Cómo manejar Órdenes de compra Como un Pro

Los hilos de correo electrónico y las promesas verbales con sus proveedores pueden haber funcionado cuando comenzaba. Pero ahora que su negocio está en auge, el abastecimiento de suministros puede ser más difícil de administrar.

Si esto se parece al estado actual de su negocio, es posible que desee considerar el uso de órdenes de compra. Esto es lo que necesitas saber.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es el documento oficial entre un proveedor y un comprador que comunica las especificaciones del producto y define las expectativas de la transacción comercial. Las órdenes de compra pueden detallar una variedad de requisitos, incluido el tipo de producto, la cantidad, el precio y un esquema de entrega.

Ya sea que usted sea el comprador o el vendedor, este contrato legalmente vinculante tiene la intención de proteger a todas las partes involucradas. El vendedor está protegido en caso de que el comprador rechace el pago. También protege al comprador en el caso de que el vendedor no entregue los bienes o servicios.

Puede usar una orden de compra o una orden de compra para comprar productos o servicios de un proveedor externo. O usted puede ser el proveedor externo y recibir una orden de compra cuando alguien le está comprando.

¿Por qué utilizar órdenes de compra?

Las órdenes de compra comunican las necesidades del comprador y definen las expectativas de la transacción comercial. Dado que es un contrato vinculante, protege al vendedor en caso de que el comprador rechace el pago. También protege al comprador si el vendedor no entrega los bienes o servicios (o si entrega los bienes o servicios incorrectos). Dado que una orden de compra es legalmente vinculante, asegúrese de consultar con un experto legal para asegurarse de que cualquier orden de compra con la que esté trabajando satisfaga sus necesidades específicas.

¿Cómo funciona una orden de compra?

Por lo general, el comprador prepara una orden de compra. Debe incluir el número de orden de compra asociado con ese pedido, la fecha de envío, la dirección de facturación, la dirección de envío, la solicitud del producto, la cantidad, el precio y cualquier otra información que sea crítica para completar el pedido.

Si usted es el comprador, debe crear el PO y luego enviarlo a su proveedor. Una vez que reciba el inventario o los servicios del proveedor, debe iniciar sesión en su sistema y marcarlo como procesado. Finalmente, si el inventario o los servicios cumplen con sus expectativas, pague al proveedor para que complete el proceso de la orden de compra.

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?

Las órdenes de compra y las facturas son documentos importantes para cualquier negocio y, sin embargo, se confunden con frecuencia.

La diferencia clave entre una orden de compra y una factura es quién está creando el documento. Un comprador crea una orden de compra para ser cumplida por un proveedor. Un proveedor o vendedor prepara una factura por el servicio y, a continuación, se le paga por esos servicios.

Cuando se usa correctamente, las facturas pueden hacer que su negocio se pague más rápido. Una factura es un registro de los bienes o servicios que proporcionó a su cliente, y es un método para que ellos le paguen por su trabajo.

Es importante enviar las facturas con prontitud para que las personas reciban la factura de manera oportuna. Pero como las facturas se pueden hacer en línea ahora, es más fácil que nunca.

Administrar órdenes de compra

Aunque suena bastante sencillo, una orden de compra puede complicar el proceso de su cadena de suministro. Como comprador, es importante invertir en la gestión de su inventario minorista y aprender a administrar eficazmente a sus proveedores.

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo a hacer esto:

• Utilizar tecnología
  Invertir en un punto de venta específico para minoristas con administración de órdenes de compra. Square para puntos de venta minoristas rastrea las órdenes de compra en curso y, una vez cumplidas, el sistema marca la orden de compra como lograda. Crear y recibir órdenes de compra es fácil y garantiza que toda la información de la orden de compra se pueda almacenar en un solo lugar y sea de fácil acceso.

• Ir a lo grande
  Hacer pedidos a granel puede ayudarlo a aprovechar al máximo los descuentos y ahorrar mucho dinero. Y cuando se hace correctamente, podrá reducir el costo por unidad de sus artículos. Por supuesto, hacer pedidos a granel significa gastar más por adelantado, por lo que solo desea hacerlo si su negocio es estable.

• Sea pronto
  Envíe sus facturas, órdenes de compra y contratos de servicio de proveedores de manera oportuna. Es importante poner estos documentos en manos de sus socios, ya que definen los términos del acuerdo y protegen su negocio. Además, el envío rápido de documentos muestra un grado de profesionalismo que infundirá confianza en sus socios.

• Empodere a los empleados
  Intente implementar un sistema de solicitud de compra en su negocio. Esto permite a los empleados solicitar los materiales que necesitan para hacer su trabajo. Esto no solo empodera a su equipo, sino que también le da una mejor idea de los materiales necesarios para dirigir su negocio.