo de nivel C quiera compartir con su equipo.
» Puede tener datos sin información, pero no puede tener información sin datos.»- Daniel Keys Moran, programador informático estadounidense y escritor de ciencia ficción
Hemos explicado la dinámica de una tarjeta de puntuación de KPI, hemos explorado escenarios de negocio reales relacionados con empresas de todos los sectores y tamaños, hemos tocado paneles de BI de muchas variedades (desde un cliente hasta una tarjeta de puntuación de KPI de seguridad y más) y hemos explicado ejemplos de medición de rendimiento de la tarjeta de puntuación equilibrada.
Durante nuestro recorrido basado en datos, una cosa quedó clara: los indicadores clave de rendimiento y las métricas basadas en tarjetas de puntuación son el medio más eficaz para evaluar su éxito y, al mismo tiempo, dar una dirección definitiva a sus actividades basadas en la empresa.
Al invertir en cuadros de mando de cuadros de mando y software de análisis de datos, es posible ir más allá en términos de productividad e innovación de lo que nunca pensó posible. Ahora, todos dentro de la organización pueden obtener acceso al nivel de información accesible que optimizará su rendimiento y contribuirá a la evolución de la empresa en su conjunto.
Mantener la puntuación de su rendimiento ya no es un lujo lejano. Ahora es una realidad viva y respirable que no solo le garantizará la supervivencia, sino que le ayudará a prosperar en un mundo digital en constante cambio.
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