El Mejor Software de Nómina en Línea para 2021
A todos les encanta el día de pago, excepto al administrador de nómina. Pagar a los empleados (así como a los contratistas y autónomos) es el elemento más complejo de la contabilidad de las pequeñas empresas. También es el más aterrador. No solo tiene que producir cheques y depósitos directos que sean 100 por ciento precisos, sino que también tiene que asegurarse de que los cálculos subyacentes (impuestos, beneficios y otras retenciones) también sean correctos hasta el último centavo. Además, tiene que presentar impuestos y declaraciones al IRS y otras agencias tributarias.
Las aplicaciones de nómina basadas en la nube pueden ayudar a garantizar que todas estas obligaciones se cumplan con precisión y puntualidad. Revisamos ocho de los servicios de contabilidad para pequeñas empresas en línea más populares. Algunos han existido durante años, incluidos Gusto, OnPay, Patriot Software, Nómina de Servicio completo, Nómina QuickBooks, Nómina Square y SurePayroll. La novedad de nuestro roundup de este año es Hourly, un servicio de nómina diseñado para contratistas, pero apropiado para otras pequeñas empresas. Tenga en cuenta que solo está disponible para California en este escrito. Workful es otro sitio web de nómina más nuevo, que aparece aquí solo por segunda vez; está diseñado para rastrear a los empleados por hora.
Este año, otorgamos las Opciones de los editores a dos sitios web de nómina: Gusto es un ganador recurrente; ofrece una experiencia de usuario excepcional y cuatro niveles de suscripción diferentes, para que las empresas puedan crecer con ella. Lo recomendamos altamente para administradores de nómina novatos y experimentados. Nuestra segunda Opción de editores, OnPay, también es una excelente opción para pequeñas empresas, pero también es compatible con industrias verticales como la agricultura y las organizaciones sin fines de lucro, así como con empresas con más de 100 empleados.
Lo que no está Aquí
Hay docenas de sitios web de nómina que podríamos haber revisado, algunos de nombres conocidos como ADP y Paychex. Ambas compañías ofrecen servicios de nómina de bricolaje de nivel básico. Sin embargo, carecen de algunas de las características que se encuentran en los sitios que revisamos, y son un poco más caros (ambos cobran 5 59 por mes más 4 4 por empleado por mes). ADP limita su sitio de nómina de gama baja a dos empleados, y ambos requieren que les proporcione mucha información sobre su negocio antes de que le den un presupuesto para servicios más amplios. Sin embargo, son capaces de crecer fácilmente, por lo que pueden ser buenas opciones para empresas más grandes o para aquellos que esperan crecer rápidamente, o para empresas que simplemente quieren usar un nombre conocido. Dicho esto, son costosos y comenzar puede ser una tarea considerable, especialmente con ADP.
En el otro extremo del espectro, hay sitios para que las empresas tengan necesidades de nómina más complejas o quieran obtener su nómina como parte de un software de recursos humanos integral o un servicio de administración de beneficios. La ondulación es una de las mejores. Es sorprendentemente asequible y ofrece una experiencia de usuario excepcional. También proporciona todas las herramientas que necesita para la incorporación, el procesamiento de nóminas, la presentación de impuestos y la presentación de informes. Las funciones avanzadas incluyen costos de trabajo, informes altamente personalizables y nómina global. Zenefits también sería una buena opción incluso para un gerente de nómina o recursos humanos sin experiencia que debe mantenerse al día con los innumerables problemas de cumplimiento que existen en el lugar de trabajo actual. Tanto Rippling como Zenefits son ganadores elegidos por los editores. Estos son excelentes servicios, pero si solo desea obtener la nómina, pueden ser más de lo que necesita.
Elegimos revisar los servicios que juzgamos más adecuados para pequeñas empresas que procesan la compensación para 10 trabajadores o menos, negocios, además, que tienen necesidades modestas de recursos humanos y administración de beneficios.
La precisión es primordial
Si todavía está haciendo la nómina de su empresa manualmente, es consciente de lo complejo, exigente y ajustado a los plazos de este proceso. Sus empleados cuentan con usted para enviar sus cheques de pago y autorizar depósitos directos en los días de pago programados. Esperan que sepa cuánto debe retener por todos los impuestos que debe y los beneficios que ofrece.
Hay una enorme cantidad de detalles que rastrear, especialmente si estás tratando de hacerlo todo en papel. Los errores no son bien tolerados por nadie involucrado. Las agencias tributarias pueden evaluar multas severas si las declaraciones de nómina y los impuestos no se reciben en las fechas programadas. Los proveedores de beneficios pueden interrumpir servicios como el seguro médico si se atrasa en los pagos.
