Cómo combinar archivos y hojas de Excel

A veces, los datos de Microsoft Excel que necesita se dividen en varias hojas o incluso en varios archivos. Puede ser mucho más conveniente tener toda esta información en el mismo documento.

En un apuro, es posible copiar y pegar las varias celdas que necesita, colocándolas todas en la misma hoja. Sin embargo, dependiendo de la cantidad de datos con los que esté trabajando, esto podría requerir mucho tiempo y esfuerzo.

En su lugar, considere algunas de las formas más inteligentes de lograr la misma tarea. Estos métodos podrían permitirle omitir parte del trabajo pesado cuando se trata de fusionar hojas o archivos en Excel.

Cómo combinar hojas en Excel

Excel facilita la combinación de más de una hoja en un nuevo libro de trabajo:

1. Abra las hojas que desea combinar.
2. haga Clic en Inicio > Formato > Mover o Copiar Hoja.
3. Use el menú desplegable para seleccionar (libro nuevo).
4. haga Clic en ACEPTAR.

Combinar hojas de Excel en un archivo

La forma más fácil de combinar hojas en Excel es mediante el comando Mover o Copiar hoja. Este método tiene sus limitaciones, pero es rápido y sencillo.

Primero, abra las hojas que desea combinar en el mismo libro de trabajo. Desde allí:

1. Diríjase a Inicio
2. Haga clic en Formato
3. Seleccione Mover o Copiar hoja

Debería ver los controles para ver dónde mover las hojas seleccionadas y el orden de esas hojas.

Utilice el menú desplegable para seleccionar el (nuevo libro). Esto servirá como la hoja de cálculo maestra a la que envía todas sus hojas individuales. Puede usar el cuadro Antes de la hoja para especificar el orden en el que se encuentran las hojas.

Repita este proceso con el resto de las hojas que desea fusionar. A continuación, guarde su nuevo documento maestro.

Para dividir una hoja de cálculo Excel grande en archivos separados, consulta nuestro tutorial.

Combinar datos de Excel en una hoja

A veces, es posible que desee tomar más de un conjunto de datos y presentarlo como una sola hoja. Esto es bastante fácil de lograr en Excel, siempre y cuando se tome el tiempo para asegurarse de que sus datos estén formateados correctamente con anticipación.

Hay dos condiciones importantes para que este proceso funcione correctamente. En primer lugar, las hojas que está consolidando deben usar exactamente el mismo diseño, con encabezados y tipos de datos idénticos. En segundo lugar, no puede haber filas o columnas en blanco.

Cuando haya organizado sus datos según esas especificaciones, cree una nueva hoja de trabajo. Es posible ejecutar el procedimiento de consolidación en una hoja existente donde ya hay datos, pero es más fácil no hacerlo.

En esta nueva hoja, diríjase a la pestaña Datos y haga clic en Consolidar. Seleccione Suma en el menú desplegable y, a continuación, utilice el botón en el campo de referencia para acceder a la hoja de cálculo y seleccionar los datos que necesita.

Para agregar el siguiente conjunto de datos, haga clic en Agregar y, a continuación, seleccione los datos de la misma manera. Haga esto para todos los conjuntos de datos que desee combinar. Incluso puede dibujar de otros libros de trabajo utilizando el botón Examinar, que se selecciona en la versión para Mac de Excel.

Marque la casilla Crear enlaces a datos de origen si va a continuar actualizando los datos en otras hojas y desea que esta hoja refleje eso. También puede seleccionar qué etiquetas se llevan con las casillas de verificación Usar etiquetas en, como se muestra arriba.

Finalmente, haga clic en Aceptar.

Desafortunadamente, este proceso no es adecuado si desea combinar celdas con texto en ellas, solo funciona con datos numéricos. En esa situación, deberá usar VBA. Eche un vistazo a nuestro tutorial de programación VBA de Excel para principiantes si lo desea.

Combine archivos de Excel Con VBA

Si desea combinar hojas de varios libros de trabajo en un instante, la mejor manera es escribir una macro de VBA simple. Esto será especialmente útil si realiza esta tarea de forma regular.

En primer lugar, asegúrese de que todos los archivos que desea combinar estén en la misma carpeta de su computadora. Luego, cree una nueva hoja de cálculo de Excel que los unirá a todos.

Dirígete a la pestaña Desarrollador y selecciona Visual Basic. Haga clic en Insertar módulo >.

Copie y pegue el código siguiente, tomado de un guía por ExtendOffice:

asegúrese de cambiar la ruta donde se almacenan los archivos en su computadora.

A continuación, guarde su libro de trabajo como un archivo XLSM para que las macros estén habilitadas. A continuación, ejecute la macro y encontrará que tiene un solo libro de trabajo que contiene todas las hojas de todos los archivos de la carpeta.

Tenga cuidado Antes de fusionar datos de Excel

Combinar hojas y archivos en Excel puede ser bastante complicado y desordenado. Esto ilumina una de las lecciones más importantes sobre Microsoft Excel: siempre es bueno planificar con anticipación.

Combinar diferentes conjuntos de datos después de un hecho siempre va a causar algunos dolores de cabeza, especialmente si está trabajando con hojas de cálculo grandes que han estado en uso durante mucho tiempo. Cuando comience a trabajar con un nuevo libro de trabajo, es mejor considerar todas las posibilidades de cómo se utilizará el archivo más adelante.

Excel es excelente para crear documentos a los que puede hacer referencia y usar durante un período prolongado de tiempo, pero las decisiones tomadas al principio pueden causar o prevenir problemas más adelante. Para obtener más ayuda con Excel, eche un vistazo a cómo combinar dos columnas de Excel, cómo congelar o bloquear datos de Excel y nuestra guía para principiantes de Microsoft Excel.

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