Cómo Personalizar Outlook Para una Mayor Productividad
Todos usan el correo electrónico en el lugar de trabajo en estos días, y vuelve locos a casi todos. Probablemente reciba cientos de mensajes de correo electrónico todos los días. Si no se controla, este aluvión de correos electrónicos puede apoderarse de su día y reducir su productividad.
Afortunadamente, con algunos ajustes puede evitar que eso suceda. Echemos un vistazo a algunos consejos específicos que te ayudarán a tomar el control de tu correo electrónico.
Consejos Vitales: Establecer horarios para revisar el correo electrónico
Si hay un consejo que pones en práctica, debería ser este:
Establecer horarios específicos para revisar tu correo electrónico y cumplirlos.
Un correo electrónico entrante puede desviarte completamente de tu tarea actual y arruinar tu impulso. Cuando estés pensando en profundidad en una hoja de cálculo y aparezca una notificación por correo electrónico, cambiar a Outlook te reenfocará a algo que no es tan importante. En casi todos los casos, ningún correo electrónico es tan importante que no puede esperar un poco.
Pruebe un intervalo de tiempo para revisar el correo electrónico que se ajuste a su día de trabajo. Esto dependerá de la frecuencia con la que necesite responder a los correos electrónicos. Para algunos, revisar el correo electrónico una vez después del almuerzo y una vez antes de salir podría funcionar bien. Es posible que otros necesiten revisar su bandeja de entrada al principio de cada hora.
Si es posible en su trabajo, le recomendamos evitar el correo electrónico a primera hora de la mañana. Debes dedicar los primeros minutos de tu día a las actividades más importantes de tu lista de tareas pendientes. En la mayoría de los casos, el correo electrónico puede esperar y no vale la pena distraerse tan pronto como llegue al trabajo.
No hay un mejor momento que funcione para todos. Pero relegar la verificación de correo electrónico a horas específicas le permitirá moverse rápidamente por su bandeja de entrada y concentrarse en eso, en lugar de alejarse de su tarea actual cada quince minutos para responder a un mensaje.
Personalice Microsoft Outlook para la cordura del correo electrónico
Dado que muchos de nuestros lectores usan Microsoft Outlook, revisemos algunas configuraciones de Outlook que pueden ayudarlo a que el correo electrónico sea menos una distracción y lo ayuden a aprovechar al máximo Outlook.
Desactivar alertas de mensajes nuevos
De forma predeterminada, Outlook get utiliza varios métodos para llamar su atención cuando llega un mensaje nuevo. Si estás revisando el correo electrónico en momentos específicos, estas notificaciones solo te distraerán. En Outlook, diríjase a las opciones Archivo > y seleccione la pestaña Correo a la izquierda. Luego, en la sección Llegada de mensajes, desmarque todas las opciones.
Esto deshabilitará los sonidos, las ventanas emergentes y el icono de sobre que aparece en el acceso directo de Outlook en la Barra de tareas en la parte inferior de la pantalla.
Eliminar el formato de texto pegado
Probablemente haya notado que cuando pega texto de otro programa en un correo electrónico, Outlook mantiene su formato. Por ejemplo, si copia texto rojo de fuente de tamaño 72 de un sitio web, lo verá exactamente así cuando lo pegue en un mensaje de correo electrónico. Por lo general, solo desea el texto en sí, no el formato.
Para deshabilitar la copia de formato, visite las opciones File > y seleccione la pestaña Mail. Haga clic en el botón Opciones del editor under debajo de Redactar mensajes. A continuación, seleccione la pestaña Avanzado de la izquierda. Desplácese hacia abajo hasta la sección Cortar, copiar y pegar y configure la opción Pegar desde otros programas para Conservar Solo texto. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Ahora, no tiene que preocuparse por pegar todo tipo de estilos de texto extraños en sus correos electrónicos.
Cierre los mensajes originales Al Responder
Si responde o reenvía correos electrónicos a menudo, probablemente tenga muchos cuadros de mensajes flotando alrededor. Cerrarlos cuando ya hayas terminado con ellos es una pérdida de tiempo. Puede voltear una configuración y hacer que Outlook cierre una ventana de mensaje automáticamente al hacer clic en Responder o reenviar, lo que reduce el desorden.
Para ello, vaya a Archivo > Opciones > Correo y desplazarse a las Respuestas y reenvíos sección. Marque la casilla que dice Cerrar la ventana de mensaje original al responder o reenviar.
Inicie Outlook en la vista de calendario
Para evitar que se distraiga con su bandeja de entrada, ¿por qué no hacer que Outlook muestre su calendario cuando comience? Es más útil ver sus próximos eventos cuando abre Outlook que sentirse abrumado por el correo electrónico.
Puede cambiar la página de inicio de Outlook visitando Archivo > Opciones > Avanzado. En la sección Inicio y salida de Outlook, haga clic en Examinar next al lado de Iniciar Outlook en esta carpeta: encajonar. Seleccione Calendario y haga clic en Aceptar.
Cambiar el comportamiento del Panel de lectura
La función Panel de lectura de Outlook muestra un mensaje de correo electrónico directamente en su bandeja de entrada cuando hace clic en él. Esto le permite revisar fácilmente su correo electrónico sin hacer doble clic en un mensaje para abrirlo en una nueva ventana.
Esto es bastante útil; sin embargo, el Panel de lectura facilita la marcación de mensajes como leídos accidentalmente. De forma predeterminada, Outlook marcará un mensaje como leído tan pronto como haga clic en él, luego haga clic en otra cosa. Esto significa que si te desplazas rápidamente por los mensajes, puedes marcar algo como leído sin darte cuenta.
