Lo mejor de Ambos Mundos: Cómo organizar tu Día en el trabajo de dos maneras

¿Con frecuencia estás corriendo tratando de llegar a algún lugar o de alcanzar una fecha límite? Si siente que se está retrasando constantemente, incapaz de mantenerse al día con sus obligaciones, entonces debe pensar en examinar la forma en que planifica su trabajo y subir de nivel en sus habilidades de organización.

Sin una organización adecuada, no podrá disfrutar de un día completo y equilibrado (y tal vez incluso de un estilo de vida). También puede sufrir de falta de motivación y cambios de humor. Y eso no suena muy atractivo en absoluto.

Pero, la pregunta es, ¿cómo mejora su planificación diaria? Con tantos consejos y trucos en Internet, puede ser difícil decidir cuáles serán efectivos. Y, con todo el estrés durante el día, es posible que le resulte difícil establecer un buen momento para comenzar.

No se preocupe, lo tenemos cubierto. Este artículo contiene dos excelentes métodos para planificar su tiempo, así como consejos para organizarse y sugerencias sobre cómo organizar su día para ser más productivo. ¡Esto puede ayudarte a comenzar y guiarte en cada paso del camino!

Cómo organizar su Día: Los métodos más efectivos

Existen diferentes enfoques para organizar su día. Hemos adoptado dos enfoques prominentes, uno de los cuales también es muy popular. Con ambos, puede administrar sus horas de trabajo, teniendo en perceptivo todo su día.

Método #1: Getting Things Done (GTD)

¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que necesitas seguir?

Entonces necesitas tomar algunos consejos de David Allen, el creador de GTD, y aprender a organizar tus tareas de trabajo (y todas las demás tareas) de la manera correcta.

El sistema de gestión de tareas GTD se basa en una simple verdad: cuantas más tareas tenga en su lista, más difícil será decidir qué necesita atención. Esto también arroja el bombo alrededor de las listas de tareas pendientes directamente por la ventana, ya que podrían obligarte a pasar más tiempo pensando en tus tareas que en hacerlas. Como resultado, puede terminar estresado y abrumado.

Allen se dio cuenta de que el cerebro humano es mucho mejor procesando información que almacenándola y puso este detalle esencial en la metodología GTD, por la que debería ayudarlo a deshacerse de todo el desorden mental y hacer las cosas a tiempo. Implica configurar un flujo de trabajo, y una vez que lo haga, podrá identificar las tareas en las que debe trabajar en cualquier momento, sin preocuparse de que se olvide de algo.

El método GTD consiste en cinco prácticas sencillas que te ayudarán a sistematizar el desorden en tu cerebro y organizar tu día:

• Captura todo. En la línea de «Necesito hacer esto» o «Esto debería suceder en ese momento, lo que pase por tu mente que sea una acción o un requisito, capturarlo. Si se escapa de tu cuaderno, se escapa de tu atención.

• Aclarar. Trabaja a través de todo lo que captures (¡simplemente no intentes completarlo todavía!) y planificar los próximos pasos. Decida a qué categoría se ajusta mejor el artículo: ¿es una referencia, un proyecto o la siguiente acción?

• Organizar. Pon todo donde pertenece. Agrega fechas importantes a tu calendario, asigna tareas a otras personas y ordena las tuyas.

• Revisar. Vigila tus listas y no olvides revisarlas y actualizarlas.

• Participar. Empezar a trabajar en las tareas que importan más!

GTD requiere aprender a planificar y organizar por adelantado. Sin embargo, definitivamente valdrá la pena a largo plazo. Con este método, nunca tendrá que preocuparse por perderse una reunión u olvidar una fecha límite. En su lugar, tendrá todas sus tareas ordenadas y podrá priorizar su tiempo correctamente.

¡Ahora, examinemos cada práctica en detalle!

Paso 1: Captura

El primer y más importante paso para GTD es dejar de almacenar toda la información y tus tareas diarias en tu cerebro. En su lugar, capture y almacene todas sus tareas pendientes, ideas y tareas en una «bandeja de entrada», un cuaderno físico o una aplicación digital, como un planificador, un calendario o una aplicación de administración de tareas.

Al capturar tus pensamientos, finalmente podrás disminuir el desorden mental. ¡No se preocupe por organizar estas tareas y elementos todavía! Llegaremos a eso en uno de los siguientes pasos.

Consejo: Cuando estés empezando con GTD, se recomienda anotar todo lo que necesites en el futuro y guardarlo en tu bandeja de entrada.

