Contratar Contratistas Independientes Para las Necesidades de Su Fuerza de Trabajo
Muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen la necesidad o el deseo de contratar empleados tradicionales para trabajar para su negocio. Los que lo hacen a menudo para las funciones esenciales de su negocio. Pero incluso para estas empresas hay momentos en que se requiere una fuerza de trabajo. Es para estas situaciones que el uso de contratistas independientes es una gran solución.
¿Qué tiene de ventajoso contratar contratistas independientes? La contratación de contratistas independientes le permite tener una fuerza de trabajo solo cuando y si la necesita. Con contratistas independientes, es posible tener personal para trabajar en (o fuera de) sus instalaciones sin estar sujeto a impuestos sobre la nómina o a muchas leyes de empleo estatales y federales.
Tradicionalmente, el gobierno no está a favor de tratar a los trabajadores como contratistas independientes, por lo que hay varias pruebas federales complejas involucradas para asegurarse de que la persona realmente califique como contratista independiente y no sea un empleado.
La clasificación incorrecta de los empleados como contratistas independientes está bajo un intenso escrutinio tanto por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) como por el Departamento de Trabajo (DOL). Esta no es un área en la que pueda esperar pasar desapercibido, así que asegúrese de clasificar correctamente a sus trabajadores para evitar costosas multas y sanciones.
Muchos consultores aconsejan a las empresas que contraten cualquier función que no esté directamente relacionada con la producción de los productos o servicios principales de la empresa. Por ejemplo, muchas empresas de cuello blanco subcontratan sus trabajos de mantenimiento de edificios o funciones de servicio de alimentos.
Los contratistas independientes también son particularmente útiles cuando se necesita una habilidad o conocimiento técnico específico para un proyecto especial que se espera que dure un período de tiempo relativamente corto.
Si cree que el uso de contratistas independientes podría ser el adecuado para su negocio, considere lo siguiente:
- ¿Qué es exactamente un contratista independiente? ¿Qué categorías de trabajo podrían prestarse a tal tratamiento?
- ¿Cuáles son algunos pros y contras de usar contratistas independientes?
- ¿Cuáles son algunos consejos para usar contratistas independientes con éxito?
Definir un contratista independiente
Los contratistas independientes trabajan por sí mismos: se les trata como si estuvieran dirigiendo su propio negocio. Por lo tanto, usted no es el empleador de un contratista independiente, y no es responsable de los impuestos sobre la nómina o los beneficios para ellos, ni están protegidos por la compensación de trabajadores o la mayoría de las leyes laborales.
Los contratistas independientes controlan el desempeño del trabajo en función de su experiencia, licencia especial o educación o capacitación especial requerida para el trabajo.
En la mayoría de los casos, les dices los contornos del proyecto que debe realizarse y la fecha de vencimiento, y ellos determinan cómo lograrlo, según su propio calendario. El contratista independiente proporciona el conocimiento, la experiencia y la mano de obra para realizar el trabajo o proporciona a otras personas para realizar el trabajo contratado. A los contratistas independientes generalmente se les paga en función de sus resultados (p. ej., una tarifa plana por trabajo, o una tarifa por unidad completada) en lugar del tiempo que dedican.
Reglas del IRS. En términos generales, a efectos fiscales, la pregunta clave sobre si alguien califica como contratista independiente es el grado de control que puede ejercer sobre el trabajador. El trabajador será tratado como un empleado si la compañía tiene el derecho de determinar no solo lo que hace el empleado, sino cuándo, dónde o cómo lo hace.
El IRS tiene una prueba de 20 factores que utiliza para determinar si un empleado es un contratista independiente o un empleado disfrazado. Los factores pueden tener diferentes pesos, dependiendo de la situación de hecho. En términos generales, si el trabajador se considera un empleado menor de al menos 10 de los factores, debe tratarlo como un empleado.
El IRS frunce el ceño al uso de contratistas independientes, en parte porque dichos trabajadores son responsables de pagar sus propios impuestos sobre la nómina y es mucho más difícil asegurarse de que lo están haciendo.