Simplificar la compleja
Las soluciones de nómina basadas en la nube pueden ayudarlo a organizar y automatizar esta tarea onerosa. Algunos de ellos ofrecen asistentes paso a paso para guiarlo a través del proceso de crear registros para los empleados y proporcionar la información necesaria para la retención. Te permiten establecer tus propios horarios de nómina. Hacen todos los cálculos requeridos, y la mayoría de ellos en realidad presentan sus impuestos de nómina y presentaciones a las agencias apropiadas.
Estos sitios lo guían a través de cada ejecución de nómina y le dicen cuánto le costará cada uno. Proporcionan plantillas de informes y ofrecen portales en línea y aplicaciones móviles para empleados que muestran datos de talón de pago actuales e históricos, y más en algunos casos. No es de extrañar que estén equipados con generosas opciones de soporte. Y no son demasiado caros: En su mayoría, se ejecutan entre 2 25 y 4 40 por mes para la tarifa base y cobran unos pocos dólares adicionales por mes para cada empleado.
Los beneficios son evidentes. Ahorra tiempo y minimiza la frustración. No tiene que mantenerse al día con las tablas de impuestos de nómina ni lidiar con los innumerables problemas de cumplimiento asociados con la remuneración de los empleados. Puede modificar sus registros rápidamente y tener acceso instantáneo a los detalles más pequeños. Es mucho menos probable que cometa errores al usar uno de estos servicios.
Configurar su nómina
Aunque cada sitio de nómina que vimos proporciona su propia experiencia de usuario única, todos comparten estructuras similares. Comienzan con el proceso de configuración, que es, con diferencia, el elemento más lento y orientado a los detalles de pagar a su personal. Aunque el orden exacto varía, algunos de ellos lo guían a través de páginas de preguntas de una manera ordenada y paso a paso. Otros proporcionan asistentes de configuración parcial y le dejan el resto a usted. Patriot Software ofrece el proceso más completo de los que probamos. Estos asistentes de configuración solicitan información sobre su empresa, como su dirección y Número de Identificación de Empleado (EIN). Usted selecciona su horario de nómina (generalmente semanal o quincenal) y nombra a su administrador de nómina y firmante.
Si su empresa ofrece beneficios como seguros de salud y planes de jubilación, puede crear registros para ellos que contengan información sobre el costo para los empleados y las contribuciones de la compañía. Los fondos se deducirán durante el proceso de nómina. También debe crear registros detallados para cada empleado, como información de contacto, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, salario o tarifa de pago por hora y número de asignaciones del formulario W-4. Dado que la mayoría de estos sitios envían sus impuestos de nómina y admiten el depósito directo de compensación, debe proporcionar información de la cuenta bancaria para establecer una conexión.
También debe ingresar cualquier historial de nómina que exista si ya ha estado compensando a los empleados. Esto puede ser una tarea ardua, que puede requerir la asistencia de los especialistas de incorporación del sitio.
Si ofrece tipos de nómina adicionales, como Tiempo Libre Pagado (PTO) y pago por enfermedad, puede definir sus políticas para acumular estos beneficios; los servicios los registran por usted. Los bonos y comisiones también se pueden pagar durante una carrera de pago regular, o puede emitirlos creando una nómina «fuera de ciclo». ¿Necesita incluir embargos como la manutención de los hijos en los cheques de pago? Estos sitios admiten dicha retención. De hecho, la mayoría ofrece tipos de pago personalizados, por lo que puedes crear los tuyos propios, a veces incluso cuando estás en medio de una carrera de pago.
Ejecutar su nómina
Una vez que haya completado la configuración, generalmente no puede volver a las herramientas de configuración dedicadas, por lo que es importante hacerlo bien la primera vez. Dicho esto, cada servicio que probamos tiene una sección de configuración completa donde puede modificar y agregar a la información de nómina que ya ha ingresado.
Configuración terminada, ya está listo para ejecutar su primera nómina. Esta es la parte fácil. Aunque hay algunas diferencias, estos sitios funcionan de manera similar durante la ejecución de pago real. Cuando lanzas una nómina, muestran una lista de empleados junto con sus tasas de pago. Primero verifique para asegurarse de que el período de pago y la fecha de pago sean correctos. Luego, simplemente ingrese el número de horas trabajadas (cuando corresponda) en las casillas de tipo de pago apropiadas (regular, horas extras, vacaciones, etc.). La mayoría de los sitios le permiten agregar dólares para otros tipos de ganancias y reembolsos en esta misma página.