Paso 2: Aclara

Ahora llegamos a la parte en la que aprendes a organizar tu jornada laboral y a ordenar todo en tu bandeja de entrada. Revise cada elemento de su bandeja de entrada y aplique uno de los siguientes métodos:

• Si la tarea tarda menos de 2 minutos, complétela de inmediato.
• Si la tarea se puede delegar, asígnela a otra persona.
• Anote la fecha de vencimiento si el artículo debe completarse en una fecha u hora específica.
• Si la tarea es compleja, identifique la(s) acción(s) siguiente (s) y el (los) paso (s) que necesita (n) para seguir adelante con ella.

Siempre asegúrese de agregar tanta información a sus tareas como sea posible y hacer que sus tareas sean procesables.

Paso 3: Organiza

Después de escribir todas tus tareas y agregar tanta información como sea posible, es hora de ordenarlas. Hay muchas formas de organizar tus tareas con el método GTD, pero la más común es usar una combinación de proyectos y etiquetas, como en Todoist o Asana.

Es necesario separar los elementos en tareas y proyectos únicos. De acuerdo con la filosofía GTD, un proyecto es cualquier tarea que requiere más pasos para completarse. Asegúrese de anotar sus próximos pasos para cada tarea y agregar una fecha de vencimiento (si la hay). Por ejemplo, en Asana, este paso se reflejaría en la creación de una tarjeta de tareas y subtareas dentro de ella.

Paso 4: Revisión

Este paso se explica por sí solo. Reserve tiempo cada semana para revisar todas sus tareas, tachar todo lo que completó, agregar y organizar nuevas tareas e identificar las próximas acciones. Allen llama a este paso un «factor crítico para el éxito.»La revisión y actualización constante de sus tareas asegurará que no solo esté haciendo las cosas. Estás haciendo las cosas bien.

Paso 5: Participar

Esta es la parte en la que todo el tiempo que dedicas a planificar tu trabajo vale la pena. En este paso, debería haber desarrollado un sistema lleno de tareas procesables que se organizan en categorías lógicas.

Así que cuando empieces a trabajar, no te encontrarás preguntándote «¿Qué debo hacer a continuación?”. Eliminaste ese pensamiento de la imagen al colocar todas tus tareas en papel físico o digital y organizarlas en un plan procesable. Para colmo, te deshiciste de todo el desorden mental que te ha estado estresando.

Herramientas GTD

Aquí hay algunos consejos más para organizar y herramientas GTD que le ayudarán a dominar este método más rápido.

Listas de GTD

Para comenzar con GTD, debe aclarar y organizar sus tareas de manera eficiente. La mejor manera de hacerlo es haciendo listas, ya sea en papel o utilizando el software de administración de tareas en su teléfono o computadora portátil. Hay varios tipos de listas que puede hacer:

• La lista» en». Esta es la primera lista básica y desordenada que haces. Úsalo para capturar pensamientos y tareas a medida que se te ocurran. Siéntase libre de anotar todo en un cuaderno o en su teléfono inteligente. Incluso puede tener varias listas «en»; por ejemplo, una en un planificador y otra en su teléfono. Una vez que tenga todas sus tareas escritas, comience a organizarlas por prioridad.
• La lista de «acciones siguientes». La lista de «próximas acciones» debe contener elementos que debe hacer lo antes posible. Puede organizar los elementos de esta lista en función de su prioridad, fecha de vencimiento o, tal vez, qué tan pronto pueda terminarlos. Recuerde, siempre debe completar tareas cortas (las que tardan menos de dos minutos) de inmediato.
• La lista «esperando». Esta lista se debe usar para todas las tareas que delegaste a otros o tareas que aún no se pueden completar porque alguien necesita hacer algo más primero. Aquí hay un consejo útil para esta lista. Siempre anote la fecha actual cuando anote la tarea. De esa manera, puedes enviar un correo electrónico a tus compañeros de trabajo y decir algo como «Todavía estoy esperando el informe que dijiste que terminarías pronto. ¡Eso fue hace 18 días!»
• La lista «algún día / tal vez». Esta lista es para todos los proyectos que quieres realizar algún día, pero no son de gran importancia. Puedes escribir artículos como «reemplaza la pintura fea en la sala de estar» o «inicia tu propio blog» en esta lista. A pesar de que las tareas de esta lista no son de suma importancia, aún debe revisar esta lista semanalmente, asegúrese de no olvidarse de estas tareas y comenzar a trabajar en ellas cuando tenga tiempo.

Calendario

El calendario es ideal para todas aquellas tareas que son sensibles a la hora y la fecha. De esta manera, podrás priorizar mejor tus tareas. Las tareas que no es necesario realizar pronto permanecerán en tu lista de «próximas acciones», para que puedas ocuparte de ellas más adelante. Si no te gusta mantener un calendario en tu pared o escritorio, entonces deberías intentar usar Google Calendar para mantenerte organizado.