En caso de duda, consulte el Formulario SS-8 del IRS, que es el formulario utilizado por el IRS para determinar el estado individual a efectos de impuestos sobre el ingreso y el empleo.
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es otra importante ley federal que rige el tratamiento de los trabajadores. Desafortunadamente, tiene su propia definición de contratista independiente que es ligeramente diferente de la definición del IRS.
Para estar verdaderamente seguro de que está seguro de tratar a los trabajadores como independientes, debe cumplir con ambas definiciones.
Bajo la FLSA, los contratistas independientes no son empleados y, por lo tanto, no tienen derecho a protecciones de salario mínimo y horas extras. Hay seis factores para determinar si un trabajador es un empleado bajo la FLSA, a diferencia de un contratista independiente:
- el grado del derecho del supuesto empleador a controlar la manera en que se realiza el trabajo
- la oportunidad de lucro o pérdida del supuesto empleado dependiendo de la habilidad de gestión
- la inversión del supuesto empleado en equipos o materiales necesarios para el trabajo
- si el servicio prestado requiere habilidades especiales
- el grado de permanencia de la relación de trabajo
- si el servicio prestado por el trabajador es una parte integral del negocio del supuesto empleador
Ningún factor es más importante que los demás en determinar el estatus de contratista independiente. Cuando la cuestión se plantea en los tribunales, el juez debe considerar si, como cuestión de realidad económica, un trabajador depende de la empresa a la que se presta un servicio para continuar trabajando. Cuanto mayor sea la dependencia, mayor será la probabilidad de que el trabajador sea un empleado.
Acuerdos de contratistas independientes. Es extremadamente importante darse cuenta de que hacer que un trabajador firme un acuerdo de contratista independiente no creará automáticamente tal estado si el trabajador no cumple con los requisitos de las pruebas descritas anteriormente.
Aunque un acuerdo de contratista independiente no crea el estatus, cuando se trabaja con contratistas independientes, es una buena idea desarrollar un contrato por escrito que renuncie al derecho de control y especifique que el trabajador no será tratado como un empleado a efectos de impuestos federales. Los empleadores también deben presentar declaraciones informativas (1099 MISC) para sus contratistas independientes y cumplir con las leyes estatales de compensación para trabajadores y compensación por desempleo.
Un contrato con un contratista independiente también debe incluir términos sobre la terminación de la relación. Debido a que los contratistas independientes no son empleados, la terminación se haría de acuerdo con las disposiciones del contrato. Dado que una empresa y un contratista independiente tienen una relación contractual, no una relación laboral, cualquier malentendido sobre el desempeño laboral o la terminación de la relación se rige por el derecho contractual.
¿Cuál es la situación de los trabajadores empleados por un contratista independiente? Los trabajadores empleados por un contratista independiente no son empleados de la organización a la que el contratista está sirviendo, son empleados del contratista.
Pros y contras de Usar contratistas independientes
Hay numerosas ventajas de usar contratistas independientes para sus necesidades de personal, pero también debe ser consciente de las desventajas que existen.
El uso de contratistas independientes ofrece a los empleadores importantes ventajas fiscales y no fiscales. Dado que los empleadores están obligados a pagar ciertos beneficios e impuestos en nombre de sus empleados, los beneficios financieros de tener una gran fuerza de trabajo de contratistas independientes pueden ser significativos.
Por ejemplo, al clasificar a los trabajadores como contratistas independientes, los empleadores pueden evitar la responsabilidad bajo:
- la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) o el impuesto del Seguro Social
- la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA)
- la Ley Consolidada de Conciliación Presupuestaria General (COBRA)
- compensación para trabajadores
- planes de jubilación
Todos los impuestos y beneficios de nómina son mantenidos por el contratista individual, que no participa en los planes de beneficios ofrecidos por su empresa.
