Cómo crear una política de quejas de empleados
En cualquier empresa, habrá desacuerdos y conflictos entre las personas. Meter la cabeza en la arena y fingir que todo es perfecto puede exacerbar el descontento de sus empleados. Es por eso que debe crear una política de quejas de los empleados.
Más allá de la típica pelea de gritos, los conflictos pueden llevar a una serie de otros problemas. Desde una mayor responsabilidad y publicidad negativa hasta demandas y auditorías adicionales, un conflicto en el lugar de trabajo puede robarle tiempo y dinero preciosos.
Si sienten que no los estás escuchando, es probable que tus empleados vayan a buscar a otra persona que lo haga: otros empleados. A menudo, esto puede conducir a un aumento de los chismes y una disminución de la productividad. También pueden presentar una demanda contra su organización.
Un proceso de quejas de los empleados proporciona a sus empleados una forma constructiva de expresar sus preocupaciones para que pueda abordar los problemas antes de que se conviertan en una distracción en el lugar de trabajo. Resolver cualquier inquietud también fomenta una mejor cultura en su oficina.
Siga estos pasos para crear una política de quejas de empleados efectiva que usted y sus empleados apreciarán.
Identifique los puntos de contacto clave
No todos en su empresa están calificados para manejar problemas relacionados con los empleados. Un punto de contacto debe estar en el puesto de liderazgo adecuado o tener la experiencia adecuada para abordar las preocupaciones de los empleados.
También tiene la opción de crear un comité de quejas, que estaría compuesto por un grupo de personas en toda la empresa. Este comité se encargaría de tratar todas las quejas que se denuncien.
Una vez que haya asignado a una persona o comité de referencia, asegúrese de que todos sus empleados sepan cómo ponerse en contacto con ellos. Incluya su información de contacto en el manual del empleado o en las directrices corporativas.
Describa los pasos que los empleados deben seguir antes de presentar una queja
No todos los procesos de queja de los empleados son los mismos. Lo que funciona para un negocio puede no funcionar para su negocio.
Por ejemplo, puede pedirle a sus empleados que se dirijan directamente a las otras personas involucradas antes de presentar una queja. Si eso no funciona, o si el empleado no se siente cómodo haciendo eso, entonces puede instruir a sus empleados para que se comuniquen con su supervisor.
Si el problema aún no se puede resolver hablando con los individuos o su supervisor, entonces los empleados deben comunicarse con la persona o el comité adecuado que usted identificó en el paso uno.
Sea cual sea su proceso, asegúrese de que esté documentado y disponible para todos sus empleados.
Determine cómo manejar la presentación de una queja
Cada vez que se presente una queja, deberá investigarla, independientemente de si cree que la preocupación es válida. Se debe dirigirse a las partes interesadas después de cada investigación, independientemente de los resultados. Las personas que presentaron la queja deben mantenerse informadas del estado de la investigación para que sepan que se está manejando y no se está ignorando.
Por ejemplo, después de haber realizado una investigación exhaustiva, asegúrese de informar a los empleados que presentaron la queja. Hágales saber que su preocupación fue investigada, el resultado resultante y los próximos pasos necesarios.
Si bien estas pueden ser conversaciones difíciles, es esencial que atiendas las preocupaciones de tus empleados de manera justa y rápida. Ignorar estos problemas podría molestar a sus empleados y hacer que cuestionen su lealtad.
Documente la política de quejas y agréguela a su manual para empleados
Incluir su política de quejas en el manual para empleados es importante para que los empleados sepan qué hacer cuando se encuentran con un problema.
Además, debe hacer que todos sus empleados firmen un acuse de recibo de que han recibido y lean la política.
Juntos, estos documentos pueden ayudar a su empresa a defenderse en caso de que un empleado presente un cargo regulatorio o una demanda.
Corre la voz
Comparte tu nueva política de quejas con tus empleados. Asegúrese de que todos conozcan los pasos y procedimientos correctos para denunciar una inquietud. Una reunión o discusión cara a cara mostrará a sus empleados que usted cree en su política de quejas y permitirá que se aborden cualquier pregunta o inquietud.
Seguir adelante
Abandonar su póliza después de haberla creado puede dañar la moral de los empleados más que si nunca la hubiera tenido.
Síguelo. Demuéstrales a tus empleados que realmente quieres saber de ellos.
Aborde todas las preocupaciones que se le presenten, independientemente de si se trata de un problema real o de un empleado que está teniendo un mal día.
Tenga un verdadero entorno de puertas abiertas en su lugar de trabajo
Su política de quejas solo será efectiva si sus empleados se sienten cómodos reportando los problemas que están teniendo.
Si sus empleados están preocupados por las represalias, es posible que no planteen preocupaciones. En última instancia, esto podría resultar en la renuncia de un empleado o la presentación de un cargo regulatorio o una demanda contra su organización por un problema que podría haberse resuelto fácilmente si lo hubiera sabido.
Los canales anónimos de comunicación, como las líneas directas o las encuestas basadas en la Web, son otras opciones, pero si tus empleados sienten que se les permite comunicarse abiertamente en cualquier momento, es probable que se sientan mejor al hablar.
Perpetuar la comunicación abierta de manera continua al tener conversaciones de registro con los empleados. No se limite a esperar a que acudan a la gerencia y comuniquen sus inquietudes. Al tener una comunicación continua, parecerá más accesible y los empleados tendrán más probabilidades de sacar a la luz sus preocupaciones.
Si un empleado presenta una preocupación a la gerencia, asegúrese de que se le agradezca por compartir los comentarios y asegúrese de seguir adelante con una resolución para cerrar la preocupación. Incluso si no es algo que deba abordarse con otro empleado, debe discutirlo con el empleado y socio en cuestión para encontrar una manera de resolver el problema.
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