Cómo Mejorar la Tasa de Cierre de RFP de Su Equipo de Ventas

tasa de cierre de RFP actual del equipo de ventas? Sea o no tan alto como te gustaría, puede que te sorprenda escuchar que Ganesh Shankar de RFPIO afirma que «la tasa de ganancia común para RFP es inferior al 5%.»

Siguiendo estos números, por cada 20 propuestas que envíe el proveedor promedio, solo una tendrá éxito. Y con muchas empresas invirtiendo de 20 a 40 horas en cada respuesta de solicitud de propuestas, eso es una gran pérdida de tiempo y dinero.

Por ejemplo, supongamos que tiene un Representante Técnico de Ventas Interno que completa las solicitudes de solicitud para su equipo, y este representante gana un salario de 50 mil dólares anuales (aproximadamente el equivalente a 24 dólares por hora).

Si el tamaño promedio de sus propuestas es de 25 mil dólares y cierra con éxito una propuesta de 20, ha ganado 25 mil dólares en nuevos negocios netos. Pero también has perdido un promedio de 30 horas por cada una de las otras 19 propuestas.

A una tarifa promedio por hora de 24 dólares, eso es una pérdida de 13,680 dólares (antes de tener en cuenta los costos de oportunidad, los gastos generales y otras variables).

Aunque es poco probable que logres una tasa de ganados cerrados al cien por cien, reducir el número de propuestas enviadas sin éxito ahorra tiempo y dinero a tu empresa.

En este artículo encontrará una lista de sugerencias y mejores prácticas para ayudar a los líderes de ventas a mejorar las tasas de cierre de RFP de su equipo de ventas.

Tenga un Punto de exclusión» Ir/No Ir »

Aquí encontrará una forma realmente sencilla de mejorar su tasa de cierre de RFP: solo aplica a proyectos que es probable que obtengas.

Imagine un lote de 20 RFPs. En él, tal vez cinco sean una buena opción para su compañía. Las otras 15 son malas oportunidades o proyectos que tendría que estirar para completar, en términos de ajuste del proyecto o recursos necesarios para presentar una solicitud de propuestas.

• Si aplicas a los 20 y ganas uno, tu tasa de cierre será del 5%.
• Si eliminas los 15 que no encajan bien y ganas uno de los cinco restantes, tu tasa de cierre será del 20%.

No solo ha aumentado su tasa de cierre, sino que también ha ahorrado todo el tiempo y el dinero que habría desperdiciado en propuestas inapropiadas.

Adam Boyd, en una LinkedIn Pulso artículo, describe de esta manera:

«No todas las Propuestas son creados iguales, y que no tienen la misma oportunidad de ganar con todos ellos. Sepa cuándo decir, ‘ Esto no está en nuestra caseta de gobierno, y es un uso del tiempo demasiado caro para perseguirlo.»

Por ejemplo:

• Si aplica a todos los 20 y gana uno:
  Su tasa de cierre será del 5 por ciento y ha ganado 25 mil dólares en nuevos negocios netos. Habrá invertido 600 horas (30 horas por RFP) y 14.440 dólares (24 dólares por hora). Su tasa de productividad de RFP (el total de nuevos negocios dividido por la cantidad de horas de trabajo) es de 42 dólares por hora.
• Si elimina las 15 propuestas no aptas, solicite cinco y gane una:
  Su tasa de cierre será del 20 por ciento y ha ganado 25 mil dólares en nuevos negocios netos. Habrá invertido 150 horas y 3.600 dólares. Debido a que fue más selectivo, su RFP la tasa de productividad ahora es de $166.67 por hora.

Desarrollar una lista de verificación interna o un sistema de puntuación para evaluar las oportunidades de solicitud de propuestas puede ayudarlo a determinar dónde se encuentra su punto de exclusión. Bob Lohfeld, CEO de Lohfeld Consulting Group, sugiere hacer las siguientes siete preguntas para filtrar las RFP en consecuencia:

1. ¿Entendemos la misión del cliente y el trabajo a realizar?
2. ¿Tenemos una solución que ayude al cliente a alcanzar su misión y objetivos contractuales?
3. ¿Tenemos una relación con este cliente a través de reuniones o cumplimiento de contratos previos?
4. ¿Sabemos con quién estamos compitiendo y podemos vencerlos?
5. ¿Tenemos una estrategia de trabajo en equipo y podemos obtener los subcontratistas adecuados?
6. ¿Sabemos qué precio necesitamos pujar para ganar y podemos lograrlo de manera rentable?
7. ¿Tenemos una estrategia convincente para ganar?

