Contabilidad de Inventario

¿Qué es la contabilidad de inventario?

La contabilidad de inventario se trata de cómo una empresa mostraría las acciones que tiene en sus registros financieros: balances, informes de ganancias & pérdida (P&L), etc. Esto suele ser más complejo de lo que parece, ya que el inventario a menudo es una «cifra en vivo» que cambia constantemente a medida que se realizan las ventas y se compran más existencias.

En el comercio minorista, esto puede cubrir tres tipos de inventario o fases de producción:

1. materias Primas.
2. Elementos en curso.
3. productos Terminados listos para la venta.

Su inventario disponible y no vendido debe incluirse como activo en los registros financieros de fin de año. Lo que significa que el quid de la cuestión en todo esto es rastrear correctamente el costo de cualquier inventario vendido y colocar un valor exacto en el inventario no vendido que se mantiene al final de cada período contable.

Cualquier aumento o disminución en el valor de los bienes afecta su cifra de valor de inventario. Esto, a su vez, afecta el valor de su negocio en general.

Términos clave de contabilidad de inventario

Hay dos términos clave que los minoristas deben tener en cuenta cuando se trata de contabilidad de inventario:

1. Costo de los bienes vendidos (COGS). Los costos directos de producción de cualquier mercancía vendida por una empresa.
2. Inventario final (EI). El valor de cualquier inventario disponible no vendido al final de un ejercicio contable.

Echemos un vistazo más profundo a cada uno de estos

1) Costo de los bienes vendidos (COGS)

El costo de los bienes vendidos (COGS) es un elemento central para medir la rentabilidad y el valor de inventario de un negocio minorista.

Como su nombre indica, COGS se refiere a la cantidad que cuesta a una empresa producir los productos que vende, incluido todo lo que se incluye en ella: materiales, mano de obra, herramientas utilizadas, etc. Pero (de manera crucial) sin tener en cuenta los costos no vinculados directamente al proceso de producción, como los costos de envío, publicidad y fuerza de ventas, etc.

Como resultado, COGS le ayuda a determinar la cantidad de ganancias brutas obtenidas en una o más ventas.

Por ejemplo:

Si vende un artículo valorado en 5 50 y los ENGRANAJES son 3 30, su empresa ha logrado una ganancia bruta de 2 20. Es una fórmula simple, aunque puede volverse más compleja si fabrica sus propios productos.

Todo el inventario vendido aparecerá en la cuenta de COGS en su estado de resultados al final de cada año comercial.

Cálculo de engranajes

Para calcular el costo de los bienes vendidos (ENGRANAJES) durante un período contable, deberá:

1. Determinar qué costos se pueden asociar con el proceso de producción de sus productos específicos – como mano de obra, materias primas, herramientas, etc.
2. Tome el costo del inventario inicial (BI).
3. Agregue el costo del inventario recién comprado durante el período en cuestión.
4. Restar las existencias sobrantes no vendidas al final del ejercicio contable.

2) Inventario final (EI)

Es muy probable que una empresa no venda la totalidad de su inventario al final de cada período contable. Es decir, cualquier acción disponible y no vendida se convierte en un activo que debe valorarse e incluirse en los estados financieros.

Esto se conoce como inventario final (EI), y en realidad es bastante simple a primera vista.

1. Tome el inventario inicial (las unidades arrastradas del final del ejercicio económico anterior).
2. Agregue cualquier inventario recién comprado a lo largo del período contable.
3. Restar cualquier unidad vendida.
4. Y esto deja la cifra final de inventario para ser incluida como activo de la empresa.

Sin embargo:

Necesitamos asignar un valor real a la cifra de inventario no vendido (es decir, cuánto vale este activo de la empresa en términos monetarios). Y aquí es donde puede volverse mucho más complicado.

Esto se debe a que:

• Las numerosas compras de nuevas existencias y materias primas generalmente se realizan durante un período contable típico de 12 meses.
• Cada compra puede tener un costo diferente por unidad.
• Las ventas también se realizan al mismo tiempo, convirtiendo el inventario en efectivo.

Entonces, ¿qué cifra de costo por unidad utiliza para valorar el inventario no vendido cuando hay tantas piezas móviles en un período contable típico?

Aquí es donde entran en juego los métodos de valoración de inventario.

Métodos de valoración de inventario

Seguir un método específico de valoración de inventario es fundamental para obtener estados financieros coherentes, precisos y (lo que es más importante) legalmente aceptables.