Carpeta de lectura / revisión

Es muy probable que tengas varias tareas de «lectura» en una de tus listas. Una carpeta de lectura/revisión será útil para estos casos. Puede ser una carpeta física o digital que contendrá todos los documentos, papeles o libros que necesita leer. La idea detrás de esta carpeta es tener siempre este material a su disposición cuando tenga unos minutos para matar mientras espera su comida o en el consultorio del médico.

GTD es una metodología de productividad que puede transformar su vida de un desorden caótico en un estilo de vida equilibrado y satisfecho. GTD le ayudará a organizar sus tareas de trabajo, así como el resto de su día, ya que esto también afecta la forma en que realiza su trabajo.

Método # 2: El Programa Da Vinci

El Programa Da Vinci es el segundo método que te ayudará a aprender a planificar y organizar de manera más eficiente. Desarrollado por Adrian Iliopoulus, este método te permitirá crear horarios que harán que tu vida sea más útil, divertida y creativa.

La idea principal detrás del «Programa Da Vinci» es aprender a:

• Sea creativo y entre en flujo todos los días.
• No permitir que las interrupciones arruinen su flujo.
• Deja de procrastinar y haz las cosas.
• Asegúrese de no experimentar agotamiento.
• equilibrar el trabajo y el juego.

¿Lo sabías? Se tarda 23 minutos y 15 segundos en volver a la pista una vez interrumpida.

El Programa Da Vinci puede ayudarle a asegurarse de que no se siente abrumado por el trabajo, ya que organiza sus actividades diarias de una manera en la que tiene un tiempo distintivo para tareas más difíciles y fáciles, pero también suficiente tiempo para actividades relajantes todos los días.

Cómo organizar tu Día con el Programa Da Vinci

Muchas personas sugieren que empieces a planificar tu semana el lunes, pero ¿es la mejor idea? El creador del Programa Da Vinci recomienda comenzar la planificación el domingo por la noche. Como señaló, el lunes es el equivalente a las primeras horas de la mañana, pero para la semana. Nuestras mentes siempre están descansadas por la mañana y pueden ofrecer una mayor productividad. Las «primeras horas» de la semana son lunes, martes y miércoles. Por lo tanto, para aprovechar estos días, debe planificar sus tareas el domingo.

Como señala Adrian, la parte más complicada de la planificación es priorizar. Él recomienda que usted sea honesto consigo mismo y que clasifique cuidadosamente las tareas de acuerdo con su importancia y la cantidad de trabajo que necesita hacer para completarlas.

Así es como se ve el horario diario y semanal de Adrian.

Crédito: Adrián Iliopoulus’ Da Vinci Calendario

Como puede ver, cada día se compone de los mismos elementos:

• Rutina de la Mañana
• Hardcore Trabajo Profundo
• Suave y Profunda de Trabajo
• Admin de Trabajo
• Ejercicio
• Sociales
• Jugar

Ahora, vamos a explicar cada uno en más detalle.

Rutina matutina

Es importante comenzar bien cada día. En lugar de dormir hasta tarde y apresurarse a ir al trabajo, crea una rutina que te ayude a despertarte y hacer cualquier cosa que te guste: desayunar, tomar café o incluso salir a correr. Son las pequeñas cosas las que pueden hacer una diferencia significativa en su día. También puedes crear una rutina nocturna que te ayude a relajarte antes de irte a la cama. Todas las personas exitosas tienen una rutina nocturna, ¡y tú también deberías!

Trabajo profundo

El trabajo profundo se divide en dos categorías: trabajo duro y trabajo suave. El trabajo duro se refiere a todas las tareas que encuentras desafiantes, mientras que el trabajo suave es todas aquellas tareas que son más fáciles de llevar a cabo. Asegúrese de hacer un trabajo duro profundo de lunes a miércoles, y un trabajo suave los jueves y viernes.

Trabajo de administrador

El trabajo de administrador incluye tareas como responder correos electrónicos, programar y asistir a reuniones, organizar documentos, pedir suministros, etc. Es importante calcular cuánto tiempo se tarda en completar estas tareas, para que pueda reservar tiempo para ellas cada día.

Hacer ejercicio, Socializar y Jugar

Para evitar el agotamiento, debe reservar tiempo todos los días para relajarse, pasar tiempo con sus amigos y familiares y jugar. Jugar significa hacer todas las actividades que te agradan, desde jugar literalmente hasta ver películas o leer un libro.

El Programa Da Vinci es un poco diferente del método GTD, ya que abarca todo el día y le permite crear una rutina diaria. Sin embargo, este método no aborda las tareas de organización con mucho detalle durante su día de trabajo, lo que hace GTD. Por lo tanto, al combinar los dos métodos, podrá crear un sistema de organización de todo el día de una manera más equilibrada, donde realice las cosas en el tiempo reservado para el trabajo y relájese en una rutina matutina y en el tiempo de juego para asegurarse de que no se agote.