Si le preocupa perderse proyectos potencialmente buenos, considere el consejo del Director del Índice de Referencia de Ventas, John Auer:

» En algunos casos, la exclusión voluntaria puede ser un diferenciador más efectivo que participar en la solicitud de propuestas. Por ejemplo, los clientes potenciales pueden mostrar su mano y confesar que esperaban con interés su propuesta. Si este es el caso, acabas de aprender una valiosa información que podría muy bien resultar en una victoria.»

Si no recibe una confesión de este tipo, ha ahorrado tiempo; pero si lo hace, ha obtenido información valiosa sobre si la solicitud de solicitud será o no una inversión de tiempo efectiva. Todos ganan.

Trabaje desde una plantilla de propuesta

A medida que reduce el número de RFP a las que realmente está respondiendo, puede ahorrar aún más tiempo desarrollando una plantilla de propuesta. Esto minimizará la cantidad de tiempo que dedicas a «reinventar la rueda» para desarrollar cada respuesta.

No podrá anticipar cada Q& A que encontrará con anticipación. Pero el desarrollo de una copia de stock para su resumen ejecutivo y la adición de nuevas respuestas Q&A a un documento central, que puede extraer de nuevo en el futuro, pueden reducir grandes cantidades de tiempo de su proceso de solicitud de propuestas.

Por ejemplo, trabajar a partir de una plantilla reduce el tiempo medio necesario para completar y enviar una propuesta de 30 horas por solicitud de propuesta a 10 horas. Esta disminución de tiempo aumentaría la tasa de productividad de las solicitudes de propuestas a 500 dólares por hora (según las métricas proporcionadas al principio del artículo).

Para calcular la tasa de productividad de la solicitud de propuestas, utilice la siguiente fórmula:

Cantidad neta de nuevos negocios/(número de RFP x horas totales trabajadas)

Utilice un Proceso de respuesta No tradicional

Dicho esto, solo porque esté trabajando desde una plantilla de propuesta de RFP no significa que sus respuestas tengan que aparecer como fórmulas. Un proceso de respuesta no tradicional puede minimizar la carga de completar la solicitud de propuestas para los miembros de su equipo, al tiempo que ayuda a su empresa a destacarse de otros solicitantes.

Según Mike Drapeau, socio de Sales Benchmark Index:

» Piensa en George Costanza. ¿Recuerdas el episodio en el que hizo lo contrario de todo lo que su instinto le decía que hiciera y los resultados estaban fuera de serie? Ese es el enfoque que debe utilizar para desarrollar su estrategia de solicitud de propuestas. La sabiduría convencional está totalmente equivocada.

Entonces, ¿cómo es un proceso de respuesta no tradicional? Las ideas posibles incluyen:

• Una sección de resumen ejecutivo muy abreviada que elimina la mirada de ombligo corporativa a favor de priorizar las declaraciones de valor dirigidas a los destinatarios.
• Llamar los requisitos que faltan en la solicitud de propuestas (probablemente porque un comité de adquisiciones los pasó por alto) para establecer rápidamente la experiencia.
• Ofrece respuestas Q&extremadamente detalladas que probablemente superen las propuestas de la competencia e impresionen a las empresas con su naturaleza integral.

Otra opción de respuesta de RFP no tradicional viene de Board Studios, que ofrece tres sugerencias para incorporar medios enriquecidos en sus RFP:

• Cree un mini-sitio simple que muestre su USP y responda preguntas clave.
• Utilice infografías o imágenes de flujo de proceso diseñadas profesionalmente en sus propuestas.
• Produce un vídeo explicativo en lugar de tu resumen ejecutivo.

Algunas industrias – las empresas de tecnología, por ejemplo, frente a los servicios bancarios y legales más serios-pueden ser más receptivas al uso de nuevos medios que otras. Pero no tengas miedo de experimentar empujando los límites. Destacarse puede ser suficiente para que su propuesta tenga una lectura cercana que de otra manera no recibiría.

Piense en cómo se manejan típicamente las propuestas en su industria, y luego, como George Costanza, considere hacer lo contrario.

Construir relaciones Antes de las respuestas a la solicitud de propuestas

En la mayoría de los casos, no se le permite ponerse en contacto con los representantes de la empresa para hacer una apelación personal durante el proceso de solicitud de propuestas. Es por eso que es importante que inviertas continuamente en expandir tu red antes de que comience el proceso.