Además, su propia exención de muchas leyes de empleo federales y estatales se basa en la cantidad de empleados que tiene en su fuerza de trabajo. Los contratistas independientes no se cuentan como empleados. Por lo tanto, si contrata a contratistas independientes en lugar de contratar empleados regulares a tiempo completo, es posible que no esté cubierto por algunas de estas leyes. Estas leyes incluyen:
- la Ley de Estadounidenses con Discapacidades
- la Ley de Licencia Familiar y Médica
- Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964
- la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo
Desventajas de los contratistas independientes. La principal desventaja de usar independientes es que debe mantenerse al tanto de exactamente lo que califica a alguien como contratista independiente. Si clasifica a alguien como contratista independiente que no lo es, las sanciones pueden ser extremadamente costosas.
Además, los contratistas independientes, por definición, pueden trabajar para varias empresas diferentes a la vez. No tendrá tanto control sobre el tiempo, los esfuerzos y la lealtad del trabajador como lo haría con un empleado permanente.
Además, algunos contratos permiten que el contratista independiente sustituya a otro individuo en cualquier trabajo, por lo que es posible que ni siquiera esté seguro de quién va a hacer el trabajo por usted.
Finalmente, los contratistas independientes se comprometen a trabajar para usted durante la duración del contrato, y eso es todo. Si te gusta su trabajo y quieres continuar la relación, es posible que tengas que renegociar el acuerdo (incluida su tasa de pago).
Debe tener en cuenta que hay varios pasos que puede tomar para facilitar el uso de contratistas independientes. Estas son algunas de las cosas que puede hacer para asegurarse de que quienes trabajan para usted califiquen para el estatus de contratista independiente y que pueda ganar cualquier desafío a sus arreglos:
- Tenga cuidado, al anunciar contratistas independientes, de evitar el uso de frases como salario, salario o trabajo estable cuando esté reclutando. Intente buscar contratistas independientes que hayan colocado sus propios anuncios en «Situaciones buscadas» o «Servicios Comerciales».»
- Al establecer la relación, evite establecer un patrón regular de horas diarias o semanales. Una persona que trabaja por cuenta propia presumiblemente tiene la oportunidad de seleccionar cuándo y dónde trabajará en relación con todos sus clientes.
- Permitir a los contratistas suministrar sus propias herramientas, suministros y equipos siempre que sea posible en el desempeño de los servicios requeridos. Esto demostrará que existe un riesgo de pérdida, así como una oportunidad de obtener beneficios.
- Utilizar contratistas que normalmente anuncian sus servicios de alguna manera. Mantenga archivadas las tarjetas de visita, circulares o incluso anuncios de directorio telefónico.
- Permitir a los contratistas contratar a sus propios asistentes, si es necesario. Insistir en que el contratista pague los impuestos sobre la nómina que normalmente se requieren para dichos empleados.
- No incluya a los contratistas bajo la cobertura de seguro de compensación para trabajadores, seguro de salud u otros beneficios que se proporcionan a los empleados.
- Si es posible, compense a dichos contratistas independientes por trabajo en lugar de por hora o por semana.
- Siempre pida una factura o un extracto de cuenta antes de pagar por cualquier trabajo que se haya realizado. Si es posible, haga cheques pagaderos a una empresa en lugar de a un individuo.
- No reembolse directamente a los contratistas por ningún gasto que puedan tener, por gasolina, comidas, etc. Dichos gastos deben formar parte de los honorarios establecidos por el contratista.
- Recuerde que, en teoría, no puede despedir a un contratista de su empleo. Si no está satisfecho con el desempeño de un contratista, busque un remedio en su contrato. Si no hay contrato, corte las relaciones con el contratista al no ofrecer más trabajo.
- ¡Ponlo por escrito! Por supuesto, lo mejor es tener un contrato por escrito con un contratista independiente. Esto se puede usar en su nombre para demostrar la validez de una relación de contratista independiente, aunque no es evidencia concluyente de una.
Las Herramientas Empresariales incluyen un acuerdo de contratista independiente de muestra para su uso.
- En muchos estados, un acuerdo es necesario para poder establecer una relación de contratista independiente.
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