5 Consejos simples para organizar Mejor su jornada laboral

Si no le gustan los dos métodos, aquí encontrará más consejos sobre cómo organizar las tareas de trabajo.

Escribir

Tómese de 5 a 10 minutos al final de su jornada laboral para escribir en un diario y evaluar el día. Hay tantas cosas en nuestras cabezas que es casi imposible procesar y reunir pensamientos sin alguna forma de salida. Al final de la jornada laboral, la mayoría quiere correr por las colinas y, al hacerlo, llevar su trabajo y las tensiones asociadas a casa con ellos. Un estudio realizado por psicólogos de la UCLA reveló que verbalizar tus sentimientos, ya sea que hables con alguien o los escribas, ayudará a garantizar que las emociones negativas asociadas sean mucho menos intensas. Por lo tanto, en lugar de traer a casa cualquier enojo o estrés, déjelo en su libreta de notas.

Además de eso, al anotar los desafíos específicos que enfrenta, su mente subconsciente se pondrá a trabajar para encontrar soluciones correctivas mientras duerme por la noche para que pueda despertarse fresco y motivado para enfrentar el día.

Planifique con anticipación

Ahora que ha liberado todo el enojo y la frustración, está en condiciones de planificar el día con anticipación para aumentar la probabilidad de que se desarrolle sin problemas. Saque otro bloc de notas y anote sus tareas para mañana en orden de importancia, y salga de la oficina sabiendo que su subconsciente se encargará del resto y se asegurará de que esté muy adelantado a sí mismo cuando llegue al trabajo mañana. Siempre surgirán desafíos y distracciones, así que sé realista en tus objetivos, y si te quedas corto, no te castigues. Asegúrate de subirlo al principio de la lista de mañana.

Ordena tu espacio de trabajo

Un espacio de trabajo desordenado = una mente desordenada. Si su escritorio es un desastre, ¿cómo puede esperar que su día de trabajo fluya sin distracciones no deseadas? Organice su escritorio de manera similar a como le gustaría organizar su mente: libre de desorden y distracciones.

Lo mismo ocurre con tu escritorio. Mantenga su escritorio libre de desorden para trabajar fácilmente a través de sus tareas, incluido su correo electrónico.

No realice tareas múltiples

De acuerdo con un estudio de la Universidad de California Irvine, se tarda un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a una tarea una vez que se le ha quitado la concentración. Por lo tanto, cuando se disponga a completar una tarea, asegúrese de liberarse de todas las distracciones. Eso significa que no hay redes sociales, correo electrónico, Internet, etc. hasta que la tarea esté completa o el tiempo asignado para trabajar en ella haya pasado. Utilice un temporizador y comience con una hora de trabajo ininterrumpido. Si el ruido ambiental es demasiado, pon algo de música para eliminar las distracciones y ayudarte a concentrarte. Dile a tus colegas lo que estás haciendo y pídeles que no te molesten a menos que no pueda esperar.

Confía en la regla de 80-20

La mayor parte de lo que hacemos no es tan importante, pero debido a que es más fácil y puede proporcionarnos ese golpe instantáneo de dopamina, tenemos una tendencia a gastar demasiado tiempo en tareas simples mientras posponemos las más exigentes e importantes. Esto crea una lucha innecesaria. Al abordar primero las cosas más importantes, cuando se trata de completar las otras tareas menos significativas, podrá hacerlo con una mayor sensación de logro y satisfacción.

Administrar su correo electrónico

El correo electrónico es un negocio desordenado y, como muchas otras tareas, rara vez es urgente. Tómese el tiempo para organizar el suyo para que cuando entre allí, todo funcione de manera eficiente y organizada en términos de importancia. Los clientes de escritorio de correo electrónico como Mailbird (Windows) o Airmail (Mac) son excelentes herramientas para esto y son útiles especialmente para las personas que tienen que administrar varias cuentas de correo electrónico.

Conclusión

Al aplicar estos sencillos consejos para organizar mejor su día en el trabajo, experimentará una serie de beneficios para asegurarse de dejar su trabajo en el trabajo, salir a tiempo y dormir por la noche. A menos que las tareas sean de suma importancia, no se lleve su trabajo a casa. Ese tiempo para relajarte, divertirte y hacer lo que amas es tan importante como el tiempo requerido para pagar las facturas. Lo más probable es que se encuentre con resistencia de usted mismo al comenzar, pero si se aferra a esto, con el tiempo, verá que su productividad y calidad de trabajo aumentan, así como su calidad de vida. Un ganar-ganar para todos.

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Sobre el Autor:

Nicky Cullen es un escritor y ansiedad entrenador. Haber sufrido ansiedad, ataques de pánico y depresión durante una década: utiliza su experiencia para enseñar a sus clientes las soluciones que desea que alguien le enseñara hace 15 años. Puede obtener más información haciendo clic aquí.