Si aún desea utilizar el Panel de lectura, puede modificarlo. Haga clic en la pestaña Ver en la parte superior de Outlook, luego haga clic Panel de lectura en el objeto Diseño sección. Seleccione Opciones see y verá algunas configuraciones para el Panel de lectura.
Marque los elementos como leídos cuando se vean en el cuadro Panel de lectura. A continuación, puede ingresar un número en el cuadro junto a Esperar: estos son los segundos que debe ver un mensaje antes de que Outlook lo marque como leído. Si prefiere marcar todos los mensajes como leídos por su cuenta, simplemente desmarque la opción Marcar elemento como leído cuando cambia la selección. Esto evitará que Outlook marque los mensajes como leídos cuando haga clic lejos de ellos.
Si lo prefiere, puede desactivar completamente el Panel de lectura. Seleccione la pestaña Ver y, a continuación, haga clic en el botón Panel de lectura. Seleccione Desactivado y Outlook eliminará el Panel de lectura. En su lugar, verá una lista de todos sus correos electrónicos y puede hacer doble clic en uno para abrirlo.
Mostrar siempre el campo Cco
Probablemente sepa que el campo Cco le permite enviar mensajes a ciertos destinatarios sin que vean las direcciones de los demás. Si lo usa a menudo, puede decirle a Outlook que siempre lo muestre, lo que le ahorra un clic.
Para ello, inicie un nuevo mensaje de correo electrónico haciendo clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio, o utilice el método abreviado de teclado CTRL + N. En la ventana nuevo correo electrónico, seleccione la pestaña Opciones en la parte superior. Luego, haga clic en el botón Cco en el objeto Mostrar campos sección. Esto mostrará permanentemente el cuadro Cco para todos los mensajes y respuestas nuevos.
Utilice la Barra de tareas pendientes
Además del correo electrónico, Outlook también puede contener sus contactos, calendario y lista de tareas pendientes. Puede cambiar entre estas pestañas en cualquier momento, pero Outlook también ofrece un panel que le permite verificarlas de un vistazo.
Para habilitarlo, haga clic en la pestaña Ver en la parte superior de Outlook y, a continuación, seleccione Barra de tareas pendientes en la sección Diseño. Puedes mostrar tu Calendario, Personas y Tareas aquí. Depende de ti cuáles son los más útiles. Si habilita el calendario, mostrará sus próximos eventos. La pestaña Personas te da fácil acceso a las personas con las que más te comunicas, y puedes usar Tareas para hacer un seguimiento de tu lista de tareas pendientes.
Retraso en la entrega de mensajes
A veces, no desea enviar un mensaje de inmediato. Por ejemplo, si envías un correo electrónico al final de un día de trabajo, podría quedar enterrado en la bandeja de entrada del destinatario y reducir sus posibilidades de verlo y responder. Enviar el mensaje a primera hora de la mañana sería mejor,pero ¿y si te olvidas de mañana?
La solución es programar mensajes. Esto le permite redactar su mensaje cuando sea conveniente, pero Outlook no lo entregará hasta el momento que especifique.
Para hacer esto, crea un nuevo mensaje y escribe tu correo electrónico como de costumbre. Cuando hayas terminado, en lugar de hacer clic en Enviar, haz clic en la pestaña Opciones a lo largo de la barra superior. En la sección Más opciones, seleccione Retrasar la entrega. Aparecerá una nueva ventana.
Aquí, seleccione No entregar antes y seleccione una fecha y hora en los cuadros desplegables. Una vez que haces clic en Cerrar, has programado tu mensaje.
Etiqueta correos electrónicos para el seguimiento
Es fácil enviar un correo electrónico con una solicitud específica y olvidar que alguna vez lo enviaste. La función de seguimiento incorporada de Outlook puede ayudarlo a recordar verificar el mensaje importante para que siempre obtenga una respuesta.
Al redactar un correo electrónico, seleccione la pestaña Mensaje en la parte superior de la ventana. En la sección Etiquetas, haz clic en Seguimiento. Verás una lista desplegable con opciones rápidas como Hoy, Mañana y la semana que viene.
Si hace clic en Personalizado, puede establecer una fecha y hora exactas que Outlook le recordará que debe seguir. Es una buena idea marcar la casilla de recordatorio también, para que aparezca una ventana emergente cuando sea el momento de hacer un seguimiento.
Outlook también le da la opción de Marcar para los destinatarios, lo que marcará automáticamente el mensaje en su extremo para el seguimiento. Sin embargo, probablemente no deberías usar esto a menos que estés familiarizado con la persona con la que estás contactando.
Asegúrese de que puede ver sus indicadores de seguimiento para que no se olvide de ellos! Siga los pasos anteriores en la sección Utilizar la Barra de tareas pendientes para mostrar sus tareas en el lado derecho de Outlook, o haga clic en el botón Tareas para mostrarlas en una ventana completa.
¿Listo Para Una Mayor Productividad De Outlook?
Esperamos que estos consejos le ayuden a reducir la distracción del correo electrónico y a hacer que Outlook funcione mejor para sus necesidades. El correo electrónico no tiene que ser un dolor de cabeza masivo, tomar el control con estos y otros ajustes hará que su experiencia sea mucho más suave.
Para obtener más ayuda con el correo electrónico, consulta nuestros consejos para mejorar el formato del correo electrónico.