Hay tres métodos principales de valoración que las empresas minoristas utilizan para la contabilidad de inventario:

1. Primero en entrar, Primero en Salir (FIFO).
2. Última Entrada, Primera Salida (LIFO).
3. Método de Coste medio.

Solo tendrá que estipular cuál se está utilizando al enviar registros y cuentas financieras.

1) FIFO

FIFO es una técnica de gestión de inventario útil para usar realmente en el manejo de existencias en su almacén. Pero también es un método para valorar el inventario no vendido.

Asume que el inventario que se compró primero, también es el primero en venderse. Por lo tanto, el inventario disponible más antiguo es el que se utilizará para cumplir un pedido.

Hay una serie de beneficios para el método FIFO. Principalmente, las empresas que venden productos perecederos (alimentos y bebidas) enfrentan menos riesgo de que sus productos se estropeen o crucen la fecha de venta antes de la fecha de compra. Pueden establecer una cadena de suministro fluida y garantizar que sus clientes reciban los artículos más frescos de su inventario.

Todos los productos recibidos y vendidos deben registrarse individualmente al utilizar el método contable FIFO. Es posible que el sistema FIFO pueda llevar a las empresas a subestimar o sobreestimar el valor del inventario en el futuro, debido a los cambios del mercado en el futuro.

2) LIFO

El enfoque de LIFO funciona asumiendo que los productos más recientes agregados a su inventario son los primeros en venderse primero.

Este sistema funciona bien para empresas minoristas especializadas en productos no perecederos o con un bajo riesgo de obsolescencia. También puede aumentar los engranajes y disminuir el beneficio neto (por lo tanto, reducir la obligación fiscal anual) si los bienes adquiridos más recientemente son más caros.

Nota: LIFO es un método de contabilidad de inventario aceptable solo en los EE.

Puedes aprender más sobre LIFO vs FIFO en este video:

3) Costo promedio

El método de contabilidad de inventario de costo promedio (o promedio ponderado) es totalmente diferente a los dos anteriores.

Esto se aplica a las empresas que optan por no realizar un seguimiento del costo por unidad de inventario para cada entrega de compra por separado. En cambio, el valor de inventario se basa en el costo medio de los artículos a lo largo del período pertinente.

Puede calcular el costo promedio simplemente dividiendo el costo total de los productos para la venta por el número total en el inventario.

Puede obtener más información sobre el método de Costo promedio en este video:

El uso de software de contabilidad de inventario

La contabilidad de inventario puede ser un proceso frustrante y que requiere mucho tiempo para las empresas minoristas, especialmente para los equipos pequeños o independientes.

Pero no tiene que ser una avalancha de hojas de cálculo y recibos en papel la semana antes de cada fecha límite de impuestos. Hay un software de contabilidad confiable disponible para ayudar a automatizar y digitalizar tanto como sea posible, los dos principales son:

1. Xero
2. QuickBooks

Estos programas no ‘harán sus cuentas por usted’. Pero harán que sea mucho más fácil de organizar y presentar al final del año fiscal.

Tanto Xero como QuickBooks también tienen herramientas disponibles para ayudar con el lado del inventario de la contabilidad.

Sin embargo:

Son softwares de contabilidad en el fondo. Lo que significa que la funcionalidad de gestión de inventario dentro de ellos es relativamente básica y poco desarrollada.

Por lo tanto, para las empresas minoristas y de comercio electrónico en crecimiento, se recomienda:

1. Utilizar un software de gestión de inventario de alta calidad como maestro del stock.
2. Asegúrese de que este software tenga una integración directa de Xero o una integración de QuickBooks para transmitir datos relevantes.

Esto le deja con lo mejor de ambos mundos: dos softwares de alta calidad que automatizan la mayor cantidad posible de sus procesos de inventario y contabilidad.

Con suerte, este capítulo le ha dado una buena idea de las mejores prácticas de contabilidad de inventario.

Dicho esto, esto todavía puede ser una tarea enormemente complicada para los minoristas. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente emplear los servicios de un contable profesional y/o contador público cuando se trata de compilar registros financieros y presentar declaraciones de impuestos.

En nuestro siguiente y último capítulo, echaremos un vistazo a los sistemas de gestión de inventario, incluida la forma de determinar cuándo es el momento de comenzar a usar un sistema automatizado y elegir el mejor para su empresa.