Las empresas necesitan saber quién es usted antes de recibir su propuesta. De acuerdo con los datos recopilados por el Grupo Seibert, el 40 por ciento de su éxito se reduce a sus esfuerzos de ventas antes de la RFP:

«Debe estar vendiendo activamente al comprador en los 12 a 18 meses antes de que se lance la RFP. Si no te conocen antes de la solicitud de propuestas, tus posibilidades de ganar son bajas.»

En la práctica, esto significa trabajar activamente en red con perspectivas de futuro, utilizando enfoques tanto directos como indirectos. Las llamadas en frío y una presencia activa en eventos de la industria son importantes, pero también puede ser útil usar el marketing de contenidos, el marketing en redes sociales y otras campañas para construir liderazgo de pensamiento en torno a su empresa.

Stephanie Czajka, Gerente de proyectos del Grupo Weidert, sugiere que:

«Cuanto más esté presente en los ojos de los clientes potenciales debido a su contenido, más su empresa se incluirá en las listas cortas de compradores».»En términos digitales, puedes pensar en esto como un proceso de búsqueda. Cuando los prospectos buscan respuestas a sus preguntas relacionadas con tu negocio, consultarán a Google, y si aparece tu artículo de contenido, es más probable que lean sobre ti y que seas incluido en su lista corta.»

Además, Czajka argumenta que transformar su empresa en un líder de pensamiento respetado a través del marketing entrante adecuado puede eliminar la solicitud de propuestas de la ecuación por completo. «En los casos en que una solicitud de propuestas es opcional, el comprador pasará naturalmente a la elección subjetiva de un asesor o recurso de confianza.»

En pocas palabras, si un comprador necesita un proveedor pero decide no continuar con el proceso de solicitud de propuestas, el liderazgo de pensamiento que ha construido en torno a su marca lo convertirá en un candidato natural para ocupar el lugar.

Monitoree su tasa de éxito de RFP

Independientemente de cuál de las estrategias anteriores elija implementar, una de las mejores cosas que su equipo de ventas puede hacer es monitorear las métricas que rodean su proceso de RFP.

Variables específicas a seguir incluyen:

• Cantidad de RFP recibidas
• Número de RFP a las que se respondió vs.a las que se excluyó
• Número de RFP cerradas
• Valor de RFPs cerradas vs. valor de RFPs fallidas
• Cantidad media de tiempo requerido para completar RFPs

Los datos que recopile aquí pueden desempeñar un papel en la mejora de su tasa de cierre, si los usa de manera efectiva.

Supongamos que observa que de Q1 a Q2, su número de proyectos ganados cerrados cayó de 30 a 20. Si, al mismo tiempo, ha realizado un seguimiento del número total de horas invertidas en cada propuesta y ha descubierto que también ha disminuido de 20 horas por propuesta a 10 horas, esta es una señal de que necesita invertir más tiempo en el proceso de su propuesta.

Los programas de análisis de propuestas pueden ser útiles para identificar este tipo de tendencias. Pero incluso elegir ejecutar sus cálculos a mano lo pondrá por delante de los competidores que no están tan invertidos en monitorear sus métricas de RFP.

Sea inteligente Con las RFP para aumentar Su Tasa de Cierre

El éxito con las RFP se reduce a abordar el proceso de manera más cuidadosa que sus competidores.

Utilice los datos disponibles para su ventaja mientras experimenta con estrategias de RFP no tradicionales y redes continuas. Su tasa de cierre del 5% o menos se convertirá rápidamente en cosa del pasado.

• Acerca de
• Últimas entradas

Pico de Ventas Reclutamiento

Pico de Ventas de Reclutamiento se especializa en ventas B2B contratación de servicios. Nuestra metodología científica rigurosa y probada combina perfiles de roles, búsqueda de talentos y evaluación de candidatos, complementada con servicios de asesoramiento. Ofrecemos resultados garantizados, y nuestra tasa de éxito inigualable ayuda a acelerar las ventas, reducir los costos operativos y mejorar la eficacia de recursos humanos, las valoraciones de la empresa y la confianza de los inversores.

Últimas publicaciones de Peak Sales Recruiting (ver todas)

• Salarios de Vicepresidente de Ventas por Industria – 17 de diciembre de 2018
• Una mirada Estadística al Panorama de Contratación de Ventas de Toronto – 25 de mayo de 2018
• Cómo Mejorar Sus Ventas Tasa de cierre de RFP del equipo – 11 de octubre de 2017