Una vez que ingrese todo lo necesario, verá una vista previa de su nómina. Los diversos servicios manejan esto de manera ligeramente diferente, pero podrá ver el salario bruto y neto de cada empleado; también verá la retención de impuestos, beneficios y cualquier contribución de la compañía. El sitio de nómina le muestra la cantidad total de dinero que se retirará de su cuenta bancaria para depósitos directos e impuestos, así como la fecha exacta en que se cargará.
Después de aprobar su nómina, las tablas o informes adicionales pueden mostrar absolutamente todos los detalles de la ejecución de pago.
Si tiene pocos empleados o una nómina muy simple, no debería tardar más de unos minutos en realizar el procesamiento real. Dependiendo del sitio que esté utilizando, es posible que pueda permitir que las nóminas se procesen automáticamente (suponiendo, por supuesto, que no haya cambios con respecto a la ejecución anterior). Algunos incluso ofrecen nómina para el mismo día.
Mejora del soporte de recursos humanos
En las empresas más grandes, la administración de nóminas y beneficios generalmente está a cargo de departamentos separados. Sin embargo, en su pequeña empresa, ambas responsabilidades pueden recaer en su escritorio o en el de otro empleado. Afortunadamente, la mayoría de los sitios de nómina que revisamos ofrecen componentes básicos de recursos humanos, como formularios W-4 e I-9 en línea, informes de nuevos empleados, plantillas de documentos y almacenamiento de documentos. A menudo se permiten las firmas electrónicas, al igual que la participación de los empleados en el proceso de introducción de datos.
OnPay mejoró bastante sus capacidades de recursos humanos desde nuestra última revisión, agregando auditorías de cumplimiento, una biblioteca de recursos de recursos humanos, flujos de incorporación automatizados y mensajería directa. QuickBooks Payroll se ha asociado con SimplyInsured para ofrecer opciones de seguro médico, dental y de la vista, así como administración de beneficios. Gusto ofrece un servicio similar.
Soporte para COVID-19
Los desarrolladores de sitios web de nómina realmente tuvieron que luchar la primavera y el verano pasados para mantenerse al día con el cambiante panorama de nómina provocado por la pandemia de COVID-19. Hubo que incorporar nuevas normas legislativas a las estructuras de nómina de sueldos existentes en esos lugares. Por ejemplo, cualquier empresa que recibiera un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP, por sus siglas en inglés), parte de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica (CARES, por sus siglas en inglés) contra el Coronavirus, tenía que poder ejecutar los informes especiales requeridos. Algunos servicios de nómina incluidos aquí incluso sirvieron como prestamistas para estos préstamos o se asociaron con prestamistas de terceros para que los usuarios pudieran solicitar directamente a través de ellos.
Se tuvieron que incorporar otras leyes en los propios sitios web, como el aplazamiento del impuesto sobre la nómina de los empleados, nuevos créditos fiscales y leyes de licencia pagada a través de la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA). La mayoría de los sitios incluían contenido educativo adicional para ayudar a los gerentes de nómina a comprender las nuevas leyes y su impacto en la nómina; OnPay fue especialmente bueno en esto.
Dos ganadores claros
Todos los servicios de nómina revisados aquí provienen de empresas de renombre con años o incluso décadas de experiencia detrás de sus herramientas. No dudaría en confiar en ninguno de ellos esta tarea crítica. Todos comparten partes similares, aunque sus experiencias de usuario son muy diferentes, y cada uno tiene un conjunto ligeramente diferente de extras. Todos están diseñados para uso general de pequeñas empresas, aunque OnPay va más allá al ofrecer soporte para múltiples industrias verticales, incluida la agricultura y el servicio de alimentos. Esa es una de las razones por las que OnPay gana su primer premio Editors’ Choice este año; también es altamente personalizable en las áreas de nómina y recursos humanos, y su facilidad de uso es de primera categoría.
Gusto, también, recibe una Elección de editores este año. Llega al punto óptimo para la nómina, ofreciendo suficiente funcionalidad para complacer a una amplia variedad de pequeñas empresas, sin abrumar con funciones y tarifas adicionales. Su interfaz de usuario y sistema de navegación se encuentran entre los mejores, y su estructura de precios de cuatro niveles ofrece a los usuarios potenciales múltiples opciones. En un grupo difícil de competidores, es una elección inteligente.
Una vez que su nómina funcione sin problemas, eche un vistazo a nuestros servicios de contabilidad en línea y resúmenes de software de impuestos.